Règlement 48 - Subventions et contrats administrés par l'université

Approuvé Comité exécutif du Bureau des gouverneurs 67.23

SUBVENTIONS ET CONTRATS ADMINISTRÉS PAR L'UNIVERSITÉ

OBJET

1. Le présent règlement expose les dispositions relatives aux subventions, aux contrats de recherche et aux contrats de service qu'administre l'Université d'Ottawa.

DÉFINITIONS

2. Par "subventions" on entend les fonds versés en vue d'encourager le travail de recherche d'un professeur ou d'autres travaux à l'Université, sans autre condition que l'utilisation des fonds aux fins exposées dans la demande présentée à l'organisme de financement. Les subventions n'entraînent aucune restriction quant à la publication des résultats de recherche et aucune condition de délivrance de permis à l'organisme de financement aux fins d'utilisation des résultats. Les subventions sont généralement des fonds qu'accordent des conseils fédéraux de subventions et d'autres organismes philanthropiques sans but lucratif.

3. Par "contrats de recherche" ou de service on entend toute entente selon laquelle l'Université s'engage à effectuer certains travaux pour l'organisme de financement et selon laquelle ledit organisme impose des restrictions quant à l'orientation de la recherche ou du service, ou quant à l'utilisation et à la publication des résultats de recherche. Toute entente qui prévoit le versement d'un salaire, ou d'une rétribution au chercheur principal ou à tout employé régulier de l'Université, sera considérée comme un contrat.

Le présent règlement ne s'applique pas aux catégories suivantes de contrats de service :

 

  • l'acquisition par l'Université de biens ou services de sociétés de l'extérieur;

     

  • les services assurés par des entreprises auxiliaires de l'Université.

     

  • les contrats impliquant une faculté, un département ou un service mais n'ayant pas de composante de recherche (exemple : affecter des stagiaires COOP ou offrir des cours à une clientèle externe.)

4. Par "chercheur principal" on entend un membre de l'Université dont la participation est généralement indispensable au travail financé par subvention ou contrat et qui est chargé à l'Université de l'administration de la subvention ou du contrat.

CONDITIONS ET RESTRICTIONS

5. Règle générale, il n'y a aucune restriction touchant la publication des résultats issus d'un contrat passé entre l'Université et un organisme ou une entreprise. Lorsque l'organisme de financement de la recherche impose des restrictions sur ce plan, celles-ci doivent être expressément approuvées par l'Université au moment de la négociation du contrat et être clairement énoncées dans ce dernier. Si le chercheur principal embauche des étudiants pour mener une partie de la recherche, l'organisme de financement doit conclure avec eux une entente de confidentialité distincte.

6. Ni subvention ni contrat qu'administre l'Université ne peut être assorti de restrictions limitant la publication ou la divulgation des résultats de recherche passé un délai raisonnable, qu'importe que ces résultats favorisent ou défavorisent les intérêts de l'organisme ou de l'entreprise qui finance la recherche.

7. Nul membre du corps professoral ne peut être chercheur principal d'un contrat conclu entre un organisme ou une entreprise et l'Université ou d'une subvention qui nuit à l'exécution de ses attributions d'enseignement ou de ses obligations envers l'Université, telles qu'énoncées dans la convention collective applicable, à moins d'en avoir obtenu l'autorisation écrite du doyen ou de la doyenne responsable.

8. Il est interdit aux membres du corps professoral d'avoir une participation ou de détenir des intérêts considérables dans la propriété d'une entreprise qui a, ou projette d'avoir, avec l'Université un contrat ou des liens commerciaux, ou qui verse ou pourrait verser directement ou indirectement une rémunération à un ou plusieurs autres employés de l'Université pour de la consultation ou d'autres services.

9. Il est interdit aux membres du corps professoral d'avoir une participation ou de détenir des intérêts considérables dans la propriété d'une entreprise qui leur verse ou leur versera une subvention ou un contrat de recherche administré par l'Université.

10. Avant d'accepter une subvention ou un contrat, le chercheur principal doit divulguer à l'Université tous ses liens de parenté, d'union conjugale ou maritale ou d'affaires avec des personnes qui, à sa connaissance ou selon toute vraisemblance, ont des intérêts financiers directs dans les résultats de ses travaux. Les membres du corps professoral soumettent leur déclaration au doyen ou à la doyenne de leur faculté; dans tous les autres cas, elle est remise au vice-recteur ou à la vice-recteure responsable ou au secrétaire de l'Université. Le doyen, vice-recteur ou secrétaire de l'Université, par le vice-recteur adjoint à la Recherche, doit informer le Service de la recherche qu'il y a eu une déclaration et que la situation a été approuvée.

11. L'Université a l'entière responsabilité de la dotation des projets de recherche à financement extérieur, sauf pour ce qui concerne le chercheur principal auquel la subvention ou le contrat est attribué. Normalement, l'organisme de financement ne participe pas au choix du personnel nécessaire à l'exécution de la recherche.

12. Toutes les recherches doivent être menées avec objectivité et éthique, sans influence des organismes de financement. Toutefois, le chercheur principal doit respecter les Lignes directrices favorisant l'intégrité dans la conduite de la recherche, établies par le Comité universitaire de déontologie de la recherche sur les êtres humains, et les dispositions pertinentes des règles de conduite du Service animalier.

13. Lorsque la recherche subventionnée est un critère pour l'attribution d'espace et de soutien, la qualité de cette recherche prime sur la valeur du financement obtenu par le chercheur principal.

14. La permanence et les promotions sont accordées d'après des critères de rendement universitaire et une évaluation objective, conformément à la convention collective appropriée et aux règlements de l'Université. L'incidence des subventions et des contrats de recherche externes dépend aussi de la convention collective et des règlements applicables.

DEMANDES ET PROPOSITIONS

15. Une fois examinées par le directeur ou la directrice du département et par le doyen ou la doyenne de la faculté, toutes les demandes de subventions et de contrats de recherche ou de service doivent être approuvées par la directrice du Service de la recherche ou, dans le cas des contrats et des subventions à caractère international administrés par le Bureau de la coopération internationale, par le vice-recteur aux Relations universitaires et au développement, avant qu'elles ne soient présentées à un organisme extérieur.

16. Toute demande ou proposition présentée au Service de la recherche doit être accompagnée du formulaire RE/C - Demande de fonds auprès d'un organisme de l'extérieur (voir l'échantillon à l'annexe A) dûment rempli par le candidat ou la candidate. Le directeur ou la directrice du département et le doyen ou la doyenne de la faculté approuvent la demande en signant ce formulaire.

17. La directrice du Service de la recherche a le pouvoir de signer les demandes de subventions et les propositions au nom de l'Université, sauf dans le cas de subventions à caractère international administrées par le Bureau de la coopération internationale où c'est le vice-recteur aux Relations universitaires et au développement, qui signe.

La directrice du Service de la recherche peut déléguer ce pouvoir à l'administrateur du Service de la recherche et au doyen associé, Études supérieures et recherche, de la Faculté de médecine.

18. La directrice du Service de la recherche a le pouvoir de signer les propositions de contrats, les contrats de recherche, les contrats de service et leurs modifications au nom de l'Université, sauf dans le cas de contrats à caractère international administrés par le Bureau de la coopération internationale où c'est le vice-recteur aux Relations universitaires et au développement, qui signe. Elle peut déléguer ce pouvoir au directeur adjoint, Contrats et commercialisation, dans le cas de contrats de nature particulière. La directrice doit obtenir l'approbation du Comité d'administration lorsque les activités visées dans un contrat peuvent influer considérablement sur le mandat de l'unité scolaire ou administrative intéressée ou sur l'affectation interne de ressources entre les unités de l'Université.

19. Lorsque la directrice ne peut pas exercer son pouvoir de signer, le directeur adjoint, Contrats et commercialisation, signe les demandes et les propositions au nom de l'Université.

20. Toutes les délégations du pouvoir de signature doivent être transmises par écrit aux personnes intéressées.

COMPTABILITÉ GÉNÉRALE

21. Une fois la subvention ou le contrat approuvé, le Service de la recherche autorise le Service des finances à ouvrir un compte en fiducie. La responsabilité du compte incombe normalement au chercheur principal.

DÉPASSEMENT DE CRÉDIT

22. Le Service de la recherche peut autoriser exceptionnellement des dépassements de crédit lorsqu'un renouvellement, un nouveau contrat ou une nouvelle subvention est assuré (voir le règlement 85).

FRAIS GÉNÉRAUX

23. Un apport aux frais généraux est normalement inclus dans les propositions de contrats et dans les demandes de subventions lorsque l'organisme subventionnaire autorise de tels frais. Le Service de la recherche fixe des frais généraux acceptables, avec l'avis du candidat ou de la candidate, conformément aux lignes directrices qu'approuve de temps à autre le Comité d'administration.

24. Les frais généraux recouvrés des contrats sont répartis comme suit :

 

  • 50 pour 100 aux recettes générales de l'Université;

     

  • 50 pour 100 au fonds de développement de la faculté chargée de la subvention ou du contrat.

HONORAIRES

25. Le salaire ou les honoraires recouvrés pour le chercheur principal ou pour d'autres employés réguliers de l'Université sont déposés dans un compte spécial de fiducie dont la responsabilité incombe au Service de la recherche. Le doyen de la faculté ou le directeur du service concerné détermine, après consultation du chercheur principal ou de l'employé régulier de l'Université, l'affectation de ces fonds d'après les catégories suivantes :

 

  • a) montant versé au crédit de l'Université comme recouvrement de salaire;

     

  • b) revenu supplémentaire versé au chercheur principal ou à un membre du personnel régulier de l'Université; tout travail ainsi rémunéré est considéré s'ajouter à la charge de travail normale de la personne;

     

  • c) virement du montant à un fonds spécial sur lequel le chercheur principal ou un membre du personnel régulier de l'Université peut demander une subvention de recherche dont le chercheur principal ou l'employé régulier de l'Université devra se servir en conformité avec les règlements de l'Université.

26. Les produits financiers provenant de la propriété intellectuelle sont régis par le règlement no 29 concernant les brevets, et par les articles pertinents des conventions collectives.

REGISTRES OFFICIELS

27. Les contrats à caractère international administrés par le Bureau de la coopération internationale doivent indiquer le vice-recteur aux Relations universitaires et au développement, comme destinataire de toute la correspondance officielle. Dans tous les autres contrats, la directrice du Service de la recherche est la responsable.

Le Service de la recherche verse au dossier des copies des propositions, les originaux des contrats et de toutes les modifications qui y sont apportées, et la correspondance officielle.

RÈGLEMENTS UNIVERSITAIRES CONNEXES

28. Les fonds de recherche sont tous subordonnés aux règlements et aux méthodes applicables de l'Université, qu'ils soient de source publique ou privée.

29. Une fois approuvés, les fonds relatifs aux subventions et aux contrats sont administrés conformément au règlement 85 de l'Université, Administration de fonds en fiducie, et aux autres règlements applicables.

30. Il est recommandé de consulter les règlements suivants :

 

  • Assistants de recherche, règlement no 5

     

  • Personnel de soutien, règlements nos 2, 3, 8, 9 et 12

     

  • Honoraires professionnels, règlement no 3

     

  • Achat d'équipement, règlements nos 36 et 37

     

  • Frais de déplacement, règlement no 21

     

  • Informatique, règlement no 80

     

  • Principes d'ameublement, règlement no 38

     

  • Conflit d'intérêt - Membres du personnel, règlement no 70

     

  • Services de transport et de messagerie, règlement no 113

EXCEPTION

31. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du Comité d'administration.

Révisé le 15 décembre 1995

(Cabinet du vice-recteur aux études)

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