Règlement 10 - Acquisitions de dons en nature, y compris les oeuvres d'art

Approuvé Bureau des gouverneurs 71.110

ACQUISITIONS DE DONS EN NATURE, Y COMPRIS LES OEUVRES D'ART

OBJET

1. Le présent règlement vise à assurer la bonne gestion des dons en nature que l'Université reçoit et le respect des règles internes et externes.

2. Pour permettre au Bureau du développement de faire évaluer correctement les dons et de donner la reconnaissance voulue aux donateurs, il faut l'informer d'avance de tout don en nature que l'Université recevra, au moyen du formulaire (PDF)Don en nature (consulter la Méthode no 41-1 de l'Université d'Ottawa). Le Bureau du développement avertit le Bureau de la gestion du risque pour obtenir la couverture d'assurance appropriée.

3. L'Université a le choix d'accepter ou de refuser un don. La décision finale appartient au Comité d'administration (voir la Méthode no 41-1 de l'Université d'Ottawa).

4. Il faut lire ce règlement en tenant compte du Règlement 41 Inventaire permanent du mobilier et de l'équipement de l'Université et des règlements du Bureau de la gestion du risque portant sur les assurances.

DÉFINITION

5. Dons en nature : Tout don de biens autre que l'argent comptant, les équivalents de trésorerie et les titres de placement. Les dons en nature comprennent fournitures, équipement, livres et œuvres d'art.

6. Reçu officiel pour dons de bienfaisance : Relevé remis par l'Université aux donateurs, qui comprend le numéro d'entreprise attribué à l'Université par l'Agence de revenu du Canada, une déclaration de la valeur du don, la date du don et le nom du donateur ou de la donatrice. L'Agence accepte habituellement ces reçus pour appuyer le calcul du montant admissible des crédits d'impôt non remboursables.

ÉVALUATION

7. Conformément aux normes de l'Agence de revenu du Canada, le Bureau du développement détermine le processus d'évaluation.

8. Le donateur ou encore la faculté, le service ou le secteur qui accepte le don doit obtenir une évaluation et en assume le coût. L'évaluation établit la juste valeur marchande du don au moment où le don est fait.

9. Lorsqu'un don en nature doit servir dans le cadre d'un programme de recherche (surtout un projet de recherche financé à l'externe en vertu de programmes comme les Centres d'excellence de l'Ontario ou la Fondation canadienne pour l'innovation), la faculté, le service ou le secteur acceptant le don doit informer le Cabinet du vice-recteur à la recherche pour établir l'admissibilité du don pour les programmes de recherche. Ces dons en nature peuvent également être admissibles aux programmes gouvernementaux de cofinancement pour la recherche, mais ils doivent d'abord être évalués convenablement et comptabilisés.

REÇUS À DES FINS FISCALES

10. Conformément aux principes comptables généralement reconnus, un don en nature peut être reconnu comme don de bienfaisance s'il s'agit d'un « transfert volontaire d'argent ou de biens pour lequel le donateur n'espère et ne reçoit rien de valeur en retour ». L'Agence de revenu du Canada régit la réception de tels dons et la délivrance de reçus.

11. Seul le Bureau du développement est autorisé à remettre au donateur un reçu officiel pour dons de bienfaisance. Pour respecter les exigences énoncées ci-dessus, le reçu doit indiquer la juste valeur marchande du don. De plus, comme l'exige l'Agence de revenu du Canada, le reçu doit mentionner la date officielle du transfert officiel de l'objet.

12. L’Université se dégage de toute responsabilité découlant de l’évaluation établie et de l’utilisation du reçu pour don émis au donateur-contribuable.

ACQUISITION D'ŒUVRES D'ART (données ou achetées)

13. Le 8 janvier 1997, aux termes de la Résolution 1398.3, le Comité d’administration a créé le Comité consultatif pour l’acquisition d’œuvres d’art (CCAOA) destinées à être exposées publiquement à l’Université d’Ottawa. Les attributions du CCAOA font l'objet d'une publication distincte.

14. Pour chaque proposition, le Comité consultatif présente des recommandations précises concernant l’acceptabilité de l'œuvre, le lieu d’exposition, l’entretien nécessaire, la couverture d’assurance, les mesures de sécurité, etc.

15. L’Université se réserve le droit de répartir, selon ses priorités, les œuvres d'art acquises pour le bien de la communauté universitaire. Par exemple, certaines œuvres peuvent se retrouver au Département d’arts visuels pour l’étude des méthodes de préservation ou des styles d’art, ou pour d’autres objectifs d’apprentissage.

BANQUE D’ŒUVRES D’ART

16. L'Université peut accepter des œuvres d'art admissibles même si elle n'a pas encore prévu d'endroit où les exposer. L'Université constitue ainsi une banque d’œuvres d’art qu’elle pourra exposer ou utiliser plus tard.

EXPOSITION PUBLIQUE

17. Le CCAOA ne contracte aucun engagement au nom de l’Université pour acquérir des œuvres d’art destinées à être exposées dans un endroit public à l’Université sans obtenir l’autorisation préalable du Comité d’administration.

COÛTS

18. Il faut établir et budgétiser les coûts d'immobilisation et d'exploitation avant d'acquérir un don en nature (dont les œuvres d'art, achetées ou données), de manière à prendre une décision éclairée.

  • a) Coûts d’immobilisation – Il faut s'assurer que les coûts d’immobilisation (c.-à-d. les coûts associés à l'acquisition du don) n’excèdent pas les dépenses prévues et autorisées pour chaque objet, à moins d'une autorisation préalable du Comité d’administration.
  • b) Coûts d’exploitation – Les coûts d’entretien, de sécurité et autres coûts d’exploitation sont établis à l’avance avec le plus de précision possible et portés comme dépenses annuelles continues au budget du compte d’exploitation approprié.

19. L'estimation des coûts d'immobilisation et d'exploitation englobe tous les coûts imputables à l’acquisition d’un objet, acheté ou donné, y compris l’installation et l'entretien.

EXCEPTION

20. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l’approbation écrite du Comité d’administration.

Révisé le 12 janvier 2010

(Cabinet du vice-recteur aux relations extérieures)

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