Règlement 14a - Dossiers scolaires

Approuvé Comité exécutif du Sénat E-2011-2012.25

DOSSIERS SCOLAIRES

Note : Dans le présent règlement, les termes étudiant et étudiante se rapportent aux étudiants et étudiantes du premier cycle ET des études supérieures, sauf indication contraire.

BUT

1. Ce règlement a pour but de définir les droits et les obligations des étudiants et étudiantes ainsi que de l'Université et de ses représentants en matière de dossiers scolaires.

PRINCIPES GÉNÉRAUX (étudiants et étudiantes de tous les cycles d'études)

2. La Loi concernant l’Université d’Ottawa 1965 autorise l’Université à recueillir des renseignements aux fins suivantes : recrutement, admission, inscription, avancement, remise des diplômes, administration et autres activités liées à ses programmes. Quiconque fait une demande d'admission à l'Université d'Ottawa ou s'inscrit à ses programmes ou à ses cours accepte le droit qu'a l'Université de recueillir des renseignements personnels pertinents à des fins compatibles avec l’évaluation de l'admissibilité des étudiantes et étudiants, l’établissement de leurs dossiers de rendement dans les cours et les programmes, l'attribution des bourses et du financement gouvernemental et l’administration des affaires scolaires et financières de l’Université.

3. Les étudiantes et les étudiants reconnaissent également que les documents soumis à l'Université à l'appui d'une demande d'admission, de logement ou d'aide financière, ou encore à l'appui d'un appel ou d'une requête, deviennent la propriété de l'Université.

4. L'Université s'engage à prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger l'aspect confidentiel et privé des renseignements contenus dans les dossiers scolaires (papier ou électroniques). Veuillez consultez également le Règlement 117 sur la classification et la manutention de l'information et la Méthode 21-1 Sécurité TED. Sauf dans les circonstances décrites dans le présent règlement, l’Université ne peut divulguer le contenu des dossiers scolaires à quiconque, y compris un proche parent ou un groupe de l'extérieur de l'Université, sans avoir l'autorisation écrite de l'étudiante ou de l'étudiant.

RENSEIGNEMENTS CONTENUS DANS LE DOSSIER SCOLAIRE (version papier ou électronique)

5. Le dossier scolaire est constitué de documents papier et de documents électroniques. Le dossier scolaire contient les renseignements requis pour suivre le progrès et le rendement scolaire de l’étudiant et pour la préparation des relevés de notes, des rapports et des lettres d’attestation de rendement ou d’études. Les dossiers scolaires constituent également la base nécessaire au bon fonctionnement de l'Université et à la préparation de rapports d'inscription et de statistiques qu'exigent les organismes gouvernementaux. Le dossier scolaire peut contenir les renseignements suivants, entre autres :

A) Admission

i) Renseignements personnels (par exemple : nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, nationalité, plus proche parent);

ii) Titre d'admission (par exemple : demande d'admission, relevé d'études antérieures, lettres de recommandation, résultats de tests);

iii) Offre d’admission et, s'il y a lieu, réponse à l’offre. (L’Université accepte comme preuve une réponse reçue par Internet);

iv) Tous documents soumis pour satisfaire aux conditions d’admission, d'inscription ou d'équivalences.

B) Inscription aux cours

i) Toute correspondance ou tout document, version papier ou électronique (par exemple : changements scolaires, demande d’exemption, lettre de permission) pouvant modifier le dossier scolaire;

ii) Renseignements sur l'inscription et le rendement scolaire (par exemple : programmes d'études, résultats aux examens, lettres d’appel, évaluations narratives, mentions de distinction, sanctions, diplômes obtenus);

iii) Renseignements financiers (par exemple : frais, paiements, bourses);

iv) Toutes preuves de statut juridique ou de changement de statut. Les preuves de statut juridique sont conservées au Service du registraire ou à la Faculté des études supérieures et postdoctorales (FESP);

v) Une étudiante ou un étudiant qui présente une requête ou demande un changement doit le faire par écrit, par télécopieur ou par courriel à partir de son adresse courriel uOttawa. Aucun changement n'est accepté par téléphone;

vi) Documentation liée à toute intervention faite au dossier scolaire à la demande de l’étudiant ou de l'étudiante ou de l’Université.

C) Autres documents pertinents

i) Lettres et formulaires signés par l’étudiante ou l’étudiant;

ii) Photo prise pour produire la carte étudiante;

iii) Documents d'appui fournis par l'étudiante ou l'étudiant ou à sa demande (par exemple : relevé d'études antérieures, lettres de recommandation et certificats médicaux);

iv) Documents portant sur les études de l'étudiante ou l'étudiant ou sur l’évaluation de son travail à l'Université, quand ces renseignements ne peuvent pas facilement être inscrits en format électronique (par exemple : évaluations de thèses);

iv) Autres documents que l'unité scolaire juge être pertinents aux études de l'étudiante ou de l'étudiant.

CONSERVATION DES DOSSIERS

6. L'Université conserve les dossiers scolaires sur support papier et/ou sur support électronique.  Les documents contenus dans le  dossier scolaire sont conservés tant que la personne est inscrite à l’Université et en conformité avec le calendrier de conservation des documents de l’Université d’Ottawa publié par les Archives de l’Université.  Aucune correction ne peut être apportée au relevé officiel après les périodes précisées dans le calendrier de conservation.  L'Université conserve indéfiniment les parties des dossiers électroniques nécessaires à la préparation de relevés de notes officiels et seule la version électronique du relevé de notes est conservée.

7. Le dossier scolaire est conservé électroniquement ou, s’il s’agit de documents papier, dans les bureaux de la faculté ou de l'unité scolaire à laquelle appartient l’étudiante ou l’étudiant. Le dossier scolaire papier d’un étudiant de deuxième ou de troisième cycle est conservé à la Faculté des études supérieures et postdoctorales et dans l’unité scolaire. Dans le cas des étudiantes et étudiants spéciaux (ne postulant pas de diplôme), l’Université conserve uniquement les formulaires signés relatifs à l’inscription, pour une période de deux ans.

ACCÈS AUX DOSSIERS ET DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS

Accès public

8. L’Université considère que les renseignements suivants sont conservés dans le but de les rendre accessibles au public :

a) le ou les grades conférés par l’Université à une personne et la ou les date(s) d’obtention; et

b) le nom de tout récipiendaire d’une bourse d’excellence ou de tout autre honneur ou prix universitaire.

Sauf pour les cas décrits ci-dessus,  tout autre renseignement contenu au dossier scolaire n’est divulgué qu’à l'étudiante ou l'étudiant concerné conformément au présent règlement, aux lois applicables en matière d’accès à l’information et à la protection de la vie privée, ou avec le consentement écrit au préalable de l'étudiant ou l'étudiante.

Accès pour la population étudiante

9. Les étudiantes et étudiants ont le droit d'examiner les renseignements que contient leur propre dossier, et ce, en conformité avec les lois applicables en matière d’accès à l’information et à la protection de la vie privée et à l'exception des évaluations et des lettres de recommandation fournies à l'Université à condition qu'elles soient gardées confidentielles.

10. Les étudiantes et étudiants ont également le droit de demander que les renseignements erronés contenus dans leur dossier soient corrigés et que les récipiendaires de l'information jugée erronée soient avisés de la correction.

11. Les étudiantes et étudiants qui désirent examiner leur dossier doivent prendre rendez-vous avec les responsables autorisés de la faculté ou de l’unité scolaire où se trouve le dossier.

12. Sur présentation d’une demande écrite auprès du Service du registraire, les étudiantes et étudiants ayant acquitté en entier les droits portés à leur compte peuvent obtenir un relevé officiel de leur dossier d’études à l’Université ou demander que l’Université envoie des copies à une tierce partie.

13. Seul le Service du registraire est autorisé à produire des relevés de notes officiels. Les relevés de notes officiels sont préparés en version intégrale; le Service du registraire ne produit pas de relevés partiels.

14. Les relevés remis directement à une étudiante ou un étudiant portent l’indication « Remis à l’étudiant ».

15. Les documents officiels émanant d’autres établissements ne seront ni divulgués ni distribués.

Accès pour le personnel

16. Les membres du personnel, les experts-conseils ou les représentants autorisés de l’Université ont droit d’accès aux renseignements contenus dans les dossiers scolaires s’ils ont besoin de ces renseignements pour exercer leurs fonctions officielles ou que cet accès soit essentiel et approprié à l’acquittement des fonctions de l’Université.

Organismes étudiants

17. La Fédération étudiante de l'Université d'Ottawa (FEUO) et l'Association des étudiantes et étudiants diplômés(GSAED), de même que leurs organismes constituants, peuvent obtenir une liste de la clientèle étudiante (nom, adresse courriel @uottawa.ca et numéros de téléphone) pour leur permettre d’offrir des services à la population étudiante. Le Service du registraire fournit de telles listes sur présentation d'une demande écrite signée par un responsable autorisé de la FEUO ou de la GSAED, à condition que ces renseignements ne soient ni divulgués à des tierces parties ni utilisés aux fins de sollicitation ou de démarches commerciales.

Accès exigé en vertu d'une loi

18. L’Université peut divulguer le dossier scolaire ou une partie du dossier scolaire à des personnes ou des organismes en vertu des lois applicables en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée, ou en vertu d'une autre loi applicable, d'une ordonnance du tribunal, d'une sommation ou d'une assignation à témoigner dictant à l'Université de divulguer des renseignements. L’Université peut en divulguer au ministère de la Formation, des Collèges et des Universités ou autres organismes gouvernementaux aux fins de financement, d’analyses statistiques, de vérifications des inscriptions ou conformément aux exigences d'organismes professionnels d'autorisation et d'agrément dûment constitués.

Divulgation en situation d'urgence

19. L’Université peut divulguer à un tiers tout renseignement essentiel et approprié contenu dans le dossier scolaire en toute situation d'urgence ayant une incidence sur la santé ou la sécurité d'une personne, ou dans une situation relative à une blessure, une maladie ou un décès afin de faciliter la communication avec le conjoint, un proche parent ou un ami.

PROTECTION DES DOCUMENTS

20. La responsabilité de protéger les dossiers scolaires contre l'accès non autorisé, les dommages ou les pertes revient à la personne que désigne le doyen de la faculté ou la direction de l'unité scolaire qui conserve les dossiers. Les dossiers scolaires sont conservés dans des serveurs sécurisés, des bureaux ou des classeurs verrouillés lorsqu'ils ne sont pas utilisés, et seul le personnel autorisé doit avoir accès à la section où ils sont conservés.

21. Le Service du registraire est responsable de contrôler l'accès aux dossiers électroniques. En tant que responsable des dossiers scolaires électroniques officiels, il doit s'assurer que seuls les membres du personnel dûment autorisés ayant besoin de renseignements relativement à leurs fonctions assignées reçoivent la permission d'examiner, d'ajouter, de modifier ou de supprimer les éléments des dossiers scolaires.

22. Le dépositaire du Système d’information scolaire (SIS) doit protéger les dossiers électroniques contre les pertes ou les destructions en sauvegardant régulièrement les données et en entreposant des copies de secours en lieu sûr.

23. Le personnel ayant reçu l'accès aux dossiers électroniques doit respecter les mesures de sécurité établies. Ainsi, ces personnes doivent changer fréquemment leur mot de passe, ne doivent partager un compte d'accès avec aucune une autre personne, ne doivent pas laisser sans surveillance un terminal une fois que l'entrée en communication a été amorcée et doivent toujours verrouiller les documents à traiter. Elles doivent s'abstenir d'examiner les renseignements qui ne sont pas pertinents à leurs fonctions et ne doivent effectuer dans les dossiers que les transactions pour lesquelles elles ont reçu l'autorisation de leur supérieur et du Service du registraire.

EXCEPTION

24. Toute exception à ce règlement nécessite la permission écrite du registraire.

Révisé le 19 septembre 2011

(Cabinet du vice-recteur aux études)

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