Méthode 20-1 - Demandes aux délégués du Comité d'administration

Entrée en vigueur : 2013-03-01

Autorisée par : Vice-rectrice à la gouvernance

DEMANDES AUX DÉLÉGUÉS DU COMITÉ D'ADMINISTRATION

1. BUT

La présente méthode a pour but d'établir des normes et une marche à suivre concernant la préparation et la présentation des demandes aux délégués du Comité d’administration.

2. POUVOIRS DU COMITÉ D’ADMINISTRATION

Le comité d’administration, sous la direction du recteur, est un comité responsable de la régie interne de l'Université d'Ottawa et de l'administration générale des affaires de l'Université selon les lois et règlements applicables. Il est entre autres responsable de la bonne gestion du plan stratégique, de la mise en place d’un soutien administratif et stratégique adéquat à la mission académique et de recherche de l’Université d’Ottawa, de l’optimisation des ressources et des biens, du maintien d’un cadre de communication institutionnelle et du développement d’une stratégie de collecte de fonds. Le Comité d'administration rend compte au recteur qui est responsable de faire les recommandations nécessaires au Bureau des gouverneurs.

Les attributions du Comité d’administration.

3. DÉLÉGATION DES POUVOIRS DU COMITÉ D’ADMINISTRATION

Afin de consolider les principes de collégialité et d’imputabilité institutionnelle, et dans un souci d’efficacité, le Comité d’administration a décidé de déléguer certaines de ses prises de décision autres que les décisions du Comité d’administration qui découlent d’un règlement et d’assigner celles-ci aux secteurs de compétence des vice-recteurs, des doyens et des directeurs de service.

3.1. CHARTE DE DÉLÉGATION DES POUVOIRS DÉCISIONNELS DU COMITÉ D’ADMINISTRATION

La charte de délégation des pouvoirs décisionnels du Comité d’administration reprend les types de décision que le Comité d’administration a décidé de déléguer et décrit en détail les processus de consultation requis ainsi que le cheminement d’approbation pour chaque décision.

3.2. GABARITS POUR SOUMETTRE UNE DEMANDE

En fonction du type de demande, quatre gabarits sont disponibles. Les formulaires à utiliser pour chaque type de décision sont répertoriés dans la charte de délégation.

3.2.1. Formulaire « A » 

  • Pour toute demande répertoriée dans la Charte sauf pour les demandes énumérées ci-dessous 

3.2.2. Formulaire « D » (à utiliser pour le personnel enseignant seulement)

  • Pour un engagement contremandé.
  • Pour une interruption ou une fin d'emploi pour des raisons ne se rapportant pas au domaine scolaire (congé de maternité, congé d'invalidité, etc.)  

3.2.3. Formulaire « E »  (à utiliser pour le personnel enseignant seulement)

  • Pour les demandes d'engagement

N.B. On annexera à la demande « E » tous les documents indiqués sur la liste de contrôle appropriée établie en conformité avec la Convention collective et disponible à  http://www.uottawa.ca/administration-et-gouvernance/politiques-et-reglements/formulaires-et-autres-documents 

3.2.4. Formulaire « R » (à utiliser pour le personnel enseignant seulement)

  • Pour les renouvellements de contrat d'emploi

3.3. PRÉPARATION ET PRÉSENTATION DE LA DEMANDE

Les demandes doivent avoir suivi les processus de consultation tels que définis dans le cadre réglementaire applicable ou tels que définis dans la charte de délégation avant d’être soumises au délégué du Comité d’administration.

Après approbation par le délégué du Comité d’administration, l’original signé est envoyé au Secrétariat de l’Université aux fins de diffusion et de conservation.

Les demandes présentées sous forme du formulaire « R », une fois approuvées par le délégué du Comité d’administration, sont envoyées directement au Cabinet du vice-recteur aux études qui est chargé de la diffusion et de la conservation des données.

3.4. DIFFUSION DES DÉCISIONS

Après réception de la demande approuvée par le délégué du Comité d’administration, le Secretariat de l’Université diffuse la demande aux services concernés (ressources humaines, service de la paie, service de planification financière) afin que les suivis nécessaires soient enclenchés.

Révisée le 6 février 2013

(Cabinet de la vice-rectrice à la gouvernance)

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