Règlement 2a - Dotation

Approuvé Comité exécutif du Bureau des gouverneurs 67.23

DOTATION

PRINCIPE

1. L'Université vise à attirer et à retenir les meilleures candidatures possibles afin de rencontrer les besoins en personnel de soutien des facultés et des services. L'Université vise également à assurer l'application uniforme des lois et politiques appropriées à une administration efficace et saine.

OBJECTIFS

2. En conformité avec le principe ci-dessus mentionné, l'Université propose les objectifs suivants:

  • a) D'effectuer la dotation en respectant les normes d'emploi et de non-discrimination de l'Ontario.
  • b) D'encourager la progression de carrière de ses employé(e)s.
  • c) D'accorder une priorité aux employé(e)s dont la sécurité d'emploi est menacée pour des raisons autres qu'un renvoi pour cause.
  • d) D'encourager la planification des ressources humaines.
  • e) De familiariser les membres du personnel de soutien avec les principes et méthodes de dotation.

RESPONSABILITÉ

3. Le Bureau des gouverneurs a délégué au Comité d'administration l'autorité de nommer, de promouvoir et de relever de leurs fonctions les membres du personnel de soutien, à l'exception de ceux qui se rapportent à la nomination, à la promotion ou au relèvement de fonction des cadres supérieurs y compris les directeur (trice)s de services administratifs.

4. Le Bureau des gouverneurs a délégué aux doyen(ne)s des facultés et aux directeur(trices)s des services, conjointement avec le directeur du Service des ressources humaines, tous les pouvoirs concernant la nomination, la promotion, la mutation, la rétrogradation, le relèvement de fonction et l'établissement des salaires du personnel de soutien pour les postes comportant jusqu'à 570 points inclusivement, à l'intérieur des procédures et des règlements de l'Université.

Pour les postes comportant 571 points et plus, le directeur du Service des ressources humaines fait une recommandation au Comité d'administration à qui appartient la décision finale.

RECRUTEMENT

5. Il incombe aux doyen(ne)s des facultés et aux directeur(trice)s des services, ou à leurs délégué(e)s respectif(tive)s, d'approuver les demandes de recrutement et de les acheminer au Service des ressources humaines selon les procédures établies à la méthode Ressources humaines 18-1. Toutefois, l'établissement des critères de sélection sera fait conjointement par le(la) responsable de la demande et le Service des ressources humaines.

6. Il incombe au Service des ressources humaines, division dotation, d'établir les méthodes de recrutement les plus appropriées.

7. L'Université favorise la progression de carrière de son personnel attitré. À cette fin, tout poste attitré à combler, doit être affiché initialement sur le campus pour une période habituelle de cinq jours ouvrables.

8. Les employé(e)s intéressé(e)s peuvent postuler un poste sans en informer leur patron et leurs demandes seront traitées confidentiellement. L'employé(e) qui n'a pas terminé sa période de probation ne peut poser sa candidature sans l'approbation du directeur du Service des ressources humaines.

9. Dans des circonstances exceptionnelles, le directeur du Service des ressources humaines, conjointement avec les doyen(ne)s ou directeur(trices)s, peut faire des nominations sans avoir recours à l'affichage interne. De telles circonstances sont assez rares et sont habituellement reliées à la sécurité d'emploi menacée d'un(e) employé(e) pour des raisons autres qu'un renvoi pour cause. Dans des cas de désaccord entre le directeur du Service des ressources humaines et les doyen(ne)s ou directeur(trice)s, le cas doit être soumis au Comité d'administration.

10. Seul le Service des ressources humaines est autorisé à utiliser les médias externes pour le recrutement des postes du personnel de soutien. Dans de tels cas, la faculté ou le service du poste à combler est responsable de payer en entier les coûts des annonces dans les journaux.

11. Toutes les demandes d'emploi et de mutation doivent être acheminées à la division dotation, Service des ressources humaines.

12. Le(la) responsable du poste à pourvoir devrait fournir aux intéressé(e)s qui le demandent les renseignements pertinents concernant la nature du poste. Il(elle) devrait s'assurer que les demandes d'emploi sont acheminées au Service des ressources humaines, où les entrevues sont organisées.

SÉLECTION

13. Une fois les procédures de recrutement terminées le Service des ressources humaines détermine, avec l'unité en question, les modalités de sélection afin d'obtenir les meilleurs résultats possibles.

14. Les critères de sélection doivent viser à évaluer la compétence globale des candidat(e)s. À compétence égale, l'ancienneté à l'Université sera le facteur déterminant dans le choix d'un(e) candidat(e).

RÉFÉRENCES

15. Afin de protéger l'aspect confidentiel des demandes d'emploi ou de mutation, l'agent(e) de dotation ou son(sa) délégué(e) n'effectuera pas la vérification des références avant les entrevues à moins que le(la) candidat(e) ait donné son consentement.

EMBAUCHES TEMPORAIRES

16. Les nominations temporaires peuvent être faites par la direction des facultés ou services, en autant que le taux de rémunération soit établi conjointement avec le Service des ressources humaines, division dotation.

17. L'embauche du personnel temporaire ne doit s'effectuer que pour une durée limitée, afin de réduire les effets d'une surcharge de travail occasionnelle ou l'absence d'un(e) employé(e). À cette fin. les termes afférents aux cotes salariales (1ST, 1S6, 1S7) doivent être respectés. Toute exception à cette règle devra être soumise par écrit au directeur du Service des ressources humaines pour son approbation.

PÉRIODE DE PROBATION

18. Il n'y a pas de période de probation pour les employé(e)s promu(e)s, ou muté(e)s sauf si le changement résulte d'un rendement insuffisant. Toute personne nouvellement embauchée à un poste attitré (1S4) est toutefois soumise à une période de probation dont la durée est déterminée de la façon suivante:

  • a) Pour les postes allant jusqu'à 275 points inclusivement, la période de probation est de 3 mois et peut être prolongée de 2 mois au besoin.
  • b) Pour les postes de 276 points à 570 points inclusivement, la période de probation est de 6 mois et peut être prolongée de 3 mois.
  • c) Pour les postes de 571 points et plus, la période de probation est de 12 mois, non-renouvelable.

19. Afin d'assurer une intégration naturelle et efficace de l'employé(e), le(la) superviseur(e) facilitera le processus de formation de l'employé(e) et offrira de la critique constructive au besoin. On recommande fortement qu'une revue formelle du rendement soit effectuée et documentée à mi-chemin de la période de probation, particulièrement lorsque la personne nouvellement embauchée rencontre des difficultés au travail.

FIN DE LA PÉRIODE DE PROBATION

20. Une évaluation de rendement est essentielle afin de déterminer:

  1. Si l'employé(e) possède les qualités requises pour devenir membre attitré.
  2. Si la période de probation doit être prolongée.
  3. Si l'employé(e) doit être relevé(e) de son emploi.

Cette évaluation doit être discutée avec l'employé(e) avant la fin de la période de probation et transmise au Service des ressources humaines, division dotation. Dans les cas où on décide de ne pas confirmer l'employé(e) dans son poste, le Service des ressources humaines doit être consulté avant qu'une décision soit prise afin d'assurer que les politiques générales soient respectées en tenant compte des circonstances particulières de chaque cas.

21. Un(e) employé(e) qui doit s'absenter du travail pour une période relativement longue voit sa période de probation prolongée en conséquence. C'est la responsabilité du/de la supérieur(e) immédiat(e) d'informer l'employé(e), par écrit, de cette disposition et d'en faire suivre copie à la division dotation.

22. Les préavis de renvoi suivants, ou l'équivalent en salaire, seront donnés selon la période de service accompli à l'Université lors de la période de probation.

Service Préavis

0 à 3 mois une semaine
3 à 6 mois deux semaines
plus de 6 mois quatre semaines

PROCÉDURE

23. Les procédures s'appliquant à la dotation de postes attitrés et à terme sont définies dans la méthode Ressources humaines 18-1.

INTERPRÉTATION

24. Le directeur du Service des ressources humaines est chargé de l'interprétation de ce règlement. Son application relève de la direction des facultés et services conjointement avec le directeur du Service des ressources humaines.

PORTÉE D'APPLICATION

25. Le présent règlement s'applique aux employé(e)s et/ou aux situations qui ne sont pas régies par les dispositions d'une convention collective.

EXCEPTION

26. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du Vice-recteur aux Ressources et à la planification.

Révisé le 16 août 1988

(Ressources humaines)

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