Méthode 4-3 - Normes et méthodes régissant l’approvisionnement

Entrée en vigueur : 2011-11-23

Autorisée par : Vice-recteur aux ressources

NORMES ET MÉTHODES RÉGISSANT L’APPROVISIONNEMENT

INTRODUCTION

1.     Les normes et méthodes énoncées dans le présent document se rapportent au :

Règlement 36 : Approvisionnements en biens et services

Règlement 38 : Principes d’ameublement

Règlement 43 : Achat de meubles et de matériel imputables au compte capital

BUT, APPLICATION ET PORTÉE

2.     Le but du présent document est d’établir les procédures et les pratiques ayant trait à la fonction d’approvisionnement. Il porte donc sur la planification et l’exécution des activités de cette fonction et s’applique, par conséquent, à tous les achats centralisés et décentralisés des budgets de fonctionnement et de recherche.     

 SECTION 1

DIRECTIVES GÉNÉRALES D’APPROVISIONNEMENT

DÉFINITIONS

3.     Aux fins de la présente méthode, les mots et expressions ci-dessous signifient :

  • Achat centralisé : achat d’un bien ou d’un service dont le montant est supérieur à 5000 $CA avant taxes. Il peut aussi s’agir d’un achat restreint ou d’un achat qui concerne des articles exclus des achats décentralisés (voir le Règlement 36, la section K du Manuel des approvisionnements ou le Règlement 37).
  • Achat décentralisé : achat d’un bien ou d’un service dont le montant ne dépasse pas 5000 $ CA avant taxes. L’achat est effectué par une personne dûment autorisée par le Service des approvisionnements (S.A.).
  • Achat restreint : achat d’un bien dit « restreint », c’est-à-dire dangereux, contrôlé ou normalisé (voir le Règlement 37, le Règlement 54 sur la gestion des risques, et le site du Bureau de la gestion du risque, au www.uottawa.ca/services/sesst/). Ce type d’achat est effectué par une unité administrative précise ou nécessite des autorisations spéciales du Bureau de la gestion du risque (voirle Règlement 37, qui sera modifié sous peu).
  • Acheteur décentralisé : personne désignée par les autorités de son secteur pour recevoir du directeur du Service des approvisionnements une délégation de pouvoirs en vue de réaliser les achats décentralisés de son secteur. Les achats inférieurs à 5000 $CA (avant taxes) se font au moyen de la carte d’achat, tandis que les achats supérieurs à 5000 $ et les achats de produits restreints nécessitent la préparation d’une demande dans le programme FAST WebRequisition.
  • Acheteur régional : personne désignée conjointement par les autorités compétentes de sa faculté ou de son service et le Service des approvisionnementsafin d’effectuer des achats de biens et de services dont la valeur totale ne dépasse pas 50 000 $CA. L’acheteur régional procède avec la carte d’achat, ou par inscription des demandes dans FAST WebRequisition pour les achats supérieurs à 5000 $ et les produits restreints. Cet acheteur doit au préalable avoir obtenu une formation duService des approvisionnements.
  • Agent de contrat : personne désignée qui prépare, négocie et signe les contrats (entre 5000 $CA et 100 000 $CA) pour la fourniture de services : honoraires professionnels, fournisseurs de services ou experts-conseils.
  • Approbateur :personne qui, sous l’autorisation de son doyen ou directeur, est chargé de gérer les budgets et d’approuver les dépenses de son secteur à l’aide de FAST WebRequisition, de FAST Pcard ou de Banner, selon le type d’achat. L’approbateur désigné par l’Université a pour tâche d’approuver des achats dans le cadre de ses fonctions et au nom de l’établissement, jusqu’à concurrence d’un montant maximal total préétabli et conforme aux textes législatifs en vigueur au moment de l’achat.
  • Approvisionneur : agent chargé des approvisionnements au Service des approvisionnements. L’approvisionneur est chargé d’effectuer les achats centralisés d’un montant supérieur à 5000 $CA, de vérifier les contrats et d’émettre les bons de commande. Les approvisionneurs du Service des approvisionnements sont répartis dans deux secteurs : le secteur Exploitation et le secteur Recherche.
  • Bon de commande : document (papier ou électronique) qui décrit le bien ou le service demandé, le prix et les modalités d’achat, et qui engage l’Université et les fonds de l’Université. Le bon de commande est un document qui lie l’Université et le fournisseur dans une obligation contractuelle. Le bon de commande a force de loi, et toute violation des obligations qui en découlent peut avoir des conséquences juridiques.
  • Carte d’achat : mode d’achat et de paiement de factures approprié pour les achats décentralisés. Les limites des cartes d’achat peuvent varier selon le profil des besoins. L’émission des cartes d’achat est la responsabilité conjointe du Service des approvisionnements et du Service des finances (voir le Règlement 75 pour obtenir des précisions).
  • Carte de voyage : mode de paiement approprié pour régler les frais de voyage. L’émission des cartes de voyage est la responsabilité conjointe du Service des approvisionnements et du Service des finances (voir le Règlement 21 pour obtenir des précisions).
  • Certificat d’acceptation : certificat livré avec l’instrument scientifique acheté et remis au chercheur (ou à son délégué) lorsque l’entreprise a procédé à l’installation de l’instrument et à la vérification de son fonctionnement. Le chercheur ou son délégué signe le certificat pour signifier qu’il accepte l’instrument tel qu’il a été installé et testé. Le certificat atteste donc le transfert de propriété de l’instrument à l’Université d’Ottawa.
  • Consultant: expert-en-la matière qui avise ou donne conseil basé sur son expertise sur des sujets stratégiques. Non-consultant serait un fournisseur de service.
  • Contrat de service, consultation ou d’honoraires professionnels :c ontrat de service établi selon les facteurs de détermination du statut d’emploi définis par l’Agence du revenu du Canada. Les paiements relatifs à ce type de contrat sont faits selon un statut d'honoraires professionnels.
  • Demande d’achat : document interne qui décrit l’article à acheter, le prix et les modalités d’achat. Ce document est rédigé et signé par l’usager et par le responsable d’un projet de recherche ou son délégué.
  • Demande de dérogation : demande rédigée en prévision d’une transaction dérogatoire. Elle énonce les raisons motivant le non-respect des procédures habituelles.
  • Demande électronique d’achat : document électronique entré dans FASTWebRequisition et nécessaire pour générer le bon de commande. Cette demande engage les fonds de l’Université. La demande électronique d’achat n’est pas un contrat et n’a pas force légale. Il n’y a aucune limite de montant pour l’inscription d’une demande au système financier.
  • Détenteur de carte d’achat : personne désignée qui effectue l’achat de biens et de services de moins de 5000 $CA. Ces achats doivent être faits avec la carte d’achat, peu importe le mode de transaction commerciale utilisé (sites Web compris).
  • Directeur : directeur du Service des approvisionnements ou son représentant.
  • Directeur adjoint (Recherche) : gestionnaire du secteur Recherche, au Service des approvisionnements, responsable des achats payés à même les budgets de recherche de l’Université d’Ottawa.
  • Directeur adjoint (Exploitation) : gestionnaire du secteur Exploitation, au Service des approvisionnements, responsable des achats payés à même les budgets d’exploitation de l’Université d’Ottawa.
  • Facture : pièce comptable remise par un fournisseur pour un bien ou un service reçu. La facture comporte le nom et l’adresse de l’usager, la date de l’achat, la description du bien ou du service, le prix, les modalités de paiement et les taxes.
  • Fournisseur de service : personne ou société qui exécute un travail, un mandat, une tâche ou crée un produit livrable.  Pour la livraison de consultation voir 'consultant'.
  • Gestionnaire : doyen, directeur ou toute autre personne ayant reçu une délégation de pouvoirs de ces derniers.
  • Justification : document rédigé par l’usager dans une situation dite de fournisseur unique ou dans le cas où l’offre (coût du bien ou du service) du fournisseur retenu est plus élevée que les autres offres soumises.
  • Mesure de contrôle :mesure de vérification mise en place pour évaluer si les étapes de la chaîne d’approvisionnement sont conformes aux normes et aux procédures établies.
  • Offre de prix : document remis par un fournisseur et indiquant la valeur marchande d'un bien ou d’un service pour une période déterminée. Ce document n’équivaut pas à une facture. Il est strictement interdit de payer un achat à partir d’une offre de prix.
  • Payeur : personne désignée par les autorités de son secteur, qui procède au paiement d’une facture à l’aide de la carte d’achat ou qui entre l’information de la facture dans Banner, en conformité avec les politiques et procédures de l’Université.
  • Requérant : toute personne désignée par le gestionnaire d’une faculté ou d’un service pour inscrire au système financier les demandes à imputer au budget de fonctionnement ou de recherche. Le requérant doit préalablement obtenir un compte FAST WebRequisition lui permettant d'effectuer des demandes électroniques d'achat. Rappelons cependant que le requérant ne peut produire de bons de commande, cette responsabilité revenant exclusivement aux approvisionneurs.

Note : Le requérant, l’approbateur, l’acheteur décentralisé et le gestionnaire ne peuvent exercer l’autorité leur ayant été déléguée qu’à l’intérieur de leur propre unité organisationnelle.

  • Secteur Exploitation : secteur responsable des achats de biens et de services payés à même les budgets d’exploitation de l’Université d’Ottawa.
  • Secteur Recherche : secteur responsable des achats de biens et de services payés à même les budgets de recherche de l’Université d’Ottawa.
  • Système Sharepoint FCI :système de mise en commun des renseignements et des dossiers se rapportant aux projets de recherche subventionnés par la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI).
  • Transaction : toute entente qui engage l’Université d’Ottawa dans une obligation contractuelle pour un bien ou un service.
  • Transgression : action d’effectuer, sans demander de dérogation, une transaction qui transgresse les procédures établies.
  • Usager : membre du personnel de soutien, membre du personnel enseignant ou chercheur (ou encore son délégué) qui demande un bien ou un service déclaré admissible pour usage à l’Université d’Ottawa. 

RÔLES DU SERVICE DES APPROVISIONNEMENTS

4.     L'Université gère des fonds publics. Elle se doit donc d’entretenir des relations d'affaires avec des fournisseurs qui sont reconnus tant pour leurs capacités de respecter leurs obligations contractuelles que pour leur rendement, leur solvabilité et leur réputation.

5.     Le Service des approvisionnements est responsable de la chaîne d’approvisionnement et est le porte-parole officiel de l’Université dans toute transaction commerciale.

6.     Le Service des approvisionnements est chargé d’amorcer les processus d’achat et de gérer les processus d’appel d’offres selon les meilleures pratiques possible. Il voit à ce que la chaîne d’approvisionnement respecte les lois et les politiques provinciales.

7.     Le Service des approvisionnements est le principal négociateur pour les contrats de biens et de services, en plus d’être le seul responsable de l’émission des bons de commande pour des biens ou services dont la valeur est supérieure à 5000 $.

8.     Le Service des approvisionnements a la responsabilité d’agir en tant qu'expert-conseil pour effectuer des analyses de marché et pour chercher de nouveaux fournisseurs. Il fait des recherches sur les produits et sur leur valeur marchande.

9.     Le Service des approvisionnements est responsable des aspects transactionnels et contractuels des ententes, tels que les cautionnements de soumission et d’exécution, les assurances, etc.

10.   Le Service des approvisionnements promeut et souhaite l’amélioration des façons de faire, le recours à des pratiques exemplaires et l’éthique en approvisionnement auprès des gestionnaires, des acheteurs régionaux, des acheteurs et des chercheurs.

11.   Le Service des approvisionnements est responsable de la formation du personnel de l’Université en matière d’approvisionnement et, par des mesures de contrôle, assure des pratiques adéquates.

12.   Enfin, le Service des approvisionnements est responsable de la gestion des relations avec les fournisseurs.

ENVIRONNEMENT

13.   Les acheteurs et approvisionneurs prennent en considération le respect de l’environnement dans le cadre de tous les achats effectués pour l’Université, conformément aux politiques et aux principes* établis par l’établissement. L’équipe du Service des approvisionnements sensibilise les requérants des facultés et des services à la philosophie de l’Université en matière d’environnement, afin qu’ils l’appliquent dans leurs transactions.

Produits restreints

14.   Par produit restreint, on entend :

  • les produits dangereux (fusils, etc.)
  • les produits contrôlés (virus, uranium, etc.)
  • les produits normalisés (équipement audiovisuel, matériel informatique, meubles, etc.)       

15.   Le personnel de chaque faculté ou laboratoire conserve une liste des produits dangereux reçus, utilisés ou éliminés. Les achats de produits dangereux se font toujours avec l’autorisation du chef de la radiation et de la biosécurité. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, consultez un membre du Service des approvisionnements ou communiquez avec le Bureau de la gestion du risque, au 613‑562‑5892.

*Voir le Règlement 72 (Protection environnementale)et le Règlement 91 (Gestion de l’environnement)pour de plus amples renseignements.

 

SECTION 2

PROCÉDURES D’APPROVISIONNEMENT 

SYSTÈME HYBRIDE D’APPROVISIONNEMENT DE L’UNIVERSITÉ

16.   L’Université dispose de deux (2) systèmes d’achats, à savoir : 

  • un système d’achats décentralisés : achats de biens ou de services dont le montant ne dépasse pas 5000 $CA (avant taxes). L’achat décentralisé est effectué par une personne autorisée par le Service des approvisionnements. Il se fait au moyen de la carte d’achat et conformément aux contrats négociés par le Service des approvisionnements. Il est strictement interdit de diviser un achat supérieur à 5000 $ en plusieurs petits achats.
  • un système d’achats centralisés : achats de biens ou de services qui requièrent un bon de commande et dont la valeur est supérieure à 5000 $. Il peut aussi s’agir d’un achat restreint (voir le Règlement 37) ou d’un achat d’articles exclus des achats décentralisés (voir l’annexe B). L’achat centralisé se fait conformément aux contrats négociés par le Service des approvisionnements. Les achats sont effectués dans deux (2) secteurs : Exploitation et Recherche. Le diagramme ci-joint donne une vue d’ensemble de l’approvisionnement à l’Université.
     

Les types d’achats à l’Université d’Ottawa

Fonds d’exploitation                               Fonds de recherche (FCI et autres)

 RÉPERTOIRE DES FOURNISSEURS

 17.   Avant de nouer une relation d’affaires avec l’Université, chaque fournisseur remplit une fiche de données dont les éléments sont analysés par le Service des approvisionnements. Chaque fournisseur avec qui l’Université conclut une entente doit absolument adhérer au Protocole de relation d'affaires avec l'Université d'Ottawa.  

18.   Le Service des approvisionnements établit et gère un répertoire des fournisseurs monté à partir des fiches de données des fournisseurs et de toute autre information jugée pertinente. La fiche de données du fournisseur est mise à jour tous les cinq ans. 


FOURNISSEURS ET SOUMISSIONNAIRES PRÉQUALIFIÉS

19.   Conformément à l’article 18.1 du Règlement 36, les fournisseurs admissibles sont ceux qui :

  • exercent leurs activités commerciales de façon permanente;
  • jouissent d'une excellente réputation dans leur domaine de spécialité;
  • jouissent d’une stabilité financière;
  • disposent de moyens efficaces de production et/ou de distribution;
  • peuvent fournir une garantie;
  • assurent, dans les délais demandés, la livraison des biens ou l'exécution des services requis;
  • possèdent d'excellentes références;
  • démontrent leur volonté de nouer avec l’Université des relations d’affaires et de partenariat qui dépassent la simple notion de vente de produits et services, c’est-à-dire qui apportent une contribution pouvant prendre différentes formes : technique, technologique, financière, ou liée à la recherche et au développement, au recrutement d’étudiants ou aux programmes coopératifs de l’Université. 

20.   L’Université lancera un appel d’offres afin de préqualifier un certain nombre de fournisseurs-clés potentiels pendant une période déterminée, pour un produit ou un groupe de produits ou pour un service ou un groupe de services.

21.   Par la suite, l’Université se réserve le droit, en temps voulu et selon l’expression des besoins, de négocier avec l’une ou l’autre des entreprises préqualifiées et, à sa seule discrétion, d’octroyer un contrat d’achat ou de service.

22.   L’Université se réserve aussi le droit de mettre en concurrence les entreprises préqualifiées.

23.   Le Service des approvisionnements est chargé de déterminer, parfois avec la collaboration de l’usager, si un fournisseur ou un soumissionnaire est convenable selon les besoins.
 

SECTION 3

PROCÉDURE – ACHATS DÉCENTRALISÉS

PROCÉDURE D’ACHAT

24.   Les procédures d’achat varient selon le type d’achat, le montant, le secteur pour lequel il est fait, etc. Il est donc primordial de se poser plusieurs questions avant de faire un achat. Le tableau ci-dessous offre une vue d’ensemble des questions pertinentes et des éléments de réponse qui s’y rattachent. Les paragraphes qui le suivent donnent toutes les précisions permettant de réaliser les transactions en conformité avec les procédures établies par l’Université.

QUESTIONS À SE POSER

Question

Description du bien ou du service

Quoi consulter, que faire?

L’achat est-il fait avec des fonds de recherche?

Achat pour un projet de recherche subventionné par la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI) ou autre.

 

Peu importe le montant.

  • Lire la section 7 de la présente méthode pour connaître les procédures à suivre.
  • Consulter l’équipe du S.A., secteur Recherche.

La valeur de l’achat est-elle supérieure à 5000 $?

OUI = Achat centralisé

 

 

 

 

 

 

 

 

NON = Achat décentralisé

 

  • Faire affaire avec le S.A.
  • Préparer une demande électronique dans FAST WebRequisition. Un approvisionneur du S.A. émet le bon de commande et le transmet au fournisseur. Consulter la section 4 de la Méthode, p. 15.
  • Utiliser les contrats négociés de l’Université et ceux de l’Association canadienne du personnel administratif universitaire. Commander avec la carte d’achat, dans la mesure du possible. [CS1]
  • Passer la commande et payer le fournisseur avec la carte d’achat. Sinon entrer le paiement dans Banner.
  • Voir les paragraphes 25 à 28 pour des instructions plus complètes.

S’agit-il d’un bien restreint?

 

Produits dangereux :

substance ou produit interdit ou limité par la Loi sur les produits dangereux, L.R.C. (1985), ch. H‑3

  • Produits radioactifs et autres

OU

Produits contrôlés :

produits, matières ou substances qui sont réglementés par le SIMDUT (gaz comprimés, matières inflammables, etc.)

  1. Voir le Règlement 37pour obtenir la liste des articles. Ces articles nécessitent un bon de commande.
  2. Consulter les spécialistes de la gestion du risque. Remplir le formulaire indiqué pour ce type de produit et l’acheminer au chef de la radiation et de la biosécurité pour approbation et signature.

 

Produits normalisés (selon les normes de l’Université) :

Équipement audiovisuel > 1000 $;

Appareil domestique > 500 $;

Mobilier, autre que les chaises, classeurs et autres accessoires;

Équipement informatique;

Papeterie officielle de l’Université et papier.

Voir le Règlement 37ou le Règlement 82, le Service des immeubles, le Service de l’informatique et des communications (SIC).

S’agit-il d’un article exempté du Règlement 36?

Frais de voyage, achat de livres, etc.

Voir l’annexe C de la Méthode.

S’agit-il d’honoraires professionnels ou de services de consultants?

 

Un agent de contrat peut s’occuper des contrats de moins de 100 000 $.

 

Moins de 5000 $ : pas besoin de contrat.

 

Voir la section 5 de la Méthode. Rédiger un contrat à l’aide de l’outil en ligne Clauses professionnelleset transmettre une copie au S.A.

Est-ce que je paie une facture?

L’achat a déjà été fait.

Voir le tableau figurant à la p. 13 de la Méthode.

 

25.   Pour les achats d'une valeur inférieure à 5000 $, l'émission d'un bon de commande n'est pas nécessaire, sauf si le bon de commande est exigé par le fournisseur, et sauf s’il s’agit de produits radioactifs ou de certains produits dangereux dont la loi exige le contrôle (consultez l’annexe B et le Règlement 37 pour plus d’information à ce sujet).

26.   Avant de passer une commande, l’acheteur régional, l'acheteur décentralisé ou le gestionnaire vérifie si un contrat a déjà été négocié par le Service des approvisionnements : www.ressourcesfinancieres.uOttawa.ca/doc-ref/negociated-contracts-fr.php?stakeholder=employee.En achetant d’un des fournisseurs ayant un contrat avec l’Université, l’acheteur honore les engagements contractuels de l’établissement.

27.   Si aucun contrat négocié par le Service des approvisionnements n'existe, l’acheteur régional, l'acheteur décentralisé ou le gestionnaire vérifie sur Internet si des contrats ont déjà été négociés par le gouvernement de l'Ontario ou par l’Ontario University Purchasing Management Association (OUPMA). Le cas échéant, les acheteurs régionaux, les acheteurs décentralisés et les gestionnaires sont invités à en tirer avantage.

28.   Si aucun contrat négocié par le Service des approvisionnements ou par le gouvernement de l’Ontario n'existe déjà pour l’achat envisagé, l’acheteur régional, l'acheteur décentralisé ou le gestionnaire doit se reporter à la section suivante pour prendre connaissance de la procédure à suivre.

CYCLE D’ACHAT DU SYSTÈME DÉCENTRALISÉ

Ces achats sont réalisés par les acheteurs décentralisés des facultés et des services.

 DOCUMENTATION REQUISE

29.   Le tableau ci-dessous indique le nombre d’offres de prix requises selon la catégorie de transaction et le montant limite pour lancer un appel d’offres.

Achats décentralisés         

Montant de la transaction

Moyen permis

Documentation requise

1 à 300 $

Petite caisse

Carte d’achat

Demande interne

Reçu/facture

Reçu/facture

Reçu/facture

301 à 5000 $

Carte d’achat

Demande interne

1 offre de prix écrite recommandée

  

Achats centralisés  

Montant de la transaction

Personne autorisée

Documentation requise

5001 à 10 000 $

Acheteur régional

Approvisionneur du S.A.

1 offre de prix écrite

10 001 à 50 000 $

Acheteur régional

Approvisionneur du S.A.

2 offres de prix écrites

50 001 à 100 000 $

Approvisionneur du S.A.

3 offres de prix écrites

> 100 000 $

Approvisionneur du S.A.

MERX

30.   Le Service des approvisionnements n'est pas tenu d'inviter, pour chaque demande d'offres de prix ou chaque appel d'offres, tous les fournisseurs préqualifiés figurant dans le fichier des fournisseurs. Le Service des approvisionnements doit inviter au minimum le nombre de fournisseurs qui est inscrit dans le tableau ci-dessus.

 Note : Une offre de prix écrite est obligatoire pour tout achat effectué dans le cadre d’une recherche subventionnée par la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI), quel qu’en soit le montant.

BORDEREAU DE LIVRAISON

31.   À la réception de la marchandise, notez sur le bordereau de livraison toute anomalie relative à l’état de la marchandise et aux quantités reçues. Par la suite, joignez le bordereau de livraison à la facture.

FACTURE

32.   Comme indiqué au site WEB du Service des finances, avant de procéder au paiement d’une facture, veuillez vous assurer que le bien a été reçu en bon état ou que le service a été rendu. 

33.   Sur la facture, vérifiez les renseignements suivants :

  • la description du ou des biens/services reçus;
  • la quantité;
  • le numéro du bon de commande (pour un achat centralisé);
  • le numéro de la carte d’achat et/ou de la demande (pour un achat décentralisé);
  • la date et le numéro de la facture;
  • le prix facturé à l’unité;
  • le coût total;
  • les taxes applicables;
  • les modalités de paiement. 

34.   Il est important d’acquitter la facture selon les conditions de l’achat. Si tout est conforme, demandez alors les approbations et les signatures requises permettant d’effectuer le paiement.

35.   Le tableau ci-dessous indique quel guide de l’utilisateur consulter pour effectuer le paiement requis.

Valeur de l’achat

Méthode d’achat

Paiement par

Système

Guide de l’utilisateur

Achat ≤ 5000 $

Décentralisé

Demande d’achat

Payeur de la faculté ou du service

Banner

Comptes à payer

Achat ≤ 5000 $

Décentralisé

Carte d’achat

Réconciliateur

FASTPCard

Carte d’achat

Achat > 5000 $

  • Demande électronique d’achat
  • Bon de commande

Agent financier du Service des finances (central)

Banner

Achats

 Pour les budgets d’exploitation

36.   Conservez au dossier de la commande l’offre de prix écrite, le bordereau de livraison, la facture originale, ainsi que tout autre document pertinent à la transaction (courriels, télécopies, etc.).

37.   Pour tout achat supérieur à 5000 $, conservez l’offre de prix et/ou la copie du contrat, une copie de la facture, le bordereau de livraison et le certificat d’acceptation. La facture originale est envoyée au Service des finances.

 Pour tous les budgets de recherche

38.   Admissibilité du bien ou du produit : l’approvisionneur, préalablement à l’achat, vérifie avec le Service des finances si le bien ou le service est admissible compte tenu de l’objet de la subvention de recherche. Le Service des approvisionnements est chargé de verser une copie de ces documents dans le système Sharepoint FCI.

39.   Douane : quand un produit est acheté à l’extérieur du pays, l’acheteur vérifie si le formulaire de dédouanement concorde avec la valeur réelle du produit commandé.

Note : La section 7 de la présente méthode contient tous les renseignements concernant les projets de recherche FCI et leur documentation.

Transactions de plus de 100 000 $

40.   En conformité avec l’Accord sur le commerce intérieur (Canada), pour tout achat de biens ou de services d’une valeur de plus de 100 000 $ – occasions génératrices de revenus pour l’Université comprises –, le Service des approvisionnements affiche un appel d’offres en bonne et due forme sur le système électronique MERX (budget de fonctionnement ou budget de recherche).

DÉROGATION

41.   Si l’acheteur ne peut obtenir le nombre minimal d’offres écrites par catégorie, il remplit le formulaire DF36, Demande de dérogation, donne les raisons de la dérogation, joint une copie à la demande et conserve une copie au dossier.

TRANSGRESSIONS

42.   Le Service des approvisionnements analysera, à l'aide d'outils de contrôle, les transactions effectuées qui sont jugées non conformes aux règlements et méthodes de l'Université. Le Service des approvisionnements en informera les gestionnaires et les aidera à remédier à ce genre de transgressions.

43.   Les transgressions d'une valeur inférieure à 10 000 $ seront analysées et traitées par le directeur du Service des approvisionnements.

44.   Les transgressions d'une valeur supérieure à 10 000 $ et inférieure à 50 000 $ seront confiées, aux fins d’étude et d’approbation, au vice-recteur aux ressources.

45.   Une fois analysées par le directeur du Service des approvisionnements, les transgressions d’une valeur supérieure à 50 000 $ et inférieure à 500 000 $ seront confiées au Comité d’administration par le vice-recteur aux ressources.

46.   Le Comité d’administration fera suivre au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs toutes les transgressions d’une valeur supérieure à 500 000 $.        

47.   Un rapport semestriel des transgressions sera établi et acheminé, à titre d’information, au Comité de vérification du Bureau des gouverneurs de l’Université.

URGENCES

48.   Une urgence est une situation particulière qui comporte un risque ou qui représente un coût additionnel pour l’Université, et qui nécessite qu’une transaction soit effectuée rapidement sans que l’usager puisse se conformer à toutes les dispositions prévues par les politiques d’achat. Cependant, l’usager rédige et verse, dans les dossiers du Service des approvisionnements, une explication décrivant les circonstances de la transaction. Pour un achat urgent d’une valeur supérieure à 5000 $, l’usager demande au directeur du Service des approvisionnements de traiter la demande. La valeur de la transaction urgente ne doit en aucun cas dépasser 100 000 $.

49.   Il faut ensuite entrer la demande électronique dans le système FAST WebRequisition comme d’habitude, et le Service des approvisionnements prépare le bon de commande en ajoutant la mention « confirmation »

50.   Dans le cas d'une transaction supérieure à 500 000 $ qu'un cadre supérieur ne peut approuver dans de brefs délais, le directeur du Service des approvisionnements peut assumer cette responsabilité. Celui-ci doit par la suite justifier sa décision auprès des autorités compétentes.

CONFLIT D'INTÉRÊTS

51.   Il faut observer le paragraphe 5 du Règlement 70 au sujet des conflits d’intérêts : Tout contrat avec l'Université pour l'achat et la vente de marchandises ou de services ou pour la location en vertu duquel un membre du personnel peut recevoir un bénéfice directement ou indirectement ne peut être autorisé que par le vice-recteur aux études ou le vice-recteur aux ressources. 

SECTION 4

PROCÉDURE – ACHATS CENTRALISÉS

Cycle d’achat du système centralisé > 5000 $

Cycle d’achat du système centralisé > 5000 $

SOUMISSIONS CONCURRENTIELLES

52.   Le Service des approvisionnements est responsable de tous les services suivants : appels d’offres, demandes d’offres de prix, demandes de propositions, demandes d’information, demandes d’expressions d’intérêt.

Appel d’offres

  • Obligatoire pour les contrats de biens ou de services d’une valeur égale ou supérieure à 100 000 $.
  • Comprend une description détaillée (notamment les spécifications techniques) des biens ou services requis, de même qu’un ensemble de règles précises à suivre.
  • Les fournisseurs doivent répondre au plus tard à la date et à l’heure indiquées.
  • Peut être envoyé à des fournisseurs précis ou être ouvert aux entreprises en général.
  • L’évaluation des offres reçues est effectuée en conformité avec les dispositions de l’appel d’offres et/ou des critères d’évaluation.
  • L’approvisionneur affiche le résultat de l’appel d’offres sur MERX.

Demande de propositions

  • Utilisée lorsque l’approvisionneur ne décrit pas en détail le bien ou le service, ni les spécifications requises, ni la méthode selon laquelle le bien ou le service doit être fourni.
  • L’approvisionneur veut ainsi évaluer la créativité dont font preuve les fournisseurs dans l’approche proposée pour atteindre les résultats escomptés et la variété des produits ou des services offerts.
  • Les fournisseurs jouissent d’une certaine flexibilité.
  • Les propositions sont évaluées selon des critères d’évaluation préétablis.
  • Les demandes de propositions sont assujetties aux mêmes règles et lois qui régissent les processus d’appel d’offres.

Demande d’offres de prix

  • Utilisée pour l’achat de biens ou de services d’une valeur inférieure à 100 000 $.
  • Les fournisseurs se font concurrence dans un environnement où les règles sont connues d’avance (spécifications techniques ou autres).
  • Si aucun critère d’évaluation n’est précisé à l’avance, c’est le prix qui sera l’élément déterminant, à moins qu’une clause n’ait préalablement stipulé que le prix le plus bas ne garantit pas automatiquement l’octroi du contrat.
  • Ce processus constitue un moyen efficace pour obtenir les prix les plus compétitifs du marché.

Demande d’information

  • Utilisée lorsque l’approvisionneur souhaite obtenir de l’information (avec ou sans prix) dans le but de connaître un marché particulier.
  • Moyen efficace pour recueillir, auprès de fournisseurs potentiels, des renseignements sur l’évolution technologique, les marchés disponibles et la concurrence.


Demande d’expressions d’intérêt

  • Utilisée lorsque l’approvisionneur cherche des fournisseurs disposés à offrir un service spécialisé selon des paramètres préétablis.
  • Aucun contrat ne découle de ce processus.

Avis d’intention d’octroi

  • Utilisé lorsqu’il existe un seul fournisseur acceptable qui peut fabriquer le bien requis ou offrir le service demandé.
  • L’approvisionneur doit obtenir du fournisseur une attestation à cet égard, et l’usager, dans le cas de la fabrication d’un instrument, doit fournir à l’approvisionneur une justification écrite précisant la nécessité d’utiliser cet instrument plutôt qu’un autre.

SOURCE UNIQUE D’APPROVISIONNEMENT

53.   À moins d’un monopole ou d’une situation monopolistique connue, quel que soit le type de bien ou de service à acquérir et quel que soit le mode de financement, la source unique d’approvisionnement doit être justifiée par une étude approfondie du marché et des sources d’approvisionnement. Cette étude doit, entre autres, comprendre la diffusion d’un appel d’offres, ou d’une demande d’offres de prix, ou d’une demande d’information, ou d’une expression d’intérêt, ou encore d’un avis d’intention d’octroi sur le système électronique d’appels d’offres MERX.

54.   Il arrive, exceptionnellement, qu’une seule source d’approvisionnement puisse répondre adéquatement aux besoins précis de l’Université. C’est parfois le cas en recherche. Ces circonstances sont rares, et elles doivent être justifiées et documentées. Pour les achats de plus de 100 000 $, un avis d’intention d’octroi doit être affiché sur MERX pour une période d’au moins 15 jours civils.

LIMITES D’AUTORISATION

55.   Voici les limites qui s’appliquent aux acheteurs décentralisés, aux approvisionneurs centralisés ou régionaux et aux agents de contrat.

 

Appels d’offres

Approbation des bons de commande ou des contrats

Acheteurs décentralisés

Sans objet

5000 $

Acheteurs régionaux

50 000 $

50 000 $

Agents de contrat

 

≥100 000 $

Approvisionneurs

200 000 $

100 000 $

Approvisionneurs principaux

300 000 $

200 000 $

Directeurs adjoints des secteurs Exploitation et Recherche

500 000 $

300 000 $

Directeur

Aucune limite

500 000 $

Vice-recteur aux ressources

Sans objet

> 500 000 $

 PRINCIPAUX ÉLÉMENTS QUI COMPOSENT UN APPEL D’OFFRES, UNE DEMANDE DE PROPOSITIONS, UNE DEMANDE D'OFFRES DE PRIX OU DEMAÉNDE D'INFORMATION

  • Conditions générales de l’Université d’Ottawa;
  • Conditions particulières de l’Université d’Ottawa, s’il y a lieu;
  • Spécifications techniques des biens ou des services requis;
  • Principaux critères d’évaluation;
  • Quantité requise;
  • Date de livraison;
  • Prix;
  • Conditions d’achat;
  • Assurances, s’il y a lieu;
  • Cautionnement de soumission, s’il y a lieu;
  • Point FOB (ou INCOTERMS CCI 2000);
  • Moyens de transport;
  • Transport inclus ou non;
  • Taxes (TPS, TVP);
  • Date de la fermeture de l’appel d’offres, de la demande de propositions, de la demande d’offres de prix ou de la demande d’information.

56.   L’équipe du Service des approvisionnements indique clairement, dans le processus d’appel d’offres, les personnes-ressources de l’Université pour des sujets précis (questions techniques, renseignements généraux, etc.).

SOUMISSIONS

57.   Pour favoriser la saine concurrence et obtenir les meilleures offres et les meilleurs contrats possibles, il faut respecter le procédé d’appel d’offres mis en place.

Responsabilité

58.   Il faut en tout temps réaliser les transactions selon les normes de la présente méthode. Toutefois, s’il est impossible d’inviter le nombre minimum prescrit de soumissionnaires dans une catégorie particulière, on doit garder dans les dossiers de soumission une note donnant les raisons de la dérogation (formulaire DF36 – Demande de dérogation).

59.   Lorsqu’une ouverture publique est prévue, au moins deux représentants du Service des approvisionnements doivent être présents. Les soumissionnaires qui ont déposé une offre en bonne et due forme et l’usager qui a fait la demande peuvent assister à la séance.

60.   Dans la mesure où c’est utile, les prix sont divulgués lors de l’ouverture des soumissions.

61.   Les soumissionnaires ne peuvent modifier leur offre après le dépouillement.

62.   Les offres qui ne respectent pas les conditions décrites dans l’appel d’offres ou qui sont incomplètes peuvent être rejetées.

ANALYSE DES SOUMISSIONS

63.   Au moment de préparer un appel d’offres, une demande d’offres de prix ou une demande de propositions, l’approvisionneur détermine, avec l’aide de l’usager, les critères d’évaluation. Pour analyser les soumissions reçues, l’approvisionneur prépare un tableau à l’aide d’un chiffrier électronique. Il y consigne tous les points d’évaluation quantitative en répertoriant les quantités, les prix unitaires et les totaux pour chacune des configurations demandées, ou en adaptant le tableau s’il s’agit d’un achat de services. Ce tableau comprend toutes les données fournies par les soumissionnaires.

64.   En plus des données quantitatives, l’approvisionneur répertorie les données qualitatives : la garantie, l’échéance des paiements, le service après-vente, le respect des dates de livraison prévues, etc.

RECOMMANDATION

65.   Une fois le tableau terminé, l’approvisionneur recommande un fournisseur et fait approuver son choix par son superviseur. Par la suite, l’approvisionneur transmet à l’usager la recommandation du Service des approvisionnements.

66.   Si l’usager n’accepte pas la recommandation, il donne les motifs de son désaccord par écrit. En cas de désaccord, le vice-recteur aux ressources agit comme arbitre.

67.   Le contrat est généralement accordé au soumissionnaire s’étant conformé aux clauses de l’appel d’offres et ayant présenté la meilleure soumission selon les critères d’évaluation énoncés dans l’appel d’offres.

68.   Dans les cas où les critères d’évaluation n’ont pas été établis au préalable, la soumission offrant le meilleur rapport qualité-prix sera sélectionnée.

69.   Dans le cas où la recommandation est d’accorder le contrat à un soumissionnaire autre que celui ayant offert le meilleur rapport qualité-prix, l’approvisionneur justifie le choix proposé.

70.   La recommandation fait état de l'objet de l'appel d'offres et de tous les éléments déterminants. 

SECTION 5

CONTRATS DE CONSULTATION OU D’HONORAIRES PROFESSIONNELS

71.   En ce qui concerne l’attribution de contrats de consultation ou d’honoraires professionnels, il faut d’abord consulter les règles de détermination du statut d’emploi établies par l’Agence du revenu du Canada (ARC) et les appliquer (voir les directives RC4110 dans le site Web de l’ARC). À l’Université, les personnes considérées comme employées sont normalement des personnes que l’on paye par suite d’une demande de rémunération ou pour lesquelles un formulaire SPAF est utilisé. Pour plus d’information, consultez le www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/rc4110/LISEZ-MOI.html.

Définitions

72.   Les honoraires sont des rétributions contractuelles accordées en échange de services fournis par des personnes auxquelles s’appliquent les conditions de l’Agence du revenu du Canada.

73.   Parmi les professions visées par le paiement d’honoraires professionnels, on trouve les médecins, les dentistes, les pharmaciens, les infirmiers, les vétérinaires, les avocats, les notaires, les comptables, les arpenteurs, les ingénieurs et les architectes, à condition que ces personnes ne soient pas considérées comme des employés au sens de la définition établie par l’ARC.

74.   Les contrats de consultation ou d’honoraires professionnels (qu’ils soient octroyés à des particuliers ou à des personnes morales) sont des contrats d’achat et de service et, par conséquent, ils sont assujettis à l’application du Règlement 36.

Exclusions

75.   L’enseignement des cours régis par les conventions collectives, c’est-à-dire les cours comportant des crédits d’enseignement et les cours de langues de l’Institut des langues officielles et du bilinguisme, est rémunéré par salaire, tel que le précise le Règlement 5.

76.   Sont aussi exclus : les avocats recrutés pour les besoins du conseiller juridique de l’Université; les ingénieurs, architectes et professionnels de la construction embauchés par le Service des immeubles (Règlement 113 du Service des immeubles); les honoraires professionnels payés par voie de demande de rémunération au Service des ressources humaines; ainsi que les contrats de recherche.

Ententes de moins de 5000 $

77.   Les ententes de moins de 5000 $ ne requièrent aucune demande d’offres de prix ou signature de contrat. L’acheteur peut simplement demander au consultant une offre de prix et une description du service, et lui octroyer le travail à effectuer. La documentation doit, bien entendu, être conservée.

Contrats de consultation ou d’honoraires professionnels d’une valeur supérieure à 5000 $ et inférieure à 100 000 $

78.   L’octroi d’un contrat de consultation dont la valeur est supérieure à 5000 $ mais inférieure à 100 000 $ se fait à la suite d’une demande d’offres de prix. Le tableau des achats centralisés dans la section « Documentation requise », p. 11, indique le nombre minimum d’offres à obtenir selon la valeur estimée du contrat.

79.   Les demandes d’offres de prix peuvent être faites par le personnel du Service des approvisionnements. Cependant, une personne de la faculté ou du service concerné qui a reçu une délégation de pouvoirs du Service des approvisionnements peut demander tous les renseignements (offres de prix, description des services, etc.) nécessaires à l’établissement d’un contrat. La documentation doit être conservée localement.

80.   Une copie du contrat doit être acheminée au Service des approvisionnements, qui l’étudie et propose, s’il y a lieu, les modifications jugées nécessaires.

Contrats de consultation ou d’honoraires professionnels d’une valeur supérieure à 100 000 $

81.   En conformité avec l’Accord sur le commerce intérieur, tous les appels d’offres d’une valeur supérieure à 100 000 $ doivent être affichés sur le système électronique MERX de façon à être accessibles à toutes les entreprises canadiennes, quel que soit leur emplacement.

82.   L’Université utilise le système électronique d’affichage des appels d’offres publics « MERX ».

83.   Pour ce genre de contrat de consultation, une demande documentée doit être adressée au Service des approvisionnements, qui se chargera de rédiger et de diffuser l’appel d’offres préparé conjointement avec la faculté ou le service qui en fait la demande. Le Service des approvisionnements analyse les offres reçues et présente, à la faculté ou au service en question, une recommandation d’octroi de contrat justifiée et documentée. Conformément au règlement de l’Université sur l’approvisionnement en biens et services, et une fois toutes les approbations réglementaires obtenues, le contrat est signé par le personnel du Service des approvisionnements.

Contrats de consultation ou d’honoraires professionnels

Cycle d'achat du système décentralisé

SECTION 6

CONTRATS ET ATTRIBUTIONS

ÉTABLIR LA VALEUR D’UN CONTRAT

84.   La valeur globale d'un contrat à transactions multiples se calcule en additionnant les valeurs des transactions effectuées durant la période du contrat, y compris, s'il y a lieu, la période de prolongation. C’est la valeur globale qui est communiquée au Comité d’administration aux fins d’approbation. La valeur d’un contrat se calcule en additionnant les valeurs annuelles des transactions, taxes comprises, excluant la période de prolongation.

AVIS D’ATTRIBUTION DU CONTRAT

85.   Les soumissionnaires dont l’offre n’est pas retenue sont avisés de l’adjudication du contrat.

86.   Lorsque la valeur du contrat est de 100 000 $ ou plus, le Service des approvisionnements doit diffuser sur MERX le nom du ou des fournisseurs retenus. L’avis d’attribution du contrat ne doit être publié qu’une fois l’entente établie entre le fournisseur et l’Université. Il doit comprendre les dates de début et de clôture de l’entente ainsi que toutes les options relatives à sa prolongation et sa valeur totale.

87.   À la suite d'un appel d’offres, d'une demande d’offres de prix ou d'une demande de propositions d’une valeur inférieure ou égale à 500 000 $, une analyse des offres reçues est effectuée et une recommandation d’octroi du contrat est soumise au directeur du Service des approvisionnements pour approbation. Le directeur peut déléguer ses pouvoirs à cette fin aux gestionnaires des approvisionnements, aux approvisionneurs principaux et aux agents d’approvisionnement.

88.   Une fois approuvées par le directeur du Service des approvisionnements, les recommandations d’octroi de contrats qui font suite à un appel d’offres, à une demande d’offres de prix ou à une demande de propositions dont la valeur dépasse 500 000 $ sont acheminées au vice-recteur aux ressources aux fins d’approbation. Ce dernier se chargera d’informer, au besoin, le Comité d’administration.

89.   Une fois ces approbations confirmées, il revient au directeur ou, par délégation, au gestionnaire des approvisionnements, à l’approvisionneur principal ou à l'agent d'approvisionnement concerné, d'agir comme signataire autorisé des contrats et/ou des bons de commande.

90.   Si un contrat déjà accordé devait subir une variation de prix rendant la valeur du contrat supérieure à 500 000 $, le directeur, après avoir analysé la variation de prix, peut intervenir directement, pourvu que la valeur de l'augmentation ne dépasse pas 10 % de 500 000 $.

91.   Si la valeur de l'augmentation dépasse 10 % de 500 000 $, le directeur doit obtenir les autorisations hiérarchiques nécessaires.

 SECTION 7

DIRECTIVES ADDITIONNELLES POUR

LES PROJETS SUBVENTIONNÉS PAR LA FONDATION CANADIENNE POUR L’INNOVATION (FCI)

Collaboration étroite

92.   Le Service des approvisionnements est responsable de la chaîne d’approvisionnement et est le porte-parole officiel de l’Université pour toute transaction commerciale. Il négocie et signe les contrats de biens et de services pour l’Université. Les approvisionneurs du Service des approvisionnements ont l’autorisation de lancer des appels d’offres, des demandes d’offres de prix et des demandes d’expressions d’intérêt. Ils créent les bons de commande et négocient les contrats, selon les responsabilités assignées à chacun. Le Service des approvisionnements est donc un partenaire essentiel lors de tout achat à effectuer pour des projets de recherche.

93.   Dans le cadre des projets subventionnés par la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI), les approvisionneurs voient à l’obtention d’offres de prix et à l’achat de produits et services à payer avec les budgets de recherche de l’Université.

94.   De façon plus spécifique, les approvisionneurs du Service des approvisionnements détiennent une expertise considérable en négociation auprès des fournisseurs qui sont prêts à offrir à l’Université une « contribution en nature » propre à ces projets. Les approvisionneurs sont chargés d’évaluer l’admissibilité des contributions en nature proposées par les fournisseurs.

95.   De plus, l’équipe des approvisionneurs travaille en étroite collaboration avec les chercheurs afin de s’assurer que les équipements qu’ils ont demandés sont conformes aux critères techniques requis et respectent les budgets alloués.

Propositon de projet FCI

96.   Une fois que la faculté et le Bureau des initiatives de développement stratégique (IDS) ont approuvé la lettre d’intention du chercheur principal responsable d’un projet, la conception détaillée de la proposition peut commencer.

97.   Il est important, avant d’aller plus loin, de convoquer à une réunion le chercheur principal (ou son représentant), le facilitateur de la recherche et le Service des approvisionnements, afin d’établir la liste de tous les éléments requis pour le projet.

98.   Au cours de cette phase essentielle de préparation des budgets pour le projet, les responsabilités du Service des approvisionnements consistent à :

  • Communiquer les politiques et procédures relatives aux processus d’appels d’offres et d’achats;
    • obtenir, de la part des fournisseurs externes, des offres de prix correspondant aux critères de la FCI;
    • évaluer et approuver (ou rejeter) les offres de prix provenant de sources autres que celles sollicitées par le S.A.;
    • déterminer la juste valeur marchande des contributions en nature.
  • Voir à ce que le processus d’achat et toute la documentation liée aux contributions en nature respectent les critères de la FCI;
  • Aider à l’élaboration du budget pour le projet, en collaboration avec le chef de projet IDS et le facilitateur de recherche facultaire.

99. En attendant une réponse à la demande de financement du projet, il se peut que des dépenses soient autorisées. Dans ces cas, la participation du Service des approvisionnements est nécessaire afin que les règles et procédures d’achat soient respectées et qu’elles correspondent aux critères de la FCI.

Projet approuvé

100. Dès que le projet est approuvé, le chef de projet IDS convoque les personnes suivantes à une réunion pour régler les derniers détails :

  • un représentant du Bureau de l’IDS;
  • un représentant du Service des approvisionnements;
  • un représentant du Service des immeubles (au besoin);
  • un représentant du Service des finances;
  • l’agent d’administration de son département.

101. À ce stade-ci, le Service des approvisionnements travaille en étroite collaboration avec le chercheur principal : les approvisionneurs lui obtiennent de nouvelles offres de prix et réévaluent les contributions en nature.

102. La liste des achats nécessaires est donc entièrement revue et mise à jour.

103. Le chercheur et son équipe ont maintenant entre les mains une nouvelle liste définitive de tous les achats requis pour le projet.

104. Également à ce stade, les paramètres de la structure du projet sont établis afin de faciliter, le temps venu, la création des rapports annuels destinés à la FCI.

Achats avec des fonds de recherche

105. Une fois les fonds disponibles, le chercheur peut commencer à présenter ses demandes d’achat à l’approvisionneur.

Note : L’acheteur décentralisé qui effectue un achat à la demande du responsable d’un projet de recherche ou de son délégué doit avoir en sa possession le formulaire de délégation du chercheur (Délégation de signatures) indiquant le nom des personnes autorisées à demander des achats dans le cadre du projet visé. Cette délégation est par la suite inscrite au registre central de l’Université d’Ottawa.

106. Pendant toute cette étape du projet, il est primordial que le Service des approvisionnements valide tous les documents se rapportant aux achats afin de vérifier leur conformité. Il est important de conserver des copies de toute la documentation aux fins de rapport et de justification.

107. Les responsabilités du Service des approvisionnements à cette étape consistent à :

  • Émettre les bons de commande et les appels d’offres;
    • En collaboration avec le chercheur principal, effectuer un recoupement entre les articles du bon de commande et ceux de la liste définitive des achats requis pour le projet;
  • Conserver toute la documentation relative aux achats (y compris celle se rapportant aux contributions en nature), notamment :
    • La demande;
    • L’appel d’offres;
    • Le bon de commande ou le contrat.

Achat d’un instrument scientifique ou d’un service

108. Il est obligatoire de trouver et de fournir le numéro de l’article (numéro inscrit sur la liste officielle de la FCI pour le projet précis du chercheur). Une copie de la liste officielle des articles admissibles approuvés est disponible sur le système Sharepoint CFI.

109. Cette information doit être inscrite dans la section « Document text » au moment de la création de la demande dans le système FASTWebRequisition. Elle doit figurer sur toutes les copies du bon de commande (y compris celle destinée au fournisseur), et elle doit être inscrite (manuellement) sur les documents à fournir, soit l’offre de prix, la facture, le bon de livraison, le relevé de la carte d’achat et le certificat d’acceptation.

110. Si un achat est fait préalablement à l’octroi de la subvention de recherche de la FCI (mais pas plus de six mois avant son octroi), le numéro de l’article doit être inscrit manuellement sur tous les documents appuyant cette acquisition, et ce, le plus tôt possible après la diffusion de la liste officielle des articles admissibles approuvés par la FCI.

111. Il incombe au chercheur de trouver le numéro de l’article correspondant à l’instrument ou au service dans la liste officielle des articles approuvés par la FCI pour toutes les acquisitions faites dans le cadre de son projet de recherche

Cycle d’achat – Projets FCI

Cycle d’achat du système centralisé > 5000 $

Cycle d’achat – Projets AUTRES QUE FCI

Cycle d’achat – Projets autres que FCI

 Clôture d’un projet

112. La documentation relative au projet doit être conservée pendant une période de cinq ans suivant la fin de projet. C’est le S.A. qui conserve la documentation concernant les achats.

Instrument scientifique à l’essai

113. Toute personne qui fait usage d’un instrument scientifique aux fins d’essai en informe le Service des approvisionnements.

Révisé le 23 novembre 2011 

(Service des approvisionnements)
 

Annexe A

Code d’éthique pour l’approvisionnement

de l’Université d’Ottawa

Introduction

Le Code d’éthique pour l’approvisionnement de l’Université d’Ottawa fait partie intégrante du Règlement sur l’approvisionnement en biens et services, et il guide les pratiques de l’Université.

Code d’éthique

Dans la gestion des ressources qui lui sont confiées, l’Université d'Ottawa tient à se donner des normes d’excellence en matière d’éthique, de respect des lois, d’environnement, de professionnalisme et de gestion. Dans ce contexte, l’Université doit se procurer des biens et services de façon honnête et transparente, dans un environnement compétitif, de sorte que toutes les transactions effectuées représentent la meilleure valeur possible pour l’Université dans les circonstances. Ces transactions doivent s’effectuer sans que personne à l’Université n’en retire un avantage ou un gain personnel.

Lignes directrices

Tous les employés et employées de l’Université participant aux achats ou menant des activités liées à la chaîne d’approvisionnement doivent effectuer leur travail en respectant les normes suivantes :

  • Voir à ce que toutes les transactions de la chaîne d’approvisionnement s’effectuent conformément aux règles et principes de l’Université, aux lois provinciales et fédérales, et à l’éthique des bonnes pratiques d’affaires.
  • Encourager la coopération en approvisionnement, de même que l’adoption et la mise en commun de pratiques d’approvisionnement de premier ordre.
  • Traiter de bonne foi avec tous les fournisseurs actuels et potentiels.
  • Traiter de façon juste et équitable tous les fournisseurs en concurrence.
  • Viser à obtenir la valeur maximale pour chaque dollar dépensé.
  • Exiger des fournisseurs l’honnêteté ainsi que l’exactitude des renseignements donnés sur les biens et services.
  • Encourager les fournisseurs à pratiquer la responsabilité sociale et le développement durable dans la production de leurs produits et services.
  • Déployer tous les efforts raisonnables pour régler les différends de façon équitable et bénéfique pour tous.

Annexe B

Articles exclus du système d’achats décentralisés

  • Achats d'une valeur supérieure à 5000 $ (taxes non comprises).
  • Articles radioactifs : les requérants doivent obtenir un numéro de demande auprès de leur acheteur respectif et remplir le(s) formulaire(s) approprié(s) à ce type de produit. Les formulaires doivent être acheminés au chef de la radiation et de la biosécurité pour approbation et signature avant que la commande puisse être passée auprès du ou des fournisseurs de l'Université (consultez la liste des contrats négociés pour connaître le nom de ces fournisseurs).
  • Appareils domestiques de plus de 500 $ (réfrigérateurs, cuisinières, laveuses, sécheuses, etc.).
  • Équipement audiovisuel de plus de 500 $ (pour plus d’information sur l’équipement audiovisuel, consultez le Règlement 82b de l’Université).
  • Mobilier (consultez le Règlement 38 sur les principes d’ameublement) : pour acheter du mobilier de bureau, des meubles d’accueil, des tables de réunion ou des tables d’ordinateur, vous devez passer une demande au Centre de contrôle du Service des immeubles (poste 2222 ou sdiprs@uOttawa.ca).
  • Si vous achetez des chaises, des classeurs ou d'autres accessoires au moyen des contrats en vigueur, vous devez continuer de vous adresser au Service des approvisionnements pour tout achat d'une valeur supérieure à 5000 $. Si l'achat totalise moins de 5000 $, vous pouvez acheter directement, sans bon de commande, auprès du ou des fournisseurs retenus par le Service des approvisionnements.
  • Équipement de bureau de plus de 500 $.
  • Pour le papier, l’imprimerie, les formulaires d'affaires, les cartes professionnelles et la papeterie officielle de l'Université avec logo, se reporter au Règlement 82c, ainsi qu’aux méthodes, procédures et circulaires du Service d'audiovisuel et de reprographie.

Annexe C

Articles exempts du Règlement 36

Produits et services pour lesquels NI DES appels d’offres ni Des bons de commande NE SONT nécessaires.

Bien que les appels d’offres soient fortement recommandés, ils ne sont pas nécessaires pour les articles ou services qui suivent. Il n’est pas non plus nécessaire de produire de bons de commande. En d’autres mots, les factures peuvent être acquittées par le Service des finances sans l'établissement préalable d'un bon de commande.

  • Produits non restrictifs d’une valeur inférieure à 300 $, normalement payés par les petites caisses;
  • Achats d'une valeur inférieure à 5000 $ (taxes et frais de transport non compris);
  • Livres;
  • Abonnements aux journaux et aux périodiques;
  • Logiciels pour ordinateurs personnels;
  • Essence;
  • Achats effectués auprès de ministères, d’organismes gouvernementaux, d’universités, de collèges, d’écoles, d’hôpitaux ou d’autres institutions publiques ou parapubliques;
  • Analyses de laboratoire;
  • Honoraires professionnels (avocats, notaires, médecins). Pour les consultants, veuillez vous reporter à l’Annexe C du Règlement 36;
  • Location et achat de films, de diapositives, de bandes magnétiques, de cassettes vidéo ou audio, de CD et de DVD;
  • Location de services informatiques;
  • Transactions effectuées par le Service des approvisionnements, Secteur des bars;
  • Location de voitures;
  • Taxis;
  • Hôtels et restaurants;
  • Billets de train, d’avion, de bateau;
  • Baux commerciaux pour la location d’espace.

Produits et services pour lesquels DES appels d’offres SONT nécessaires, MAIS pour lesquels des bons de commande ne sont pas nécessaires.

Les appels d’offres SONT nécessaires pour les articles et services qui suivent, mais il n’est pas nécessaire de produire de bons de commande. En d’autres mots, les factures peuvent être acquittées par le Service des finances sans l'établissement préalable d'un bon de commande :

  • Services alimentaires
  • Services d’entretien ménager
  • Services d’entretien paysager
  • Services d’entretien des ascenseurs
  • Services de déneigement
  • Contrats de système d’alarme
  • Mazout, gaz naturel, électricité, communications téléphoniques

Annexe D

Fournisseurs de services qui ne sont pas
considérés comme des consultants

 Experts en matière de révision

  • Revue par les pairs
  • Revue décanale, Faculté
  • Revue des divisions
  • Révision, comité de sélection des chaires de recherche
  • Revue des cadres de gouvernance
  • Revue scientifique
  • Recherche / Élaboration du contenu des cours / Expertise
  • Revue aux fins de l’accréditation
  • Avis du programme des premier et deuxième cycles
  • Revue clinique
  • Soutenance 

Facilitateurs

  • Conférencier invité
  • Orateur invité

Formateurs

  • Séances de formation
  • Formation sur certains progiciels

Services techniques

  • Design et imprimerie
  • Rédaction de rapports annuels
  • Rédaction de plans d’affaires
  • Gestion de projet
  • Expansion des affaires
  • Graphisme
  • Photographie
  • Électricité
  • Services de messagerie
  • Traduction
  • Services de protection
  • Services policiers
  • Interprétation

Services informatiques

  • Maintenance
  • Installations de câbles
  • Conception du site Web
  • Programmation, analyse de systèmes

Ressources humaines

  • Rémunération
  • Perception
  • Services de psychologie
  • Conseils
  • Services d’orientation de carrières
  • Médiation
  • Enquêtes

Experts en finances ou en gestion bancaire

  • Service de gestion bancaire
  • Services bancaires
  • Actuariat
  • Vérification

Fournisseurs de services pouvant être considérés comme des consultants ou des fournisseurs de service

Les services suivants peuvent être considérés comme des services de consultant ou comme des services de fournisseurs de service, selon leur contexte stratégique ou non. 

  • Planification
  • Gestion
  • Consultation en matière de fonds de pension
  • Consultation en matière de régimes d’avantages sociaux
  • Consultation juridique
  • Frais de justice
  • Architecture
  • Génie

Annexe E

Exceptions acceptables au processus régulier

  • Fournisseur unique
  • Situation d’urgence
  • Achats auprès d’un organisme gouvernemental
  • Achats auprès d’un consortium préétabli
  • Situation où le coût pour trouver un fournisseur autre serait prohibitif
  • Situation où l’affichage public serait néfaste à l’organisation
  • Situation où l’achat n’est pas pratique : p. ex. achat fait à l’étranger.

Annexe F

Rôles et responsabilités des membres d’un comité de sélection

1.    Zone de responsabilité

        À la suite d'un appel d'offres, sur invitation ou non sollicité.

2.    Attestations

La personne doit signer les documents de participation au comité qui comprennent les attestations suivantes :

a) Attestation d'avoir lu le document et d'être conscient de ses rôles et responsabilités.

b) Avis de confidentialité : la personne promet de ne discuter avec personne (à part les membres du même comité) des modalités de l'appel d'offres, des soumissions ou des résultats des évaluations.

c) Conflit d'intérêts : la personne assure qu’elle n’a aucun intérêt personnel dans le projet d'approvisionnement concerné, aucune relation personnelle avec les soumissionnaires et fournisseurs potentiels, ni aucun traitement spécial reçu du fait de son rôle au comité de sélection.

3.    Préparation

La sélection d'un fournisseur requiert souvent d'analyser des soumissions volumineuses. Le participant ou la participante s'engage à faire d'avance le travail préparatoire (lecture, analyse, comparaison, notes personnelles, pointage) afin de pouvoir participer activement durant les rencontres du comité.

Le participant ou la participante s'engage à se présenter à toutes les rencontres d'information ou de questions préliminaires offertes aux soumissionnaires potentiels, afin de pouvoir placer toute question, discussion et observation dans le contexte du processus d'évaluation.

4.    Rencontre

Le participant s'efforce de participer à toutes les rencontres établies à l'avance. S’il s'attend à manquer plus d'une rencontre, il en avise l'approvisionneur responsable. Il lui envoie son pointage et ses notes afin de contribuer quand même au travail d'évaluation.

5.    Après l’évaluation

Le participant ou la participante remet à l'approvisionneur responsable toute documentation, soumission des fournisseurs, grille de pointage, note personnelle, etc.

Il ou elle participera, de façon exceptionnelle, à des rencontres d'information avec les fournisseurs si c’est nécessaire.

Il ou elle participera aux séances d'information, de justification ou de promotion nécessaires qui suivent la sélection et l'annonce du ou des gagnants.

 Annexe G

Exceptions à l'Accord sur le commerce intérieur (ACI)

L’Accord sur le commerce intérieurreconnaît certaines exceptions pour des raisons d'intérêt public.

  • Le gouvernement fédéral peut prendre toute mesure qui s'impose pour protéger la sécurité nationale ou pour maintenir la paix et la sécurité internationales.
  • Les Autochtones ne sont pas visés, et ni les droits ancestraux existants ni les droits des Autochtones issus de traités ne sont touchés.
  • La réglementation des institutions financières n'est pas visée, puisque cette question est abordée dans le cadre de négociations parallèles.
  • Les mesures ayant trait à la culture et aux industries culturelles sont exemptées.
  • Les mesures ayant trait à un cadre général de développement économique régional sont exemptées, sous réserve de quelques conditions. Par exemple, quand on utilise la mesure, elle ne peut restreindre le commerce plus qu'il n'est nécessaire pour atteindre son objectif.
  • La mesure ne doit pas causer de préjudice indu aux personnes, aux produits ou aux services d'une autre province ou d'un autre territoire.
  • Les programmes de développement régional doivent régulièrement faire l'objet d'un examen public et d'une évaluation.

PROFESSIONS

  • Architectes (sauf paysagement) – 541310
  • Architectes-paysagistes – 541320
  • Avocats – 541110
  • Comptables – 541212
  • Conseils financiers et d'investissements en ligne – 523999
  • Dentistes – 621210
  • Ingénieurs – 541330
  • Médecins (généralistes), chirurgiens ou spécialistes – 621110
  • Psychologues – 621330
  • Services de tenue de livres et de paye et services connexes – 541215
  • Vétérinaires – 541940
  • Autres praticiens de la santé – 621390
  • Autres services d'assistance sociale – 624000
  • Autres services scientifiques ou techniques – 541000
  • Autres services-conseils en ligne – 541999
  • Notaires (Québec seulement) – 541120
  • Autres services juridiques (y compris les notaires hors Québec) – 541190 

Annexe H

Déclaration sur les conflits d'intérêts

À REMPLIR PAR CHAQUE EMPLOYÉ DE LA CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT

 J’ai lu le Code d’éthique pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement (ci-joint) et je comprends les attentes en matière d’éthique. Conformément au Code d’éthique pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement, je suis capable de déceler une situation qui constitue un conflit d’intérêts, notamment :

  1. Exercer des activités professionnelles à l’extérieur de l’organisme;
  2. Ne pas faire connaître des liens pouvant être perçus comme ayant une influence réelle ou apparente sur mon objectivité dans mes fonctions officielles;
  3. Offrir de l’aide ou des conseils à un fournisseur donné qui participe à un processus concurrentiel;
  4. Détenir une participation dans une entreprise prenant part à un processus concurrentiel, y avoir des placements ou avoir conclu avec elle une entente de rémunération;
  5. Avoir accès à des renseignements confidentiels concernant l’initiative d’approvisionnement; et
  6. Accepter des faveurs ou des cadeaux de la part des personnes menant des activités avec l’organisme.

J’accepte de me conformer au Code d’éthique pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement ainsi qu’aux Politiques et procédures relatives à l’approvisionnement dans toutes mes activités d’approvisionnement. Je déclare qu’il n’y a aucun conflit d’intérêts réel ou apparent découlant de ma participation aux activités d’approvisionnement, à l’exception de ce qui suit :

1.                                                                                                                

                                                                                                                   

2.                                                                                                                

                                                                                                                   

 

 

___________________         __________________________               ___________

Signature                           Nom (en caractères d'imprimerie)           Date

Annexe I

Gestion des contrats d'approvisionnement à revenu

Exclus :

  • Contrats de recherche (TTBE)
  • Engagement de professeurs/chercheurs (conférenciers, experts)
  • Dons
  • Bourses
  • Désignations de biens de l’Université
  • Location d’espaces 

Inclus :

  • Ristourne représentant une réduction basée sur le rendement d'une entente et calculée après le fait.
  • Revenu reçu en échange de l'établissement d’ententes d'affaires avec une troisième partie (étudiant, employé, etc.). Exemple : affichage électronique, buanderie, guichets bancaires.
  • Fonds représentant un investissement de la part d'un fournisseur dans un projet d'approvisionnement.
  • Fonds représentant un remboursement des dépenses engagées par l'Université dans le cadre de l'entente d'approvisionnement.
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