Règlement 36 - Approvisionnement en biens et services

Approuvé Bureau des gouverneurs 2011.36

APPROVISIONNEMENT EN BIENS ET SERVICES

1. INTRODUCTION

Le règlement 36 régit l’approvisionnement en biens et services de l’Université d’Ottawa, et établit les responsabilités de ses membres pour chaque étape du processus d'approvisionnement. Ainsi, il respecte la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic (Projet de loi 122, 2010), les directives du secteur parapublic et les principes approuvés par l’Université. Les modalités, les lignes directrices et les restrictions énoncées dans le règlement visent à assurer un approvisionnement en biens et services efficace, économique, licite et éthique.

Le règlement 36 établit un cadre administratif pour la chaîne d’approvisionnement, conforme à la Méthode 4-3

2. DÉFINITIONS

2.1 Un bien est un produit tangible.

2.2 Un service est le travail qui doit être rendu, notamment la prestation de service d'experts-conseils. Les services sont classés par type : consultatif ou non consultatif

2.3 Les membres de l’Université désignent les fiduciaires, les membres du Comité d’administration, les employés de l’Université ou les tiers représentant l’Université.

2.4 Les activités liées à la chaîne d’approvisionnement désignent toute activité directement ou indirectement liée aux processus d’approvisionnement de l’Université d’Ottawa, notamment la planification, la localisation des sources d’approvisionnement, l’approvisionnement, la conclusion de marché, le transport et les processus de paiement.

2.5 Le code de déontologie désigne une série de principes de conduite guidant la prise de décision et le fonctionnement au sein d’une organisation. Le personnel de l’Université d’Ottawa obéit au Code d’éthique pour l’approvisionnement à l’Université d’Ottawa (se reporter à la Méthode 4-3, Annexe A). Le personnel du Service des approvisionnements obéit au code de déontologie d’entreprise de l’Association canadienne de gestion des achats.

Se reporter à l’article 28 pour accéder au glossaire complet.

3. PRINCIPES

3.1 Responsabilité – L’Université assume la responsabilité de réglementer les activités d’approvisionnement conformément aux lois et directives canadiennes et provinciales, et aux directives des organismes de financement. L’Université assume la responsabilité des résultats des décisions en matière d’approvisionnement.

3.2 Transparence – L’Université doit faire preuve de transparence envers tous les intervenants. Ces derniers doivent donc avoir le même accès à l’information sur les projets, les processus et les résultats de marchés. L’Université ne fera aucune discrimination ni n’exercera de traitement préférentiel dans l’attribution de contrats dans le cadre du processus d’approvisionnement concurrentiel.

3.3 Optimisation des ressources – L’Université doit maximiser la valeur qu’elle tire de l’utilisation des fonds publics. Une approche d’optimisation des ressources vise à offrir des produits et des services aux coûts et avantages optimums de cycle de vie et comprend des mesures incitatives à valeur ajoutée.

3.4 Prestation des services de qualité – Le Service des approvisionnements s’engage à fournir un service de haute qualité à tous les intervenants, à toutes les étapes du processus d’approvisionnement. Ce qui signifie notamment l’établissement de normes de qualité, de modes de communication efficaces et transparents, la formation du personnel et un soutien.

3.5 Normalisation des processus – Le Service des approvisionnements vise à normaliser et mettre à jour les processus liés à la chaîne d'approvisionnement et à promouvoir les meilleures pratiques auprès des employés qui participent aux processus.

3.6 Saine concurrence – Lorsque la valeur de l’opération le justifie, l'approvisionnement se fait par voie d’appel d'offres auprès de soumissionnaires présélectionnés. Les modalités régissant la valeur des opérations sont énoncées à l’article 11.1.

4. SERVICE DES APPROVISIONNEMENTS

4.1 Mission

Le Service des approvisionnements s’engage à appliquer les meilleures pratiques en matière d’approvisionnement dans le souci que les facultés et les départements demeurent des chefs de file de l’enseignement et de la recherche. Le Service des approvisionnements vise à fournir en temps utile, au meilleur prix, de manière éthique et avec fiabilité une chaîne d’approvisionnement à toute la communauté universitaire. Le Service des approvisionnements s’efforce de :

Protéger – Protéger la réputation de l’Université en ce qui a trait à l’utilisation qu’elle fait des fonds publics en adoptant des pratiques d'approvisionnement rigoureuses, peu risquées, déontologiques et écologiques.

Optimiser les ressources – Exploiter la capacité élevée d’approvisionnement qui optimise les ressources en termes de coûts globaux du cycle de vie.

Adopter les meilleures pratiques – Élaborer, communiquer et soutenir des normes régissant les processus pour toutes les activités liées à la chaîne d’approvisionnement en établissant des règlements et de procédures, en offrant des séances formation et en assurant des services de soutien actualisés à l’intention des membres de l’Université ayant une fonction d’approvisionnement.

Entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs – Favoriser un environnement de libre concurrence, transparent et collaboratif qui profitera tant à l’Université qu’aux fournisseurs. L’Université offre à tous les fournisseurs qualifiés les mêmes occasions de conclure des marchés avec elle et elle évalue le rendement dans le cadre de la gestion des relations avec les fournisseurs.

4.2 Le Service des approvisionnements assume la responsabilité de développer des activités d’approvisionnement de l’Université, notamment l’identification des occasions et des tendances, la gestion du risque, la conception de modèles de chaîne d’approvisionnement mutuellement avantageux et l’évaluation de l’efficacité des procédures.

4.3 Le Service des approvisionnements, avec le soutien des Services juridiques, assume la responsabilité de l’interprétation et de l'application des modalités du règlement, et il doit, pour ce faire, tenir compte de :
i. toutes les lois applicables
ii. des exigences applicables de la directive en matière d’approvisionnement du secteur parapublic
iii. des procédures et des lignes directrices publiées par l’Université en matière de pratiques d’approvisionnement
iv. d’autres lignes directrices, directives ou règlements relatifs aux pratiques en matière d’approvisionnement publiés par d’autres entités comprises (s’il y a lieu) du secteur parapublic
v. des lignes directrices et des règlements publiés par les agences de recherche gouvernementales
vi. des meilleures pratiques de gestion de la chaîne d’approvisionnement, tel qu’elles sont définies par l’Association canadienne de gestion des achats

4.4 Le mandat du Service des approvisionnements se doit de respecter les lois municipales, provinciales et fédérales. Il est également assujetti à de nombreux accords commerciaux, notamment l’Accord sur le commerce intérieur (ACI), l’Accord de coopération et d’échange entre le Québec et l’Ontario et les lignes directrices de l’organisation.

5. RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Principaux rôles et responsabilités

5.1 Faculté ou service – Circonscrire les besoins en biens et services, et motiver ces besoins pour obtenir l'approbation en vue d’enclencher le processus d’approvisionnement.

5.2 Service des approvisionnements – Le Service des approvisionnements assume la responsabilité d’administrer toutes les activités liées à la chaîne d’approvisionnement en biens et services de l’Université. Il s’agit du seul service administratif chargé de conclure un contrat commercial de biens et services pour l’Université d’Ottawa et de passer une commande (à l’exclusion des biens et services qui relèvent de projets de construction autofinancés). Ce service assume la responsabilité de veiller à ce que le processus d’approvisionnement respecte intégralement la loi et les directives provinciales, le règlement 36 et les règlements connexes et les méthodes et les procédures y afférentes. Le Service des approvisionnements assume également la responsabilité de former le personnel de l’Université qui participe aux activités d’approvisionnement et de veiller à ce que le processus d’approvisionnement soit suffisamment documenté avant l'attribution du contrat ou l’émission d’un bon de commande.

5.3 Autres ressources administratives – Même si les rôles de la faculté ou du service et ceux du Service des approvisionnements sont distincts, ils travaillent tous de concert tout au long du processus d’approvisionnement. Lorsque l’approvisionnement est considéré comme « complexe », d’autres services administratifs peuvent être appelés à intervenir, dont le Service des Finances, les Services juridiques, les services de gestion du risque et d’autres services. Rôles et responsabilités liés à l’approvisionnement centralisé

5.4 Le directeur du Service des approvisionnements, en sa qualité de 'chef de l'approvisionnement', assume la responsabilité d’autoriser l’approvisionnement en biens et services de tous les services administratifs, de toutes les facultés et de tous les projets de recherche. De plus, les opérations sont approuvées selon leur valeur, en fonction des limites d’autorisation par fonctions (se reporter à l’article 9). Seul le directeur peut donner à des employés ayant les compétences et la formation nécessaires le pouvoir d’autoriser l’approvisionnement en biens et services de l'Université. Le directeur assume également la responsabilité du règlement des différends.

5.5 Les directeurs adjoints et les agents d’approvisionnements ont le pouvoir de gérer les activités liées à la chaîne d'approvisionnement, d’autoriser les achats et d’approuver les opérations en fonction de la valeur des achats fixée par les limites d’autorisation par fonctions (se reporter à l’article 9). Ils conçoivent des modèles liés à la chaîne d'approvisionnement et négocient les principaux contrats. Ils sont également en première ligne du règlement des différends.

5.6 Les gestionnaires de contrats assument la responsabilité de fournir un soutien aux agents d’approvisionnements décentralisés et de veiller à ce que les contrats de service soient traités de manière adéquate, notamment en ce qui qui a trait à l’évaluation de la qualité des documents contractuels du point de vue commercial et à la production du nombre suffisant de documents justificatifs relatifs à la tarification (voir l’article 7.10, Agents d’approvisionnements).

Rôles et responsabilités liés à l’approvisionnement décentralisé

5.7 Les directeurs administratifs et les directeurs de services sont les membres du personnel des facultés ou des services autorisés à exercer des activités de localisation des sources d'approvisionnement, à approuver les demandes d’approvisionnement sur invitation ou public, et à approuver les paiements qui ne nécessitent pas de bon de commande ou de contrat. Les directeurs administratifs et les directeurs assument la responsabilité de gérer le personnel autorisé à utiliser les cartes d’achat; notamment de mettre à jour la liste de leurs employés qui sont des signataires autorisés et de fixer le montant maximum de dépense autorisé. Les gestionnaires doivent veiller au bon déroulement des processus de localisation des sources d’approvisionnement et d’approvisionnement et à ce que le personnel à qui ces tâches sont confiées reçoive une formation adéquate sur les procédures de la chaîne d’approvisionnement et l’application du règlement 36.

5.8 Les approvisionneurs régionaux sont les employés des facultés ou des services qui ont reçu la formation pour gérer les activités liées à la chaîne d’approvisionnement dont les montants en cause sont de 50 000 $ ou moins. L’approvisionneur régional est nommé conjointement par son gestionnaire et par le directeur du Service des approvisionnements. Les fonctions de la chaîne d’approvisionnement sont confiées aux personnes qui ont réussi leur formation.

5.9 Les acheteurs décentralisés sont les membres du personnel des facultés ou des services qui sont chargés de faire l'acquisition des biens et services au moyen de contrats négociés par l’Université ou d’autres sources en utilisant la carte d’achat (certaines exceptions s’appliquent). Un acheteur décentralisé ne peut utiliser une carte d’achat que pour se procurer des biens et des services dont la valeur par opération respecte les critères établis par le directeur du Service des approvisionnements. Avant d’utiliser une carte d’achat, un acheteur décentralisé doit suivre la formation adéquate dispensée par le Service des approvisionnements.

5.10 Les agents de contrat sont les membres du personnel des facultés ou des services chargés de rédiger et de signer les contrats de service. Les agents d’approvisionnements sont nommés par le gestionnaire de leur unité administrative et ils doivent avoir suivi une formation adéquate pour rédiger et signer des contrats de service.

6. MODES D’APPROVISIONNEMENT HYBRIDES

6.1 L’Université dispose d’un mode d’approvisionnement hybride qui consiste en : • un système d’approvisionnement centralisé
• un système d’approvisionnement décentralisé Mode d’approvisionnement centralisé

6.2 L’approvisionnement centralisé vise tous les biens et services dont la valeur est supérieure à 5 000 $ CA par opération (avant la taxe de vente harmonisée). L’achat de certains biens et services demeure centralisé, peu importe la valeur du bien ou du service (voir Méthode 4-3, Annexe B et C).

6.3 Dans le cas de l’approvisionnement centralisé et de tous les achats restrictifs, une demande électronique doit être présentée au Service des approvisionnements afin d’obtenir l’émission d’un bon de commande.

6.4 L’approvisionnement centralisé est effectué par voie de bon de commande délivré par le Service des approvisionnements, peu importe le mode de financement. Les achats centralisés sont pris en charge et le rapprochement est effectué conformément aux procédures administratives établies par le Service des finances (consultez la page http://www.ressourcesfinancieres.uottawa.ca/employe/admin-procedures-fr.php).

Mode d’approvisionnement décentralisé

6.5 Exception faite de l’approvisionnement effectué par les approvisionneurs régionaux, l’approvisionnement décentralisé vise les biens et services dont la valeur est inférieure à 5 000 $CA par opération (avant la taxe de vente harmonisée) et il exclut les biens et services interdits par le présent règlement (se reporter à la Méthode 4-3 Annexes B et C).

6.6 L’approvisionnement décentralisé relève des approvisionneurs régionaux, des acheteurs décentralisés, des agents d’approvisionnements et des détenteurs de carte d’achat habilités par le directeur du Service des approvisionnements.

6.7 Les cartes d’achat servent pour l'approvisionnement décentralisé dans tous les cas où les cartes sont acceptées. Certaines exceptions s’appliquent.

6.8 Avant d’effectuer un achat et d’utiliser un contrat négocié, les acheteurs décentralisés doivent, autant que possible, vérifier si un contrat a été négocié par les services d’approvisionnements. La liste des contrats négociés figure sur le site du Service des approvisionnements. Si aucun contrat négocié n’existe, l’approvisionneur régional, l’acheteur décentralisé ou l’agent d’approvisionnements devra obtenir du vendeur ou des vendeurs les prix et autres renseignements nécessaires.

6.9 Conformément aux procédures administratives établies par les Ressources financières (qui nécessitent l’approbation de deux personnes habilitées distinctes) et aux règlements applicables de l’Université (dont le règlement 64 sur la validation des réquisitions), les acheteurs décentralisés, les approvisionneurs régionaux, les agents d’approvisionnements et les détenteurs de carte d’achat doivent :
• effectuer les commandes de biens et services
• recevoir les biens et services commandés
• vérifier les factures et ordonner les paiements (Vérification des factures et des remboursements, Ressources financières, Novembre 2010, http://www.ressourcesfinancieres.uottawa.ca/employe/admin-procedures-fr.php);
• évaluer l’efficacité opérationnelle des fournisseurs.

6.10 Le directeur du Service des approvisionnements est habilité à recommander des changements visant à décentraliser des seuils minimaux.

6.11 Il est formellement interdit de séparer les commandes de plus de 5 000 $.

7. PROCESSUS ET VALEUR DE L'APPROVISIONNEMENT CONCURRENTIEL

7.1 Ci-dessous, le nombre de documents justificatifs (devis) devant être soumis par des fournisseurs en fonction des seuils suivants : 

APPROVISIONNEMENT EN BIENS ET SERVICES NON CONSULTATIFS

VALEUR TOTALE

PROCESSUS

NOMBRE REQUIS DE DEVIS ÉCRITS

<$5,000

Lorsqu’il y a un contrat négocié

0

<$5,000

Processus Décentralisé

1 (recommandé)

$5,000 - 10,000

Processus Concurrentiel Sur Invitation

1

$10,001 - 50,000

Processus Concurrentiel Sur Invitation

2

$50,001 - 100,000

Processus Concurrentiel Sur Invitation

3

$100,001 +

Processus Concurrentiel Public

S.O. (Rfx)

            APPROVISIONNEMENT EN SERVICES CONSULTATIFS

Tous

Tous

3 (sollicités)*

* Dans le cas des contrats de consultation, il doit être établi que trois (3) fournisseurs ont été invités à présenter un devis. En cas de fournisseur unique, reportez-vous à l’article 8.10.

Processus concurrentiel public

7.2 Plus de 100 000 $ − Conformément à l’Accord canadien sur le commerce intérieur (ACI), un processus d’approvisionnement public est obligatoire et doit être affiché sur un système de soumission électronique. L’Université doit accorder un délai de réponse minimal de quinze (15) jours civils.

7.3 Dans certains cas, le processus normal ne peut être respecté (se reporter à la Méthode 4-3, Annexe E, 'Exceptions acceptables au processus régulier'). L’acheteur décentralisé ou l’utilisateur doit remplir un formulaire de demande de dérogation, dans lequel sont décrits les faits justifiant la dérogation et remettre ce formulaire au Service des approvisionnements. Le directeur du Service des approvisionnements doit approuver à l’avance les opérations à caractère urgent dont le montant s’élève à plus de 5 000 $ et à moins de 100 000 $.

7.4 S’il n’est pas possible d’inviter le nombre requis de fournisseurs pour une catégorie (Programme 7.1.), une justification écrite doit être annexée au dossier.

7.5 Seuls les membres du personnel du Service des approvisionnements et les approvisionneurs régionaux sont autorisés à : • émettre un appel d’offres public • négocier une entente avec un fournisseur afin d'obtenir des biens ou des services sur une base régulière

7.6 Processus d’évaluation de l’approvisionnement concurrentiel Tous les processus d’approvisionnement concurrentiels prévoient des critères d’évaluation qui sont élaborés, étudiés et approuvés par des experts en approvisionnement avant le début du processus concurrentiel (se reporter à la Méthode 4-3, Annexe F, Rôles et responsabilités d’un membre du comité de sélection).

8. L’APPROVISIONNEMENT EN BIENS COMPARATIVEMENT À L’APPROVISIONNEMENT DE SERVICE

Approvisionnement en biens

8.1 L’approvisionnement en biens consiste à recueillir de l’information sur les prix du produit et à tenir compte de la valeur de l’achat (se reporter à l’article 7.1 pour connaître le nombre d’offres écrites requises,) et à l’article 9, Limites d’autorisation par fonction, pour les informations requises dans le cadre des processus et les instruments utilisés) et à traiter la demande en conséquence.

Approvisionnement de service

8.2 Conformément à la directive du gouvernement de l’Ontario, la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic (Projet de loi 122, décembre 2010), l’approvisionnement de service est assuré par les agents d’approvisionnements au moyen de modèles de contrat.

8.3 Le traitement des contrats de service diffère s’il s’agit d’un contrat de consultant ou d’un contrat de fournisseur de service (non-consultant).

8.4 Un consultant désigne une personne ou une entité qui, aux termes d’un accord avec l’Université autre qu’un contrat de travail (défini par l’Agence du revenu du Canada), fournit des conseils d’expert basé sur son expertise ou des conseils stratégiques basées sur son expertise au soutien et à la prise de décision (se reporter à la liste de la Méthode 4-3,, Annexe D).

8.5 Un fournisseur de service (non-consultant) désigne toute personne ou entreprise qui s’engage à fournir des services autres que des services consultatifs. Les contrats pour services non consultatifs (qu’ils soient octroyés à des personnes ou à des entités) sont des ententes portant sur des services, et doivent par conséquent respecter le présent règlement (se reporter à la liste de la Méthode 4-3, Annexe D).

8.6 Peu importe que le contrat porte sur des services consultatifs ou des services non consultatifs, seul l’agent de contrat peut rédiger l’entente.

8.7 Les contrats et les documents justificatifs (p. ex., les offres) doivent être joints à la demande d’un bon de commande (WebReq) et présentés au Service des approvisionnements.

8.8 Il est strictement interdit d’utiliser les budgets opérationnels ou des fonds de recherche pour embaucher des lobbyistes inscrits.

Approvisionnement en services consultatifs

8.9 Quelle que soit la valeur d’une entente de services consultatifs, il faut inviter un minimum de trois (3) fournisseurs à présenter une offre afin de garantir la juste valeur marchande du service.

8.10 Si un seul fournisseur est sollicité, il faut obtenir les signatures suivantes : 

VALEUR

SIGNATAIRE AUTORISÉ

0 $ à 1 000 000 $

Recteur

Plus de 1 000 000 $

Bureau des gouverneurs

8.11 Pour contracter des services consultatifs auprès d’un seul fournisseur, ce dernier doit avoir la désignation professionnelle indiquée dans les exceptions prévues par l'Accord sur le commerce intérieur (ACI) (se reporter à la Méthode 4-3, Annexe G, Exceptions à l'Accord sur le commerce intérieur (ACI)).

Approvisionnement en services non consultatifs

8.12 Les contrats pour l’approvisionnement en services non consultatifs nécessitent les mêmes signatures, le même nombre d’offres et respecter les mêmes processus que dans le cas de l’approvisionnement en biens (se reporter à l’article 7.1 pour connaître le nombre d’offres écrites requises, et à l’article 9, Niveaux d’approbation, pour les informations requises dans le cadre des processus et les instruments utilisés)

8.13 Les services non consultatifs dont la valeur est inférieure à 5 000 $ ne nécessitent aucun contrat écrit. Toutefois, il est recommandé de consigner, si possible, le détail d’ une entente dans un document écrit.

9. LIMITES D’AUTORISATION PAR FONCTIONS

9.1 Le tableau suivant indique les rôles, leurs seuils, l’outil d’approvisionnement correspondant qui doit être utilisé et le supérieur hiérarchique dont l’approbation est requise pour les achats non concurrentiels. 

Rôle d’approvisionnement fonctionnel

 

 

Niveau supérieur pour l’approvisionnement non concurrentiel de biens et de services non consultatifs

Processus d’approvisionnement concurrentiel public et sur invitation autorisé pour les biens et les services non consultatifs, et pour l’approvisionnement non concurrentiel

Valeur autorisée

Approvisionnement décentralisé

Requérant

 

Petite caisse ou carte d’achat

0 $ à 300 $

Acheteur décentralisé

 

Carte d’achat

0 $ à 5 000 $

Agent d’approvisionnements

Gestionnaire de  contrat

Contrat de service

0 $ à 5 000 $

Approvisionneur régional

Service des approvisionnements

Carte d’achat

0 $ à 5 000 $

Bon de commande

5 000 $à 50 000 $

Approvisionnement centralisé

Gestionnaire de contrat

(services seulement)

Directeur du Service des approvisionnements

Demande de propositions, Demande d’offres, Demande de qualifications, Demande de cotations,

Demande d’expression d'intérêt, Demande d'information, Contrat de service

200 000 $ et moins

Bon de commande

100 000 $ et moins

Approvisionneur du Service des approvisionnements

Directeur adjoint du Service des approvisionnements

Demande de propositions, Demande d’offres, demande de qualifications, Demande de cotations, Demande d’expression d'intérêt, Demande d'information, Contrat de service

300 000 $ et moins

Bon de commande

200 000 $ et moins

Directeur adjoint du Service des approvisionnements

Directeur du Service des approvisionnement

Demande de propositions, Demande d’offres, demande de qualifications,Demande de cotations,

 Demande d’expression d'intérêt, Demande d'information, Contrat de service

500 000 $ et moins

Bon de commande

300 000 $ et moins

Directeur du Service des approvisionnements

Vice-Recteur aux ressources

Demande de propositions, Demande d'offres, Demande de qualifications, Demande de cotations

 Demande d’expression d'intérêt, Demande d'information

Illimité

Bon de commande

500 000 $ et moins

Vice-Recteur Aux Ressources

 

Bon de commande

500 000 $ et plus

Recteur

 

Services consultatifs (non concurrentiels)

0 $ à 1 000 000 $ et moins

Bureau des gouverneurs

 

Services consultatifs (non concurrentiels)

1 000 000 $ et plus

 

10. Contrats d’approvisionnement à revenu

10.1 Le présent règlement a pour objet d’établir des dispositions et procédures uniformes pour la conclusion de contrats d’approvisionnement avec des entités externes en vue de réaliser des revenus.

10.2 Tous les contrats d’approvisionnement à revenu liés aux biens et services sont régis par le règlement 36 et doivent être approuvés conformément aux limites d’autorisation par fonctions. Les contrats générateurs de revenus doivent être inscrits au registre central de l’approvisionnement (se reporter à la Méthode 4-3, Annexe I, Gestion des contrats d’approvisionnement à revenu).

10.3 Le Service des approvisionnements assume la responsabilité de la perception et de la distribution des revenus découlant des contrats d’approvisionnement à revenu passés conformément aux instructions de la haute direction de l’Université d’Ottawa.

11 FINANCEMENT

11.1 L’Université fonctionne grâce à trois fonds distincts que le Service des approvisionnements gère suivant leur vocation :
• Les fonds d’exploitation
• Les fonds pour la recherche
• Les fonds d’immobilisation

11.2 Le financement provient de différentes sources, dont les divers paliers de gouvernement, les conseils, les associations, les fondations, les personnes physiques et morales. Par conséquent, l’Université doit gérer efficacement ces fonds et être prête à se soumettre à toutes les vérifications exigées par les organismes de financement.

11.3 Les fonds affectés aux projets de recherche de l'Université ou octroyés aux chercheurs par les organismes de financement sont considérés comme étant des fonds institutionnels. Ils doivent donc être gérés conformément aux règlements et aux lignes directrices de l’organisme de financement et de l’Université d’Ottawa.

12. CONFLITS D’INTÉRÊTS

Tout au long du processus d’approvisionnement et à la conclusion de l’entente qui en résulte, il faut éviter les conflits d’intérêts, qu’ils soient réels ou apparents. Ces conflits d’intérêts doivent être gérés conformément aux lois applicables, aux dispositions du présent règlement et à d’autres règlements applicables de l’Université (se reporter à l’Annexe H, Déclaration sur les conflits d’intérêts).

13. CONDITIONS GÉNÉRALES DE L’UNIVERSITÉ

13.1 Les conditions générales de l’Université se trouvent dans le document intitulé Protocole de relation d'affaires avec l'Université d'Ottawa, auquel tous les fournisseurs doivent souscrire.

13.2 Les processus d’approvisionnement, les bons de commande et les contrats doivent être exécutés conformément aux conditions générales établies par le Service des approvisionnements.

14. CONTRATS DE COOPÉRATION PORTANT SUR LES BIENS ET SERVICES

14.1 Grâce aux coopératives d’achat, le Service des approvisionnements peut réduire les coûts d’approvisionnement. Dans la mesure du possible, le Service des approvisionnements doit favoriser et élaborer des demandes d’offres et des contrats de coopération avec des universités ontariennes et canadiennes, ainsi qu’avec des organismes financés par les fonds publics de la région de la Capitale nationale, de l’Ontario et d’autres provinces canadiennes.

14.2 Le personnel de l’Université doit respecter les engagements et les contrats conclus par cette dernière, y compris les contrats de coopération.

15. SOUCIS DE L’ENVIRONNEMENT OU APPROVISIONNEMENT ÉCOLOGIQUE

15.1 Objectif

L’Université d’Ottawa s’engage à gérer ses activités de manière responsable en vue de protéger et de préserver le milieu naturel. Les règlements et les procédures liés à l’approvisionnement de l’Université sont conformes au règlement 72 sur la gestion de l’environnement.

15.2 Lignes directrices

L’approvisionnement écologique consiste à opter pour les biens et services qui ont le moins de répercussions sur l’environnement et sur la santé possible par rapport à d’autres produits ou services visant les mêmes fins.

15.3 Les biens susceptibles d’être retenus en raison de leur caractère écologique sont les suivants :
• Produits écoénergétiques et anti effet de serre
• Produits à faible consommation d’eau
• Produits les moins toxiques
• Produits les moins conditionnés ou produits à emballage récupérables
• Produits fabriqués avec le moins de matières non recyclables possible ou dont le cycle de vie a le moins d’incidences sur l'environnement
• Produits fabriqués à partir de matériaux recyclés ou de plastique recyclé
• Matériel de technologie de l’information qui tient compte des facteurs environnementaux (p. ex., ENERGY STAR, matière non dangereuse, étiquette écologique).

15.4 Évaluation des caractéristiques environnementales

Les critères de l’évaluation environnementale devraient être :
• liés à l’objet du contrat de biens ou de service
• précis et objectivement quantifiables
• évalués en fonction d’autres critères d’attribution
• clairement définis dans les documents relatifs à l’approvisionnement afin d’assurer la transparence

16. APPROVISIONNEMENT ÉTHIQUE

L’Université d’Ottawa s’engage à appliquer dans ses activités commerciales les principes de responsabilité sociale et d’éthique en conformité avec sa mission d’enseignement, de recherche et de service, et avec ses propres règles en matière d’emploi. Le règlement 98 sur l’approvisionnement éthique énonce les principes et les responsabilités touchant la conduite des activités commerciales à l’Université. Il est possible de consulter le règlement 98 sur la page http://web5.uottawa.ca/admingov/reglement_98.html.

17. LOIS SUR L’ACCESSIBILITÉ

L’Université d'Ottawa est déterminée à respecter la dignité et l’autonomie de chaque membre du personnel administratif, du personnel enseignant et de la population étudiante, ainsi que des visiteurs; elle veille à ce que les personnes handicapées jouissent véritablement d’un accès libre et sans entraves aux biens, services, installations, logements et emplois de l’Université. L’Université est conforme aux lois fédérales, provinciales et municipales pertinentes traitant de l’accessibilité ainsi qu’aux normes établies dans la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (« LAPHO de 2005 »). L’approvisionnement respecte ces lois et assure que toutes les conditions sont respectées.

18. TRANSGRESSIONS

18.1. Le Service des approvisionnements surveillera, à l'aide d'outils de suivi, les transactions jugées non conformes aux règlements et méthodes de l'Université. Il en informera également les gestionnaires et les aidera à remédier à ce type de situation. Le directeur du Service d’approvisionnement peut refuser le remboursement d’une transaction jugée non conforme.

18.2. Exceptionnellement, dans d’une situation urgente et imprévue, le directeur peut autoriser une demande d’approvisionnement en biens et services par des employés de l’organisation, et cette opération ne sera pas considérée comme étant une transaction irrégulière.

18.3. Transgressions – Autorisation et valeur Le remboursement des achats non conformes doit être approuvé conformément aux limites suivantes : 

          Limite d’autorisation par fonctions

VALEUR DE L’ACHAT NON CONFORME

Directeur du Service des approvisionnements

10 000 $ et moins

Vice-recteur aux ressources

De 10 001 $à 50 000 $

Comité d'administration

De 50 001 $ à 500 000 $

Comité exécutif du Bureau des gouverneurs

500 000 $ et plus

19. OPÉRATIONS INTERDITES

L'approvisionnement en biens et services financé au moyen de fonds qui ne sont pas administrés par l’Université est interdit.

20. SITUATIONS D’URGENCE

En cas d’urgence (soit en cas de risque pour la vie, pour la santé, pour les biens ou pour la réputation), le directeur du Service des approvisionnements est habilité à acheter des biens ou des services d'une valeur pouvant atteindre 100 000 $ qu’il juge utiles. Le vice-recteur aux ressources doit dresser un bilan le plus tôt possible après le cas d’urgence.

21. INVENTAIRE PERMANENT DES ACTIFS DE L’UNIVERSITÉ

Le Service des approvisionnements assume la responsabilité des stocks et de l'enlèvement des actifs de l’Université (Règlement 65).

22. GLOSSAIRE

Accord – Document écrit officiel qui entre en vigueur au terme du processus d’approvisionnement.

Accords commerciaux – Tout accord commercial pertinent dont l’Ontario est signataire.

Activités liées à la chaîne d’approvisionnement – Toute activité directement ou indirectement liée aux processus de planification, de localisation des sources d'approvisionnement, d'achats, de déplacement et de paiement.

Activités liées à la localisation des sources d’approvisionnement – Procédure non officielle par laquelle un gestionnaire ou une personne occupant un poste équivalent au sein d‘une faculté ou d’un service sollicite des offres de prix au nom de l’Université pour l’approvisionnement en biens ou en services dans le but d’effectuer une analyse du marché, de présenter une demande motivée, de déterminer des besoins en approvisionnement ou à d'autres fins. Les contrats associés aux services non consultatifs découlant des activités liées à la localisation des sources d’approvisionnement doivent être approuvés et consignés par le Service des approvisionnements avant leur exécution.

Approvisionnement – Acquisition de biens ou de services par tout moyen, notamment par voie d’achat, de location, de bail ou de vente conditionnelle.

Approvisionnement concurrentiel – Ensemble de procédures relatives à l’établissement d’un contrat d’approvisionnement grâce à un processus de demande de soumissions ou de propositions. On vise ainsi à obtenir des soumissions de façon équitable, impartiale et concurrentielle.

Approvisionnement concurrentiel restreint – Tout processus consistant à demander à un certain nombre de fournisseurs qualifiés de présenter une proposition écrite répondant aux exigences définies par une personne ou un organisme.

Attribution – Avis donné à un soumissionnaire pour l’informer de l’acceptation de sa proposition, de sa proposition de prix ou de son offre, et qui entraîne l’établissement d’un contrat.

Biens – Produit tangible (à l'exclusion des biens liés aux projets de construction autofinancés).

Bon de commande – Offre écrite présentée par un acheteur à un fournisseur exposant officiellement toutes les modalités d’une transaction proposée.

Carte d’achat – Carte de crédit professionnelle qui permet aux facultés et aux services de se procurer des biens et services associés à leurs activités dans le cadre du processus d'approvisionnement décentralisé. Les cartes d’achat sont utilisées lorsque le fournisseur accepte les cartes de crédit. Il s’agit aussi d’une méthode d’achat et de paiement facile à utiliser qui permet de simplifier le processus d’acquisition des approvisionnements, d’augmenter l’efficacité et de réduire les frais de traitement. Les cartes d’achat peuvent être programmées de façon à comporter une limite mensuelle ou une limite d’achat unique, ou même être restreintes à des achats précis auprès de fournisseurs déterminés au préalable (voir le Règlement 75, Cartes d’achat, http://web5.uottawa.ca/admingov/reglement_75.html).

Code de déontologie – Série de principes de conduite guidant la prise de décision et le fonctionnement au sein d’une organisation. Le personnel du Service des approvisionnements obéit au code de déontologie pour les entreprises et de l’Association canadienne de gestion des achats. Le personnel de l’Université d’Ottawa obéit au Code de déontologie pour l’approvisionnement (se reporter à la Méthode 4-3, Annexe A, Code de déontologie pour l’approvisionnement).

Conflit d’intérêts – Situation dans laquelle des facteurs de nature financière ou d’autres facteurs personnels peuvent compromettre ou influencer le jugement professionnel et l’objectivité d’une personne. Il y a conflit d’intérêts apparent si une personne raisonnable a des raisons de croire qu’une situation risque de compromettre le jugement professionnel d’une autre personne.

Contestation des soumissions – Plainte formulée au sujet des méthodes employées ou des décisions prises par une autorité contractante dans l’administration d’un processus visant à obtenir des propositions, des offres et des prix.

Contrat – Obligation légale d’effectuer ou de ne pas effectuer certains actes liant des parties compétentes. Pour l’établissement d’un contrat, il est essentiel que les parties aient l’intention de faire en sorte que des conséquences juridiques soient rattachées à leur accord et que celui-ci ait force exécutoire. Les éléments essentiels à un contrat sont les suivants : présentation d’une offre et acceptation de l’offre, capacité des parties à conclure le contrat, contrepartie prévue par le contrat, reconnaissance mutuelle d'un consentement ou d'un consensus quant au contrat, légalité de l'objet du contrat, certitude suffisante quant aux modalités.

Critère d’évaluation – Point de référence, norme ou élément de comparaison en fonction duquel sont évalués la réalisation, la conformité, le rendement et le caractère adéquat d’une personne, d’une solution, d’une activité, d’un produit ou d’un plan, dans le but de sélectionner le meilleur fournisseur au moyen d’un processus concurrentiel. Les critères peuvent être de nature qualitative ou quantitative.

Demande – Demande officielle de biens ou de services faite au sein d’un organisme, généralement adressée par le service usager au service des achats.

Demande d’approvisionnement – Demande écrite à l'intention du Service des approvisionnements présentée par une faculté ou un service en vue d’amorcer un processus d’approvisionnement. La demande motivée doit comprendre les renseignements suivants : la description des biens ou des services requis, le délai du projet, le budget prévu ainsi que le nom du gestionnaire de projet ou ceux des parties intéressées.

Demande d’information – Document à l’intention des fournisseurs potentiels visant à recueillir des renseignements généraux sur des fournisseurs, des services ou des produits. Il s’agit d’un mécanisme par laquelle les fournisseurs sont informés de la description générale ou préliminaire d’un besoin et sont invités à fournir de l’information ou à donner des conseils sur la façon de mieux le circonscrire. La réponse d’un fournisseur potentiel à une demande d’information ne doit pas entraîner la sélection préalable de ce fournisseur ni accroître ses chances d’être retenu pour un contrat subséquent.

Demande d’offres – Document utilisé pour un achat dont la valeur est inférieure à 100 000 $ et pour lequel les fournisseurs sont invités à présenter un prix et se font concurrence dans un environnement où les modalités et les spécifications techniques sont exposées clairement. Ce processus permet de procéder efficacement à l'étude des tarifs en fonction du marché. Si aucun critère d’évaluation n’a été déterminé, le meilleur prix l’emporte. L’agent principal des achats est habilité à négocier avec le fournisseur.

Demande de déclarations d’intérêt – Document visant à recueillir des renseignements sur l’intérêt manifesté par les fournisseurs relativement à une possibilité de contrat ou à mieux connaître les capacités ou les compétences des fournisseurs. Les organismes du secteur parapublic peuvent employer ce mécanisme lorsqu’ils cherchent à savoir plus précisément dans quelle mesure les fournisseurs peuvent offrir les solutions ou les services requis. La réponse d’un fournisseur potentiel à une demande de déclarations d’intérêt ne doit pas entraîner la sélection préalable de ce fournisseur ni d’accroître ses chances d'être retenu pour un contrat subséquent.

Demande de propositions – Document visant à demander aux fournisseurs de présenter des solutions à la livraison de produits ou à la prestation de services complexes ou encore de fournir d’autres suggestions ou des solutions de rechange. Il s’agit d’un processus reposant sur l’application de critères d’évaluation prédéfinis dans lequel le prix n’est pas le seul facteur.

Demande de qualification – Document servant à recueillir des renseignements sur les capacités et les compétences des fournisseurs dans le but de créer une liste de fournisseurs préalablement sélectionnés. Ce mécanisme peut être utilisé soit pour connaître les candidats qualifiés avant que n’aient lieu les processus concurrentiels prévus ou pour restreindre le bassin de candidats pouvant répondre à un besoin à court terme. Les organismes doivent veiller à ce que les modalités de la demande de qualification indiquent que l’organisme n’est pas tenu de se procurer des biens ou des services auprès de l’un ou l’autre des fournisseurs qui se sont préqualifiés.

Équipe d’évaluation ou comité de sélection – groupe formé des personnes désignées pour formuler des recommandations visant l’attribution d’un contrat et qui sont responsables de ce processus. L’équipe d’évaluation comprend normalement des représentants de l’organisme et des experts en la matière. Chacun des membres contribue aux activités de l’équipe en fournissant des conseils opérationnels, juridiques, techniques ou financiers.

Expert-conseil (consultant) ou fournisseur de service consultatif – Personne ou entité qui, aux termes d’un accord, à l’exception d’un contrat de travail, fournit des conseils d’expert ou des conseils stratégiques basé sur son expertise pour des fins de prise de décision.

Fournisseur – Toute personne ou organisation qui, après évaluation de ses capacités financières, techniques et commerciales, est jugée en mesure de répondre aux exigences d'un processus d'approvisionnement.

Fournisseur attitré – Tout fournisseur respectant les critères de sélection des fournisseurs.

Fournisseur de services – Fournisseur de services non consultatifs, c'est-à-dire, qui ne fournit pas de conseils d’expert ou de conseils stratégiques en vue d’une prise de décision.

Fournisseur de source unique – Attribution d’un contrat pour l’approvisionnement de biens ou de services qui ne peuvent être achetés qu’auprès d'un seul fournisseur en raison de leur caractère spécial ou unique ou de circonstances exceptionnelles.

Grille d’évaluation – Outil au moyen duquel les membres de l’équipe d’évaluation attribuent une note aux propositions des fournisseurs, en fonction de multiples critères d’évaluation définis au préalable.

Non-discrimination – Équité dans le traitement des fournisseurs et l’attribution des contrats sans désavantager certains fournisseurs, exercer une discrimination à leur endroit ou leur accorder un traitement de faveur.

Offre de prix – Promesse ou proposition faite par une partie à une autre qui recherche le même objectif, soit de créer un rapport juridique par suite de l’acceptation de l’offre par l’autre partie.

Organisme désigné du secteur parapublic – Organisme auquel s’applique l’article 12 de la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic.

Organismes – Tous les organismes énumérés à l’article 2, Application et portée, de la nouvelle Directive en matière d’approvisionnement du secteur parapublic.

Politiques et procédures relatives à l’approvisionnement – Cadre de travail et exigences obligatoires portant sur la façon dont les organismes doivent mener les activités de sélection des fournisseurs, d’attribution des contrats, ainsi que les activités liées à la chaîne d'approvisionnement.

Pouvoirs d’approbation – Pouvoirs délégués par un organisme à une personne désignée pour approuver des achats, dans le cadre de sa ou ses fonctions et au nom de l’organisme, jusqu’à concurrence d’un montant maximal total fixé. Les pouvoirs d’approbation sont assujettis aux lois applicables, aux règlements et aux procédures en vigueur à ce moment-là.

Président – Recteur.

Répartition des tâches – Méthode de contrôle du processus visant à éviter les conflits d'intérêts, l'apparence de conflit d'intérêts ainsi que les erreurs et la fraude. La répartition des tâches réduit les pouvoirs détenus par une seule personne. Elle crée un obstacle aux erreurs et à la fraude que pourrait commettre une personne.

Responsabilité obligation pour un employé, un agent ou toute autre personne de répondre de son travail, de ses actes ou de son omission d’agir selon les pouvoirs qui lui sont délégués.

Séance d’information à l’intention des fournisseurs non retenus – Information donnée à un fournisseur au sujet des raisons pour lesquelles sa soumission n’a pas été retenue au terme du processus d’attribution du contrat.

Service – Produit non concret et immatériel, y compris les services consultatifs et non consultatifs (à l’exclusion des services liés aux projets de construction autofinancés).

Soumission – Proposition, proposition de prix ou offre soumise par suite de la publication d’une demande de soumissions par une autorité contractante. La soumission désigne la réponse à l’une ou l’autre des trois principales méthodes de demande de soumissions, à savoir la demande de propositions, l’appel d’offres et la demande d’offres.

Système d’appel d’offres électronique – Système informatique au moyen duquel les fournisseurs ont accès à l’information portant sur des processus d’approvisionnement concurrentiel ouverts (MERX).

Technologie de l’information – L’équipement, les logiciels, les services et les processus utilisés pour créer, stocker, traiter, communiquer et gérer l’information.

Travaux de construction – Travaux de construction, de reconstruction, de démolition, de réparation ou de rénovation d’un immeuble, d’une structure ou d’un autre ouvrage de génie civil ou d’architecture. Les travaux comprennent la préparation du chantier, l’excavation, le forage, l’analyse des données sismiques, la livraison de produits et de matériaux, la fourniture d’équipement et de machines, si ceux-ci sont inclus dans les travaux et y sont accessoires, ainsi que l’installation et la réparation des accessoires fixes d’un immeuble, d’une structure ou d’un autre ouvrage de génie civil ou d’architecture. Les services professionnels d’experts-conseils liés au contrat de construction ne sont pas compris, à moins qu’ils ne fassent partie de l’approvisionnement.

Valeur des achats – Engagement financier total estimé pour des achats, tenant compte des options de prolongation du contrat.

23. INTERPRÉTATION

La vice-rectrice associée aux services aux étudiants est chargé de l’interprétation de ce règlement. Son application est sous la responsabilité conjointe des directeurs de facultés et de services et du directeur, Approvisionnement biens et services.

24. EXCEPTION

Il ne peut y avoir aucune exception à ce règlement sans l’autorisation préalable du vice-recteur aux ressources.

25. MODIFICATION

Aucune modification au présent règlement ne peut être faite sans l’approbation du Comité Finances et trésorerie du Bureau des gouverneurs.

26. RÈGLEMENTS CONNEXES

Règlement 65 – Utilisation ou enlèvement d’équipement et de mobilier excédentaires ou inutilisés
Règlement 75 – Cartes d’achat
Règlement 98 – Approvisionnement éthique

Révisé le 19 décembre 2011

(Service des approvisionnements)

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