Règlement 27 - Contrôle de la facturation, des remises et des dépôts (en cours de révision)

Approuvé Comité exécutif du Sénat 67.23

CONTRÔLE DE LA FACTURATION, DES REMISES ET DES DÉPÔTS (EN COURS DE RÉVISION)

INTRODUCTION

1. Le présent règlement décrit les responsabilités des facultés, des écoles et des services en ce qui concerne
a. la facturation relative à la fourniture de marchandises ou de services et le recouvrement du paiement auprès des clients;
b. l'acceptation, le maniement et le contrôle des diverses remises reçues par les facultés, les écoles et les services;
c. le dépôt des remises au Service des finances.

2. La marche à suivre est présentée en détail dans la méthode n' Finances 16-2.

3. Au sens du présent règlement, l'expression "remise" se rapporte à toutes les formes de devises, c'est-à-dire au comptant, aux chèques, aux mandats, aux traites bancaires et aux chèques de voyage.

CHAMP D'APPLICATION

4. Dans le cas de certains genres de services, par exemple ceux du (*) Service de reprographie ou de SPAY, les facultés, les écoles et les services les demandent et les payent au moyen du formulaire "demande de services". Une fois la transaction terminée et les frais inscrits sur la demande, le Service des finances porte les détails budgétaires aux comptes débiteurs ou créditeurs appropriés. Ce mode de fourniture de services est considéré comme un procédé "interne", règlementé par une marche à suivre précise pour chaque cas.

5. Le présent règlement traite du mode de fourniture de marchandises et de services qui exige l'établissement d’une facture par le service fournisseur en vue du recouvrement des frais et qui, en raison de ce fait, est considéré comme un procédé "externe". Ce procédé s'applique, par exemple, à la fourniture de services de sécurité lors d'activités sociales, à la vente de meubles en excèdent et à la fourniture de services de logement et de cantine.

FACTURATION

6. En règle générale, il incombe à la faculté, à l'école ou au service fournissant les marchandises ou les services demandés de voir à faire envoyer la facture au client immédiatement, de percevoir le paiement et de le remettre au Service des finances, À cette responsabilité, s'ajoute celle de prendre des mesures ultérieures nécessaires en vue d'assurer un prompt règlement de la facture.

7. Toutefois, lorsqu'il s'agit de la location des installations de l'Université, le Secteur des approvisionnements et services à la responsabilité de la facturation et du recouvrement des montants applicables aux réservations coordonnées par le Service des congres et de la restauration. (Voir le règlement 28 et la méthode no 11-1 - Congrès et restauration).

8. À moins que les dispositions des autres règlements de l'Université, que la tradition ou que les modalités d'un contrat ne justifient le contraire, la fourniture de marchandises ou de services est considérée comme une transaction au comptant et les factures sont à régler dès leur réception. Pour la facturation, on doit normalement utiliser le formulaire numéroté SA18- CR18 de l'Université d'Ottawa.

9. À la fin de chaque mois, le Service des finances envoie aux facultés, aux écoles et aux services une liste des comptes en souffrance dont ils ont la responsabilité. La liste indique la date de facturation, le numéro de la facture, le nom du client et le montant dû.

AIDE RELATIVE AU RECOUVREMENT

10. La faculté, l'école ou le service qui ne réussit pas à percevoir un compte dans les 60 jours à compter de la date de facturation doit référer le compte au Service des finances qui le transmet au conseiller juridique de l'Université qui avisera le Service des finances quant au recouvrement ou à la radiation. Les frais de recouvrement et les mauvaises créances sont imputés à la faculté, à l'école ou au service en cause.

11. À moins d'entente contraire conclue au préalable avec le Service des finances, le montant de toute facture non acquittée dans les 120 jours suivant la date de facturation est débité au compte budgétaire approprié de la faculté, de l'école ou du service ayant fourni les marchandises ou les services.

REÇUS

12. Des carnets de reçus officiels numérotés sont disponibles, sur demande, au Service des finances; ces reçus doivent être utilisés aussi souvent que possible, à titre de preuve de la réception des remises diverses. Le Service des finances tient à jour un registre indiquant l'endroit où se trouvent les carnets de reçus officiels numérotés. Les reçus sous toute autre forme doivent être approuvés par le Directeur des Services des finances avant d’être utilisés

DÉPÔTS

13. Toutes les remises acceptées au nom de l'Université par les facultés, les écoles et les services doivent être déposées au Service des finances, à moins d'entente particulière conclue avec le Service des finances pour effectuer des dépôts directement à la banque. Toutes les sommes recueillies doivent être déposées au Service des finances au moins bimensuellement, c'est-à-dire au milieu et à la fin du mois, ou chaque fois que les remises (*) totalisent $1000, sauf s'il y a lieu d'effectuer des dépôts quotidiens. Les dépôts, provenant d’une faculté, d’une école ou d'un service, doivent toujours être remis au Service des finances par messager; ils ne doivent pas être envoyés par courrier. On peut se procurer, en s'adressant au Service des finances, des provisions du formulaire de dépôt SA18-GN01. L'utilisation de la boîte de dépôt de nuit exige que le déposant s'entende au préalable avec le Service des finances.

14. Le Service des finances doit normalement effectuer, chaque jour, au moins un dépôt bancaire. il doit même parfois en effectuer plusieurs, lorsque l'importance des remises l'exige.

REÇUS CONTRE DONS

15. Les reçus officiels pour fins d'impôt sur le revenu relatifs aux dons faits à l'Université ne peuvent être délivrés que sur les directives du Service des finances.

PROTECTION DU COMPTANT

16. Les mesures à prendre pour éviter la perte ou le vol des sommes reçues en argent comptant sont énoncées dans la méthode no 16-1 “Protection des fonds de l’Université”. L’inobservation des directives ci-devant établies justifiera la prise de sanctions disciplinaires, incluant la possibilité de renvoi, vis-à-vis de la personne en faute

EXCEPTION

17. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l’approbation écrite du Comité d’administration

Révisé le 26 septembre 1984 (remplace l’édition du 24 juin 1976)

INDEX

Dépôts au Service des finances

Dons, Reçus contre

Facturation, Responsabilité de la

Recouvrement des effets

Reçus pour les remises

Remises d’argent, Maniement des

(Service des finances)

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