Règlement 43 - Achats de meubles et de matériel imputables au compte capital (en cours de révision)

Approuvé Comité exécutif du Sénat

ACHATS DE MEUBLES ET DE MATÉRIEL IMPUTABLES AU COMPTE CAPITAL (EN COURS DE RÉVISION)

INTRODUCTION

1. Toutes les normes définies ci-après visent les achats de meubles et de matériel imputables au compte capital et doivent être lues en tenant compte du règlement 38 et de la Méthode no Gestion des approvisionnements 4-1 intitulé "Normes d'ameublement".

2. Le présent règlement est assujetti aux dispositions du Règlement no 36 "Politique d'achat et de location" et de la Méthode no 4-3 "Normes et méthodes d'achat et de location".

APPROBATION DES PROGRAMMES

3. Le programme d'achat de meubles et de matériel établi pour chaque projet imputable au compte capital (ci-après désigne "Projet") fait partie du "coût du projet"; à ce titre, il est soumis à l'approbation du Bureau des gouverneurs par l'intermédiaire de l'ACCPC (Comité consultatif du Service de la planification et de la construction), selon la méthode suivante :

a. Les devis estimatifs basés sur le devis pédagogique, préparés conjointement par le Service de la planification et de la construction et le Service de gestion des approvisionnements, et valides par le Bureau pour la demande no 1 du CSP.

b. La vérification des coûts susmentionnés, d'après les plans définitifs des architectes, préparés et validés par le Bureau pour la demande no 3 du CSP.

c. La confirmation ou la révision des coûts de ces projets, soumis à la validation du Bureau; les coûts préparés come ci-dessus et valides par le Bureau pour la demande no 5 du CSP.

d. La validation du Bureau, selon l'alinéa c. constitue automatiquement, pour le Service de la planification et de la construction et le Service de gestion des approvisionnements, l'autorisation de procéder à l'exécution des contrats d'achat, à condition que le total de ces contrats ne dépasse pas le montant prévu au budget pour le projet.

CONTRATS D'ACHATS DE MEUBLES

4. Tous les achats de meubles pour les projets s'effectueront comme suit :

a. Un résumé détaillé de l'ameublement normal exigé pour un édifice sera préparé par le Service de la planification et de la construction, en collaboration avec le Service des gestion des approvisionnements. Ce résumé comprendra le genre d'articles désirés, les dimensions, la finition et le numéro de référence des articles, ou des substituts, offerts par les fabricants selon le règlement 38.

b. Un résumé détaillé des meubles de conception spéciale demandé par le Comité des usagers, ou mis au point par le Service de la planification et de la construction, se rapportant aux conditions et circonstances spéciales ou au plan de l'édifice, sera préparé. Les dessins d'exécution et/ou devis détaillés seront établis pour chacun des meubles ou groupes de meubles par le Service de la planification et de la construction.

c. Le Service de la planification et de la construction s'occupera, par l'entremise du Service de gestion des approvisionnements, d'obtenir des échantillons des meubles, ou des substituts, offerts par les fabricants. Il mettra au point les prototypes des meubles de conception spéciale exigés et les fera approuver par le Comité des usagers. Les frais de mise au point de ces prototypes seront prélevés sur le budget des achats de meuble alloué à chaque projet.

d. Des appels d'offres seront envoyés aux fournisseurs inscrits sur la liste préparée et approuvée conjointement par le Service de la planification et de la construction et le Service de gestion des approvisionnements.

e. Les appels d'offres et les conditions générales et supplémentaires seront préparés et envoyés par le Service de gestion des approvisionnements.

f. Toutes les offres comporteront un prix global et le prix unitaire de chaque article. Ces prix demeureront fermés pour une période minimum de douze (12) mois si possible. Cela permettra au Service de la planification et de la construction d'établir des demandes-bons de commande ou des demandes-bons de commande supplémentaires pendant toute la période visée par le programme d'ameublement d'un édifice.

g. Le Service de gestion des approvisionnements se chargera de recevoir et d'ouvrir les offres.

h. Les offres reçues seront analysées par le Service de gestion des approvisionnements qui fera ses recommandations. Par la suite, ces offres, ainsi que leurs sommaires et les recommandations, seront envoyés au Service de la planification et de la construction aux fins d’étude.

i. Dès que le Service de la planification et de construction aura passé les recommandations en revue, il s'entendra avec le Service de gestion des approvisionnements sur l'adjudication des contrats. La préparation des demandes-bons de commande et l'imputation au budget seront effectuées par le Service de la planification et de la construction.

CONTRATS D'ACHATS DE MATERIEL ET DE FOURNITURES

5. Tous les achats de matériel et de fournitures pour les projets s'effectueront comme suit :

a. Un résumé détaillé du matériel et des fournitures exigés pour un édifice sera préparé par le Comité des usagers et remis au Service de la planification et de la construction et au Service de gestion des approvisionnements.

b. Ce résumé comprendra toutes les spécifications pouvant être complétées par les acheteurs, connaissant les besoins exprimés des usagers.

c. Les appels d'offres et les conditions générales et supplémentaires seront préparés et envoyés par le Service de gestion des approvisionnements.

d. Le Service de gestion des approvisionnements se chargera de recevoir ou d’ouvrir les offres.

e. Les offres reçues seront analysées par le Service de gestion des approvisionnements qui fera ses recommandations. Par la suite, ces offres, ainsi que leurs sommaires et les recommandations, seront envoyés au Comité des usagers aux fins d’études.

f. Dès que le Comité des usagers aura passé les recommandations en revue, il s'entendra avec le Service de gestion des approvisionnements sur l'adjudication des contrats.

g. La préparation des demandes-bons de commande sera effectuée par le Comité des usagers, tandis que l'imputation au budget incombera au Service de la planification et de la construction.

ACCORD

6. À défaut d'entente entre le Service de la planification et de la construction ou le Comité des usagers et le Service de gestion des approvisionnements, le Vice-recteur à l'administration intervient pour régler la question dans le meilleur intérêt des parties en cause.

EXCEPTION

7. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du Vice-recteur à l'administration. 

Révisé le 2 mars 1978 (Remplace l’édition du 8 novembre 1973)

INDEX

Matériel et fournitures imputables au compte capital
Meubles imputables au compte capital

(Service de gestion des approvisionnements)

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