Règlement 12 - Heures de travail, heures supplémentaires et travaux supplémentaires, personnel de soutien

Approuvé Comité exécutif du Bureau des gouverneurs 67.23

HEURES DE TRAVAIL, HEURES SUPPLÉMENTAIRES ET TRAVAUX SUPPLÉMENTAIRES, PERSONNEL DE SOUTIEN

PRINCIPE

1. L'Université vise à rembourser de façon équitable tout travail exécuté en plus des heures régulières de travail. L'Université vise également à faire appliquer des lois et des politiques essentielles à l'administration saine et efficace de ses ressources humaines.
 
OBJECTIFS

2. En conformité avec les principes énoncés ci-dessus, l'Université poursuit les objectifs suivants :
  • a)   de minimiser le recours aux heures et travaux supplémentaires;
  • b)   d'énoncer les règles relatives :
                  - aux heures de travail
     - à la rémunération des heures de travail                 
     - aux règles et à la rémunération des heures et travaux supplémentaires    
       s’appliquant à tous les membres réguliers du personnel de soutien, sans
       exception, sauf celles qui sont énumérées dans ce règlement. 

DÉFINITIONS 

3. HEURES SUPPLÉMENTAIRES : On entend par heures supplémentaires celles qu'un membre du personnel de soutien consacre à l'accomplissement des tâches de son poste au-delà des heures normales de travail. Ces heures supplémentaires sont rémunérées selon le taux horaire du poste qu'occupe l'employé ou l'employée.
 

    TRAVAUX SUPPLÉMENTAIRES : S'applique au travail exécuté par un membre du personnel de soutien en dehors de ses heures normales de travail et dans des tâches rattachées à un autre poste que le sien, à l'Université d'Ottawa. Ces travaux supplémentaires doivent être rémunérés au moins au même taux que le taux régulier de la personne, avec les ajustements nécessaires pour tenir compte des heures totales travaillées durant une semaine et l’application d’un taux supplémentaire. Des travaux supplémentaires sont permis en autant qu'il n'y ait pas d'effets négatifs sur le rendement de l'employé durant ses heures normales de travail et le superviseur immédiat de la personne doit en être avisé.
 

4. Dans tous les cas, la rémunération doit se conformer au présent règlement. Les modalités du règlement 70 doivent aussi être prises en considération. 
 
HEURES NORMALES DE TRAVAIL 

5.1. Dans le cas du personnel de soutien dont la rémunération est établie à un taux annuel, la durée moyenne annuelle de la semaine normale de travail est de trente-cinq heures, pour un total de 1 820 heures par année. De septembre à mai inclusivement, la semaine normale de travail est de trente-six heures et quart et l'horaire normal quotidien est de 8 h 45 à 17 h, une heure non rémunérée étant accordée pour le repas du midi qui se prend généralement de 12 h à 13 h. De juin à août inclusivement, la semaine normale de travail est d'une durée de trente et une heures et quart et l'horaire normal quotidien est de 8 h 45 à 16 h, la même période de temps étant accordée pour le repas du midi. 
 
5.2. La semaine de travail normale pour la majorité du personnel est du lundi au vendredi, mais les horaires de travail des individus sont établis selon leur unité de travail et pourra inclure un horaire régulier de fin de semaine ou de soirée. 
 
6.1. Dans le cas du personnel de soutien du Service de la protection et de la division de l'entretien ménager du Service des immeubles, qui est rémunéré selon un taux horaire, la durée moyenne annuelle de la semaine normale de travail est de quarante heures. Les horaires de travail comprennent des journées normales de travail de huit heures réparties en équipes de jour, du soir et de nuit, et sont déterminées par la direction du Service en cause. Dans le cas des postiers la durée moyenne annuelle de la semaine normale de travail est de trente-six heures et quart. 

6.2. Les horaires de travail décrits peuvent être modifiés à l'occasion avec l’accord de l’individu pour satisfaire les besoins du campus ou de groupes particuliers d'employé(e)s. Dans ces cas il sera important de respecter le nombre total annuel d’heures de travail prévu au poste. 

7. La durée des heures de travail doit dans tous les cas être conforme aux lois actuelles et tout particulièrement à la Loi sur les normes d'emploi de l'Ontario. 
 
8.1. Selon les modalités de la Loi sur les normes d'emploi, aucun employeur ne peut demander à un employé de travailler plus de huit heures par jour ou quarante-huit heures par semaine, à moins que l’employé ne donne son accord pour le faire et que l’employé ne travaille pas plus que soixante heures par semaine. L’employé et l’employeur peuvent révoquer cette entente.  

8.2. Si l’employé désire révoquer une entente pour travailler plus de huit heures par jour, il doit donner un avis de deux semaines. Cette entente ne peut être révoquée dans les cas où le contrat d’emploi spécifie que le nombre normal d’heures par jour est de plus de huit heures. 
 
8.3. L’employeur doit fournir un avis raisonnable lorsqu’il désire révoquer une entente d’heures différentes que celles prévues dans la Loi sur les normes d’emploi. La période d’avis sera déterminée en consultation avec le Service des ressources humaines, section Relations de travail. 

9. On ne peut exiger que le personnel travaille plus que les heures énoncées au paragraphe 8.1 sans son consentement, sauf en cas d'urgence tel que défini selon la Loi sur les normes d’emploi. 
 
HORAIRES SOUPLES  

10. L'Université a une politique qui permet l'implantation de l'horaire de travail souple en raison de la diversité des besoins qui existent sur le campus. La responsabilité d'établir ces horaires souples incombe aux doyens des facultés et aux directeurs/trices de services qui doivent prévoir la présence d'un nombre suffisant d'employé(e)s nécessaire au maintien des services essentiels pendant les heures de travail. Les gestionnaires doivent se rappeler que les demandes d'horaire souple ne doivent pas être refusées sans motif valable.  

11. Tout horaire souple doit tenir compte des facteurs suivants : au moins trente minutes doivent être accordées pour le repas du midi, les deux pauses quotidiennes de quinze minutes ne peuvent être utilisées pour réduire la durée normale de la journée de travail à l'Université et l'horaire de travail doit être approuvé par le doyen ou le directeur/trice.  

12. L’établissement d’un horaire souple de travail doit prévoir que l’horaire de travail ne puisse commencer avant 7 h 30 et il ne peut se terminer avant 15 h 30, sauf durant les heures d’été où l’horaire journalier ne pourra se terminer avant 15 heures. 
 
13. Des horaires souples ne s’appliquent pas au personnel dont l’horaire régulier de travail est différent de celui énoncé à l’article 5.1. 

PAUSES  

14. Tous les membres du personnel de soutien ont droit à deux pauses de quinze minutes tous les jours, soit une dans chaque moitié du jour ouvrable, à une heure dont décident les autorités. En accordant cette période de repos, l'Université a pour but de réduire la fatigue et la tension tout en rehaussant le moral et le rendement de son personnel. Les services téléphoniques et de réception ne peuvent, cependant, être interrompus durant ces pauses. 
 
MODALITÉS DES HEURES DE TEMPS SUPPLÉMENTAIRE 
 
15. Seules les heures de travail supplémentaire qui ont été cédulées et approuvées explicitement et directement par le supérieur immédiat sont considérées des heures supplémentaires et seront rémunérées selon les modalités prévues dans ce règlement. Si des heures supplémentaires sont effectuées pour répondre à une situation d’urgence qui affecte les opérations de l’Université, l’employé concerné devra en aviser son supérieur immédiat à la première occasion. Les heures de travail non prévues et non autorisées que le personnel exécute à sa discrétion ou pour des raisons personnelles ne sont pas reconnues et ne sont pas rémunérées comme des heures supplémentaires selon les modalités de ce règlement. 
 
16. Tous les membres du personnel de soutien qui occupent des postes réguliers de classe 9 ou moins, peu importe la catégorie d'emploi, sont admissibles à être rémunérés pour le temps supplémentaire effectué selon les modalités du présent règlement. 

17. Les membres du personnel qui occupent des postes réguliers de classe 10 qui ne sont pas gestionnaires (c’est à dire qu’ils n’ont pas de responsabilité de gestion ou de supervision et que leur poste est identifié comme tel dans les banques de données du Service des ressources humaines), peu importe la catégorie d’emploi, sont admissibles à être rémunérés pour le temps supplémentaire effectué, selon les modalités du présent règlement. Le personnel à qui s’applique cet article qui a été embauché après le 1er mai 2002 ne bénéficiera pas d’une 4ème semaine de congé annuel après trois années de service continu (consulter le règlement 9a) à cet égard). 

18. Les membres du personnel qui occupent des postes réguliers de classe 10 et qui sont gestionnaires, peu importe la catégorie d’emploi, ne sont pas admissibles à une rémunération pour les heures supplémentaires mais sont admissibles à une 4e semaine de congé annuel après trois années de service continu. 

19.1. Nonobstant les dispositions de l'article 18, et sous réserve des limites établies à l’article 8.1, et jusqu'à concurrence du nombre d'heures totales permises en vertu de la Loi sur les normes d'emploi, le personnel de classe 10 ou plus affecté à un projet spécial entraînant un montant considérable de travail additionnel, sans qu’on puisse entrevoir une charge de travail diminuée à une période ultérieure, peut exceptionnellement être rémunéré pour ce travail additionnel.  

De façon générale le temps supplémentaire pour le personnel des classes 10 (gestionnaires) à 13 sera géré de la façon suivante :
  •  Il est entendu que le personnel de ces classes salariales est appelé à effectuer du temps supplémentaire occasionnellement, et ceci, sans recevoir de rémunération ou de compensation supplémentaire.
  • Par ailleurs, lors de périodes de pointe cycliques, ou lors de projets spéciaux (tel qu’au paragraphe précédent) et de circonstances exceptionnelles, lorsque les heures travaillées seront substantielles, les membres et leur directeur/doyen établiront une reconnaissance raisonnable des heures travaillées, soit par du temps ou des sommes compensatoires.
  • Cette entente devra être entérinée par la direction du Service des ressources humaines pour en assurer l’équité interne.

19.2. Le décanat ou la direction du service en question et la direction du Service des ressources humaines doivent approuver le travail supplémentaire dont il est question à l'article précédent. Le paiement du temps supplémentaire est assujetti à la disponibilité des fonds.

MODE DE RÉMUNÉRATION

20. Le mode de rémunération doit être déterminé de concert avec la direction de la faculté ou   du service avant que des heures supplémentaires soient autorisées.

21. Toute heure supplémentaire travaillée, incluant celle exécutée le dimanche, est payée au taux d'une fois et demie le taux horaire normal, soit en argent, soit en temps équivalent, selon les modalités précisées plus loin, et tenant compte de l’article 15 de ce règlement. Les journées de congé de toute nature ne sont pas incluses dans le calcul des heures supplémentaires.

22. Toute heure non prévue qu'un membre du Service de la protection est appelé à travailler est considérée comme heure supplémentaire et payée à temps double.

23. Les primes de fin de semaine et de soirée sont exclues du calcul du temps supplémentaire.

24. Un maximum de 50 heures de temps supplémentaire incluant le facteur de multiplication de 1,5 pourra être mis en banque au cours de chaque année calendrier (janvier à décembre) pour être pris en temps, au choix de l’employé, sauf pour les postes où il y a de la remise de temps et où on applique un horaire souple. Toutes heures de temps supplémentaire au-delà de ces 50 heures devront être payées.

25. Lorsque le temps supplémentaire est travaillé en urgence, tel que défini par la Loi sur les normes d’emploi, celui-ci peut servir à augmenter la banque de temps.

26. Tout temps supplémentaire qui n’aura pas été écoulé au 31 décembre de chaque année sera payé en argent, selon le nombre d’heures qui seront montrées aux bases de données à cet effet. Par ailleurs, la date du 31 décembre sera reportée au 31 mars pour les heures supplémentaires accumulées entre le 1er octobre et le 31 décembre, toujours assujetties au maximum de 50 heures. 

27. Le personnel qui possède du temps supplémentaire en banque et qui est muté se verra rembourser en argent par la faculté, département ou service où le temps a été accumulé, au moment de son départ. 

28. Le personnel qui exécute du temps supplémentaire et qui désire être rémunéré pour les heures travaillées doit l’être dans le mois suivant le travail effectué. 

RAPPEL AU TRAVAIL ET RÉMUNÉRATION POUR APPEL 

29. Tout membre du personnel pour lequel il est essentiel d’être en appel, et à qui on demande d’être en appel, soit par le port de pagette ou par cellulaire, et qui doit pouvoir être rejoint et disponible en tout temps durant la période désignée sera rémunéré à un taux de 30 minutes pour chaque quatre heures en appel. Le temps d’appel est défini comme toute période à l’extérieur des heures normales de travail où la personne est disponible pour répondre aux appels d’urgence de son secteur et qui sera disponible pour se rendre au travail si nécessaire dans un court délai . Le temps d’appel ne peut être accumulé lorsque les opérations du secteur sont fermées. Entre 23 h 00 et 6 h 00, seuls les membres du personnel qui assurent des services essentiels pourront être rémunérés lorsque nécessaire. La détermination des services essentiels reste la responsabilité de la direction de facultés et de services.  

30. Tout membre du personnel rappelé au travail quinze minutes ou plus après la fin de sa  journée normale recevra un minimum de quatre heures au taux normal ou sera rémunéré à taux et demi (1 1/2) pour les heures de travail exécutées, le plus élevé de ces montants étant retenu. Lorsqu’un employé est rémunéré selon les provisions de cet article, toute accumulation de temps d’appel est arrêtée durant cette période. 

ALLOCATION DE REPAS 

31. Après cinq heures de travail consécutives, l'employé ou l'employée doit avoir au moins   une demi-heure pour un repas. 

32. Le personnel qui est appelé à travailler au-delà de sa journée normale prévue à l'horaire recevra une allocation de repas de neuf dollars (9 $) pour deux heures consécutives de temps supplémentaire et, par la suite, après chaque quatre heures consécutives de temps supplémentaire. Lors d’heures supplémentaires travaillées durant une journée qui n’est pas à l’horaire normal, une allocation de repas est payable après chaque période de 4 heures. 

33. Cette allocation sera payée à même la petite caisse. 

PRIMES DE FIN DE SEMAINE ET DE SOIRÉE  

34. Le personnel dont l’horaire de travail exigé comporte des heures de soirée et de fin de semaine est rémunéré par des primes additionnelles. Celles-ci sont de 0,40 $ de l’heure pour du travail en soirée (entre 18 h 00 et 23 h 00 ) et de 0,54 $ de l’heure pour du travail durant la fin de semaine. Le salaire annuel de base du personnel avec des horaires réguliers en soirée ou la fin de semaine, est ajusté proportionnellement pour tenir compte des heures travaillées durant ces périodes. Lorsque ces périodes sont travaillées sporadiquement, les taux précisés ici sont utilisés pour la rémunération de ces heures. 

35. Pour le personnel du Service de la protection qui travaille des horaires dispersés sur 24 heures par jour et sur 7 jours par semaine, les primes sont les suivantes :
  • Du lundi au samedi, de 16 h 00 à 24 h 00 : 0,40 $, de 00 h 01 à 8 h 00 : 0,49 $;
  • Le samedi : de 08 h 00 à 16 h 00 : 0,40 $;
  • Le dimanche : de 8 h 00 à 16 h 00 : 0,54; de 16 h 00 à 24 h 00 : 0,86 $, de 00 h 01 à 8 h 00 : 0,97 $.
Elles s’appliquent au personnel régulier et à terme, sauf pour le personnel des kiosques de stationnement. 
 
JOURS FÉRIÉS

36. Les renseignements relatifs à l'admissibilité et au mode de rémunération du personnel travaillant des heures supplémentaires au cours de congés fériés sont expliqués en détail dans le règlement no 9a. 

AUTRES RÈGLEMENTS  

37. On consultera le règlement 87 relativement à l'interruption temporaire des activités de l'Université ou d'une faculté, d'une école ou d'un service.  

INTERPRÉTATION 

38. La direction du Service des ressources humaines est responsable de l'interprétation de ce règlement. Son application relève de la direction des facultés et services conjointement avec la direction du Service des ressources humaines. 

PORTÉE D'APPLICATION 

39. Le présent règlement s'applique au personnel régulier et/ou aux situations qui ne sont pas régies par les dispositions d'une convention collective. Les conditions du personnel à terme sont présentées au règlement 47.  

EXCEPTION 

40. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du vice-recteur aux Ressources.  

Révisé le 24 novembre 2004
 
(Ressources humaines)
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