Règlement 34 - Mandat de la Direction générale des communications

Approuvé Comité d'administration 2211.4

MANDAT DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES COMMUNICATIONS

La Direction générale des communications (DGC) améliore et protège la réputation et appuie la vision stratégique de l’Université d’Ottawa. Elle travaille en collaboration avec les facultés et services pour promouvoir les valeurs, l’image et la marque de l’Université.

Au fil des ans, l’Université d’Ottawa a adopté une approche décentralisée en matière de communication, si bien que les facultés et services ont leurs propres équipes de communication et marketing. La DGC en est le porte-étendard et, à ce titre, elle joue un rôle de leadership et de coordination.

La DGC raconte l’histoire de l’Université d’Ottawa aux médias de la région, du pays et du monde entier, aux futurs étudiants, aux acteurs-clés — diplômés et donateurs compris —, aux leaders d’opinion et au grand public. Elle communique des nouvelles et de l’information sur les membres du corps professoral, de la population étudiante et du personnel de l’Université. 

La DGC s’occupe des relations avec les médias, de la gestion de crises, de la conception et du placement publicitaires, de la gestion de la marque et de la planification stratégique pour le Web, et elle prépare des boîtes à outils, des stratégies d’utilisation des médias sociaux, des lignes directrices, etc. À cette fin, elle prépare annuellement une stratégie d’ensemble pour que les facultés et services puissent harmoniser leurs stratégies respectives avec la sienne. 

La DGC offre des conseils, de la formation et du soutien sur la mise en récit, le marketing stratégique, les communications stratégiques et l’art de naviguer dans l’univers mouvant des médias et des réseaux sociaux. 

En tant que membre des Relations extérieures, la DGC conçoit et met à exécution des stratégies de communication et marketing pour le Bureau des relations avec les diplômés et le Bureau du développement. Elle joue un rôle crucial pour aider les Relations extérieures à mobiliser les diplômés, à amasser des fonds et à instaurer une culture philanthropique sur le campus. 

La DGC se compose de trois grands groupes. 

1.      COMMUNICATIONS INSTITUTIONNELLES 

L’équipe des Communications institutionnelles soutient et accompagne les facultés et services dans la préparation de stratégies de communication pour les grands enjeux institutionnels.  Ce groupe s’occupe des relations avec les médias, des communications stratégiques et des communications internes.

Relations avec les médias

À l’Université d’Ottawa, la fonction des relations avec les médias est centralisée. L’équipe qui en est chargée agit comme premier point de contact des médias régionaux, nationaux et étrangers. Elle veille à ce qu’ils obtiennent de l’information sur l’établissement et coordonne au quotidien leur mise en relation avec les experts de l’Université. 

L’équipe travaille de près avec la communauté universitaire pour trouver puis diffuser, par voie de communiqué ou via les réseaux sociaux, des histoires d’intérêt général et de l’information sur les travaux de recherche, les publications et les percées des chercheurs de l’Université. 

L’équipe aide à planifier et à diffuser les annonces publiques de l’Université. Elle suit ce qu’il se dit ou s’écrit dans les médias à l’échelle locale, nationale et internationale, et elle offre à l’interne du soutien en matière de relations médias et de communication en situation de crise. 

Communications stratégiques

L’équipe des communications stratégiques offre à l’Université une expertise générale en communication, y compris les outils et la formation nécessaires à l’élaboration de plans de communication, de messages-clés et de stratégies de contenu dans les facultés et services. Elle donne des conseils stratégiques, anime des séances de breffage et prépare du matériel de communication à l’intention de la haute direction, du Bureau des relations avec les diplômés et du Bureau du développement.

Communications internes

Pour sa part, l’équipe des communications internes veille à ce que la communauté de l’Université d’Ottawa soit informée en temps opportun des nouvelles, annonces et événements majeurs de l’Université. Elle travaille en étroite collaboration avec les facultés pour trouver des idées de récits, des personnalités et des événements qui illustrent bien la spécificité de l’Université d’Ottawa et la contribution de son corps professoral, de sa population étudiante et de son personnel à la société. Elle s’occupe de deux publications de l’Université d’Ottawa : la Gazette et Tabaret (le magazine en ligne des diplômés).

2.     PUBLICITÉ, CRÉATION ET IMAGE DE MARQUE 

Le groupe chargé de la publicité, de la création et de l’image de marque (PCIM) aide les facultés, départements et services de l’Université à relever les défis qui se présentent à eux en matière de publicité, d’image de marque, de conception graphique et de marketing. Il mène à bien des activités de marketing et de positionnement de la marque pour la haute direction, les Relations extérieures et le Service du registraire (recrutement ici et à l’étranger) et appuie leurs activités de communication. PCIM est l’autorité en matière d’image de marque à l’Université d’Ottawa et le point de contact de la communauté universitaire pour ses besoins de publicité externe. 

Principaux services offerts : 

Gestion de l’image de marque

PCIM fournit des conseils, des normes d’identité visuelle, des lignes directrices, des outils, des gabarits et des approbations aux personnes ayant à communiquer des choses au nom de l’Université d’Ottawa, de sorte qu’elles le fassent en harmonie avec l’image de marque. Pour en savoir plus, consulter le site Web de l’image de marque ou écrire à brand@uOttawa.ca

Marketing

PCIM offre des conseils d’ordre stratégique et tactique en marketing. Il peut par exemple réaliser des études de marché et fournir à certains clients prédéterminés des services complets de production et de mise en œuvre. Pour en savoir plus, écrire à marketing@uOttawa.ca.

Conception graphique

En tant que studio interne de création et de conception graphique, PCIM offre des conseils et des services allant de la gestation d’idées à la vérification de l’efficacité du produit en passant par la réalisation et la coordination, et ce, pour différents supports : imprimé, numérique ou Web, vidéo ou photo, radiodiffusion, expositions, publicités, articles promotionnels, tout ce qui entoure les événements, livres, etc. 

Publicité

PCIM offre aux facultés et services de l’Université d’Ottawa des services gratuits de planification, de conception et de placement d’annonces publicitaires. Il peut aussi les conseiller sur le contenu et l’approche des publicités. En effet, une annonce mal placée ou mal conçue sera inefficace, et tout faux pas pourrait coûter cher ou même nuire à l’image et à la réputation de l’Université ou d’un département. Pour en savoir plus ou pour faire appel aux services de publicité de PCIM, écrire à advertising@uOttawa.ca

Photographie et production vidéo

PCIM a dans son équipe un photographe chargé d’immortaliser les grands événements de l’Université d’Ottawa et d’aider à dénicher des photos d’archives. Si d’autres services de photographie ou de production vidéographique sont requis, la DGC peut fournir des conseils d’expert et des noms de fournisseurs autorisés. 

Réseau de professionnels

PCIM a un réseau complet de fournisseurs autorisés capables de respecter nos normes et de fournir à bon prix des services de conception graphique (imprimée, Web ou autre), de photographie ou de production vidéo. Ces fournisseurs peuvent absorber les surplus de travail, répondre à certains besoins bien précis des Relations extérieures et être recommandés aux facultés ou services de l’Université. 

3.      COMMUNICATIONS WEB ET NUMÉRIQUES 

Le groupe chargé des communications Web et numériques joue un rôle de premier plan en ce qui a trait à la présence de l’Université d’Ottawa sur le Web et dans les réseaux sociaux. Il offre aux principaux clients de l’administration centrale un éventail complet de services Web. 

Principaux services offerts et responsabilités : 

Présence sur le Web

En collaboration avec le Comité directeur du Web et d’autres intervenants-clés, l’équipe détermine la vision, la structure de gouvernance et le plan d’action liés à la présence Web de l’Université, ce qui comprend d’établir des orientations de haut niveau pour le site uOttawa.ca, le portail des étudiants, celui des employés et les comptes principaux de l’Université dans les réseaux sociaux. L’équipe contribue aussi à la stratégie globale relative au contenu en ligne pour les canaux de communication Web de l’Université. 

Site uOttawa.ca

L’équipe détermine avec les intervenants-clés les modes de navigation à privilégier, établit des indicateurs de performance, crée des gabarits pour la communauté universitaire et, en collaboration avec le Technologies de l'information, maintient et améliore en continu le site principal uOttawa.ca. 

Soutien pour les projets spéciaux — Web

L’équipe répond aux besoins de développement des affaires, offre des conseils d’expert pour les grands projets Web et veille à ce que les besoins de communication Web de la DGC soient satisfaits. 

Soutien pour les sites Web de l’Université

L’équipe offre la gamme complète des services de planification stratégique, de mise en œuvre et de soutien liés au Web, au courriel et aux médias sociaux pour les pages Web des Relations extérieures et de la haute direction de l’Université ainsi que pour les pages de niveau supérieur du site uOttawa.ca. Elle gère des projets Web pour les Relations extérieures et la haute direction et offre du soutien Web de premier niveau. 

Outils, gabarits et formation

L’équipe met à la disposition de la communauté universitaire, selon les besoins, des gabarits Web et courriel conformes à l’image de marque, des politiques, des pratiques exemplaires, des processus et toutes sortes d’autres conseils et documents. Elle détermine, pour l’ensemble de l’Université, les besoins de formation des créateurs et des gestionnaires de contenu Web, et elle offre de la formation aux principaux clients de la DGC sur différents outils Web, comme le système de gestion de contenu Web de l’Université.

Révisé le 2 octobre 2014 

(Direction générale des communications)

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