Règlement 32b - Résolution de griefs, membres du personnel de soutien non représentés par l'AEUO ou par des conventions collectives

Approuvé Comité d'administration 1699.3

RÉSOLUTION DE GRIEFS, MEMBRES DU PERSONNEL DE SOUTIEN NON REPRÉSENTÉS PAR L'AEUO OU PAR DES CONVENTIONS COLLECTIVES

OBJECTIFS

1. Le présent règlement vise les objectifs suivants :

 

  • a) prescrire des voies de recours formelles et efficaces à l'intention des membres du personnel de soutien admissibles qui désirent obtenir le redressement de griefs à la suite d'actions ou d'omissions commises par une ou plusieurs personnes à l'emploi de l'Université d'Ottawa dans l'application ou l'interprétation des règlements, des méthodes et des directives officielles se rapportant à l'emploi;

     

     

  • b) assurer aux membres non syndiqués du personnel de soutien le règlement prompt et équitable de leurs griefs, sans qu'ils aient à craindre des représailles ou une distinction injustifiée.

 

ÉNONCÉ DE PRINCIPE

2. Le but du présent règlement est d'offrir l'occasion aux parties concernées de trouver une ou plusieurs solutions viables à des différends survenus dans le contexte du travail. Les parties s'entendent que les plaintes doivent être traitées de bonne foi tout au long du processus. Elles reconnaissent en outre l'utilité de rencontres et de discussions informelles entre les membres du personnel et leurs superviseurs de façon à résoudre les problèmes sans avoir recours à un grief officiel.

ADMISSIBILITÉ

3. Tous les membres du personnel de soutien sont admissibles à présenter un grief officiellement en vertu du présent règlement, sauf :

 

  • les personnes représentées par l'AEUO, qui sont régies plutôt par le Règlement 32a;

     

     

  • les membres du personnel de soutien protégés par une convention collective;

     

     

  • les membres du personnel de soutien qui sont en période de probation en début d'emploi;

     

     

  • les membres du personnel de soutien qui occupent un emploi occasionnel ou sont embauchés pour une période de moins de trois mois;

     

     

  • les cadres supérieurs, y compris les directeurs de services et les directeurs administratifs des facultés.

 

DÉFINITIONS

4. Arbitrage La dernière étape de résolution d'un grief. Il s'agit d'un processus quasi judiciaire dans le cadre duquel une tierce partie (l'arbitre) qui n'est pas associée à l'Université tient une audience sur un grief, puis rend une décision.

Comité interne des griefs Organisme paritaire composé de trois membres, dont l'un est nommé par la personne qui présente un grief, l'autre par le Comité d'administration et le troisième est choisi au hasard parmi cinq personnes figurant sur une liste pré-établie. Les personnes inscrites sur cette liste peuvent être des membres du personnel actif ou retraité de l'Université d'Ottawa mais, pour maintenir l'objectivité du processus, elles ne doivent avoir été impliquées dans le conflit d'aucune façon. Le Comité interne des griefs considère, au deuxième palier, tout grief concernant l'application ou l'interprétation des règlements, des méthodes et des directives officielles de l'Université. Il soumet ses recommandations au Comité d'administration.

Grief Toute plainte formulée par écrit sur le formulaire Présentation de grief, par un membre ou un groupe de membres admissibles du personnel de soutien, dans le but de protester contre une action ou une omission commise par une personne ou un groupe de personnes à l'emploi de l'Université dans l'application ou l'interprétation des règlements, des méthodes et des directives officielles se rapportant à l'emploi.

Grief collectif Cas où plusieurs membres admissibles du personnel de soutien désirent le redressement du même grief. Ce grief doit être présenté par l'intermédiaire d'un seul porte-parole, sur le formulaire de Présentation du grief collectif, lequel doit être accompagné d'une lettre portant le nom et la signature de chacune des personnes plaignantes en cause.

Médiation Une des voies offertes pour le règlement d'un grief. Elle vise la résolution d'un conflit entre deux personnes par des mesures qui sont proposées par les parties avec l'aide d'une tierce personne pour faciliter les discussions. Les deux parties doivent être d'accord pour que la médiation soit tentée. La médiation peut être choisie à chaque palier comme méthode de résolution du grief. Le médiateur est choisi d'un commun accord entre les parties concernées. Il va de soi que les plaintes et les griefs ne pourront pas tous être résolus par une médiation.

Membre admissible Employé répondant à la définition de l'article 3 du présent règlement.

REPRÉSENTATION OU ASSISTANCE

5. Le plaignant peut, s'il le juge à propos, se faire représenter ou assister par une personne de son choix à n'importe quelle étape du processus de grief. Lorsque le plaignant ne désire pas être assisté ou représenté, il peut demander à une tierce personne neutre d'agir comme observateur ou de l'aider. Toutefois, l'assistant, le représentant ou la tierce personne neutre ne peut en aucun cas être le supérieur immédiat du plaignant ni un auteur de la décision au premier, deuxième ou troisième palier du processus de grief.

Lorsqu'il y a représentation, aide ou observation, un représentant du Service des ressources humaines assiste aussi aux rencontres de discussion visant à régler le conflit.

PALIERS DE DÉCISION

6. Le présent règlement prévoit une étape informelle dans la résolution du conflit, suivie d'au plus trois paliers de décision, comme suit :

 

  • a) Étape informelle : Une réunion avec le supérieur immédiat.

     

     

  • b) Premier palier : Le doyen, s'il s'agit d'une faculté ou d'une école; le directeur, s'il s'agit d'un service; ou le bibliothécaire en chef dans le cas du Réseau de bibliothèques. Lorsqu'un membre du personnel de soutien relève d'un doyen ou d'un directeur de service ou du bibliothécaire en chef, le grief est présenté au supérieur de ces derniers. Lorsqu'un membre du personnel de soutien relève du recteur, d'un vice-recteur ou du secrétaire de l'Université ou, encore, d'un vice-recteur adjoint ou associé, le grief est présenté au deuxième palier de décision.

     

     

  • c) Deuxième palier : Si le grief concerne l'application ou l'interprétation des règlements, des méthodes et des directives de l'Université, le Comité interne de griefs considère le grief et présente sa recommandation au Comité d'administration. Si c'est un grief concernant un congédiement, une suspension ou une sanction pécuniaire, le cas est traité par le Comité d'administration qui constitue alors le premier de grief.

     

     

  • d) Troisième palier : Un arbitre, selon les modalités présentées dans ce règlement.

 

PRÉSENTATION DU GRIEF

7. La présentation d'un grief doit se faire selon les étapes et les modalités de ce règlement.

8. Le redressement demandé doit être directement relié au grief original. Chaque palier de décision ne se penchera que sur des redressements reliés au grief.

ÉTAPE INFORMELLE

9. Tout membre admissible du personnel de soutien qui a un grief à formuler doit d'abord en discuter avec son supérieur immédiat, en présence de son représentant s'il le désire, en précisant le redressement demandé. Si le problème ne se règle pas à sa satisfaction, il peut alors présenter un grief officiellement en donnant avis au chef, Relations avec le personnel, au Service des ressources humaines.

10. Le grief représente l'étape ultime parmi les divers modes de résolution de conflits offertes aux membres du personnel. Il est important que toutes les avenues possibles de résolution de conflits aient été explorées de bonne foi avant que le grief soit déposé.

PREMIER PALIER

11. Le plaignant doit remplir le formulaire Présentation de grief, inclure toute la documentation en sa possession concernant le grief, citer sous quel règlement, méthode ou ligne directrice (et articles) le grief est déposé, signer le formulaire et transmettre le tout au premier palier (ou au deuxième palier selon la nature du grief ou le supérieur immédiat) selon les instructions figurant sur le formulaire, dans un délai de quinze jours ouvrables suivant soit l'incident qui a donné lieu au grief ou soit le moment où l'incident ayant suscité le grief devient chose connue, selon le cas.

12. La date et l'heure auxquelles le grief est reçu sont notés sur le formulaire et une copie est remise au plaignant.

13. L'autorité compétente pour le palier de grief en question détermine la nature du redressement recherché par l'employé, vérifie la politique suivie par l'Université dans des circonstances semblables, ainsi que le redressement consenti, et consulte le Directeur des ressources humaines pour savoir comment les cas du même genre ont été réglés.

14. L'autorité compétente pour le palier de grief entend tous les faits de la cause et s'assure que l'employé a présenté une version intégrale de son cas. Elle effectue une enquête afin de faire ressortir tous les faits pertinents et d'étudier les documents ayant un rapport possible avec le problème. Elle s'assure, dans la mesure du possible, de maintenir la confidentialité dans ces activités.

15. L'autorité compétente pour le palier de grief consigne les résultats de l'enquête dans un mémoire exposant la position prise sur le grief par les parties en cause (le superviseur visé et l'employé) et présentant les opinions avancées par les deux parties, de même que la déposition des témoins s'il y a lieu. Elle s'assure en outre que le dossier contienne toute la documentation, dans l'éventualité où le plaignant présente le grief au prochain palier de décision. L'étude subséquente d'un grief doit nécessairement se fonder sur les pièces déjà au dossier. Tout  fait nouveau ou document pertinent présenté aux paliers ultérieurs doit être reçu par toutes les parties pour qu'elles puissent y répondre si nécessaire.

16. L'autorité compétente pour le palier de grief doit communiquer sa décision par écrit au plaignant, avec copie à son représentant ainsi qu'aux personnes listées sur le formulaire, dans un délai de cinq jours ouvrables suivant la réception du formulaire. Cette décision est inscrite sur le formulaire.

DEUXIÈME PALIER

17. Si le plaignant ne reçoit aucune réponse au grief de la part du premier palier, ou s'il en reçoit une et que la décision ne le satisfait pas, il peut en appeler de la décision au deuxième palier dans un délai de dix jours ouvrables suivant la réception de la décision du premier palier, ou de quinze jours ouvrables après le dépôt du grief au premier palier s'il n'y a pas eu de réponse, à moins que des délais aient été convenus tel que prévu dans ce règlement. Dans un tel cas, le plaignant remplit le formulaire Appel d'une décision et le remet au secrétaire de l'Université en suivant la procédure indiquée au formulaire.

Lorsque le grief concernant un congédiement, une suspension ou une sanction pécuniaire, et doit être présenté au Cabinet du secrétaire, il est traité par le Comité d'administration qui agit alors comme premier palier de décision. Le grief doit être présenté dans un délai de quinze jours ouvrables suivant soit l'incident qui a donné lieu au grief soit le moment où l'incident ayant suscité le grief devient chose connue, selon le cas.

Griefs portant sur l'application ou l'interprétation des règlements, des méthodes et des directives de l'Université

18. Si le grief concerne l'application ou l'interprétation des règlements, des méthodes et des directives de l'Université, le Comité interne de griefs traite le grief et présente sa recommandation au Comité d'administration.

19. Un Comité interne des griefs est constitué dans les cinq jours ouvrables suivant la réception du grief par le Cabinet du secrétaire, et une audition est convoquée au plus tard dix jours ouvrables après la réception du grief au Cabinet du secrétaire.

20. Tout en tenant compte des délais imposés par le présent règlement, on donnera aux deux parties impliquées dans le grief  l'occasion de rencontrer le Comité interne de griefs. L'employé plaignant pourra être représenté par la personne de son choix. À la demande du plaignant, le Comité rencontrera les personnes impliquées ou détenant de l'information pertinente. Une fois le processus complété, le Comité prépare un rapport sommaire ainsi qu'une recommandation au Comité d'administration.

21. Chaque membre du Comité interne des griefs a un seul vote et ne peut s'abstenir de voter. Une recommandation du Comité interne des griefs doit être appuyée par au moins deux de ses membres. Le Comité des griefs transmet sa recommandation au Comité d'administration qui la considère dans les sept jours ouvrables.

22. Tout en tenant compte des délais imposés par le présent règlement, le Comité d'administration se réserve le droit de rencontrer l'employé avant de remettre sa décision. L'employé doit être accompagné d'une personne de son choix. Le conseiller juridique de l'Université peut être invité à participer à cette rencontre en tant qu'observateur et personne-ressource.

23. Le secrétaire doit communiquer la décision du Comité d'administration au plaignant, par écrit, dans un délai de dix jours ouvrables suivant la recommandation du Comité interne des griefs, et envoyer copie de la décision aux personnes indiquées sur le formulaire.

Griefs concernant un congédiement, une suspension ou une sanction pécuniaire

24. Si le grief concerne un congédiement, une suspension ou une sanction pécuniaire, le Comité d'administration traite le grief. Tout en tenant compte des délais imposés par le présent règlement, le Comité d'administration doit rencontrer l'employé avant de remettre sa décision. L'employé doit être accompagné d'une personne de son choix. Le conseiller juridique de l'Université peut être invité à participer à cette rencontre en tant qu'observateur et personne-ressource.

25. Le secrétaire doit communiquer la décision du Comité d'administration au plaignant, par écrit, dans un délai de dix jours ouvrables suivant la réception du formulaire, et expédier copie de la décision aux personnes indiquées sur le formulaire.

TROISIÈME PALIER

26. En règle générale, les parties conviennent d'en référer à un arbitre unique. À défaut d'entente quant au choix d'un arbitre, l'une des parties demande que l'arbitre soit désigné par le Comité d'administration. Les parties se rencontrent dans les cinq jours ouvrables après la réception de l'Appel de grief au Cabinet du secrétaire, pour s'entendre sur le choix de l'arbitre.

27. Lorsque le plaignant reçoit une réponse et que la décision ne le satisfait pas, il peut, dans un délai de dix jours ouvrables suivant la réception de la décision du palier précédent, en appeler de la décision auprès d'un arbitre. Dans un tel cas, le plaignant remplit le formulaire Appel d'une décision et le remet au secrétaire de l'Université pour fin d'étude par un arbitre, en suivant la procédure indiquée dans le formulaire.

28. Une audience formelle aura lieu en présence de l'arbitre et des diverses personnes impliquées dans le grief. Les délibérations et décisions des paliers inférieurs ne sont pas considérées, mais toute la documentation afférente au grief, présentée aux paliers précédents, peut être considérée.

29. Au terme de la séance, l'arbitre prend une décision finale pour la résolution du grief et la communique par écrit au secrétaire de l'Université dans un délai de trente jours civils suivant la date de l'audience.

30. Le secrétaire de l'Université transmet la décision de l'arbitre aux parties concernées.

31. La décision de l'arbitre est finale.

32. C'est le secrétaire de l'Université qui dresse la liste des arbitres habilités à entendre les cas d'arbitrages. Aucun membre du Bureau des gouverneurs, aucun étudiant et aucun employé de l'Université ne peut compter parmi les cinq personnes en question.

33. L'arbitre n'a pas qualité pour modifier de quelque façon que ce soit les règlements, méthodes et directives écrits de l'Université. Il lui incombe d'entendre les deux versions des faits et de rendre une décision qui confirme ou renverse la décision de l'Université à l'égard du grief.

34. En outre, l'arbitre peut inclure dans sa décision l'obligation de compenser la rémunération perdue par le plaignant.

35. Les dépenses et honoraires de l'arbitre sont répartis de la façon suivante :

 

  • a) Dans les cas de congédiement, de suspension ou de rétrogradation, les dépenses et honoraires sont payés par l'Université.

     

     

  • b) Dans les cas concernant l'application ou l'interprétation des règlements, des méthodes et des directives de l'Université, lorsque le Comité d'administration n'a pas accepté la recommandation du Comité interne des griefs, les dépenses et honoraires sont payés par l'Université.

     

     

  • c) Dans les cas concernant l'application ou l'interprétation des règlements, des méthodes et des directives de l'Université, lorsque le Comité d'administration a accepté la recommandation du Comité interne des griefs, mais que le plaignant décide d'en appeler au troisième palier, les dépenses et honoraires sont partagés entre le plaignant et l'Université à moins que l'arbitre ne juge que le grief est frivole et dicte un partage des coûts différents.

     

RETRAIT DU GRIEF

36. Le plaignant peut retirer le grief à n'importe quel moment, mais il doit en aviser par écrit le Service des ressources humaines après le premier palier, et le secrétaire de l'Université aux deuxième et troisième paliers. Dans un tel cas, le supérieur immédiat doit aviser les autorités pertinents du retrait du grief. Si le retrait est effectué lors du troisième palier et que des coûts ont été engagés pour l'arbitre, les coûts seront partagés également entre l'Université et le plaignant.

37. Lorsqu'un plaignant ne présente pas le grief à l'un ou l'autre palier de décision dans le délai prescrit dans le présent règlement, à moins que le vice-recteur aux ressources n'autorise une prolongation, il est considéré comme ayant abandonné le grief et perd le droit à toute étude ultérieure du cas.

REPRÉSAILLES

38. Aucune mesure de représailles ne peut être prise à l'égard d'un employé qui dépose un grief.

39. Il est formellement interdit à toute personne exerçant des fonctions de gestion ou des fonctions confidentielles de chercher, par intimidation, par menace de renvoi ou par toute autre menace, à amener l'employé à renoncer à son grief ou à s'abstenir d'exercer son droit de présenter un grief conformément au présent règlement.

EXCEPTIONS

40. Si l'une ou l'autre partie a besoin d'une dérogation à un délai, les intervenants doivent en être avisés au moins deux jours ouvrables avant la date limite. D'un commun accord, les deux parties peuvent s'entendre pour établir une nouvelle date limite.

41. Aucune exception ne peut être faite au présent règlement.

Publié le 2 avril 2003

(Ressources humaines)

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