Méthode 18-47 - Conditions de travail des employés contractuels non syndiqués à court, à moyen et à long terme (recherche et opérations)

Entréee en vigueur : 28/09/2015

Autorisée par : Comité d'administration 

CONDITIONS DE TRAVAIL DES EMPLOYÉS CONTRACTUELS NON SYNDIQUÉS À COURT, À MOYEN ET À LONG TERME (RECHERCHE ET OPÉRATIONS)

OBJET

1. Le Règlement 47 établit les principes et le cadre qui définissent les conditions de travail des employés contractuels non syndiqués exerçant des fonctions opérationnelles ou de recherche. La présente méthode s’applique plus précisément aux employés contractuels non syndiqués qui sont engagés pour soutenir et gérer des projets et activités de recherche et qui sont payés à partir d’un fonds de fiducie ou de recherche. Elle s’applique également aux employés contractuels non syndiqués engagés pour appuyer les exigences opérationnelles des facultés et des services.

DÉFINITIONS

2. Catégorie Personnel non syndiqué occupant un poste de recherche (NR) : Postes de recherche payés à partir des fonds de recherche et des fonds de fiducie.

3. Catégorie Personnel non syndiqué occupant un poste confidentiel (NC) : Postes de soutien, administratifs et techniques non syndiqués en raison de la nature des fonctions.

4. Catégorie Personnel non syndiqué occupant un poste de gestion (NM) : Postes de gestionnaire, de spécialiste et de professionnel.

CONDITIONS D’EMPLOI

5. Probation

La période de probation permet au superviseur de surveiller de près les progrès et les compétences des nouvelles recrues, de leur assigner des tâches appropriées et d’évaluer leur rendement ainsi que leur capacité à accomplir les fonctions et à s’adapter à l’organisation.

Toute personne nouvellement embauchée est assujettie à une période de probation dont la durée est déterminée de la façon suivante :

a) Employés de catégorie NR ou NC : période de probation de six mois (pouvant être transférée au contrat suivant si non terminée durant le contrat initial), renouvelable pour trois mois, si nécessaire.

b) Employés de catégorie NM : période de probation de 12 mois (pouvant être transférée au contrat suivant si non terminée durant le contrat initial).

Formation obligatoire, exigée par la loi, définie dans le contrat de travail de l’employé et formation obligatoire de l’Université définie dans le formulaire d’établissement des objectifs de la période de probation. Les exigences de formation bonifiée doivent être remplies à la date d’entrée en fonction, et le reste de la formation obligatoire doit être terminé avant la fin de la période de probation.

Un employé qui doit s’absenter du travail pour une période de plus de 10 jours voit sa période de probation prolongée du nombre de jours d'absence.

6. Admissibilité aux congés, aux avantages sociaux et au régime de retraite

Les congés, les avantages sociaux et le régime de retraite doivent être offerts aux employés admissibles de la manière indiquée ci-après :

Pour les employés rémunérés à partir des fonds de fonctionnement et des fonds auxiliaires et ceux rémunérés à partir des fonds de recherche et des fonds de fiducie, les coûts de l’employeur doivent être payés directement à partir de ces fonds.

Pour les employés contractuels qui deviendront membres d’une unité de négociation reconnue après un an de service continu;

Aux termes du présent règlement, les employés qui ont pris leur retraite de l’Université d’Ottawa et qui ont signé un contrat avec l’Université ne sont pas admissibles aux prestations d’assurances collectives, au soutien financier pour droits de scolarité, au Régime de retraite de l’Université d’Ottawa ou aux allocations de retraite, sauf pour les prestations auxquelles ils ont droit à titre de retraités.

Tableau d'admissibilité : 

Avantages prévus par la loi

Régime de pensions du Canada, assurance-emploi, sécurité professionnelle et assurance contre les accidents du travail, impôt-santé des employeurs

(Partage des coûts entre l'employé et l'employeur)

Court terme (< 1 an)

Moyen terme(≧ 1 an et < 2 ans)

Long terme (≧ 2 ans)

Oui

Oui

Oui

Prestations d’assurances collectives de base

  • Assurance-vie de base (partage des coûts entre l’employé et l’employeur)
  • Assurance-maladie complémentaire (payée par l'employeur)
  • Assurance dentaire de base (payée par l'employeur)

Court terme (< 1 an)

Moyen terme(≧ 1 an et < 2 ans)

Long terme (≧ 2 ans)

Non

Non

Oui, conformément au Règlement 8, Admissibilité et participation aux avantages sociaux.

 

L’employé doit s’inscrire dans les 31 jours suivant la date de début de son admissibilité à s’inscrire. Un changement à la couverture peut être envisagé à la suite d’un événement marquant de la vie ou au moment du renouvellement du contrat.

Prestations d’assurances collectives facultatives

  • Assurance facultative d’hospitalisation (chambre à un lit ou à deux lits)
  • Assurance-vie facultative
  • Assurance dentaire facultative
    • Assurance en cas de mort ou de mutilation par accident

(Payées par l’employé)

Court terme (< 1 an)

Moyen terme(≧ 1 an et < 2 ans)

Long terme (≧ 2 ans)

Non

Non

Oui, conformément au règlement 8, Admissibilité et participation aux avantages sociaux.

 

L’employé doit s’inscrire aux prestations d’assurances collectives de base pour être admissible aux prestations d’assurances collectives facultatives. Une fois admissible, l’employé doit s’inscrire dans les 31 jours suivant la date de début de son admissibilité à s’inscrire. L’employé qui ne s’inscrit pas aux prestations facultatives au moment de la signature du contrat de travail initial peut s’inscrire à une date ultérieure sous réserve des conditions d’admissibilité établies par l’assureur. Certaines prestations peuvent nécessiter des preuves d’assurabilité ou une période d’attente. Un changement à la couverture peut être envisagé à la suite d’un événement marquant de la vie.

Régime de retraite

Conformément aux dispositions de la Loi sur les régimes de retraite de l’Ontario et du Régime de retraite de l’Université d’Ottawa.  

(Partage des coûts entre l’employé et l’employeur)

Court terme (< 1 an)

Moyen terme(≧ 1 an et < 2 ans)

Long terme (≧ 2 ans)

Non

Non

Pour être admissible au Régime de retraite de l’Université d’Ottawa et pouvoir choisir d’y participer, l’employé doit avoir accumulé : deux ans de service continu à temps plein; soit 35 % du maximum des gains annuels ouvrant droit à pension en vertu du Régime de pensions du Canada (RPC), soit 700 heures de travail chaque année.

Soutien financier pour droits de scolarité

(Payé par l’employeur)

Court terme (< 1 an)

Moyen terme(≧ 1 an et < 2 ans)

Long terme (≧ 2 ans)

Non

Non

Oui, conformément aux dispositions du Règlement 22, Soutien financier associé aux droits de scolarité des conjoints et personnes à charge du personnel de l'Université d'Ottawa.

Congés de maladie

Accumulation d’une demi-journée par mois pour la durée du contrat, au prorata du nombre d’heures travaillées.

 

Pour chaque congé de maladie de plus de trois jours ouvrables consécutifs, l’employé doit fournir un billet médical au secteur Santé et mieux-être dans un délai de trois jours ouvrables suivant le retour au travail. Après ce délai, la demande de congé de maladie est refusée, et le superviseur et l’employé doivent, dans un délai raisonnable, déterminer le type de congé (annuel ou non payé) qui sera utilisé pour les jours non travaillés.

 

Un certificat médical de l’Université doit être obligatoirement rempli par le médecin si l’employé est absent pendant plus de 10 jours ouvrables consécutifs, ou si le dossier des congés de maladie de l’employé suscite de sérieux doutes quant à la validité de la déclaration, et ce, même si le congé de maladie est de moins de 10 jours ouvrables consécutifs. L’employé doit acheminer le certificat médical au secteur Santé et mieux-être au plus tard 20 jours civils après le début de son absence du travail.

(Payés par l’employeur)

Court terme (< 1 an)

Moyen terme(≧ 1 an et < 2 ans)

Long terme (≧ 2 ans)

Oui

 

Les congés de maladie peuvent être accumulés et/ou transférés à un contrat subséquent.

 

Les congés de maladie inutilisés n'ont aucune valeur monétaire.

Oui

 

Les congés de maladie peuvent être accumulés et/ou transférés à un contrat subséquent.

 

Les congés de maladie inutilisés n'ont aucune valeur monétaire.

Oui

 

Un maximum de 85 jours ouvrables de congé de maladie peut être accumulé et/ou transféré à un contrat subséquent. L’accumulation des congés annuels se fait au prorata des heures travaillées.

 

Les congés de maladie inutilisés n'ont aucune valeur monétaire.

 

Pour le personnel de recherche, la subvention couvrira le coût des 12 premiers jours de congé de maladie pris chaque année.

L’aide d'un fonds de recherche désigné peut être sollicitée pour payer le coût des jours de congé de maladie subséquents jusqu’au nombre maximal accumulé par l’employé.

Congés annuels

(Payés par l’employeur)

Court terme (< 1 an)

Moyen terme(≧ 1 an et < 2 ans)

Long terme (≧ 2 ans)

Aucun jour de congé annuel ne sera accumulé. L’employé a toutefois droit à un montant supplémentaire correspondant à 4 % de sa rémunération, qu’il peut choisir de recevoir chaque jour de paye ou sous forme de montant forfaitaire sur confirmation écrite de son choix.

Oui

 

L’employé accumule des congés annuels conformément au tableau A de la présente méthode. L’accumulation des congés se fait au prorata des heures travaillées.

 

Les jours de congé doivent être utilisés au cours de l’année où ils sont accumulés, à moins qu’une exception ne soit approuvée par le directeur administratif ou le directeur dans des circonstances exceptionnelles.

 

Tout jour de congé non utilisé est payé à la fin du dernier contrat à partir de la même source de financement, à moins que l’unité de départ et l’unité d’arrivée n’en conviennent autrement, auquel cas les congés annuels pourront être transférés.

Oui

 

L’employé accumule des congés annuels conformément au tableau A de la présente méthode. L’accumulation des congés se fait au prorata des heures travaillées.

 

Les jours de congé doivent être utilisés au cours de l’année où ils sont accumulés, à moins qu’une exception ne soit approuvée par le directeur administratif ou le directeur dans des circonstances exceptionnelles.

 

Tout jour de congé non utilisé est payé à la fin du dernier contrat à partir de la même source de financement, à moins que l’unité de départ et l’unité d’arrivée n’en conviennent autrement, auquel cas les congés annuels pourront être transférés.

Congés spéciaux

Un maximum de trois jours par an, calculés au prorata de la durée du contrat et du nombre d’heures travaillées, à utiliser dans les cas suivants :

  • mariage de l’employé (un seul mariage au cours de son emploi à l’Université);
  • déménagement de l’employé à une autre adresse permanente (une fois par année civile);
  • naissance ou adoption d’un enfant (pour une employée qui n’est pas la mère biologique, ce congé doit être pris dans les 30 jours suivant la naissance ou l’adoption de l’enfant);
    • obligations et urgences familiales (notamment pour : fournir des soins de courte durée à un membre de la famille immédiate qui est malade; accompagner un membre de la famille chez le médecin ou le dentiste; rencontrer la direction d’un établissement d’enseignement pour un membre de la famille; s’occuper d’un enfant à charge quand il est impossible de le faire garder; se présenter devant un tribunal avec un enfant mineur à charge; s’occuper des dommages causés à la résidence principale par un incendie, une inondation, un désastre naturel ou une effraction).

 

Congé de deuil

En cas de décès d’un membre de la famille, l’employé a droit au nombre suivant de jours de congé payés :

◦ Un maximum de trois jours ouvrables pour le décès du conjoint, de la mère, du père, d’un enfant, d’une sœur, d’un frère, de la belle-mère ou du beau-père.

 

Les congés prolongés spéciaux stipulés par la loi seront administrés conformément aux exigences particulières énoncées dans la Loi sur les normes d’emploi de l’Ontario.

(Payé par l’employeur)

Court terme (< 1 an)

Moyen terme(≧ 1 an et < 2 ans)

Long terme (≧ 2 ans)

Non

Oui

Oui

Jours fériés

L’Université reconnaît les jours fériés suivants :

  • Jour de l'An
  • Jour de la famille
  • Vendredi saint
  • Lundi de Pâques
  • Fête de Victoria
  • Fête du Canada
  • Congé civique
  • Fête du Travail
  • Action de grâces
  • Jour de Noël
  • Lendemain de Noël

(Payés par l’employeur)

Court terme (< 1 an)

Moyen terme(≧ 1 an et < 2 ans)

Long terme (≧ 2 ans)

Jours fériés reconnus par l’Université.

 

L’employé n’a pas droit au congé de fin d’année allant de la fin de la journée de travail du 22 décembre au début de la journée de travail du 3 janvier.

 

 

Jours fériés reconnus par l’Université.

 

L’employé a également droit au congé de fin d’année allant de la fin de la journée de travail du 22 décembre au début de la journée de travail du 3 janvier, et ce, jusqu’au dernier jour de son contrat. Si le 3 janvier est un samedi ou un dimanche, le retour au travail s'effectue le premier jour ouvrable suivant.

 

Si le 23 ou le 24 décembre sont un samedi ou un dimanche, des jours de congé mobile seront accordés dans l’année civile suivante aux personnes qui sont à l’emploi de l’Université au 31 décembre de l’année en cours, selon les modalités suivantes :

- 23 décembre :un jour de congé mobile;

- 24 décembre : une demi-journée de congé mobile.

Jours fériés reconnus par l’Université.

 

L’employé a également droit au congé de fin d’année allant de la fin de la journée de travail du 22 décembre au début de la journée de travail du 3 janvier, et ce, jusqu’au dernier jour de son contrat. Si le 3 janvier est un samedi ou un dimanche, le retour au travail s'effectue le premier jour ouvrable suivant.

 

Si le 23 ou le 24 décembre sont un samedi ou un dimanche, des jours de congé mobile seront accordés dans l’année civile suivante aux personnes qui sont à l’emploi de l’Université au 31 décembre de l’année en cours, selon les modalités suivantes :

- 23 décembre :un jour de congé mobile;

- 24 décembre : une demi-journée de congé mobile.

Congé pour assister à un service religieux obligatoire

Une absence rémunérée est accordée à tout employé qui doit assister à un service religieux obligatoire durant les heures de travail en conformité avec l’obligation d’accommodement prévue dans le Code des droits de la personne de l’Ontario.

(Payé par employeur)

Court terme (< 1 an)

Moyen terme(≧ 1 an et < 2 ans)

Long terme (≧ 2 ans)

Oui

Oui

Oui

Congé de maternité et congé parental

L’employé peut compter sur les avantages sociaux spéciaux prévus dans la loi de sa province de résidence. Les dispositions de la Loi sur les normes d’emploi de l’Ontario continuent de s’appliquer, y compris l’exigence de garder disponible le poste de la personne jusqu’à la fin du contrat de travail initial.

 

L’employé qui part en congé parental ou de maternité et qui bénéficie des avantages sociaux ou du régime de retraite peut continuer de participer aux avantages sociaux ou au régime de retraite en versant ses contributions durant le congé conformément aux dispositions de la Loi sur les régimes de retraite de l’Ontario et du Régime de retraite de l’Université d’Ottawa. Le cas échéant, l'Université continue de payer sa propre part des avantages sociaux et du régime de retraite. L’employé doit informer les Ressources humaines par écrit de son choix de maintenir ses avantages sociaux au moins 30 jours avant le début de son congé. Si l’employé choisit de maintenir ses avantages sociaux, il doit les maintenir tous; il lui est impossible de n’en maintenir que quelques-uns. La participation au régime de retraite durant un congé parental ou de maternité est facultative. L’employé pourra faire reconnaître ce service ouvrant droit à pension plus tard conformément aux dispositions en vigueur.

 

Le service continu et les congés annuels continuent de s’accumuler durant un congé parental ou de maternité jusqu’à la fin du contrat de travail.

 

Les employés contractuels ne sont pas admissibles au revenu supplémentaire.

Court terme (< 1 an)

Moyen terme(≧ 1 an et < 2 ans)

Long terme (≧ 2 ans)

Oui

Oui

Oui

Congé sans solde

Congé sans solde qui commence et se termine durant la période contractuelle. Le congé sans solde ne peut pas se prolonger au-delà de la date de fin du contrat. Il est accordé à la discrétion du gestionnaire et doit être approuvé à l’avance.

L’employé qui se voit accorder un congé sans solde et qui bénéficie des avantages sociaux et/ou du régime de retraite reste admissible aux avantages sociaux et/ou au régime de retraite sous réserve des conditions suivantes :

a) Pendant les trois premiers mois du congé, l’employé est admissible à tous les avantages sociaux auxquels son salaire lui donne droit normalement et continue de participer au régime de retraite conformément aux dispositions de la Loi sur les régimes de retraite de l’Ontario et du Régime de retraite de l’Université d’Ottawa, les contributions étant calculées en fonction de la répartition habituelle des coûts.

 

b) Pour le reste du congé, l’employé peut conserver tous ses avantages sociaux à condition de satisfaire aux modalités des contrats de l’assureur et de continuer de participer au régime de retraite, conformément aux dispositions de la Loi sur les régimes de retraite de l’Ontario et du Régime de retraite de l’Université d’Ottawa. L’employé doit informer les Ressources humaines par écrit de son choix de maintenir ses avantages sociaux et son régime de retraite au moins 30 jours avant le début de son congé. Si l’employé choisit de maintenir ses avantages sociaux, il doit les maintenir tous; il lui est impossible de n’en maintenir que quelques-uns. L’employé doit payer intégralement le coût (cotisations de l’employeur et de l’employé). La participation au régime de retraite durant un congé sans solde est facultative. L’employé pourra faire reconnaître ce service ouvrant droit à pension plus tard conformément aux dispositions en vigueur.

 

L’employé en congé sans solde n’est pas admissible aux divers autres congés prévus dans le Règlement 47.

Court terme (< 1 an)

Moyen terme(≧ 1 an et < 2 ans)

Long terme (≧ 2 ans)

Oui

Oui

Oui

Indemnisation des accidentés du travail

Tout employé qui est blessé dans un accident du travail survenu dans l’exercice de ses fonctions ou qui contracte une maladie professionnelle est assuré en vertu de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail de l’Ontario. L’employé doit informer son superviseur de sa blessure ou de sa maladie professionnelle et se faire soigner dans les meilleurs délais. Le superviseur, pour sa part, doit s’assurer que l’employé blessé reçoit des soins médicaux, remplir un rapport d’accident, d’incident ou de maladie professionnelle et le soumettre au secteur Santé et mieux-être dans les 24 heures suivant l’accident, l’incident ou le début de la maladie professionnelle.

L’employé qui n’est plus en mesure de toucher son plein salaire à la suite d’un accident du travail a droit aux prestations pour pertes de gains. Si la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail juge qu’il n’est pas en mesure de reprendre le travail, l’employé touche 100 % de son salaire net pendant les 20 premiers jours ouvrables de congé, puis 85 % de son salaire net par la suite.

Court terme (< 1 an)

Moyen terme(≧ 1 an et < 2 ans)

Long terme (≧ 2 ans)

Oui

Oui

Oui

Heures supplémentaires

Conformément à la Loi sur les normes d’emploi de l’Ontario, les employés qui travaillent plus que leurs heures de travail habituelles et jusqu’à 44 heures par semaine reçoivent le taux horaire normal pour les heures supplémentaires travaillées. Après 44 heures de travail par semaine, chaque heure de travail supplémentaire, y compris toute heure effectuée un dimanche, est payée au taux d’une fois et demie le taux horaire normal. Les heures supplémentaires peuvent être payées en argent ou en temps équivalent, au choix de l'employé.

(Payées par employeur)

Court terme (< 1 an)

Moyen terme(≧ 1 an et < 2 ans)

Long terme (≧ 2 ans)

Oui, si les heures sont approuvées à l’avance.

Oui, si les heures sont approuvées à l’avance.

Oui, si les heures sont approuvées à l’avance.

Indemnité de cessation d’emploi

Sous réserve des critères définis dans la Loi sur les normes d’emploi de l’Ontario, l’Université doit verser les indemnités prévues par la Loi et, le cas échéant, conformément aux principes de la Common Law. Pour les membres du personnel de recherche, les indemnités de cessation d’emploi financées par subvention qui dépassent quatre semaines sont prélevées sur un fonds de recherche désigné.

Court terme (< 1 an)

Moyen terme(≧ 1 an et < 2 ans)

Long terme (≧ 2 ans)

Non

Non

Oui, à condition que l’employé ait au moins cinq ans de service continu.

Anniversaires et mises à la retraite

Le Règlement 81, Anniversaires et mises à la retraite, s’applique, sauf que la faculté ou le service n’est pas tenu d’organiser une réception ou de remettre un cadeau.

(Payé par employeur)

Court terme (< 1 an)

Moyen terme(≧ 1 an et < 2 ans)

Long terme (≧ 2 ans)

Non

Non

Oui

TABLEAU A.i – CONGÉS ANNUELS DU PERSONNEL CONTRACTUEL NON SYNDIQUÉ

ÉCHELONS SALARIAUX NC 1 À 8 ET NR 1 À 8

 

Service rajusté

Nombre de jours par an

Taux d’accumulation par mois

Au moment du recrutement pour les employés à moyen et à long terme

15 jours

1,25 jour

À partir de :

 

 

1 an

16 jours

1,33 jour

5 ans

20 jours

1,66 jour

11 ans

21 jours

1,75 jour

12 ans

22 jours

1,83 jour

13 ans

23 jours

1,91 jour

14 ans

24 jours

2 jours

15 ans

25 jours

2,08 jours

17 ans

26 jours

2,16 jours

19 ans

27 jours

2,25 jours

21 ans

28 jours

2,33 jours

23 ans

29 jours

2,42 jours

25 ans

30 jours

2,5 jours

 

TABLEAU A.ii – CONGÉS ANNUELS DU PERSONNEL CONTRACTUEL NON SYNDIQUÉ

ÉCHELONS SALARIAUX NM 1 À 5

 

Service rajusté

Nombre de jours par an

Taux d’accumulation par mois

Au moment du recrutement pour les employés à moyen et à long terme

20 jours

1,66 jour

À partir de :

 

 

1 an

21 jours

1,75 jour

3 ans

22 jours

1,83 jour

5 ans

23 jours

1,91 jour

7 ans

24 jours

2 jours

10 ans

25 jours

2,08 jours

12 ans

26 jours

2,16 jours

14 ans

27 jours

2,25 jours

16 ans

28 jours

2,33 jours

18 ans

29 jours

2,42 jours

20 ans

30 jours

2,5 jours

7.  Augmentations salariales (pour les employés à moyen et à long terme)

 Chaque année au 1er mai, sans interruptions de plus de 13 semaines, les employés à moyen et à long terme ont droit aux augmentations salariales économiques et de progrès dans le rang (PDR) approuvées par l'Université. 

L’augmentation de progrès dans le rang (PDR) équivaut à 2 % de la norme de l’échelle salariale, le salaire résultant ne devant pas dépasser le maximum de l’échelle salariale. 

À compter du 1er septembre 2015, date d’entrée en vigueur du Règlement 47, tous les nouveaux contrats de travail, y compris les renouvellements, seront assujettis aux nouvelles dispositions concernant les augmentations salariales annuelles au 1er mai. 

Pour les contrats de travail conclus aux termes des anciens Règlements 47A et 47B, les augmentations salariales annuelles resteront assujetties aux anciennes dispositions pertinentes jusqu'à l’expiration du contrat de travail. 

Un congé sans solde de trois mois ou moins n’a aucun impact sur l’augmentation de PDR. Si le congé sans solde dépasse trois mois, le PDR sera retenu au prorata de la période de congé.

DROITS ACQUIS 

8. Les employés qui, à la date d’approbation de la présente méthode, bénéficient d’un régime d’avantages sociaux plus généreux que celui décrit plus haut bénéficieront d’une clause de protection des droits acquis aux termes du présent règlement et resteront admissibles au régime d’avantages sociaux dont ils profitent actuellement jusqu’à ce qu’ils quittent l’Université ou soient mutés du poste dans lequel ils ont acquis les droits.

INTERPRÉTATION 

9. Le vice-recteur associé aux ressources humaines est responsable de l’interprétation de la présente méthode. 

APPLICATION 

10. L’application de la présente méthode relève de la responsabilité des doyens et des vice-recteurs associés ainsi que du vice-recteur associé aux ressources humaines.

EXCEPTION 

11. Aucune exception à la présente méthode administrative ne peut être faite sans le consentement du vice-recteur aux ressources et du vice-recteur responsable du secteur. Dans le secteur des ressources, les exceptions doivent être approuvées par le vice-recteur aux ressources et le recteur.

Créée le 2 septembre 2015 

(Ressources humaines)

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