Méthode 20-4 - Délais de conservation des documents

Entrée en vigueur : 1989-10-11

Autorisée par : Secrétaire de l'Université

DÉLAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS

INTRODUCTION

1. Le calendrier de conservation (PDF) est le principal élément d’un programme de gestion des documents. Cet instrument de travail détermine le cheminement et le traitement de tous les documents, peu importe leur forme et leur support, de leur création à leur élimination ou à leur versement aux Archives de l’Université d’Ottawa. Il détermine également les responsabilités des unités scolaires et administratives ainsi que des Archives.
Le calendrier permet d’atteindre les objectifs énumérés aux règlements 105 (Espace d’entreposage) et 23 (Les Archives de l’Université d’Ottawa), dont :

1.1 la diminution de la masse documentaire;

1.2 la réduction des coûts rattachés à la conservation physique et électronique des documents;

1.3 l’augmentation de l’efficacité administrative;

1.4 l’identification et la protection des documents essentiels de l’Université et des documents ayant une valeur permanente;

1.5 l’identification, la protection et l’accès aux documents de valeur permanente à long terme.

APPLICATION

2. Les règles de conservation décrites dans cette méthode s’appliquent à tous les documents, peu importe leur support ou leur format. Les règles régissent aussi les documents produits à partir de bases de données et à l’aide de logiciels. Elles s’appliquent en fonction du contenu informationnel du document et non en fonction de son support.

PRINCIPES

3. Pour bien comprendre l’évolution de la valeur d’un document, il faut se rappeler les trois grandes étapes qui marquent habituellement la vie d’un document, en fonction des détenteurs des documents et de leurs responsabilités quant à l’application du calendrier de conservation.

3.1 Dans un premier temps, le document sert régulièrement à l’administration de l’unité. On dit alors qu’il est d’utilité courante. À ce stade, l’unité scolaire ou administrative conserve le document dans ses locaux ou ses serveurs. L’unité codifie le document selon un système de classement, et le range dans un classeur ou le sauvegarde sur le serveur, afin qu’il puisse être repéré rapidement et efficacement.

3.2 Dans un deuxième temps, le document perd complètement sa valeur, comme indiqué dans le calendrier, et l’unité scolaire ou administrative l’élimine. Lorsque l’unité se sert sporadiquement du document, il garde sa valeur administrative et devient intermédiaire. L’unité retire alors le document du classeur (afin de libérer de l’espace et de l’équipement) et le transfère aux Archives de l’Université d’Ottawa. Les Archives conserveront le document pour une période déterminée par la Méthode 20-4 et, le cas échéant, par les lois et règlements qui s’y rattachent. L’unité créatrice peut alors réactiver, reproduire ou emprunter le document au besoin selon son statut. Les unités scolaires et administratives ont la responsabilité d’uniformiser tous les documents électroniques dans des formats acceptés par le Service de l’informatique et des communications, afin de faciliter les mises à jour et permettre leur migration. Les Archives conservent ces documents dans le format dans lequel ils sont versés, et assurent la migration et la mise à jour des versions afin d’en préserver l’accès.

3.3 Dans un troisième temps, le document intermédiaire, entreposé aux Archives de l’Université d’Ottawa, est soit détruit selon les délais de conservation, soit préservé de façon permanente par les Archives afin de le rendre accessible à l’administration de l’établissement ou aux chercheurs, puisqu’il conserve une valeur historique et institutionnelle. Les Archives conservent ces documents dans le format dans lequel ils sont versés et assurent la migration et la mise à jour des versions afin d’en préserver l’accès.

3.4 En principe, de 10 % à 15 % des documents transférés aux Archives de l’Université d’Ottawa, peu importe le support et le format, sont conservés en permanence, aussi bien à des fins administratives que de recherche historique.

Le calendrier de conservation s’avère un instrument de gestion efficace et rentable. La présente méthode ne tient compte que des types de documents communs à plusieurs unités scolaires ou administratives de l’Université ou qui contiennent des renseignements personnels exigeant une attention particulière à cause de leur caractère confidentiel. Elle se veut la base d’un calendrier de conservation devant être complété par des règles particulières pour les documents propres à chaque unité.
Enfin, ce calendrier est conforme à une pratique de fonctionnement que l’on trouve dans tous les établissements qui ont implanté un programme de gestion de l’information.

Explication des notices

4. Prière de lire les explications qui suivent avant de consulter le calendrier. Les documents sont classés selon les catégories suivantes, sans ordre particulier :

  1. Organisation et gestion
  1. Relations extérieures
  1. Finances
  1. Enseignement et recherche
  1. Ressources humaines et dossiers de clients
  1. Ressources mobilières et immobilières

Pour trouver un type de document précis, on peut soit consulter l’index alphabétique à la fin du calendrier, soit se référer à la catégorie qui semble lui convenir le mieux (ex. Rapport annuel est classé sous « Organisation et gestion »). 

Chaque notice pour un type de document, peu importe son support ou son format, comprend les renseignements suivants, subdivisés en fonction du document original et de ses copies :

  • l’unité créatrice du document (UCD), c’est-à-dire l’unité qui a créé le document original ou qui en a la garde;
  • la durée de conservation du document au stade courant ou intermédiaire; l’absence d’une durée de conservation précise (en années) à la colonne « A » (document courant) ou « I » (intermédiaire) est généralement expliquée à la rubrique « Remarques »;
  • la mention de son sort : destruction ou conservation permanente.
Prenons comme exemple le document « plan de développement » à la fin de la section « Organisation et gestion » :

L’original (ou son équivalent) du « plan de développement » d’une unité est un document courant, c’est-à-dire que l’unité le conserve dans ses locaux aussi longtemps que le document est en vigueur. Une fois parvenu au cycle intermédiaire, c’est-à-dire seulement consulté sporadiquement par le personnel de l’unité, celle-ci doit l’acheminer aux Archives de l’Université d’Ottawa, où il sera conservé en permanence à titre de référence et pour témoigner de l’évolution de l’unité. Toutefois, l’unité et les récipiendaires pourront détruire toutes les copies distribuées à titre d’information dès qu’elles ne sont plus d’utilité courante, sans qu’elles passent aux Archives. Afin d’éviter les dédoublements inutiles, seul l’original du document est envoyé aux Archives par l’unité responsable de sa création.

Révisée le 22 août 2007

(Archives de l’Université)

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