Règlement 28 - Utilisation des installations et services de l'Université d'Ottawa

Approuvé Comité exécutif du Bureau des gouverneurs 67.23

UTILISATION DES INSTALLATIONS ET SERVICES DE L'UNIVERSITÉ D'OTTAWA

OBJET

1. Le présent règlement précise les règles à suivre pour réserver des installations et utiliser des services de l'Université à des fins non scolaires (scolaire désigne les cours avec ou sans crédits reconnus par l'Université). Il faut tenir compte de la méthode 4-8 dans l'application du présent règlement.

ATTRIBUTIONS

2. Approvisionnements et services, Service congrès et réservations, est responsable de traiter et de coordonner toutes les demandes d'utilisation des installations et des services du campus provenant d'usagers internes ou externes, afin d'en maximiser l'usage le plus rationnellement possible et d'assurer à la clientèle un service de guichet unique essentiel.

INSTALLATIONS

3. L'utilisation des installations à des fins scolaires a préséance sur toute autre activité. Les installations seront disponibles seulement lorsque non nécessaires à l'enseignement.

4. Le Service congrès et réservations se réserve le droit de limiter le nombre de salles ou d'installations accordées à un usager.

USAGERS DU SERVICE CONGRÈS ET RÉSERVATIONS

5. Pour fins d'établissement des frais, les usagers se regroupent en trois catégories :

  • a) Groupes institutionnels et activités internes
    1. Cette catégorie regroupe les facultés, services, centres, associations de professeurs et d'étudiants de l'Université utilisant les installations de cette dernière à des fins universitaires (par exemple, pour des fins scolaires, de gestion administrative, de perfectionnement, d'activités reliées à une discipline facultaire). Ces activités sont organisées et supervisées par l'usager interne.
  • b) Groupes et activités parrainés
    1. Cette catégorie regroupe tous les usagers de l'extérieur parrainés par soit un doyen ou une doyenne ou le directeur ou la directrice d'un service. Le parrainage sera fixé selon l'activité et le niveau de participation à cette activité, le niveau de participation de la communauté universitaire (personnel de soutien, scolaire, étudiants) et si des droits d'inscription ou d'entrée y sont exigés des participants. Le type de locaux demandés aura également un impact sur la décision. Elle regroupe aussi le personnel de soutien et enseignant qui utilisent les installations et les services pour des activités personnelles à but non lucratif. L'activité parrainée doit adhérer à la mission de l'Université d'Ottawa.
  • c) Groupes et activités externes
    1. Cette catégorie regroupe tous les usagers provenant de l'extérieur de l'Université, ainsi que les étudiants et étudiantes et le personnel de soutien et enseignant qui utilisent les installations et les services pour des activités personnelles, à but lucratif ou non lucratif, qui n'adhèrent pas nécessairement à la mission de l'Université mais qui ne doivent en aucun cas nuire à l'image de l'Université.

TARIFICATION ET APPLICATION

6. Les tarifs de location pour les locaux de l'Université d'Ottawa, qui s'appliquent à toutes les catégories d'usagers, sont établis annuellement par Approvisionnements et services et approuvés par le Comité d'administration. Les tarifs sont décrits dans les annexes A, B et C.

7. Les groupes institutionnels et activités internes sont généralement exemptés des tarifs de coordination et de location pour certains locaux (voir annexe A pour les tarifs).

8. Les tarifs s'appliquant à des groupes et activités parrainés sont sujets aux tarifs de location tels que repris dans l'annexe B.

9. Les tarifs s'appliquant aux usagers externes sont repris dans l'annexe C.

10. Les tarifs repris dans les annexes A, B et C ne concernent que la location des locaux. Tous les autres services et frais seront facturés selon les tarifs en vigueur lors de la négociation du contrat de l'activité concernée.

ATTRIBUTION DES REVENUS

11. Les revenus engendrés par la location de salles et de services sont crédités par Approvisionnements et services à la faculté ou service chargé de l'administration de ces dits locaux et ou services. Les frais pour les locaux d'usage général sont crédités au budget central de l'Université.

CONSOMMATION DE BOISSONS ALCOOLISÉES

12. La consommation de boissons alcoolisées n'est permise que si des dispositions ont d'abord été prises à cet effet auprès d'Approvisionnements et services, Service congrès et réservations, en conformité avec les normes de la Commission des permis de vente d'alcool de l'Ontario. (N.B. : Le bar Equinox est exclu du présent règlement).

Se référer aux règlements 33 Règlement sur la sûreté et 88 Service des bars et aux méthodes 4-8 Utilisation des installations et services de l'Université et 11-3 Service des bars.

SERVICE ALIMENTAIRE

13. Tout service alimentaire livré à l'intérieur du pavillon Jock-Turcot doit provenir du pourvoyeur officiel de l'Université.

RESPONSABILITÉ CIVILE

14. Les organisateurs et parrains d'événements sont tenus responsables des dommages causés à la propriété de l'Université en raison de leurs activités.

15. L'Université n'est en aucun cas responsable de la perte d'effets personnels et de blessures que pourraient subir les personnes qui assistent aux activités.

16. Les organisateurs doivent produire les polices d'assurances propriété et responsabilité exigées par l'Université conformément au règlement 25 Responsabilités en matière d'assurances et à la méthode 4-7 Réclamations auprès des assureurs de l'Université.

SÉCURITÉ

17. L'Université se réserve le droit d'identifier et d'exiger la présence d'un nombre adéquat d'agents de sécurité, et cela aux frais de l'usager.

FACTURATION ET RECOUVREMENT DES FRAIS

18. Le Service congrès et réservations est responsable de facturer et de percevoir tous les frais de réservations et autres coûts reliés à la tenue d'activités. Toutefois, il ne peut en aucun temps être tenu responsable des mauvaises créances occasionnées par la tenue d'une activité interne et parrainée. Les pertes de revenus provenant de mauvaises créances externes doivent être absorbées par les facultés et services concernés, qui perçoivent habituellement ces dits revenus.

EXCEPTION

19. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du vice-recteur aux Ressources.

Révisé le 29 mars 1995

(Approvisionnements et services)

ANNEXE A

TARIFS INTERNES POUR L'UTILISATION DES INSTALLATIONS À USAGES MULTIPLES

PAVILLON/ÉDIFICE PIÈCE PIEDS CARRÉS CAPACITÉ MAXIMUM TARIF (par jour) FACULTÉ/DÉPART./ ÉCOLE
AUDITORIUM          
Centre universitaire

Alumni

3,695.26

300

60

Affaires étud.

Colonel By C003 2,242.73 210 0  
Fauteux 147-a-b 2,907.21 275 0  
Lamoureux 122 2,104.41 202 0  
MacDonald 146 1,988.48 172 0  
Marion Aud 3,360.81 474 0  
Montpetit 202 De Celles 3,372.55 244 0  
  203 De Celles 3,372.55 244 0  
Morisset 224 2,854.03 185 0  
Pérez 109A / 121 1,918.83 150 0 Musique
Roger-Guindon 2003 1,717.65 127 0  
  2005 2,830.13 252 0  
  2007 1,717.65 127 0  
Salle académique 112 3,606.88 150 0 Théâtre
Tabaret 333 2,949.08 174 0  
Vanier 146 2,104.40 280 0  
SALLES DE RÉUNIONS

(5 à 20 personnes)

         
Centre universitaire 206 300 18 0 Affaires étud.
  207 300 18 0 Affaires étud.
  211D 300 14 0 Affaires étud.
   211E 300 14 0 Affaires étud.
  211F 300 12 0 Affaires étud.
  215A 300 16 0 Affaires étud.
  215B 300 16 0 Affaires étud.
Fauteux 106 500 14 0 Common Law
  202 500 16 0 Droit Civil
Marion 021 500 20 0 Sciences
Montpetit 223 500 16 0 Activité phys.
Simard 240A 500 16 0 Arts
SALLES DE RÉUNIONS (21 à 60 personnes)          
Centre universitaire

215

3000

60

0

Affaires étud.
  215 C 2000 40 0 Affaires étud.
  205 3000 60 0 Affaires étud.
Lamoureux 475 1100 25 0 Éducation
Simard 132 750 25 0 Arts
  140 2100 60 0 Arts
SALLES DE COURS

(0 À 100 personnes)

         
AIRES OUVERTES          
AIRES COMMERCIALES 10 kiosques d'information gratuits par semestre pour l'interne        
Kiosque d'info Non applicable pour les groupes parrainés     10  
Kiosque de vente 1 Vente ou promotion, commerçants itinérants     35  
Kiosque de vente 2 Vente ou promotion, commerçants itinérants     45  
Kiosque de vente 3 Vente ou promotion, commerçants itinérants     55  
Kiosque de vente 4 Vente ou promotion, commerçants itinérants     150  
TERRASSE/

PELOUSE

Ces mêmes tarifs s'appliquent à toutes les pelouses / terrasses.        
Colonel By terrasse ext.   100    
Fauteux terrasse ext.   48    
Roger-Guindon terrasse   400    
Tabaret pelouse   1800    
FOYER          
Centre universitaire Agora 2,500 100 45 Affaires étud.
  Promenade A 3,000 200 100 Affaires étud.
  Terminus 5,625 375 45 Affaires étud.
Fauteux 1er étage 2,500 170 0 Droit Civil
Colonel By rez-de-chaussée 3,600 240 0 Génie
Lamoureux 1er étage 3,200 215 0 Éducation
Montpetit 1er étage 1,600 110 0 Sports
Morisset 2e étage 9,000 600 0  
Roger-Guindon 2e étage 3,200 215 0 Sciences Santé
Tabaret Rotonde (1er) 3,500 240 0  
Salle Académique 1er étage (111) 652   0 Théâtre

ANNEXE B

TARIFS PARRAINÉS POUR L'UTILISATION DES INSTALLATIONS À USAGES MULTIPLES

PAVILLON/ÉDIFICE PIÈCE PIEDS CARRÉS CAPACITÉ MAXIMUM TARIF (par jour) FACULTÉ/DÉPART./ÉCOLE
AUDITORIUM          
Centre universitaire Alumni 3,695.26 300 60 Affaires étud.
Colonel By C003 2,242.73 210 30  
Fauteux 147-a-b 2,907.21 275 30  
Lamoureux 122 2,104.41 202 30  
MacDonald 146 1,988.48 172 30  
Marion Aud 3,360.81 474 30  
Montpetit 202 De Celles 3,372.55 244 30  
  203 De Celles 3,372.55 244 30  
Morisset 224 2,854.03 185 30  
Pérez 109A / 121 1,918.83 150 30 Musique
Roger-Guindon 2003 1,717.65 127 30  
  2005 2,830.13 252 30  
  2007 1,717.65 127 30  
Salle académique 112 3,606.88 150 30 Théâtre
Tabaret 333 2,949.08 174 30  
Vanier 146 2,104.40 280 30  
SALLES DE RÉUNIONS

(5 à 20 personnes)

         
Centre universitaire 206 300 18 20 Affaires étud.
  207 300 18 20 Affaires étud.
  211D 300 14 20 Affaires étud.
  211E 300 14 20 Affaires étud.
  211F 300 12 20 Affaires étud.
  215A 300 16 20 Affaires étud.
  215B 300 16 20 Affaires étud.
Fauteux 106 500 14 10 Common Law
  202 500 16 10 Droit Civil
Marion 021 500 20 10 Sciences
Montpetit 223 500 16 10 Activité phys.
Simard 240A 500 16 10 Arts
SALLES DE RÉUNIONS (21 à 60 personnes)          
Centre universitaire 215 3000 60 40 Affaires étud.
  215 C 2000 40 25 Affaires étud.
  205 3000 60 35 Affaires étud.
Lamoureux 475 1100 25 10 Éducation
Simard 132 750 25 10 Arts
  140 2100 60 10 Arts
SALLES DE COURS

(0 À 100 personnes)

      10  
AIRES OUVERTES       30  
AIRES COMMERCIALES          
Kiosque d'info Non applicable pour les groupes parrainés     n/a

 

 
Kiosque de vente 1 Vente ou promotion, commerçants itinérants     35  
Kiosque de vente 2 Vente ou promotion, commerçants itinérants     45  
Kiosque de vente 3 Vente ou promotion, commerçants itinérants     55  
Kiosque de vente 4 Vente ou promotion, commerçants itinérants     150  
TERRASSE/

PELOUSE

Ces mêmes tarifs s'appliquent à toutes les pelouses / terrasses.        
Colonel By terrasse ext.   100 50  
Fauteux terrasse ext.   48 50  
Roger-Guindon terrasse   400 50  
Tabaret pelouse   1800 50  
FOYER          
Centre universitaire Agora 2,500 100 45 Affaires étud.
  Promenade A 3,000 200 100 Affaires étud.
  Terminus 5,625 375 45 Affaires étud.
Fauteux 1er étage 2,500 170 0 Droit Civil
Colonel By rez-de-chaussée 3,600 240 0 Génie
Lamoureux 1er étage 3,200 215 0 Éducation
Montpetit 1er étage 1,600 110 0 Sports
Morisset 2e étage 9,000 600 0  
Roger-Guindon 2e étage 3,200 215 0 Sciences Santé
Tabaret Rotonde (1er) 3,500 240 0  
Salle Académique 1er étage (111) 652   0 Théâtre



UN FRAIS DE COORDINATION DE 5 % EST APPLICABLE À TOUS CES TARIFS.

ANNEXE C

TARIFS EXTERNES POUR L'UTILISATION DES INSTALLATIONS À USAGES MULTIPLES

PAVILLON/ÉDIFICE PIÈCE PIEDS CARRÉS CAPACITÉ MAXIMUM TARIF (par jour) FACULTÉ/DÉPART./ÉCOLE
AUDITORIUM          
Centre universitaire Alumni 3,695.26 300 150 Affaires étud.
Colonel By C003 2,242.73 210 150  
Fauteux 147-a-b 2,907.21 275 150  
Lamoureux 122 2,104.41 202 150  
MacDonald 146 1,988.48 172 150  
Marion Aud 3,360.81 474 150  
Montpetit 202 De Celles 3,372.55 244 150  
  203 De Celles 3,372.55 244 150  
Morisset 224 2,854.03 185 150  
Pérez 109A / 121 1,918.83 150 150 Musique
Roger-Guindon 2003 1,717.65 127 150  
  2005 2,830.13 252 150  
  2007 1,717.65 127 150  
Salle académique 112 3,606.88 150 150 Théâtre
Tabaret 333 2,949.08 174 150  
Vanier 146 2,104.40 280 150  
SALLES DE RÉUNIONS

(5 à 20 personnes)

         
Centre universitaire 206 300 18 40 Affaires étud.
  207 300 18 40 Affaires étud.
  211D 300 14 40 Affaires étud.
  211E 300 14 40 Affaires étud.
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