Règlement 3a - Description de fonctions et classification des postes du personnel de soutien

Approuvé Comité exécutif du Bureau des gouverneurs 67.23

DESCRIPTION DE FONCTIONS ET CLASSIFICATION DES POSTES DU PERSONNEL DE SOUTIEN

Veuillez noter que les calculs décrits aux articles 24 et 25 ne sont plus en vigueur.  Selon les pratiques administratives à l’Université, un employé dont le poste est reclassifié à la hausse reçoit 5 % d’augmentation par classe salariale.  Le règlement sera mis à jour lorsque que les négociations de conventions collectives pour le personnel de soutien auront été finalisées.

PRINCIPES

1. L'Université vise à établir d'une manière cohérente et rationnelle la valeur relative des postes afin d'assurer une structure salariale équilibrée et une gestion saine.

2. Le Service des ressources humaines s'est vu déléguer par le Comité d'administration tous les pouvoirs pour classifier les postes, modifier la classification, la catégorie d'emploi et le titre des postes.

OBJECTIFS

3. En conformité avec les principes ci-dessus mentionnés, l'Université poursuit les objectifs suivants:

  • a) de définir les objectifs de chaque poste;
  • b) de reconnaître les différences dans les niveaux de responsabilités des postes;
  • c) d'assurer une uniformité et une équité quant à l'évaluation des postes du personnel de soutien;
  • d) de respecter les lois régissant l'équité salariale et la reconnaissance de la rémunération égale pour du travail qui comprend des responsabilités essentiellement semblables;
  • e) de familiariser les membres du personnel avec les méthodes d'évaluation et de classification des postes;
  • f) d'assurer qu'il existe des systèmes et des contrôles qui permettent de traiter chaque membre du personnel de soutien d'une façon juste et équitable;
  • g) d'assurer le respect des normes d'emploi non-discriminatoires dans la description et la classification des postes du personnel de soutien.

CRÉATION ET ABOLITION DE POSTES

4. Les doyens et doyennes de faculté ou le directeur ou la directrice de service a la responsabilité de recommander au Comité d'administration de créer ou d'abolir un poste.

5. Toute demande d'abolition de poste à présenter au Comité d'administration doit être contresignée par la direction du Service des ressources humaines.

6. Les doyens de faculté et le directeur de service ont la responsabilité de définir le contenu des tâches et de déterminer les exigences des postes en fonction des compétences normales requises pour occuper le poste. Ces exigences doivent respecter les normes prescrites par les lois en vigueur.

7. Un poste dont les fonctions sont modifiées de façon significative ou que le type de poste soit changé, doit être aboli afin que la continuité soit maintenue. Un nouveau numéro de poste sera assigné lors de l'approbation par le Comité d'administration.

8. Toute demande de création de poste doit être précédée d'une évaluation de ce poste par le Service des ressources humaines.

DESCRIPTION DE FONCTIONS

9a) Tous les postes réguliers du personnel de soutien doivent avoir une description de fonctions. Chaque description doit être signée par le ou la titulaire du poste et par la personne au palier hiérarchique immédiatement supérieur. Toute description de fonctions doit également être signée par l'autorité compétente de la faculté ou du service et être accompagnée d'un organigramme courant signé et daté.

b) Les descriptions de fonctions préparées après le 1er janvier 1994 doivent être accompagnées du questionnaire "Rédaction des descriptions de poste à l'aide d'un questionnaire" dûment complété et signé.

10. La description de poste doit être à la fois claire, succincte et complète et ne doit normalement pas dépasser trois pages.

11. La description définit le poste dans sa situation actuelle et non pas ce qu'il devrait être ou ce qu'il sera plus tard.

12. À la demande de ses supérieurs, un employé ou une employée, après avoir discuté avec ses supérieur(e)s, et avec son accord peut remplir des fonctions spéciales, qui ne figurent pas à sa description de tâches et qui sont essentielles pour le bon fonctionnement de l'unité en cause pour une période de temps prescrite.

13. Les tâches spéciales exécutées peuvent devenir permanentes. Par contre, si elles sont de nature à influer sur le niveau du poste, la description doit être revue, modifiée et présentée au Service des ressources humaines pour évaluation et ce, au plus tard douze mois après l'ajout des nouvelles fonctions.

CLASSIFICATION DES POSTES

14. Le Comité d'administration a délégué au Service des ressources humaines la classification des postes, les modifications à la classification, la catégorie d'emploi et le titre des postes.

15. L'évaluation de tous les postes du personnel de soutien est effectuée par le Comité d'évaluation des postes de l'Université.

16. Ce comité est présidé par le coordonnateur ou la coordonnatrice en évaluation de postes et rémunération. Il compte huit membres de la communauté universitaire, dont un est nommé par le Comité exécutif du personnel de soutien. Ces membres représentent les diverses catégories d'emploi du personnel de soutien. Le directeur du Service des ressources humaines assiste également comme membre d'office.

17. Le Comité d'évaluation des postes a le mandat d'analyser tous les postes de soutien non syndiqués et de leur attribuer une cote en fonction de la méthode d'évaluation utilisée par l'Université, soit la méthode d'évaluation Hay.

18. La méthode Hay se veut une méthode quantitative qui mesure l'importance relative des facteurs d'évaluation. Elle est caractérisée par l'usage de quatre facteurs pour mesurer le degré a) de compétence, b) d'initiative créatrice, c) de finalité et d) des conditions de travail.

19. La somme des points attribués à chaque facteur utilisé donne l'évaluation totale du poste.

20. La méthode Hay a été modifiée pour les besoins d'évaluation de l'Université d'Ottawa afin d'assurer l'équité interne dans l'évaluation des postes. L'Université a développé sa propre échelle de points.

21. Toute personne non satisfaite de l'évaluation du poste qu'elle occupe peut demander une révision de l'évaluation à la direction de sa faculté ou de son service dans les quatre-vingt-dix jours suivant la réception officielle des résultats. Cette demande peut être acceptée ou refusée.

22. La direction d'une faculté ou d'un service qui juge qu'un poste n'a pas été évalué convenablement peut faire appel de la décision au Service des ressources humaines.

23. L'évaluation accordée à un poste n'est pas matière à grief puisqu'elle ne considère pas le titulaire d'un poste.

CALCULS POUR UNE RECLASSIFICATION

24. Lors d'une reclassification, le salaire du ou de la titulaire sera augmenté comme s'il s'agissait d'une promotion (50 pour 100 de la différence entre les deux standards appliqué au salaire du titulaire). Les augmentations subséquentes tiendront compte du nouveau coefficient de comparaison.

25. Lors d'une déclassification, le salaire du titulaire ne sera pas modifié. Par contre, si une reclassification du poste s'ensuit, et que le poste est occupé par le même titulaire, le salaire sera augmenté de la façon suivante: 50 pour 100 de la différence entre le standard de l'ancien poste (avant déclassification) et le standard du nouveau poste appliqué au salaire du titulaire.

MISE À JOUR

26. Le Service des ressources humaines est responsable de recommander au vice-recteur aux Ressources, d'apporter au présent règlement les changements jugés nécessaires ou utiles afin qu'ils puissent satisfaire en tout temps à l'ensemble des besoins des facultés, des écoles et des services.

27. Le Service des ressources humaines est également chargé de la mise à jour du système d'évaluation des postes et du contrôle de la qualité afin d'assurer le respect des normes approuvées par l'Université.

28. Afin de maintenir des descriptions qui reflètent les fonctions, une évaluation des postes du personnel de soutien devrait normalement se faire tous les trois ans.

INTERPRÉTATION

29. La direction du Service des ressources humaines est responsable de l'interprétation et de l'application du présent règlement.

PORTÉE D'APPLICATION

30. Le présent règlement s'applique au personnel de soutien et/ou aux situations qui ne sont pas régies par les dispositions d'une convention collective.

31. Le personnel payé par subventions de recherche est régi par les modalités spécifiques du règlement 91.

EXCEPTION

32. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du Comité d'administration.

Révisé le 27 octobre 1993

(Ressources humaines)

Haut de page