Règlement 21 - Frais de voyage

Approuvé Bureau des gouverneurs 2016.XX

FRAIS DE VOYAGE

OBJET

1. Le présent règlement, ainsi que la Méthode 16-11, établit les modalités, conditions et lignes directrices régissant le remboursement des frais de voyage pour le compte de l’Université ou des frais de voyage imputés à des fonds administrés par l’Université que ce soit les fonds de fonctionnement de l’Université, une subvention ou toute autre source de fonds administrée par l’Université.

Le règlement vise à :
a) Assurer l’approbation, au préalable, de tout voyage pour le compte de l’Université;
b) Fournir un ensemble de principes pour l’établissement des lignes directrices de la Méthode 16-11 concernant le remboursement des frais de voyage admissibles pour assurer l’utilisation efficace des ressources publiques;
c) Assurer la transparence, la responsabilité et la conformité aux règlements liés à la comptabilité et aux exigences de déclaration;
d) Gérer tout voyage autorisé de manière cohérente et économique et selon des principes de transparence et d’équité.

PORTÉE ET APPLICATION

2. Ce règlement s’applique aux frais de voyage engagés par le voyageur (selon la définition indiquée dans ce document) pour le compte de l’Université ou des frais de voyage liés à des fonds administrés par l’Université.

3. Le présent règlement et la Méthode 16-11 n’ont pas préséance sur les dispositions liées aux frais de voyage applicables aux conventions collectives entre l’Université et les syndicats représentant les membres du personnel. Pour les membres de l’APUO, voir Annexe B à la fin de la Méthode 16-11.

4. Si les règlements d’un organisme de financement relatifs à une demande de remboursement de frais admissibles diffèrent du présent règlement, la réglementation la plus rigoureuse s’applique.

DÉFINITIONS

5. Dans le présent règlement, les définitions suivantes s’appliquent :
a) « Approbateur autorisé » désigne une personne en position d’autorité par rapport à un voyageur approuvé et/ou étant habilitée à approuver l’affectation de ressources universitaires.

b) « Employé » désigne une personne titulaire d’un poste régulier ou membre d’une convention collective à l’Université d’Ottawa ou possédant plus de douze mois de service continu financé par une subvention ou par toute autre source de fonds administrée par l’Université.

c) « Frais/dépense admissible » désigne les frais de voyage admissibles à un remboursement par l’Université selon le présent règlement et en particulier selon les principes établis dans la Méthode 16-11.

d) « Formulaire Demandes » désigne le formulaire utilisé pour demander une autorisation de voyager et une avance de fonds.

e) « Formulaire Dépense » désigne le formulaire utilisé pour demander un remboursement des frais de voyage après le voyage.

f) « Pour le compte de l’Université » désigne les des dépenses découlant des activités, services et fonctions liés à l’enseignement, à la recherche et à l’administration de l’Université.

g) « Université » désigne l’Université d’Ottawa.

h) « Voyage » désigne un déplacement à l’extérieur des territoires d’Ottawa et de Gatineau, et dont la définition plus particulière se trouve à l’Annexe A de la Méthode 16-11.

i) « Voyageur » désigne tout « employé » ou tout « voyageur approuvé » qui demande un remboursement de frais de voyage.

j) « Voyageur approuvé » désigne une personne qui n’est pas un employé au sens du présent règlement, mais qui est appelée à voyager pour le compte de l’Université.

PRINCIPES GÉNÉRAUX

6. Une dépense admissible doit :

a) servir à un voyage approuvé par l’approbateur autorisé pour le compte de l’Université;
b) être juste et équitable;
c) être suffisamment expliquée et documentée;
d) faire l’objet d’aucune demande de remboursement de la part d’une autre source ou être inadmissible à ce remboursement;
e) pouvoir résister à l’examen de vérificateurs et du public.

APPROBATIONS ET RESPONSABILITÉS

7. Il incombe au voyageur d’obtenir l’approbation écrite de l’approbateur autorisé avant tout voyage.

8. Tout voyage fait par un voyageur dépend de la disponibilité des ressources financières affectées à cette fin et de l’approbation de l’approbateur autorisé. Il incombe à l’approbateur autorisé de s’assurer que les voyages et les demandes de remboursement sont conformes au présent règlement et à la Méthode 16-11.

9. L’approbateur autorisé ne peut approuver ses propres frais de voyage.

DEMANDE DE REMBOURSEMENT

10. L’Université n’est pas obligée de rembourser des frais de voyage non approuvés au préalable. Les frais de voyage sont remboursés seulement s’ils sont conformes aux principes généraux sur les dépenses admissibles établis dans le présent règlement et à toute autre exigence établie dans la Méthode 16-11. Le cas échéant, en soumettant une demande de remboursement de frais de voyage, le voyageur doit divulguer toute autre source de remboursement possible.

11. Le voyageur et l’approbateur autorisé ont la responsabilité conjointe de s’assurer que le formulaire Dépense est dûment rempli, que les renseignements qu’il renferme sont exacts et qu’il a été soumis conformément au présent règlement et à la Méthode 16-11. Le formulaire Dépense doit être approuvé et signé par l’approbateur autorisé et soumis dans les délais prévus à la Méthode 16-11 accompagné des reçus originaux et toute autre documentation en appui aux frais de voyage.  Les dépenses encourues sont conformes aux principes énoncés dans le présent Règlement.

12. Les frais de voyage engagés par un groupe ne peuvent être réclamés que par la personne occupant le poste hiérarchique le plus élevé. Les frais de voyage d’un approbateur autorisé ne peuvent faire l’objet d’une demande de remboursement soumise par une personne relevant de cet approbateur autorisé.

13. Il incombe au voyageur de rembourser tout paiement en trop même si le voyageur quitte ou a quitté son emploi à l’Université ou que la relation du voyageur avec l’Université est terminée ou se terminera sous peu.

14. La signature du chercheur principal doit figurer sur toute demande liée à des dépenses imputées à des subventions ou contrats de recherche comme l’exigent les organismes subventionnaires.

TENUE DE DOSSIERS

15. Aux fins de vérification, l’Université doit maintenir une bonne tenue de dossiers pour le remboursement des dépenses admissibles. Cette responsabilité de conserver une bonne tenue des dossiers liés aux voyages incombe à chaque faculté et service.

VÉRIFICATION ET RAJUSTEMENT

16. L’Université se réserve le droit de vérifier les réclamations de dépenses de voyage et les remboursements. L’approbation et le remboursement d’une dépense ne constituent pas son acceptation définitive. Tout remboursement peut faire l’objet de révision ou d’ajustement de la part des Ressources financières, du Bureau de la vérification interne et d’agences ou de vérificateurs externes. La décision définitive liée à tout rajustement revient au vice-recteur aux ressources. Le voyageur doit rembourser tout montant refusé ou ajusté par la suite.

INTERPRÉTATION

17. Le vice-recteur associé aux ressources financières est responsable de l’interprétation de ce règlement. Son application relève à la fois de la direction des facultés et services et du vice‑recteur associé aux ressources financières.

EXCEPTION

16. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l’autorisation préalable du vice-recteur aux ressources.

MODIFICATION

18. Aucune modification au présent règlement ne peut être faite sans l’approbation du Comité des finances et de la trésorerie du Bureau des gouverneurs.

Révisé le 25 avril 2016

(Ressources financières) 

 

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