Méthode 16-11 - Frais de voyage

Entrée en vigueur : 2016-03-07

Autorisée par : Comité d'administration

FRAIS DE VOYAGE

OBJET

1. Le Règlement 21 de l’Université (Frais de voyage) établit les principes directeurs régissant l’admissibilité des frais relatifs aux voyages et leur remboursement. La présente méthode fournit plus de détails sur les frais admissibles et les modalités de remboursement.

PORTÉE ET APPLICATION

2. a) La présente méthode s’applique à tous les frais relatifs aux voyages effectués pour le compte de l’Université et dont on demande le remboursement, quelle qu’en soit la source de financement : fonds d’exploitation de l’Université, subvention ou autre source administrée par l’Université.

b) L’admissibilité et le remboursement des frais de voyage d’un voyageur approuvé peuvent différer de ceux d’un employé. Bien que la présente méthode s’applique aussi aux voyageurs approuvés, elle n’est pas appliquée automatiquement dans leur cas, et les frais admissibles établis ne doivent en aucun cas être considérés comme un acquis. Il s’agit de maximums, de sorte que tout remboursement effectué en faveur d’un voyageur approuvé ne peut dépasser les montants prévus à la présente méthode.

c) Dans l’éventualité où des frais de voyage ne sont pas couverts par la présente méthode, ou encore dans des circonstances inhabituelles, le voyageur et l’approbateur autorisé doivent faire preuve de jugement et s’assurer que les frais sont visés par le Règlement 21 et qu’ils ne dépassent pas les montants prévus par la présente méthode.

3. En ce qui concerne les voyages effectués dans le cadre d’une subvention de recherche administrée par l’Université, les règlements de l’organisme subventionnaire concerné ou les dispositions de l’entente contractuelle en cause s’appliquent de concert avec la présente méthode. Si les règlements de l’organisme subventionnaire ou les dispositions de l’entente contractuelle diffèrent du Règlement 21 ou de la présente méthode, la réglementation la plus rigoureuse s’applique. On peut consulter les règlements des trois organismes subventionnaires sur le site Web Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (voir la rubrique « Guide d’administration financière des trois organismes » et cliquer sur « Utilisation des subventions »).

DÉFINITIONS

4. Dans la présente méthode, les définitions suivantes s’appliquent :
a) « Approbateur autorisé » désigne une personne en position d’autorité par rapport à un voyageur et étant habilitée à approuver l’affectation de ressources universitaires.

b) « Employé » désigne une personne titulaire d’un poste régulier ou membre d’une convention collective à l’Université d’Ottawa ou  possédant plus de douze mois de service continu financé par une subvention ou par une autre source de fonds administrés par l’Université.

c) « Frais accessoires » désigne les pourboires raisonnables (sauf pour les repas), les frais de connexion à l’Internet, les frais de blanchissage et de nettoyage à sec ainsi que les frais d’appels téléphoniques locaux et interurbains.

d) « Frais admissibles » désigne les frais de voyage admissibles à un remboursement par l’Université selon le Règlement 21 et, en particulier, selon les principes établis dans la présente méthode.

e) « Formulaire Demandes » désigne le formulaire utilisé pour demander une autorisation de voyager et une avance de fonds.

f) « Formulaire Dépense » désigne le formulaire utilisé pour demander un remboursement des frais de voyage après le voyage.

g) « Pour le compte de l’Université » désigne des dépenses découlant des activités, services et fonctions liés à l’enseignement, à la recherche et à l’administration de l’Université.

h) « Université » désigne l’Université d’Ottawa.

i) « Voyage » désigne un déplacement à l’extérieur des territoires d’Ottawa et de Gatineau, et dont la définition plus particulière se trouve à l’annexe A de la présente méthode.

j) « Voyageur » désigne tout « employé » ou tout « voyageur approuvé » qui demande un remboursement de frais de voyage.

k) « Voyageur approuvé » désigne une personne qui n’est pas un employé au sens de la présente méthode, mais qui est appelée à voyager pour le compte de l’Université.

AVANT LE VOYAGE

5. Il incombe au voyageur d’obtenir l’approbation de l’approbateur autorisé en remplissant le formulaire Demandes.

AVANCES DE VOYAGE

6. Un employé peut demander une avance de voyage. Il doit la soumettre au plus tard dix (10) jours avant la date prévue du départ. Exceptionnellement, un voyageur autorisé peut demander une avance de voyage. Ces cas doivent être entièrement documentés.

Le voyageur doit retourner sur-le-champ toute avance reçue pour un voyage qui a été annulé ou reporté dans les dix (10) jours.

7. Si la somme des frais admissibles est supérieure à l’avance remise au voyageur, l’Université rembourse la différence à ce dernier. Si la somme des frais admissibles est inférieure à l’avance reçue, le voyageur doit rembourser la différence à l’Université au moment de soumettre le formulaire Dépense.

Le voyageur doit concilier les avances de voyage non réglées avant de soumettre un autre formulaire Dépense.

FRAIS ADMISSIBLES

Transport

8. Les déplacements doivent se faire par le moyen de transport le plus pratique et le plus économique possible, suivant l’itinéraire le plus direct possible et conformément aux principes énoncés dans le Règlement 21 et la présente méthode. Nous encourageons le voyageur à acheter sur le Web, et suffisamment à l’avance, les billets d’avion ou d’autre moyen de transport pour profiter, dans la mesure du possible, de tarifs spéciaux ou de soldes de places.

a) Avion

L’Université rembourse un montant correspondant au tarif le plus bas et ne dépassant pas le plein tarif en classe économique. Sous réserve d’une pré approbation, il peut être possible de voyager en classe affaires si le vol dure plus de neuf (9) heures. Cependant, il est interdit de voyager en classe affaires si le billet est payé par des fonds de recherche, et ce, peu importe la durée du vol. Les dépenses effectuées lors d’escales sont admissibles seulement si elles sont nécessaires pour les besoins des affaires de l’Université ou si elles sont inévitables.

b) Train

L’Université rembourse un montant ne dépassant pas le tarif en classe affaires.

c) Voiture louée

L’Université rembourse un montant ne dépassant pas le tarif exigé par les agences de location pour un modèle compact ou son équivalent. Le voyageur qui loue une voiture doit souscrire une assurance convenable. Les frais remboursables comprennent le tarif de location, l’essence, la police d’assurance et les frais de kilométrage/millage exigés par l’agence. Le coût total de la location ne doit pas dépasser le prix d’un billet d’avion, tel qu’indiqué à la section 8a) du présent document.

Les tarifs sont négociés avec les grandes agences de location de voitures. Le voyageur est encouragé à profiter de ces tarifs d’entreprise. Voir à ce sujet la page Web du Service des approvisionnements, sous la rubrique « Contrats négociés ».

Lorsque le voyageur souhaite louer une voiture, il doit se renseigner sur les tarifs spéciaux pour fonctionnaires, les tarifs promotionnels et les tarifs offerts aux membres de l’ACPAU, et choisir le moins cher.

d) Voiture privée

L’Université rembourse l’indemnité de kilométrage en vigueur, indiquée à l’annexe A du présent document. Le montant remboursé se calcule en appliquant l’indemnité de kilométrage à la distance la plus courte et ne doit pas dépasser le prix d’un billet d’avion, conformément à la section 8a) du présent document. L’Université ne paie pas pour l’utilisation d’une voiture privée à un taux autre que l’indemnité de kilométrage qu’elle a établie.

L’utilisation d’une voiture privée est réservée aux voyages pour lesquels il n’existe pas de moyens de transport en commun adéquats, ou dans les cas où la voiture privée est le moyen de transport le moins cher et le plus efficace compte tenu de tous les facteurs en jeu, soit les coûts, les contraintes de temps et l’itinéraire.

Lorsque deux personnes ou plus voyagent ensemble dans une voiture privée, seul le voyageur propriétaire du véhicule peut réclamer l’indemnité de kilométrage ou l’équivalent. Les passagers n’ont droit à aucun remboursement de frais de transport. Les noms des passagers doivent figurer sur le formulaire Dépense.

L’Université n’assume aucune responsabilité pour l’usure normale de la voiture utilisée ni pour les dommages qu’elle pourrait subir. Il incombe au propriétaire de la voiture de demander à son assureur s’il devrait se munir d’une protection supplémentaire pour les voyages d’affaires.

Hébergement

9. Les frais de location pour une chambre individuelle ordinaire sont remboursés. La chambre doit être confortable et bien située. L’Université n’autorise pas la location d’une chambre dans un établissement luxueux, sauf si la location a été approuvée par l’approbateur autorisé et que l’événement auquel assiste le voyageur se tient dans un tel établissement.

10. Le voyageur doit choisir un hôtel offrant des tarifs préférentiels comme ceux indiqués sur le site Web du Service des approvisionnements sous la rubrique « Contrats négociés ». Le voyageur doit se renseigner sur les tarifs spéciaux pour fonctionnaires, les tarifs promotionnels et les tarifs offerts aux membres de l’ACPAU, et choisir le moins cher.

Hébergement chez des amis ou des membres de la famille

11. Il est permis de loger chez des amis ou des membres de la famille. Dans ce cas, une indemnité maximale de 30 $ par nuit peut être réclamée. Au lieu de soumettre un reçu, le voyageur peut fournir une explication écrite décrivant le but du voyage, sa relation avec son hôte (ami, membre de la famille, etc.) et la durée du séjour. Il peut offrir à son hôte un cadeau d’une valeur de 30 $, auquel cas il doit fournir le reçu détaillé original.

Repas et frais accessoires

12. Suivant les taux indiqués à l’annexe A du présent document, le voyageur est remboursé des sommes réelles engagées pour ses frais de repas et ses frais accessoires à condition qu’il fournisse les reçus détaillés originaux, et ce, pour ses voyages au Canada, aux États-Unis ou à l’étranger. Les indemnités de repas incluent les taxes et les pourboires. L’Université ne rembourse pas les frais de repas compris dans le coût de l’hébergement, dans le prix du billet d’avion ou de train, dans les frais d’inscription à la conférence ou à l’événement ou dans un autre poste de dépense.

13. Dans le cas des voyages au Canada, le montant réclamé ne peut dépasser les tarifs maximums indiqués à l’annexe A du présent document. Dans le cas des voyages aux États-Unis, les tarifs maximums indiqués à l’annexe A demeurent les mêmes en dollars US.

14. Dans le cas des voyages à l’extérieur du Canada et des États-Unis, les montants maximums réclamés ne doivent pas dépasser les indemnités établies dans la Directive sur les voyages (Appendice D) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Si aucune indemnité n’est indiquée pour une destination en particulier, la catégorie « Autre » pour ce pays peut être utilisée En l’absence de la catégorie « Autre », la ville la plus près de la destination peut être utilisé.

15. Les frais engagés pour les repas d’affaires pris avec des collègues (employés de l’Université d’Ottawa) lors de voyages pour le compte de l’Université ne sont pas considérés comme des frais d’accueil tels que définis par la Règlement 60. On les considère comme des frais de voyage, et ils doivent être réclamés conformément à la présente méthode.

Autres frais admissibles

16. D’autres frais admissibles comme les suivants, mais sans s’y limiter, peuvent être réclamés conformément à la présente méthode :
a) frais d’inscription à une conférence ou à une activité pour le compte de l’Université;
b) frais de taxi, de transport en commun ou de navette;
c) frais d’excédent de bagages, lorsque le voyage l’exige;
d) frais d’assurance-annulation de vol, frais de conversion de devises étrangères;
e) frais de visa;
f) frais de vaccins et de médicaments nécessaires pour les voyages à l’étranger et non couverts par l’assurance;
g) frais de travaux sur le terrain décrits à la section 17 du présent document;
h) frais de réception ou d’accueil engagés lors de voyages pour le compte de l’Université. Il faut remplir le formulaire Demande de remboursement des frais de réceptions et rencontres d’affaires et le joindre au Formulaire Dépense. Prière de consulter le Règlement 60 pour les détails.

17. Certains organismes subventionnaires peuvent considérer comme des frais admissibles les frais liés à des « voyages d’études » (voyages allant normalement de pair avec des cours spéciaux qui exigent la présence du professeur et des étudiants ailleurs que sur le campus de l’Université) ou à certains « travaux sur le terrain », comme les visites dans des laboratoires, que ce soit pour participer à un projet de recherche conjoint ou pour utiliser les appareils de ces laboratoires. Le terme « travaux sur le terrain» n’inclut pas les voyages effectués pour assister à des rencontres scientifiques ni les visites dans d’autres laboratoires lorsque les organismes subventionnaires autorisent les frais se rapportant à ces activités sous la rubrique « voyages ». Le voyageur doit expliquer par écrit la nature du voyage, fournir les noms des participants et donner les raisons qui rendent le voyage essentiel; il doit aussi obtenir au préalable l’approbation du directeur du département, du vice-doyen ou du doyen.

18. Les frais qui ne sont pas considérés comme admissibles aux fins de la présente méthode pourraient être remboursés aux termes d’un autre règlement de l’Université. Il faut les réclamer séparément. Par exemple, les frais liés aux fournitures, au matériel et à l’équipement et les frais de location sont couverts par le Règlement 36.

FRAIS NON ADMISSIBLES

Boissons alcoolisées

19. Le coût des boissons alcoolisées prises, avec un repas ou non, lors d’un voyage pour le compte de l’Université ne peut être réclamé et ne sera pas remboursé. Le service de boissons alcoolisées lors d’une réception pourrait être remboursé conformément au Règlement 60.

Autres

20. D’autres frais comme les suivants, mais sans s’y limiter, sont considérés comme non admissibles et ne peuvent être réclamés ni remboursés :

a) frais relatifs aux compagnons de voyage;

b) frais payés par un autre organisme ou une autre source ou admissibles au remboursement par un autre organisme ou une autre source;

c) frais personnels (p. ex. articles de toilette, matériel de divertissement personnel, minibar de la chambre d’hôtel, films, utilisation du gymnase de l’hôtel, billets pour des événements sportifs, revues ou livres, cirage de chaussures, visites touristiques);

d) frais liés au vol, à la perte ou à l’endommagement de biens personnels lors du voyage, frais relatifs aux compagnons de voyage et frais de vacances ou de congés personnels pris pendant un voyage pour le compte de l’Université;

e) frais liés à de la documentation, par exemple une police d’assurance-vie complémentaire ou autre assurance;

f) frais liés à une sanction pour omission d’annuler la réservation d’un moyen de transport, l’inscription à un événement ou la réservation d’une chambre d’hôtel;

g) autres frais considérés comme non admissibles (liste non exhaustive) :

(i) frais d’intérêts et de service relatifs aux cartes de crédit ou autres; programmes de fidélisation des transporteurs aériens (p. ex. points de grand voyageur), des hôtels ou autres. L’Université ne rembourse pas le prix des billets d’avion ou de train achetés au moyen d’un programme de fidélisation, comme un programme de points de grand voyageur,
(ii) amendes pour stationnement en zone interdite, pour infractions au code de la route ou autres infractions liées à l’utilisation d’une voiture ne sont pas des frais admissibles, ni d’ailleurs le coût des lavages de voiture, des déplacements entre le domicile et le lieu de travail, des réparations ou de l’entretien d’une voiture privée, et de l’essence.

DEMANDE DE REMBOURSEMENT

Délai de présentation

21. Dans les dix(10) jours ouvrables suivant le retour de voyage, le voyageur doit remplir le formulaire Dépense et le soumettre à l’approbateur autorisé avec les documents indiqués à la section 24  (« Documentation à l’appui ») de la présente méthode. Les frais de voyage engagés par un groupe ne peuvent être réclamés que par la personne occupant le poste hiérarchique le plus élevé.

22. Les demandeurs qui ne soumettent pas le formulaire Dépense dans les dix (10) jours ouvrables suivant leur retour de voyage pourraient se voir refuser des Demandes par la suite.

23. Si le voyageur approuvé quitte son emploi à l’Université ou que sa relation avec l’Université ou le statut qu’il y détient prennent fin, il doit présenter sur-le-champ toutes ses demandes de remboursement.

Documentation à l’appui

24. Le voyageur doit soumettre les documents suivants pour demander le remboursement de ses frais de voyage :
a) le formulaire Demandes signé par le voyageur et par l’approbateur autorisé;
b) le formulaire Dépense signé par le voyageur et par l’approbateur autorisé;
c) les reçus détaillés originaux;

et, s’il y a lieu,

d) les reçus et autre documentation à l’appui des déplacements en avion ou en train, tels que la carte d’embarquement ou des reçus pour des coûts encourus à la destination du voyage.
e) le programme de la conférence ou la brochure de la conférence;
f) le nom de toute autre source qui rembourse des frais ou auprès de laquelle des frais peuvent être réclamés;
g) les renseignements indiqués à la section 11 de la présente méthode (« Hébergement chez des amis ou des membres de la famille »);
h) les noms de toutes les personnes du groupe pour lequel des frais de voyage ont été engagés
i) si la somme des frais admissibles est inférieure à l’avance reçue, un chèque établi à l’ordre de l’Université d’Ottawa pour le montant correspondant à la différence entre l’avance faite au voyageur et les frais admissibles;
j) dans le cas d’un voyage d’étude ou de travaux sur le terrain, aux termes de la section 17 du présent document, une description écrite de la nature du voyage, les noms des participants et les raisons qui rendent le voyage essentiel; l’approbation préalable du directeur du département, du vice-doyen ou du doyen;
k) les documents indiquant les taux de change des devises étrangères si la demande n’est pas faite dans le système électronique (E-Voyage) ou à des taux de change différents de ceux indiqués dans le système électronique (E-Voyage);
l) si les frais de voyage sont imputés à un projet de recherche et que le voyageur n’est pas le chercheur principal, il faut expliquer le lien entre le voyageur et le projet de recherche sur le formulaire Dépense;
m) toute autre documentation ou renseignement à l’appui mentionné dans la présente méthode.

25. Les photocopies, les relevés de cartes de crédit et les reçus Interac ne sont pas suffisants. Si les reçus détaillés originaux et les autres documents à l’appui ne fournissent pas suffisamment de renseignements ou ne peuvent être obtenus, ou s’il n’en existe pas, le voyageur doit fournir une explication écrite, remplir l’affidavit de reçu manquant et soumettre pour examen une copie de tout autre document disponible comme preuve des frais engagés. Le voyageur qui omet à répétition de fournir les reçus originaux pourrait voir le remboursement refusé pour la dépense..

Signatures

26. Les signatures du voyageur et de l’approbateur autorisé attestent que la demande est conforme au Règlement 21 (et aux autres règlements applicables) et que les frais ont été engagés pour des activités pour le compte de l’Université, qu’ils n’ont pas été remboursés par une autre source et, s’il y a lieu, qu’ils sont conformes aux politiques et règlements de l’organisme subventionnaire.

27. Dans le cas des subventions et des contrats de recherche, les organismes subventionnaires exigent la signature du chercheur principal sur toutes les demandes de remboursement se rapportant à un fonds de recherche. Si le voyageur est le chercheur principal ou un chercheur invité, la demande doit porter la signature du supérieur du chercheur principal. Aucune demande ne peut être approuvée au moyen d’un tampon de signature ou d’un courriel.

Devises

28. Les avances et les remboursements sont effectués en dollars canadiens. Les frais admissibles engagés en devises américaines doivent être déclarés dans la devise en question et sont convertis automatiquement en dollars canadiens. Les frais admissibles engagés en devises étrangères doivent être déclarés en dollars canadiens. La conversion doit se faire à l’aide des taux de conversion de la Banque du Canada en utilisant soit un taux moyen pour toute la période de voyage, soit les taux réels. Il faut joindre la documentation à l’appui des taux de change à la demande de remboursement. Prière de consulter le site Web de la Banque du Canada.

REVUE, MODIFICATION ET MISE EN OEUVRE

29. Le vice-recteur associé aux ressources financières est chargé de revoir, d’interpréter et de mettre en œuvre la présente méthode; il est également responsable de toute exception et de toute modification qui pourrait y être apportée.

AUTRES RÈGLEMENTS ET MÉTHODES DE L’UNIVERSITÉ

30. Outre le Règlement 21, les règlements suivants de l’Université sont liés à la présente méthode :
Règlement 26 – Petite caisse
Règlement 60 – Accueil, réceptions, repas d’affaires et dépenses imputables aux comptes de l’Université
Règlement 74 – Envoi de cadeaux ou de fleurs
Règlement 75 – Cartes d’achat

(Ressources financières)

ANNEXE A DE LA MÉTHODE 16-11

Indemnités

Les indemnités et les exemples figurant dans la présente annexe sont tous assujettis aux principes et aux règles énoncés dans le Règlement 21 et dans la Méthode 16-11.

1. Kilométrage

L’indemnité de kilométrage est de 55.50 cents le kilomètre. Elle comprend le coût de l’essence et l’usure normale du véhicule. L’utilisation d’une voiture privée ne donne droit à aucune autre somme, sauf l’indemnité de kilométrage.

2. Repas

Pour chaque journée complète de voyage autorisé, les frais réels peuvent être remboursés jusqu’à un maximum de 81,15 $ pour les repas et collations (y compris les taxes et les pourboires). Le montant maximum est calculé par jour. Pour les journées partielles de voyage, le montant maximum est calculé selon les repas permis (voir l’exemple ci-dessous).

a) petit déjeuner : 17,15 $
b) déjeuner : 18,05 $
c) dîner : 45,95 $

Exemple : Si le départ est à 10 h 30 du matin, le montant maximum qui peut être réclamé pour ce jour-là est 64,00 $ (18.05 $ pour le déjeuner et 45,95 $ pour le dîner).

Si les repas sont compris dans le prix de l’hébergement, du transport de l’inscription, etc, aucune réclamation ne sera permise.

3. Frais accessoires

Les frais accessoires sont remboursés jusqu’à un maximum de 17,30 $ par jour sur présentation des reçus. Voir la définition du terme « frais accessoires » à la section 4f) de la présente méthode.

4. Territoires des villes d’Ottawa et de Gatineau

Aux fins de la présente méthode, le terme « voyage » désigne un déplacement à l’extérieur des territoires des villes d’Ottawa et de Gatineau. Pour vérifier les limites de ces territoires, prière de consulter les sites Web des deux villes :

Ville d’Ottawa (Ville d’Ottawa – structure des quartiers et cartes)

Ville de Gatineau (Districts électoraux – défiler jusqu’au bas de la page)   

ANNEXE B DE LA MÉTHODE 16-11

Membres de l’APUO

La convention collective qui régit les membres de l’APUO comprend des dispositions sur le remboursement des frais de voyage qui peuvent différer de celles du Règlement 21 et de la Méthode 16-11. Ces dispositions sont énoncées ci-dessous et ont préséance sur la Méthode 16-11 et son Annexe A. Si des frais particuliers ne sont pas couverts par la convention collective de l’APUO, ce sont les dispositions du Règlement 21 et de la Méthode 16-11 qui s’appliquent.

Les dispositions suivantes ne s’appliquent qu’aux frais de voyage engagés par les membres de l’APUO. Si un membre de l’APUO choisit de payer les frais de voyage d’une personne qui n’est pas membre de l’APUO (p. ex. étudiant), il doit les réclamer séparément; les indemnités prévues dans la présente annexe ne s’appliquent pas dans ce cas.

1. Repas et frais accessoires

Pour chaque journée complète de voyage, les membres de l’APUO peuvent réclamer l’indemnité quotidienne pour repas et frais accessoires indiquée à la section 3 de la présente annexe. L’indemnité pour les frais accessoires comprend les pourboires, les frais de blanchissage et de nettoyage à sec et les appels téléphoniques locaux.

Dans le cas des voyages à l’extérieur du Canada et des États-Unis, les pratiques actuelles concernant les indemnités de repas et les frais accessoires (p. ex. indemnité quotidienne) sont acceptables.

2. Hébergement

Il est possible de loger chez des amis ou des membres de la famille. Dans ce cas, une indemnité de 20 $ par nuit peut être réclamée.

3. Indemnités de voyage

Les indemnités qui peuvent être réclamées pour couvrir les frais de voyage sont les suivantes :

i. Repas et frais accessoires : Les indemnités sont remboursées selon les montants établis dans la Directive sur les voyages du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
- petit déjeuner : 17,15 $
- déjeuner : 18,05 $
- dîner : 45,95 $
- frais accessoires : 17,30 $

ii. Taxi : Un reçu de taxi est exigé pour les courses de plus de 15 $.

Nota : Dans le cadre des projets de recherche, les organismes subventionnaires exigent des reçus pour les courses de moins de 15 $.

Dans le cas des voyages aux États-Unis, les montants indiqués ci-dessus demeurent les mêmes en dollars US.

Les indemnités de voyage (autres que celles concernant l’hébergement chez des amis ou des membres de la famille) sont mises à jour le 1er juillet de chaque année.

(Révisé le 1er juillet 2017) 

ANNEXE C DE LA MÉTHODE 16-11

Arbre décisionnel

Pré approbation des dépenses de voyage

Indemnités de repas et frais accessoires

Qui suis-je?

Employé non-APUO ou Voyageur approuvé

Une pré approbation des dépenses doit être jointe à la demande de remboursement.

Quelle est la destination du voyage?

Canada/États-Unis/À l’étranger 

Le Règlement 21 s’applique. Les reçus pour les repas et les frais accessoires sont requis (sinon, l’affidavit de reçu manquant doit être rempli et joint à la demande de remboursement).

Membre de l’APUO 

Avis d’absence (s’il y a des répercussions sur les activités scolaires) N’a pas à être joint à la demande de remboursement.

Quelle est la destination du voyage?

Canada/États-Unis

Les indemnités de repas et de frais accessoires (indemnité quotidienne) à l’Annexe B de la Méthode 16-11 (section 3) s'appliquent.

À l’étranger

Les pratiques actuelles concernant les indemnités de repas et les frais accessoires (p. ex.  indemnité quotidienne) sont acceptables.

 

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