Méthode 3-7 - Gestion budgétaire

Entrée en vigueur : 2012-08-29

Autorisée par : Comité d'administration

GESTION BUDGÉTAIRE

OBJET

1. Le Règlement 55 de l’Université (Gestion budgétaire) établit les principes et l’encadrement du budget pour le fonds de fonctionnement et les services auxiliaires. La présente méthode codifie les décisions et pratiques actuelles qui régissent l’application du règlement.

DÉFINITIONS

2. Dans la présente méthode, les définitions suivantes s’appliquent :

a) « Année financière » désigne la période qui débute le 1er mai et qui se termine le 30 avril.
b) « Budget de base » désigne le budget récurrent d’une unité au 1er mai, plus ou moins les virements budgétaires récurrents effectués en cours d’année.
c) « Budget effectif » désigne le budget approuvé d’une unité au 1er mai, plus ou moins les virements budgétaires ponctuels effectués pour l’année en cours. Il s’agit du budget disponible pour l’année financière.
d) « Employés réguliers » désigne les employés sans date de fin de contrat associés à un poste régulier.
e) « Masse salariale » désigne le cumul des salaires versés pour l’ensemble du personnel académique, du personnel de soutien et du personnel étudiant.
f) « Surplus/déficit budgétaire » désigne la différence entre le budget effectif et les revenus et dépenses réels.
g) « Surplus/déficit opérationnel » désigne la différence entre les revenus réels et les dépenses réelles.
h) « Unité » est le terme général utilisé pour faire référence aux facultés et aux services.

CALENDRIER BUDGÉTAIRE

3. Un calendrier budgétaire est établi pour la préparation, la soumission et l’approbation du budget. Le budget peut être rajusté tout au long de l’année.

GROUPES BUDGÉTAIRES

4. Différentes règles budgétaires s’appliquent au fonds de fonctionnement, et il y a lieu d’établir des groupements (types de fonds ou groupes budgétaires) pour définir ces règles. On retrouve cinq groupes budgétaires dans ce fonds :

a) Le groupe budgétaire Global englobe les facultés et services dont la masse salariale dépasse 4 M$.

b) Le groupe budgétaire Régulier englobe les services dont la masse salariale est inférieure à 4 M$. Ce groupe inclut aussi la Faculté des études supérieures et postdoctorales.

c) Le groupe budgétaire Restreint englobe les fonds centraux dont la gestion budgétaire peut avoir été décentralisée aux facultés et services. On compte deux types de budget restreint :
(i) Le budget des incompressibles, qui inclut les dépenses difficilement contrôlables en raison de leur   caractère réglementaire ou fluctuant.
(ii) Le budget pour les projets ou initiatives spécifiques qui sont approuvés par le Comité d’administration et dont les fonds ne peuvent être utilisés à d’autres fins.

d) Le groupe budgétaire Subventions ciblées englobe les fonds provenant de sources externes pour des dépenses ou programmes précis.

e) Le groupe budgétaire Autofinancé englobe deux types de budget :
(i) Les services à revenus qui offrent des services étroitement liés à la mission d’enseignement et de recherche de l’Université.
(ii) Les services auxiliaires qui offrent des services complémentaires.

L’annexe 1 énumère les composantes de chacun de ces groupes budgétaires.

FINANCEMENT DES DÉPENSES

5. a) Le financement des dépenses diffère selon le groupe budgétaire. L’annexe 2 présente en détail, pour les groupes budgétaires Global, Régulier et Restreint, la source de financement par type de dépense.

b) Le groupe budgétaire Subventions ciblées doit financer l’ensemble de ses dépenses, y compris les augmentations salariales et les avantages sociaux.

c) Le groupe budgétaire Autofinancé doit financer l’ensemble de ses dépenses, y compris les augmentations salariales, les avantages sociaux, les coûts d’énergie et d’entretien, ainsi que les frais généraux, calculés selon une formule décrite à l’annexe

REPORT DU SURPLUS OU DU DÉFICIT

6. a) Budget global, régulier et restreint
(i) Budget global : Le surplus ou déficit budgétaire en fin d’année, calculé sur l’ensemble des comptes, y compris les comptes de salaires des employés réguliers, est reporté au budget de l’exercice suivant de l’unité.
(ii) Budget régulier : Le surplus ou déficit budgétaire en fin d’année est reporté au budget de l’exercice suivant de l’unité; en est exclu tout surplus aux comptes de salaires des employés réguliers. Les surplus dans ces comptes sont retournés aux fonds centraux, tandis que les déficits sont assumés par l’unité.
(iii) Budget restreint – incompressibles : Le surplus ou déficit budgétaire en fin d’année est retourné aux fonds centraux.
(iv) Budget restreint – projets et initiatives spécifiques approuvés par le Comité d’administration : En fin d’année, le surplus budgétaire est reporté au centre de coûts (ORGN) distinct si le projet n’est pas terminé. En fin de projet, les surplus sont retournés aux fonds centraux et les déficits sont assumés par l’unité. Voir l’annexe 4 pour obtenir des précisions sur le fonctionnement.
(v) Les engagements qui restent au système financier en fin d’année sont ajoutés aux dépenses actuelles lors du calcul du surplus ou déficit budgétaire. Les engagements sont reportés à la nouvelle année, et le budget effectif est augmenté du même montant.

b) Subventions ciblées

Le surplus budgétaire en fin d’exercice financier est reporté à l’exercice suivant ou retourné à l’organisme subventionnaire; le déficit est assumé par l’unité.

c) Budget autofinancé
(i) Les services autofinancés doivent présenter un budget de revenus et dépenses au début de chaque année financière. La viabilité financière de chaque service autofinancé est revue annuellement.
(ii) Les surplus/déficits opérationnels sont accumulés dans une réserve affectée, au nom de chaque service autofinancé. Aucun intérêt n’est consenti sur les surplus ni facturé sur les déficits. Le Service de planification financière effectue sur demande un virement pour transférer des fonds de la réserve affectée au service autofinancé.

REVUE, INTERPRÉTATION ET MISE EN ŒUVRE

Le vice-recteur associé aux ressources financières est chargé de revoir, d’interpréter et de mettre en œuvre la présente méthode. Il peut approuver des exceptions lorsque des situations particulières se présentent, mais il fera rapport annuellement au Comité d’administration sur toute exception qu’il aura approuvée.  

Révisée le 29 août 2012 

(Service des finances)

ANNEXE 1

GROUPES BUDGÉTAIRES

1.1 Global

Les facultés et services fonctionnant avec un budget global sont :

FACULTÉS
• École de gestion Telfer
• Faculté d’éducation
• Faculté de droit, Section de common law
• Faculté de droit, Section de droit civil
• Faculté de génie
• Faculté de médecine
• Faculté des arts
• Faculté des sciences
• Faculté des sciences de la santé
• Faculté des sciences sociales

SERVICES
• Bibliothèque 
• Bureau coop*
• Relations extérieures
• Service d’appui à l’enseignement et à l’apprentissage*
• Service de l’informatique et des communications
• Service des immeubles

*Vu leur capacité de financer les augmentations salariales, ces services font partie du groupe budgétaire Global même si leur masse salariale est inférieure à 4 M$.  

1.2 Régulier

Les services fonctionnant avec un budget régulier sont :
• Bureau de la gestion du risque
• Bureau de la vérification interne
• Bureau international
• Cabinet du recteur
• Cabinet du vice-recteur à la gouvernance
• Cabinet du vice-recteur à la recherche
• Cabinet du vice-recteur associé aux ressources financières
• Cabinet du vice-recteur associé aux services aux étudiants
• Cabinet du vice-recteur associé, Recherche institutionnelle et planification
• Cabinet du vice-recteur aux études
• Cabinet du vice-recteur aux relations extérieures
• Cabinet du vice-recteur aux ressources
• Centre d’engagement mondial et communautaire (CEMC)
• Centre de recherche et d’enseignement sur les droits de la personne
• Cérémonies et événements
• Faculté des études supérieures et postdoctorales*
• Gestion des effectifs scolaires
• Service d’appui au succès scolaire
• Service de gestion de la recherche
• Service de l’aide financière et des bourses
• Service de la protection
• Service de planification financière
• Service de vie communautaire**
• Service des approvisionnements
• Service des finances
• Service des ressources humaines
• Service des sports**
• Service du registraire
• Trésorerie
• Valorisation de la recherche et transfert de technologie

*La Faculté des études supérieures et postdoctorales est considérée comme un service.

**La principale composante de ces unités est gérée comme un service autofinancé.  

1.3 Restreint

Les dépenses comptabilisées dans ce groupe budgétaire sont :
• Bourses et aide financière gérées par le Service de l’aide financière et des bourses
• Bourses gérées par la Faculté des études supérieures et postdoctorales
• Coûts énergétiques et incompressibles gérés par le Service des immeubles
• Coûts des logiciels courants de l’Université gérés par le Service de l’informatique et des communications
• Les assurances et dépenses réglementaires gérées par le Bureau de la gestion du risque
• Les frais juridiques gérés par le Vice-rectorat à la gouvernance
• Certaines dépenses organisationnelles gérées par les Ressources financières
• Certaines dépenses organisationnelles gérées par le Service des ressources humaines
• Initiatives précises qui font l’objet d’un financement ponctuel approuvé par le Comité d’administration et qui sont gérées par les facultés et services

1.4 Subventions ciblées
• Accès des étudiants handicapés
• B. Éd. en mode alternatif
• Consortium national de formation en santé (CNFS)
• Entente Canada Ontario (partiellement)
• Étudiants de première génération
• Infirmières praticiennes
• Initiatives autochtones
• Interprètes
• Professional Association of Interns and Residents of Ontario
(PAIRO)
• Sécurité sur le campus
• Transférabilité des crédits
• Transition d’été pour étudiants handicapés  

1.5 Autofinancé

Les services compris dans ce groupe budgétaire sont :

SERVICES À REVENUS
• Centre de formation continue
• École de gestion Telfer
   o Centre de leadership pour cadres
   o Centre des carrières
   o MBA pour cadres
• Faculté d’éducation
   o Programme de qualifications additionnelles
• Faculté des arts
   o Institut des langues officielles et du bilinguisme
   o Magasin d’arts visuels
• Faculté des sciences sociales
   o Formation professionnelle – gestion publique et gouvernance
   o Programme de gestion publique et gouvernance
• Service d’appui au succès scolaire – counseling en résidence
• Service de l’informatique et des communications – docUcentre
• Service de santé
• Service des sports
• Service vétérinaire et animalier
• Services aux étudiants – carte uOttawa

SERVICES AUXILIAIRES
• Congrès et réservations
• Les Presses de l’Université d’Ottawa
• Service de vie communautaire
• Service du logement
• Services alimentaires
• Stationnement et transport durable  

ANNEXE 2

FINANCEMENT DES DÉPENSES

Type de dépenses

Budget global

Budget régulier/restreint

Augmentation de salaire économique des employés réguliers

Fonds centraux

Fonds centraux

Progrès dans le rang (PDR) ou avancement d’échelon des employés réguliers

Unité

Fonds centraux

Progrès dans le rang (PDR), promotion des professeurs

Fonds centraux si la demande est déposée au comité mixte avant le 1er mai

Fonds centraux

Augmentation de salaire des professeurs à temps partiel (APTPUO)

Fonds centraux

Fonds centraux

Augmentation de salaire des assistants d’enseignement et de recherche (SCFP)

Fonds centraux

Fonds centraux

Augmentation de salaire des employés contractuels, y compris des professeurs remplaçants

Unité

Unité

Salaires des doyens

Fonds centraux

Fonds centraux

Supplément administratif

Unité

Fonds centraux

Supplément de recherche

Unité

Fonds centraux

Embauche de conjoints du personnel académique régulier

Deux premières années : fonds centraux à 50 %

Années subséquentes : unité

s. o.

Avantages sociaux annuels

Fonds centraux

Fonds centraux

Remboursement des dépenses professionnelles (RDP), professeurs remplaçants exclus

Fonds centraux

Unité

Remboursement des dépenses professionnelles (RDP) des professeurs remplaçants

Unité

Fonds centraux

Indemnités de départ

Unité

Unité

Rénovations

50 %, fonds centraux

50 %, fonds centraux

 

Exception

Augmentation de salaire économique des employés réguliers

  • Bureau coop

Unité

s. o.


ANNEXE 3

CALCUL DES FRAIS GÉNÉRAUX

Des frais généraux sont facturés annuellement à la plupart des services autofinancés pour tenir compte de l’utilisation des services communs. Les services suivants sont exemptés :
• docUcentre
• École de gestion Telfer – Centre des carrières
• Faculté d’éducation – programme de qualifications additionnelles
• Faculté des arts – Magasin d’arts visuels
• Les Presses de l’Université d’Ottawa
• Service d’appui au succès scolaire – counseling en résidence
• Service de santé
• Service vétérinaire et animalier
• Services alimentaires – machines distributrices

La méthode standard de calcul s’applique aux services suivants :
• Centre de formation continue
• Congrès et réservations
• Service de vie communautaire
• Service des sports
• Service du logement
• Services alimentaires (machines distributrices exclues)
• Services aux étudiants – carte uOttawa (à partir du 1er mai 2013)

La méthode standard escomptée de 25 % s’applique aux services suivants, pour tenir compte du fait qu’ils ne sont pas situés sur le campus :
• École de gestion Telfer
   o Centre de leadership pour cadres
   o MBA pour cadres
• Faculté des sciences sociales
   o Formation professionnelle – gestion publique et gouvernance
   o Programme de gestion publique et gouvernance

Les frais généraux facturés à l’Institut des langues   officielles et du bilinguisme représentent 8 % du total de ses dépenses, mis à part certains comptes, jusqu’en 2014-2015. Par la suite, la méthode standard s’appliquera.

Les frais généraux facturés au Bureau du stationnement et du transport durable sont calculés selon la méthode standard modifiée.

Les frais généraux pour les camps d’été des Gee-Gees offerts par le Service des sports représentent 3 % des revenus générés, mis à part les revenus de transfert.

Méthode standard de calcul des frais généraux annuels

Additionner :
• 1,6 % de la masse salariale des employés de soutien réguliers (631) et des contrats extérieurs (69);
• 3 % des dépenses dans les comptes d’achat, d’entretien et de location d’équipement (706, 707, 708, sauf 70721 à 70723);
• 8,6 % du total des dépenses, mis à part certains comptes.

Méthode standard modifiée

Additionner :
• 1,6 % de la masse salariale des employés de soutien réguliers (631) et des contrats extérieurs (69);
• 3,3 % du total des dépenses autres que les salaires, les avantages sociaux et certains comptes;
• 5,3 % des revenus autres que les revenus de transfert;
• Location de terrain : 134,55 $ par espace de stationnement (2011-2012) indexé selon l’IPC.

Comptes exclus :

 

COMPTE

DESCRIPTION

702xx

Location de terrain et d’immeubles

703xx

Immeubles – achat

704xx

Immeubles – entretien

709xx

Construction et rénovations

712xx

Services publics

713xx

Assurances

714xx

Télécommunications

721xx

Commissions et redevances

722xx

Impôts fonciers

723xx

Frais financiers

726xx

Frais généraux

727xx

Hypothèque

73551

Articles à revendre

797xx

Transferts

 

ANNEXE 4

GESTION D’INITIATIVES ET DE PROJETS PRÉCIS

La faculté ou le service qui se fait octroyer une allocation budgétaire pour une initiative ou un projet précis est responsable de la gestion financière de ce projet. Il faut créer un centre de coûts (ORGN) distinct dans le système financier afin de comptabiliser séparément les transactions liées à ce projet. Un virement budgétaire à l’effectif est fait en début d’année financière ou au moment de l’approbation. Dans le cas d’une initiative dont la valeur financière est peu élevée ou dont il est difficile de séparer les transactions financières, le Service de planification financière peut permettre de virer les fonds au budget de la faculté ou du service.

Les facultés et services ne sont pas autorisés à faire des virements pour transférer des fonds à l’extérieur de ce groupe budgétaire. Si certaines dépenses sont effectuées dans un autre ORGN, il faut faire une écriture de journal pour réaffecter la dépense réelle au projet et éviter d’imputer le montant sur des comptes de transfert.

 

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