Règlement 23 - Archives de l'Université d'Ottawa

Approuvé Comité d'administration 715.4

ARCHIVES DE L'UNIVERSITÉ D'OTTAWA

DÉFINITION

1. Aux termes du présent règlement, « archives » désignent tous les documents, quelles qu’en soient la forme et les caractéristiques (sur support conventionnel et numérique), créés ou accumulés par l’Université d’Ottawa et son personnel dans l'exercice de leurs fonctions, et contenant des renseignements sur l’organisation, les fonctions, la procédure, les politiques et les activités de l’Université d’Ottawa, ou tout autre renseignement utile sur le passé et le présent de l’Université d’Ottawa.

PROPRIÉTÉ

2. Les archives sont la propriété de l’Université d’Ottawa et ne peuvent être aliénées ni détruites sans que ce ne soit spécifié dans le calendrier de conservation des documents (Méthode 20-4 de l’Université d’Ottawa concernant les délais régissant la conservation des documents).

STATUT

3. Les Archives de l’Université d’Ottawa sont une unité administrative au sein du Cabinet du secrétaire.

MANDAT ET RESPONSABILITÉS DES ARCHIVES DE L’UNIVERSITÉ

4. Les Archives de l’Université d’Ottawa sont chargées de faciliter la conception et la mise en œuvre de saines pratiques en matière de gestion de l’information, ainsi que de promouvoir et de fournir des services efficaces et intégrés dans ce domaine. Les Archives offrent des conseils et des services professionnels pour la gestion de l’information sur support conventionnel et numérique, des services de distribution et d’organisation de l’information, ainsi que des services de diffusion et de recherche. À cette fin elles doivent :

a) établir, réviser et appliquer les échéances régissant la préservation des documents de l’Université d’Ottawa à l’aide de la Méthode 20-4 (calendrier de conservation de l’Université);
b) concevoir et implanter un plan de classement uniforme dans les unités scolaires et administratives;
c) mettre en œuvre de saines pratiques de gestion de l’information dans les unités scolaires et administratives, et conseiller le personnel dans ces unités en matière de gestion de l’information;
d) offrir de la formation en gestion de l’information au personnel de l’établissement, en collaboration avec le Service des ressources humaines, et en archivistique pour d’autres groupes d’intérêt;
e) assurer l’entreposage des documents sur support conventionnel et le stockage des documents électroniques versés par les unités scolaires et administratives; en assurer l’accès, ainsi que la préservation et la conservation;
f) assurer la diffusion efficace de l’information auprès des unités scolaires et administratives, du public et d’autres groupes d’intérêt;
g) traiter, classer et décrire les documents, et produire des instruments de recherche;
h) assurer aux chercheurs un service de référence ainsi que l’accès à l’information conformément aux règlements 11 et 90 de l’Université d’Ottawa; 
i) acquérir les archives en provenance des unités administratives et scolaires, tel que prescrit dans la Méthode 20-4, ainsi que de toutes autres provenances, afin de documenter l’histoire de l’Université; établir et appliquer les délais régissant la conservation des archives, selon la Méthode 20-4;
j) participer à la diffusion de l’histoire et du patrimoine archivistique de l’Université d’Ottawa, au moyen, entre autres, de la création d’instruments de recherche et de catalogues, de publications, d’expositions, de visites commentées, de présentations et d’entrevues.

RESPONSABILITÉS DES UNITÉS SCOLAIRES ET ADMINISTRATIVES

 5. Les unités administratives et scolaires de l’Université d’Ottawa doivent :
  •  a) désigner, comme agent de liaison avec les Archives de l’Université, un membre de leur personnel qui soumettra aux Archives tout projet de destruction ou d’aliénation des documents non décrits dans le calendrier approuvé (Méthode 20-4);
  •  b) assurer le maintien du plan de classement uniforme pour tous les documents sur support conventionnel et numérique au sein de leur unité;
  •  c) collaborer à la révision et à l’application des délais régissant la conservation et la destruction des documents, tel que prescrit dans la Méthode 20-4 de l’Université d’Ottawa;
  •  d) verser tous les documents arrivés à échéance, tel que prescrit dans la Méthode 20-4, en suivant les procédures décrites dans le Guide de gestion de l’information.
EXCEPTION

6. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l’approbation écrite du Comité d’administration.

Révisé le 28 mars 2007
 
(Cabinet de la vice-rectrice à la gouvernance)
Haut de page