Règlement 37 - Micro-ordinateurs appartenant à l'Université d'Ottawa

Approuvé Comité d'administration 1581.3

BUT

1. Le présent règlement établit les règles à suivre pour l'achat, le remplacement, l'élimination et le soutien technique des micro-ordinateurs. Il fixe aussi les standards applicables à la configuration matérielle et à l'environnement d'exploitation commun (EEC) des micro-ordinateurs appartenant à l'Université.

PORTÉE

2. Le présent règlement s'applique aux micro-ordinateurs (de bureau et portatifs) achetés avec des fonds d'exploitation, y compris ceux des salles d'ordinateurs pour étudiants. Il convient aussi de l'appliquer, dans toute la mesure du possible, aux micro-ordinateurs payés au moyen de fonds de recherche.

OBJECTIFS

3. Standardiser la configuration matérielle et logicielle des micro-ordinateurs réduit le coût global d'acquisition de ces appareils pour l'Université. En outre, l'application de standards et la coordination centrale des achats de micro-ordinateurs permettent de réaliser des économies d'échelle, de simplifier le processus d'acquisition, d'avoir un avantage notable dans la négociation des services de soutien, de simplifier l'installation du matériel et des logiciels ainsi que de faciliter la formation des usagers.

4. Deux fois par année, le comité technique revoit les paramètres applicables au matériel et aux logiciels (art. 20 et 21 ci-après).

5. Chaque année, le directeur / la directrice du Service de l'informatique et des communications revoit et met à jour le présent règlement, après avoir fait les consultations appropriées.

DÉFINITIONS

6.

  • a) SIC - Abréviation désignant le Service de l'informatique et des communications de l'Université d'Ottawa.
  • b) EEC - Abréviation de environnement d'exploitation commundésignant l'ensemble des paramètres de fonctionnement obligatoires applicables, entre autres, au système d'exploitation (SE), à la suite bureautique, aux logiciels d'application et aux utilitaires.
  • c) Ordinateur standard - Micro-ordinateur acheté du fournisseur officiel et configuré selon les paramètres de l'environnement d'exploitation commun.
  • d) Directeur / directrice - le directeur / la directrice du Service de l'informatique et des communications ou, s'il y a lieu, son mandataire.
  • e) Soutien de base - Intervention de première ligne pour donner suite à un problème signalé, ainsi que pour diagnostiquer et régler les cas simples.
  • f) Responsable de la technologie de l'information (RTI) - Personne-ressource qui fournit de l'appui localement dans un département, une faculté, un service, une école ou un institut.
  • g) Micro-ordinateur - Terme générique utilisé de façon interchangeable avec les termes ordinateur personnel, ordinateur de bureau, ordinateur portatif et ordinateur compatible-IBM. Il s'agit essentiellement d'un ordinateur personnel utilisé à des fins de toutes sortes dans les activités de l'Université.
  • h) Fournisseur officiel - La compagnie que l'Université choisit pour lui fournir les micro-ordinateurs.
  • i) Soutien spécialisé - Intervention de soutien nécessitant une visite pour faire une installation de matériel ou de logiciel ou pour régler un problème complexe.
  • j) Entente de soutien technique - Convention négociée avec une unité et détaillant les modalités relatives à l'appui technique que le SIC fournira à cette unité.
  • k) Usager - Personne qui utilise un micro-ordinateur pour fournir du soutien à l'Université dans ses activités, ou pour des tâches d'enseignement ou de recherche universitaires.


7. Il importe de lire ce règlement en conjonction avec :

   • le règlement no 80, Informatique et traitement de l'information;
   • le règlement no 84, Centre d'informatique - rôle et responsabilités;
   • la méthode Informatique no 17-1, Acquisition de matériel, de programmes et de services de traitement de l'information;
   • la méthode Sécurité TED 21-5, Conformité au droit d'auteur et aux licences d'utilisation des programmes d'ordinateur et des logiciels;
   • le règlement 36, Approvisionnement en biens et services;
   • le règlement no 43, Achats de meubles et de matériel imputables au compte capital.

LIGNES DIRECTRICES

8. Tous les achats de micro-ordinateurs doivent se faire selon la procédure du Service des approvisionnements relative aux contrats d'approvisionnement.

9. L'acquisition de micro-ordinateurs payés avec les fonds d'exploitation de l'Université doit se faire sous le contrat que le Service des approvisionnements et le SIC ont négocié avec le fournisseur officiel au nom de l'Université.

CONFLIT D'INTÉRÊTS

10. Quiconque exerce des responsabilités en rapport avec le présent règlement est tenu de se conformer au règlement 70, Conflit d'intérêt - membres du personnel.

RESPONSABILITÉS

11. Le SIC a la responsabilité de maintenir les plates-formes principales, de fournir des installations informatiques de haute qualité de façon économique, et d'offrir l'aide et la structure nécessaires pour favoriser une utilisation optimale des micro-ordinateurs. Il incombe au directeur / à la directrice de recommander au Comité d'administration les règlements et les standards voulus pour atteindre cet objectif.

12. Le comité technique s'occupe de revoir les standards, d'évaluer les options et de faire des recommandations à la directrice adjointe / au directeur adjoint du Service à la clientèle, et au directeur / à la directrice.

13. Outre ses responsabilités courantes, Approvisionnements et services aide à déterminer la juste valeur marchande des micro-ordinateurs devant être réattribués à des particuliers, à d'autres facultés ou services, ou à des organismes externes.

14. Les usagers doivent respecter le règlement 116 sur l'utilisation acceptable des ressources de TI.

15. Le directeur / la directrice, les administrateurs / administratrices des facultés et des services, les doyens / doyennes et les directeurs / directrices ont la responsabilité conjointe d'appliquer le présent règlement.

16. Le Service à la clientèle coordonne avec le fournisseur officiel la livraison d'équipement informatique conforme aux paramètres de l'environnement d'exploitation commun adoptés par le Comité d'administration en conformité avec l'article 11 ci-dessus.

COMITÉ TECHNIQUE

17. Le chef du Service technique et de consultation préside le comité technique.

18. Les membres du comité technique représentent les facultés et les services comme suit :

  • un membre pour chacune des facultés, nommé par le doyen, la doyenne ou son mandataire;  
  • un membre pour chacun des grands services, nommé par le directeur, la directrice responsable, ou son mandataire.

Le président / la présidente peut accepter ou demander des membres additionnels selon les besoins.

19. Le comité technique se réunit deux fois par année. Afin de respecter le calendrier prévu d'achat et de livraison, il convient qu'il fasse le point de la situation en octobre et en mars, et qu'il tienne des réunions supplémentaires selon les besoins.

PARAMÈTRES APPLICABLES AU MATÉRIEL ET À L'ENSEMBLE LOGICIEL

20. Matériel

   • a) Les micro-ordinateurs compatibles IBM sont le standard pour se brancher aux applications administratives de l'Université.
   • b) Les paramètres sont mis à jour périodiquement. (Les paramètres en vigueur figurent dans les annexes  A et B ci-après.)

21. Ensemble logiciel

   • a) Système d'exploitation : Le système d'exploitation standard doit suivre l'évolution informatique afin d'assurer le bon fonctionnement des logiciels d'application de l'Université.

La politique quant aux nouvelles versions du système d'exploitation est de demeurer à jour, mais pas à la fine pointe ou à l'avant-garde. Autrement dit, un produit ne peut devenir le standard pour les micro-ordinateurs qu'après avoir démontré sa fiabilité dans le milieu de l'Université.

  • b) Suite bureautique : La suite bureautique est un outil de première importance; son choix devrait reposer sur les critères suivants :

(i) Besoins scolaires : Les paramètres choisis doivent convenir aux besoins scolaires de la communauté étudiante. L'équipement des salles d'ordinateurs mises à la disposition des étudiants et le soutien technique connexe doivent aussi répondre aux besoins scolaires. Il faut aussi considérer les facteurs influant sur les perspectives d'emploi pour les étudiants et étudiantes.

(ii) Échange d'information dans les cours : Les paramètres doivent faciliter et stimuler l'échange d'information dans les cours, et rendre la technologie le plus simple d'usage possible. Ils doivent aussi convenir à la transmission électronique des notes et des travaux de cours. Enfin, un appui technique approprié est essentiel. 

(iii) Échange d'information administrative : Les paramètres doivent faciliter l'échange d'information entre les membres du personnel de soutien des services et des facultés, ainsi qu'avec les partenaires de l'Université.

  • c) Service central de courriel : Il faut privilégier un standard unique pour le client de courriel, et offrir l'accès Internet au serveur de courriel de l'Université.

CHOIX DES PARAMÈTRES STANDARD

22. Le comité technique recommande les paramètres applicables au matériel et à l'ensemble logiciel (art. 12, 17, 18 et 19). Ses recommandations :

  • a) se fondent sur la disponibilité commerciale et les tendances en informatique, et tiennent compte, en particulier, des besoins du système d'exploitation et des logiciels d'application;
  • b) sont formulées après consultation du Comité sénatorial de l'enseignement et du Comité consultatif sur l'informatique de gestion.

CHOIX DU FOURNISSEUR OFFICIEL

23. La sélection du fournisseur officiel se fait selon un processus d'appel de propositions, conformément aux règlements et méthodes des Approvisionnements et services.

SOUTIEN TECHNIQUE

24.  

  • a) Cadre

(i) Les ordinateurs standard (toujours de type Intel) livrés à l'Université sont conformes aux paramètres de l'environnement d'exploitation commun. Cette uniformisation améliore beaucoup l'efficacité, car elle simplifie le soutien technique offert aux usagers.

(ii) Le soutien technique donné par le personnel de l'Université s'applique seulement :

- à l'équipement informatique conforme à l'environnement d'exploitation commun, et

- à l'équipement acheté pour des besoins d'enseignement ou de recherche particuliers, qui a fait l'objet d'une exception en conformité avec l'article 29.

  • b) Soutien technique

(i) Les classes de soutien déterminent qui fournit le soutien de base pour un ordinateur standard donné.

(ii) Le SIC négocie une entente de soutien technique avec chacune des facultés et chacun des services. Cette entente décrit en détail les services de soutien relevant respectivement du SIC, du personnel sur place et de contractants externes.

(iii) L'entente de soutien technique permet de mesurer la qualité du service. Il existe trois classes de soutien technique.

(iv) Soutien de classe 1 : Soutien destiné aux usagers d'un ordinateur standard n'ayant pas accès à du soutien technique dans leur unité. Le SIC assure le soutien de base et spécialisé.

(v) Soutien de classe 2 : Soutien destiné aux usagers d'un ordinateur standard ayant accès à du soutien dans leur unité. Le SIC assure le soutien de base, tandis que la faculté ou le service s'occupe du soutien spécialisé.

(vi) Soutien de classe 3 : Soutien destiné aux usagers d'un ordinateur standard comportant des applications particulières à la faculté ou au service, pour lesquelles le soutien leur est fourni par la faculté ou le service en question. Le SIC assure le soutien de base des applications standard et avise la faculté ou le service des problèmes concernant les applications particulières. La faculté ou le service fournit le soutien spécialisé des applications standard et le soutien de base et spécialisé des logiciels non standard.

(vii) Dans le cas des usagers d'ordinateurs non standard, le soutien de base et le soutien spécialisé - lorsqu'ils sont offerts - sont assurés par la faculté ou le service.

CYCLE DE PLANIFICATION

25. Inventaire

  • a) Les facultés et les services doivent tenir un inventaire de tous les micro-ordinateurs ainsi que des prévisions d'acquisition et de remplacement. Cet inventaire sert à planifier les achats pour l'année subséquente.
  • b) Les facultés et les services sont tenus de soumettre leurs plans d'acquisition (selon la présentation établie) au Service à la clientèle au plus tard le 28 février de chaque année. Le Service à la clientèle doit être avisé par écrit de tout écart ou changement à ces plans.
  • c) Tous les micro-ordinateurs appartenant à l'Université doivent être inclus dans les prévisions des besoins. 
  • d) Le cycle de remplacement des micro-ordinateurs est normalement de trois ans et ne peut en aucun cas dépasser quatre ans.

RÉATTRIBUTION DES MICRO-ORDINATEURS

26. Il est souhaitable que les facultés et les services se défassent du vieil équipement. Conserver beaucoup d'appareils désuets nuit à l'utilisation optimale des ressources humaines et matérielles. Toutefois, il peut arriver que certains vieux appareils soient encore utiles.

   • a) Lorsqu'un vieil ordinateur est réattribué à l'interne, la faculté ou le service doit s'assurer d'en effacer toutes les données et tous les logiciels. Les détails sur la façon de préparer un micro-ordinateur pour sa réattribution sont donnés dans le document Conditionnement des micro-ordinateurs.
   • b) La faculté ou le service qui a véritablement besoin d'un vieil appareil peut le réattribuer à l'interne. Ce genre de pratique doit demeurer une exception et être dicté par des circonstances particulières.
   • c) La réattribution d'appareils à d'autres facultés ou services se fait par l'entremise du Service des approvisionnements. Ce dernier coordonne ces transferts et détermine la « juste valeur marchande » de chaque appareil. Les facultés ou services en question modifient leur inventaire en conséquence.

ÉLIMINATION DES MICRO-ORDINATEURS

27.

   • a) L’équipement informatique qui n’est plus utilisable à l’Université peut être offert aux membres du corps professoral et du personnel de soutien, pour usage personnel, conformément aux dispositions du règlement 65. Le Service des approvisionnements fournit de l'aide pour déterminer la juste valeur marchande.
   •  b) Tout l'équipement vendu à des particuliers leur est cédé « tel quel » sans aucune garantie. Les micro-ordinateurs dont l'Université se départit doivent être conditionnés de la façon indiquée dans le document Conditionnement des micro-ordinateurs.

INTERPRÉTATION

28. L'interprétation du présent règlement relève du directeur / de la directrice du SIC.

EXCEPTIONS

29. Il peut arriver que des motifs pédagogiques légitimes justifient une exemption du standard. Par exemple, les ordinateurs Macintosh étant d'usage courant dans les écoles primaires, la Faculté d'éducation se doit d'offrir un laboratoire d'enseignement doté de ce type d'appareils. De tels cas doivent être confiés au directeur / à la directrice du SIC pour étude avec le vice-recteur aux Ressources et le vice-recteur aux Études. Toute exception nécessite l'approbation du vice-recteur aux Ressources.

30. Il ne peut y avoir aucune exception au présent règlement sans le consentement écrit du vice-recteur aux Ressources.

Publié le 4 octobre 2000

(Service de l'informatique et des communications)

Annexe ;A : Standard des micro-ordinateurs de bureau

Paramètres matériels(en vigueur en mai 2000)

Processeur : PIII 667 Mhz
Mémoire vive (ram) : 128 Mb
Disque dur : 13,5 Go
Unité de disquette : 1,44
Lecteur de CD-ROM : 48x
Carte de son : 16 bits
Carte Ethernet : 10/100 BaseT
Écran : 17 po
Système d'exploitation : Windows 2000
Garantie : 3 ans sur place

Paramètres logiciels(en vigueur en mai 2000)

Installation avant livraison de :

Progiciel de bureautique Corel Office
WordPerfect
Quattro Pro
Presentations
Netscape Navigator
Netscape Messenger
Netscape Calendar
Progiciel de bureautique Microsoft Office Pro
Word
Excel
Access
PowerPoint
FrontPage
FreeZip
Command Antivirus
Client NetWare
TCP3270
WS FTP
Client Citrix
Logiciel de sauvegarde ADSM

Annexe ;B : Standard des ordinateurs portatifs

Paramètres matériels(en vigueur en mai 2000)

Processeur : Intel Celeron 450 MHz
Mémoire vive (ram) : 128 Mb
Disque dur : 12 Go
Unité de disquette : 1,44
Lecteur de CD-ROM : 24x
Carte de son : 16 bits
Carte Ethernet : 10/100 BaseT
Écran : 15 po, affichage couleur à matrice active
Système d'exploitation : Windows 2000
Garantie : 3 ans sur place

Paramètres logiciels(en vigueur en mai 2000)

Installation avant livraison de :

Progiciel de bureautique Corel Office
WordPerfect
Quattro Pro
Presentations
Netscape Navigator
Netscape Messenger
Netscape Calendar
Progiciel de bureautique Microsoft Office Pro
Word
Excel
Access
PowerPoint
FrontPage
FreeZip
Command Antivirus
Client NetWare
TCP3270
WS FTP
Client Citrix
Logiciel de sauvegarde ADSM

Annexe C : Conditionnement des micro-ordinateurs en vue de leur réattribution ou de leur élimination

Il est courant sur le campus, à l'achat de nouvel équipement informatique, de réattribuer les vieilles machines ailleurs dans l'unité ou à l'Université. Étant donné que certaines unités conservent des données qui doivent demeurer confidentielles, il est impérieux de s'assurer d'effacer ces données des ordinateurs réattribués.

C'est pourquoi le Service de l'informatique et des communications (SIC) a mis au point un petit logiciel utilitaire qui détruit complètement tout ce qu'il y a sur le disque dur. Cet utilitaire efface le système d'exploitation, les logiciels d'application et toutes les données présentes dans la machine à nettoyer. De plus, il fait en sorte que les données effacées soient absolument irrécupérables. Le disque dur conserve une partition active qu'il faut formater afin d'y installer le système d'exploitation. Vu la nature de cet utilitaire, on comprendra qu'il doit être utilisé avec beaucoup de précaution.

N.B. Cet utilitaire effacera complètement toutes les données du disque dur! Les données effacées seront complètement irrécupérables. Veuillez lire attentivement toutes les instructions avant de vous en servir!

1. Fermez l'ordinateur. Insérez la disquette de nettoyage dans le lecteur de disquette, puis mettez l'ordinateur en marche. Il devrait démarrer en utilisant la disquette. Une fenêtre semblable à la suivante s'ouvrira :

MISE EN GARDE

Vous êtes sur le point d'EFFACER DE MANIÈRE DÉFINITIVE toute l'information

contenue sur le disque dur. Les données et les logiciels effacés SERONT

COMPLÈTEMENT IRRÉCUPÉRABLES .


Voulez-vous encore EFFACER DÉFINITIVEMENT l'information?


EFFACER | ANNULER

2. Si vous voulez effacer tout ce qui se trouve sur le disque dur, appuyez sur la touche TAB, afin de surligner le mot EFFACER, puis appuyez sur la touche d'ENTRÉE pour lancer le nettoyage.

3. Le nettoyage dure entre 30 minutes et 2 heures, selon la taille et la vitesse du disque dur. Une fois le disque vidé, les fichiers nécessaires pour démarrer l'ordinateur y sont recopiés. Vous pouvez alors retirer la disquette de nettoyage et redémarrer l'ordinateur.

4. Notez que cette application détruit toutes les autres partitions du disque dur (p.ex. d:).

5. Pour de l'aide, veuillez communiquer avec la ligne d'assistance informatique au poste 6555.

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