Méthode 20-5 - Traitement des demandes d'accès à l'information et des plaintes relatives à la protection de la vie privée

Entrée en vigueur : 2011-12-21

Autorisée par : Comité d'administration

TRAITEMENT DES DEMANDES D'ACCÈS À L'INFORMATION ET DES PLAINTES RELATIVES À LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

OBJET

1. La présente méthode a pour objet d’établir les modalités de traitement des demandes d’accès à l’information (« demandes d’accès ») et des plaintes relatives à la protection de la vie privée (« atteinte à la vie privée ») déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (« LAIPVP ») ou d’autres lois concernant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Il importe de lire cette méthode paralèllement à la LAIPVP et à la politique de l’Université sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (Règlement 90).

DIRECTRICE, CONFORMITÉ, ACCÈS À L’INFORMATION ET À LA VIE PRIVÉE

2. La directrice, conformité, accès à l'information et à la vie privée (« directrice ») relève du vice-recteur à la gouvernance. Elle est l’autorité en matière de demandes d’accès à l’information et de plaintes relatives à la protection de la vie privée à l’Université. Elle exerce également d’autres fonctions connexes, par exemple :
• renseigner et former le personnel de l’Université sur tout ce qui concerne l’accès à l’information et de protection de la vie privée
• aider le personnel de l’Université à trouver des documents
• acheminer et transmettre des demandes d’accès à d’autres organismes
• faire clarifier des demandes d’accès
• envoyer des lettres de décision, des estimations de frais, des dispenses de frais et des avis concernant des demandes d’accès
• présenter des rapports sur le nombre de demandes d’accès et de plaintes relatives à la protection de la vie privée
• rédiger les rapports annuels exigés par la LAIPVP
• mettre à jour le répertoire des banques de renseignements personnels
• représenter l’Université auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée/Ontario (« CIPVP »)
• mettre à jour le site Web de l’Université sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

TRAITEMENT DES DEMANDES D’ACCÈS À L’INFORMATION

Étapes de base

3. Les étapes à suivre pour traiter les demandes d’accès à l’information varient suivant la nature de la demande. Il se peut que la directrice veuille prendre d’autres facteurs en considération avant de décider de communiquer des renseignements (voir la section « Autres facteurs à prendre en considération » ci après). Cependant, il suit généralement les étapes énumérées ci après :

a) Présentation d’une demande d’accès : Une « demande d’accès » est une demande officielle d’accès à des renseignements généraux ou personnels aux termes de la LAIPVP. Elle doit être présentée par écrit à la directirce et doit renfermer suffisamment de détails pour lui permettre de trouver le document recherché.

La personne qui présente la demande (« demandeur ») doit payer des frais initiaux (voir la section « Frais » ci après). Elle doit remplir et signer une Demande d’accès à l’information (voir le formulaire Demande d’accès à l’information) ou fournir par écrit les renseignements suivants :
(i) une confirmation que la demande est présentée en vertu de la LAIPVP
(ii) une description de la nature des renseignements demandés
(iii) la période au cours de laquelle le document recherché a été créé ou conservé
(iv) les endroits où pourrait se trouver le document
(v) des mots-clés pouvant faciliter la recherche.

b) Accusé de réception : La directrice ouvre un dossier et envoie un accusé de réception au demandeur.

c) Recherche des documents : La directrice communique avec le membre du personnel compétent à la faculté, au bureau administratif ou au service et lui demande de trouver les documents recherchés. Il l’aide en lui suggérant des moyens de recherche, et l’invite à s’adresser à lui si la recherche risque de porter sur une grande quantité documents, s’il se heurte à des complications ou s’il a des questions ou des préoccupations au sujet de la demande.

d) Examen des documents : La directrice examine les documents trouvés afin d’établir s’ils font l’objet d’une exception ou d’une exclusion prévue par la LAIPVP. Le cas échéant, il communique avec le personnel administratif chargé de la recherche pour obtenir des éclaircissements. Il se peut qu’il veuille aussi prendre d’autres facteurs en considération avant d’aller plus loin (voir la section « Autres facteurs à prendre en considération » ci après).

e) Préparation des documents : Après avoir examiné les documents et déterminé s’ils font l’objet d’une exception ou d’une exclusion en vertu de la LAIPVP, la directrice prend les dispositions nécessaires pour qu’ils soient transmis au demandeur (voir la liste des exceptions et des exclusions les plus courantes dans le Bulletin no.2 : Exclusion et exception à la LAIPVP).

f) Lettre de décision : La directrice écrit au demandeur pour l’informer de sa décision de lui transmettre ou non une partie ou la totalité des documents et l’aviser des frais relatifs à la demande (voir la section « Frais » ci après).

g) Transmission des documents : Une fois les frais payés (voir la section « Frais » ci après), la directrice envoie une copie des documents trouvés au demandeur.

h) Appel : Si le demandeur n’accepte pas la décision de la directrice, il peut interjeter appel devant le CIPVP dans les délais prescrits par la LAIPVP. Un tiers ou une autre personne touchée par la décision peut également en appeler de la décision. Dans tous les cas, l’appel doit être déposé par écrit auprès du CIPVP dans les 30 jours consécutifs de la réception de la lettre de décision de la directrice. Celui ci participera au processus de médiation dirigé par le CIPVP et se prononcera sur les questions faisant l’objet de l’appel.

i) Fermeture du dossier : La directrice ferme le dossier une fois que la demande a été remplie, une fois que le CIPVP a pris sa décision sur appel ou encore si le demandeur n’a pas fait l’une ou l’autre des choses suivantes :
(i) n’a pas fourni suffisamment de précisions en réponse à la demande de la directrice
(ii) n’a pas payé la totalité des frais relatifs à la demande
(iii) n’a pas interjeté appel de la décision devant le CIPVP ou a épuisé tous ses droits d’appel devant le CIPVP
(iv) n’a pas répondu à la lettre de décision de la directrice dans les 30 jours consécutifs.

Autres facteurs à prendre en considération

4. En plus de suivre les étapes de base énumérées ci dessus (voir la section « Étapes de base »), la directrice peut, et même doit, prendre en considération certains autres facteurs qui, suivant les circonstances, pourraient changer l’ordre des étapes du traitement de la demande ou en ajouter d’autres, par exemple :

a) Demandes frivoles : Une demande d’accès peut être jugée frivole ou vexatoire. Si tel est le cas, la directrice peut la refuser. Il en avise alors le demandeur, lui fait part des raisons pour lesquelles sa demande est jugée frivole ou vexatoire, et l’informe de son droit d’en appeler de cette décision devant le CIPVP.

b) Vérification de l’identité du demandeur : La directrice peut demander que l’identité du demandeur soit vérifiée avant de lui donner accès à ses renseignements personnels.

c) Clarification d’une demande d’accès : Si la demande d’accès n’est pas suffisamment claire ou si elle trop générale pour permettre de trouver les documents demandés, la directrice écrit ai demandeur pour lui demander des précisions. Celui ci a 30 jours consécutifs pour répondre. À défaut d’une réponse, la demande est présumée abandonnée et la directrice ferme le dossier.

d) Exceptions et exclusions : Certains types de documents visés par la LAIPVP peuvent faire l’objet d’une exception à l’obligation de divulguer lorsqu’il s’agit de protéger l’intérêt public ou la vie privée de quelqu’un, de ne pas nuire aux activités de l’Université ou de protéger d’autres intérêts importants. Dans d’autres cas, un document peut être expressément exclu de l’application de la LAIPVP. La directrice collabore alors avec les membres du personnel de la faculté, du bureau administratif ou du service qui connaissent bien le contenu des documents afin de déterminer si des exceptions ou des exclusions s’appliquent à la totalité ou à une partie du document (voir la liste des exceptions et des exclusions les plus courantes à Bulletin no.2 : Exclusion et exception à la LAIPVP).

e) Documents renfermant des renseignements sur une autre personne : Un document peut contenir des renseignements personnels concernant une personne autre que le demandeur (« personne concernée »). D’une façon générale, les renseignements personnels d’une personne concernée ne sont pas communiqués. Cependant, si le document en question ne fait l’objet d’aucune exception aux termes de la LAIPVP et que les renseignements qu’il renferme seront vraisemblablement communiqués, la directrice écrit à la personne concernée, joint à sa lettre une copie du document et demande à la personne s’il convient ou non de communiquer les renseignements qui la concernent. Si la personne est un employé syndiqué, la directrice lui rappelle qu’elle a le droit de consulter son syndicat avant de lui répondre. Le cas échéant, la directrice tiendra compte des observations de la personne concernée. C’est la directrice qui, en dernière instance, décide si les renseignements seront communiqués ou non, et il doit rendre sa décision dans le délai prescrit par la LAIPVP. S’il décide de communiquer les renseignements, il en avise la personne concernée et l’informe de son droit d’en appeler de sa décision devant le CIPVP.

f) Notification d’une personne ou d’un organisme de l’extérieur : Un document peut contenir des renseignements concernant des intérêts commerciaux, financiers ou autres d’une personne ou d’un organisme de l’extérieur (« tiers »). La LAIPVP exige que l’Université avise les tiers de son intention de communiquer des renseignements les concernant. Si la directrice a l’intention de transmettre un document renfermant des renseignements qui concernent un tiers, il écrit à ce dernier, joint à sa lettre une copie du document en question et demande au tiers s’il convient ou non de communiquer les renseignements qui le concernent. La directrice tiendra compte des observations du tiers. C’est la directrice qui, en dernière instance, décide si les renseignements seront communiqués ou non, et il doit rendre sa décision dans le délai prescrit par la LAIPVP. S’il décide de communiquer les renseignements, il en avise le tiers et l’informe de son droit d’en appeler de sa décision devant le CIPVP.

g) Décision provisoire concernant une demande d’accès : La directrice peut rendre une décision provisoire au sujet, par exemple, d’une estimation des frais relatifs à une demande d’accès. L’estimation des frais se fonde sur un échantillon représentatif des documents visés par des demandes d’accès ou sur le conseil d’un membre du personnel qui connaît bien le type et la teneur des documents. La directrice exige un acompte de 50 % avant que la demande puisse être traitée.

Délai de réponse et prolongation de délai

5. Dans les 30 jours consécutifs, la directrice envoie une lettre de décision concernant la divulgation ou la non divulgation des renseignements. Ce délai est prescrit par la LAIPVP et commence à courir dès la réception de la demande d’accès écrite et le paiement des frais initiaux ou, le cas échéant, au moment où la directrice reçoit des précisions suffisantes au sujet de la demande. Dans le cas d’une décision provisoire dans laquelle la directrice donne une estimation des frais relatifs à la demande, le délai de 30 jours est suspendu jusqu’à ce qu’il reçoive le versement intégral de l’acompte, moment où le délai recommence à courir.

6. La directrice peut prolonger le délai conformément à la LAIPVP. Il en informe alors par écrit le demandeur. Généralement, le délai est prolongé si la demande porte sur un grand nombre de documents, si elle exige des recherches approfondies dans de nombreux documents ou s’il faut consulter des personnes ou des organismes de l’extérieur (tiers).

Frais

7. La LAIPVP autorise l’Université à exiger des frais pour le traitement des demandes d’accès et des demandes de correction de renseignements personnels. La directrice n’entame le traitement de la demande d’accès qu’une fois les frais initiaux et non remboursables payés en totalité, et ne donne accès aux documents qu’après le paiement complet de tous les frais relatifs à la demande. Dans le cas d’une décision provisoire dans laquelle la directrice demande un acompte de 50 %, ce dernier ne poursuit pas le traitement tant que l’acompte n’est pas réglé au complet. Les frais doivent être payés comptant, par chèque certifié ou par mandat. Les frais de plus de 5 $ ne peuvent être payés par chèque personnel.

8. Les renseignements au sujet des frais figurent sur le site Web de l’Université (voir la page Web sur les Frais).

9. Si le demandeur souhaite faire supprimer les frais de traitement, la directrice détermine si cette mesure est juste et équitable dans les circonstances, compte tenu de facteurs tels que le fardeau financier imposé, les effets sur la santé et la sécurité publiques et d’autres facteurs prévus par la LAIPVP. Si la directrice décide de ne pas supprimer les frais, le demandeur peut s’adresser par écrit au CIPVP pour faire revoir la décision.

TRAITEMENT DES PLAINTES RELATIVES À LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Teneur et délais

10. Si une personne estime que son droit à la vie privée a été violé, elle peut déposer une plainte écrite auprès de la directrice. Elle doit mentionner la nature des faits portant atteinte à son droit à la vie privée, le nom de la faculté, du bureau administratif ou du service où l’incident s’est produit, le nom de la personne ou des personnes en cause, la date à laquelle ou la période durant laquelle l’incident s’est produit ainsi que ses attentes quant à l’issue de sa plainte.

11. La plainte doit être déposée dans les 30 jours consécutifs de la date à laquelle la personne a pris connaissance ou aurait dû prendre connaissance de la présumée violation de ses droits.

Étapes de base à suivre pour traiter une plainte

12. Les étapes de traitement d’une plainte relative à la protection de la vie privée et le délai nécessaire pour la traiter sont susceptibles de varier selon la nature de la plainte, les faits l’entourant et la complexité du dossier. La directrice suit généralement les étapes énumérées ci après :

a) Il envoie un accusé de réception au plaignant.

b) Il communique avec le plaignant pour obtenir des précisions ou des renseignements supplémentaires.

c) Il communique avec la faculté, le bureau administratif ou le service en question ainsi qu’avec la ou les personnes touchées par la plainte ou qui pourraient avoir connaissance des faits.

d) Il consulte les autorités compétentes de l’Université, soit les Services juridiques, le Service de la protection, le Bureau de la gestion du risque ou le Service de l’informatique et des communications.

e) Il communique avec le plaignant pour examiner la question avec lui, l’informer des mesures prises pour traiter sa plainte et parler de toute préoccupation qu’il pourrait avoir.

f) Il fait un suivi auprès de la faculté, du bureau administratif ou du service en question ainsi que de la ou des personnes touchées pour s’assurer que, le cas échéant, des mesures correctives ont été prises.

Mesures à prendre en cas d’atteinte à la vie privée

13. Une atteinte à la vie privée peut se produire, par exemple, lors du vol ou de la communication ou destruction involontaire de renseignements confidentiels. Aux fins de la présente méthode, il y a atteinte à la vie privée lorsque des renseignements personnels ont été communiqués sans autorisation, lorsque quelqu’un a obtenu un accès non autorisé à des renseignements personnels, ou lorsqu’on soupçonne que l’un ou l’autre de ces deux incidents s’est produit.

14. Les mesures décrites ci après dépendront de la nature et de la gravité de l’incident. Ce sont les faits qui détermineront qui prendra telle ou telle mesure et si les mesures seront prises simultanément ou en succession rapide.

a) Signaler l’incident à la directrice et au membre du personnel compétent : Il faut aviser la directrice de l’incident, qui en informera immédiatement le membre du personnel compétent à la faculté, au bureau administratif ou au service concerné. Suivant la nature ou la gravité de l’atteinte à la vie privée, il se peut que la directrice doive communiquer avec les autorités compétentes de l’Université, soit les Services juridiques, le Service de la protection, le Service de l’informatique et des communications, le Bureau de la gestion du risque ou la Direction générale des communications. Il peut être également souhaitable d’aviser ou de consulter des entités externes, comme le CIPVP.

b) Mesures de sécurité : Circonscrire la portée d’une atteinte possible, à savoir identifier les personnes dont la vie privée a été violée et prendre les mesures pour atténuer les effets de l'atteinte. Par exemple :
(i) Dans la mesure du possible, veiller à ce qu’aucune copie des renseignements personnels n’ait été faite ou conservée par la personne non autorisée, et obtenir les coordonnées de cette dernière pour faire un suivi au besoin;
(ii) Déterminer si l’atteinte à la vie privée est susceptible d’entraîner l’accès non autorisé à d’autres renseignements personnels, et prendre les mesures propres à empêcher l’accès non autorisé (modifier des mots de passe, arrêter temporairement un système).

c) Évaluer les risques : Avec l’aide des autorités compétentes de l’Université, la directrice détermine de quels renseignements il s’agit, établit la cause et la portée de l’atteinte à la vie privée, identifie les personnes touchées et détermine les dommages prévisibles.

d) Signaler l’incident à la victime de l’atteinte : La directrice et les autorités compétentes de l’Université doivent se consulter et tenir compte d’un certain nombre de facteurs afin de déterminer qui il convient d’aviser et comment il faut le faire, par exemple en personne, par téléphone ou par écrit. Au moment d’aviser la victime d’une atteinte à la vie privée, lui expliquer en détail la portée de l’incident et lui dire de quels renseignements personnels il s’agit. L’informer des mesures qui ont été prises ou seront prises pour corriger la situation sur le champ et à long terme.

e) Enquête et mesures correctives : La directrice examine les moyens à prendre pour empêcher que se reproduisent les faits ayant entraîné l’atteinte à la vie privée, les mesures de sécurité à prendre immédiatement et les avis à donner, les faits entourant la violation, la pertinence des règlements et des méthodes en place pour protéger les renseignements personnels, le rendement des fournisseurs de services en matière de protection des renseignements personnels, ainsi que l’information et la formation à fournir aux membres du personnel en matière de protection de la vie privée. Il informe les autorités compétentes de l’Université des résultats de son enquête et des mesures correctives qu’il recommande. La directrice ou la personne chargée d’aviser la victime de la violation informe cette dernière et toute autre personne touchée des résultats de l’enquête et des mesures correctives prises. 

* Pour alléger le texte, le masculin est employé dans le texte pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.

Publiée le 21 décembre 2011

(Bureau de la vice-rectrice à la gouvernance)

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