Règlement 112 - Bourses, prix et postes d'auxiliaire

Approuvé Comité d'administration 1259.1

BOURSES, PRIX ET POSTES D'AUXILIAIRE

  • A. FONDS DE DOTATION
    • - TOUS LES CYCLES
  • B. PROGRAMMES DE PRIX ET DE BOURSES
    • - PREMIER CYCLE
  • C. PROGRAMMES D'APPUI FINANCIER
    • - DEUXIÈME ET TROISIÈME CYCLES

INTRODUCTION

1. L'Université d'Ottawa offre aux étudiants et étudiantes divers prix, bourses d'études, bourses d'excellence, prêts, postes d'auxiliaire et autres formes d'appui financier.

Le présent règlement exclut les régimes d'aide financière (prêts/bourses) de sources gouvernementales.

2. Le Service de l'aide financière et des bourses et l'École des études supérieures et de la recherche sont responsables de l'administration générale des programmes de bourses. Les facultés, écoles et départements, le Bureau des admissions, le Service des finances ainsi que le Bureau des anciens et du développement ont des responsabilités particulières dans l'administration de ces programmes. Le Bureau des anciens et du développement est chargé de recueillir des sommes d'argent et de les déposer dans les fonds en fidéicommis. Les facultés, écoles et départements recommandent ou choisissent les récipiendaires. Le choix revient à l'occasion aux donateurs ou est exercé conjointement par l'Université et ces derniers. Le Service des finances voit à la gestion financière et à l'investissement des fonds.

3. Les programmes sont financés par des sommes provenant de donateurs extérieurs ou du budget de l'Université. Dans le premier cas, l'argent est remis à l'Université soit pour dépôt en fidéicommis et utilisation ultérieure, soit au fur et à mesure du besoin. Les sommes en fidéicommis sont déposées dans des comptes à capital permanent ou à fonds utilisables. Un fonds de dotation est un compte dont seuls les intérêts, provenant de l'investissement des sommes reçues, peuvent être dépensés aux fins du programme, le tout selon le règlement 111 sur le maintien du capital. Dans un compte à fonds utilisables, toutes les sommes reçues peuvent être dépensées aux fins du programme à moins d'indication contraire dans la description de la bourse.

  • A. FONDS DE DOTATION
    • - TOUS LES CYCLES

Les responsabilités suivantes relèvent du Service de l'aide financière et des bourses (1er cycle et besoin financier) et de l'École des études supérieures et de la recherche (2e et 3e cycles).

A.1. Monter et conserver un dossier centralisé qui renferme tous les documents originaux ou la copie maîtresse de tout document propre aux programmes. De plus, y verser une copie de tous les documents rattachés de la mise en place du fonds de dotation (en particulier l'approbation de la création du fonds par le Bureau des gouverneurs ainsi que les modalités de la bourse).

A.2. Aviser les facultés, écoles ou départements de la disponibilité des fonds et des méthodes administratives.

A.3. Choisir les récipiendaires d'après les recommandations des facultés, écoles et départements à moins d'indication contraire dans la description de la bourse.

A.4. Autoriser le paiement du prix ou de la bourse sous forme de crédit au compte de l'étudiant ou de l'étudiante ou sous forme de chèque (virement électronique des fonds au Service des finances). Seul le formulaire d'offre de bourse (1er cycle), le formulaire d'acceptation de la bourse (2e et 3e cycles) ou la demande de paiement (pour les prix) doivent être utilisés lorsque l'autorisation provient de l'Université.

A.5. Produire et diffuser le matériel publicitaire traitant des bourses et prix relevant de sa compétence, de concert avec les facultés, écoles et départements.

A.6. Ouvrir et contrôler les comptes d'intérêts rattachés aux comptes à capital permanent relevant de sa compétence et s'assurer, par l'intermédiaire du relevé mensuel, que les transactions financières sont effectuées dans les bons comptes budgétaires.

Les responsabilités suivantes relèvent des facultés, écoles et départements, du Bureau des anciens et du développement et du Service des finances.

Facultés, écoles et départements

A.7. Informer le Bureau des anciens et du développement ainsi que le bureau des bourses approprié de la création possible d'un fonds de dotation.

A.8. Acheminer les recommandations ou le choix de récipiendaires au bureau des bourses approprié.

A.9. Acheminer toute demande de paiement, toute offre ou toute acceptation relative à une bourse ou un prix au bureau des bourses approprié.

Bureau des anciens et du développement

A.10. Formuler, en collaboration avec le donateur et avec les facultés, écoles et départements, une ébauche des critères d'admissibilité et des méthodes administratives.

A.11. Faire approuver cette ébauche par le bureau des bourses approprié; préparer la demande de création de fonds et l'acheminer au Bureau des gouverneurs pour approbation.

A.12. Percevoir les sommes reçues et les déposer dans les fonds de dotation.

A.13. Préparer et envoyer les reçus officiels pour l'impôt.

A.14. Encourager les facultés, écoles et départements à cultiver et à maintenir des relations avec les donateurs (programme de "stewardship").

Services des finances

A.15. Investir les sommes provenant des fonds de dotation, calculer et distribuer les revenus d'intérêts et acheminer cette information au bureau des bourses approprié.

A.16. S'assurer que les comptes rattachés aux fonds de dotation appartiennent exclusivement au centre de responsabilité du bureau des bourses approprié.

A.17. S'assurer que seuls les documents autorisés par le bureau des bourses approprié servent aux transactions financières.

  • B. PROGRAMMES DE PRIX ET DE BOURSES
    • - PREMIER CYCLE

Le Service de l'aide financière et des bourses est chargé d'administrer l'ensemble des programmes de bourses de premier cycle et de bourses d'études (besoin financier) pour tous les cycles.

B.1. Monter et conserver un dossier complet qui renferme tous les documents originaux ou la copie maîtresse de tous les documents propres aux programmes.

B.2. Décider de l'attribution des bourses dont les fonds proviennent des budgets de l'Université d'Ottawa, selon les normes en vigueur.

B.3. Aviser les facultés, écoles ou départements de la disponibilité des fonds et des méthodes administratives.

B.4. Vérifier l'admissibilité des candidates et candidats recommandés par les facultés, écoles et départements.

B.5. Maintenir une banque de données sur les organismes externes offrant des bourses de mérite de premier cycle.

B.6. Diffuser la publicité des programmes de bourses, y compris les formulaires de demande.

B.7. Agir à titre d'agent de liaison auprès des organismes externes; remplir les fonctions administratives rattachées à la soumission de candidatures et à l'admissibilité des récipiendaires.

B.8. De concert avec le Bureau des anciens et du développement, percevoir les fonds versés à l'Université au fur et à mesure des besoins (dans le cas où les donateurs font parvenir l'argent à l'Université sur nomination du récipiendaire).

B.9. Autoriser le paiement du prix ou de la bourse sous forme de crédit au compte de l'étudiant ou de l'étudiante ou sous forme de chèque après le virement électronique des fonds au Service des finances. Seul le formulaire d'offre de bourse doit être utilisé lorsque l'autorisation provient de l'Université.

B.10. Renouveler les bourses lorsqu'il y a lieu.

B.11. Ouvrir et contrôler les comptes de bourses rattachés aux programmes relevant de sa compétence et s'assurer, à l'aide du relevé mensuel, que les transactions financières sont effectuées dans les comptes budgétaires appropriés.

Les responsabilités suivantes relèvent des facultés, écoles et départements, du Bureau des anciens et du développement, du Service des finances, du Bureau des admissions et de l'étudiant ou l'étudiante.

Facultés, écoles et départements

B.12. Acheminer au Bureau des bourses de premier cycle toute documentation relative à un nouveau fonds de bourses/prix.

B.13. Acheminer les recommandations ou le choix de récipiendaire au Bureau des bourses de premier cycle.

B.14. Acheminer toute demande de paiement et toute offre de bourse ou de prix au Bureau des bourses de premier cycle.

B.15. Acheminer une copie de la fiche de dépôt ou de l'écriture de journal au Bureau des bourses de premier cycle et au Bureau des anciens et du développement.

Bureau des anciens et du développement

B.16. Formuler avec le donateur une ébauche des critères d'admissibilité et des méthodes administratives.

B.17. Faire approuver cette ébauche par le Bureau des bourses de premier cycle.

B.18. De concert avec le Bureau des bourses de premier cycle, percevoir les fonds versés à l'Université au fur et à mesure des besoins (dans le cas où les donateurs font parvenir l'argent à l'Université sur nomination du récipiendaire).

B.19. Déposer les sommes perçues dans les comptes budgétaires et faire parvenir une copie au Bureau des bourses de premier cycle.

B.20. Préparer et envoyer les reçus officiels pour l'impôt.

Service des finances

B.21. S'assurer que tous les comptes rattachés aux programmes de prix et de bourses appartiennent exclusivement au centre de responsabilité du Bureau des bourses de premier cycle.

B.22. S'assurer que seuls les documents autorisés par le Bureau des bourses du Service de l'aide financière sont acceptés pour la remise de chèques aux récipiendaires ou le virement de crédits à leur compte.

Bureau des admissions

B.23. Envoyer l'offre de bourse d'admission aux étudiants et étudiantes qui satisfont aux critères d'admissibilité (1er cycle).

Étudiants et étudiantes

B.24. Aviser le Bureau des bourses de premier cycle lorsqu'ils ou elles deviennent inadmissibles à une bourse (ex. changement de statut d'inscription ou de citoyenneté).

  • C. PROGRAMMES D'APPUI FINANCIER

    - DEUXIÈME ET TROISIÈME CYCLES

L'École des études supérieures et de la recherche est chargée de l'appui financier accordé aux étudiants et étudiantes des 2e et 3e cycles et des bourses de recherche pour tous les cycles d'études.

  • C.1.Bourses internes
    • - Vérifier l'admissibilité du candidat ou de la candidate.
    • - Décider de l'attribution des bourses dont les fonds proviennent des budgets de l'Université d'Ottawa, selon les règles en vigueur.
    • - Aviser l'unité scolaire et le candidat ou la candidate de la décision.
    • - Conserver un dossier complet du candidat ou de la candidate.
    • - Effectuer les transactions financières appropriées.
    • - Renouveler les bourses lorsqu'il y a lieu.
    • - S'assurer que toutes les normes sont respectées.
  • C.2.Bourses externes
    • - Maintenir une banque de données sur les organismes externes offrant des bourses d'excellence au niveau des études supérieures.
    • - Diffuser la publicité des programmes de bourses, y compris les formulaires de demande.
    • - À titre d'agent de liaison auprès des organismes externes, remplir les fonctions administratives rattachées à la soumission de candidatures et à l'admissibilité des récipiendaires.
    • - Diffuser les résultats aux unités concernées.
  • C.3.Exemptions des droits d'inscription différentiels
    • - Vérifier l'admissibilité du candidat ou de la candidate.
    • - Décider de l'attribution des exemptions selon les normes en vigueur.
    • - Aviser l'unité scolaire et le candidat ou la candidate de la décision.
    • - Conserver un dossier complet du candidat ou de la candidate.
    • - Renouveler les exemptions lorsqu'il y a lieu.
    • - S'assurer que les normes sont respectées.
  • C.4.POSTES D'AUXILIAIRE À L'ENSEIGNEMENT OU À LA RECHERCHE
    • - Recommander la valeur annuelle des postes d'auxiliaire à l'enseignement ou à la recherche, en informer les unités scolaires et s'assurer que les normes sont respectées.

Les responsabilités suivantes relèvent des facultés, écoles et départements, des étudiants et étudiantes et du Service des finances.

Facultés, écoles et départements
  • - Créer un dossier scolaire, choisir les candidats et candidates au niveau de l'unité, selon les normes et méthodes prescrites par l'ÉÉSR ou les organismes externes.
  • - Recommander les candidats et candidates à l'ÉÉSR ou aux organismes selon les échéances en vigueur.
Service des finances
  • - S'assurer que tous les comptes rattachés aux programmes de bourses appartiennent exclusivement au centre de responsabilité de l'ÉÉSR.
  • - S'assurer que seuls les documents portant une signature ou une parafe autorisée, servent à l'exécution des transactions financières.
Étudiants et étudiantes
  • - Aviser le Bureau des bourses de l'ÉÉSR lorsqu'ils ou elles deviennent inadmissibles à une bourse (ex. changement de statut d'inscription ou de citoyenneté).

DÉFINITIONS

Prix

Récompense reconnaissant l'excellence du dossier scolaire et pouvant prendre diverses formes, par exemple un certificat, une médaille ou une somme d'argent, considérable ou non.

Bourse d'excellence

Somme d'argent décernée en récompense d'excellents résultats scolaires et dont une des conditions habituelles est la poursuite des études à temps plein ou à temps partiel.

Bourse d'études

Aide financière non remboursable accordée à une personne pour lui permettre de faire des études à temps plein ou à temps partiel.

EXCEPTION

4. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite de la directrice du Service de l'aide financière et des bourses (pour le premier cycle) ou du vice-doyen de l'École des études supérieures et de la recherche (pour les deuxième et troisième cycles).

Publié le 19 janvier 1994

(Cabinet de la vice-rectrice à la recherche et Cabinet du vice-recteur aux relations extérieures)

 

 
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