Règlement 55 - Gestion budgétaire

Approuvé Bureau des gouverneurs 2012.53

GESTION BUDGÉTAIRE

OBJET

1. Le plan stratégique est la toile de fond qui guide l’établissement du budget à l’Université d’Ottawa. Le présent règlement définit les paramètres liés aux processus et aux contrôles budgétaires et codifie les décisions et pratiques actuelles.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

2. Le Bureau des gouverneurs est chargé de s’assurer que le budget est conforme aux objectifs de l’Université et d’en faire l’approbation finale.

3. Le Comité des finances et de trésorerie est chargé de revoir en détail le budget afin de s’assurer qu’il est conforme aux objectifs de l’Université et d’en recommander l’approbation au Bureau des gouverneurs.

4. Le Comité d’administration est chargé de présenter un budget équilibré et conforme aux objectifs de l’Université ainsi que d’en recommander l’approbation au Comité des finances et de trésorerie. Afin d’assurer l’équilibre budgétaire, le Comité d’administration doit mettre en œuvre divers processus permettant de maximiser les revenus et de veiller à la gestion efficace des dépenses.

5. Le vice-recteur aux ressources assure un leadership dans la préparation budgétaire à l’Université et recommande l’approbation du budget annuel au Comité d’administration.

6. Le Service de planification financière assure la mise en application du présent règlement. Pour ce faire, il diffuse des directives, appuie les facultés et services dans leur préparation budgétaire, et assure la coordination et la validation du budget.

7. Les doyens et directeurs sont chargés de s’assurer que les unités sous leur contrôle respectent le présent règlement et les méthodes connexes et que leurs dépenses se limitent à leur allocation budgétaire.

8. Les facultés et services sont chargés de préparer et de présenter un budget annuel selon les directives et processus budgétaires établis par le Service de planification financière. Les facultés et services sont aussi chargés d’effectuer les mises à jour budgétaires et d’expliquer les écarts.

PRINCIPES DE BASE

9. Le budget est établi selon la méthode de la comptabilité par fonds. Le budget est préparé annuellement et englobe tous les fonds. Différents processus budgétaires s’appliquent selon le type de fonds. Chaque faculté ou service reçoit une allocation budgétaire, gère son propre budget et est responsable de son surplus / déficit.

FONDS

10. Chaque fonds a une fonction principale qui permet l’affectation des revenus à des fins précises.

Fonctionnement : Ce fonds sert aux activités d’enseignement, aux activités de recherche (autres que subventionnées ou réalisées sous contrat), aux dépenses des bibliothèques, des services aux étudiants et des services administratifs, à l’entretien des installations physiques, ainsi qu’à d’autres dépenses de fonctionnement. Il est financé par les droits de scolarité, les subventions d’exploitation et les autres revenus non affectés.

Services auxiliaires : Ce fonds sert aux activités qui complémentent les activités principales de recherche et d’enseignement. Il englobe les services alimentaires, les résidences, le stationnement et les autres services autofinancés. Les activités comptabilisées dans ce fonds sont autofinancées; elles ne sont pas financées par des subventions ou par les droits de scolarité.

Fonds d’immobilisation : Ce fonds sert aux dépenses d’immobilisation (acquisition de terrains et d’immeubles, construction d’immeubles, acquisition d’équipements et rénovations majeures). L’optimisation des espaces et l’entretien différé sont comptabilisés dans le budget annuel, alors que les projets d’envergure figurent dans le plan quinquennal ou sont approuvés au cas par cas par le Bureau des gouverneurs. Le fonds d’immobilisation est financé par des subventions, des dons, des emprunts et des transferts des autres fonds.

Recherche : Ce fonds sert aux activités de recherche financées par des fonds à usage restreint provenant du gouvernement, de l’entreprise privée et de donateurs; les revenus et dépenses des instituts affiliés en sont exclus. Les revenus contractuels et les subventions rentrent tout au long de l’année, et les bailleurs de fonds peuvent imposer différentes contraintes quant à l’utilisation des sommes.

Fiducie : Ce fonds sert aux autres activités financées par des fonds à usage restreint. Toutefois, les fonds à usage restreint servant à financer des activités précises de recherche ou d’immobilisation sont comptabilisés respectivement dans le fonds de recherche et dans le fonds d’immobilisation. Figurent également dans le fonds en fiducie les revenus de placement générés par les fonds de dotation; ces revenus doivent être dépensés selon des restrictions internes ou conformément aux instructions des donateurs.

Dotation : Ce fonds rend compte des apports qui sont assujettis à des restrictions externes ou internes et qui ne peuvent être dépensés. Il est financé par des dons, des subventions et des transferts internes. Seule une partie des revenus de placement accumulés est transférée au fonds en fiducie.

11. Le budget consolidé présente tous les fonds, à l’exception du fonds de dotation, dont les apports figurent plutôt dans l’état de l’actif net aux états financiers. Les budgets du fonds de fonctionnement, du fonds d’immobilisation et des services auxiliaires sont soumis à l’approbation du Bureau des gouverneurs, alors que ceux du fonds de recherche et du fonds en fiducie lui sont présentés à titre d’information seulement.

APPLICATION

12. Ce règlement s'applique au fonds de fonctionnement et aux services auxiliaires pour toutes les facultés et tous les services au sein de l’Université.

GROUPES BUDGÉTAIRES

13. Différentes règles budgétaires s’appliquent au fonds de fonctionnement, et il y a lieu d’établir des groupements pour définir ces règles. On retrouve cinq groupes budgétaires dans ce fonds :

Global : Facultés et services qui ont une masse salariale importante. Les unités fonctionnant avec ce type de budget peuvent répartir les fonds entre tous les groupes de dépenses selon leurs besoins, à l’exception du budget salarial pour le personnel académique.

Régulier : Services, y compris la Faculté des études supérieures et postdoctorales, qui ont une masse salariale de moindre envergure. Les unités fonctionnant avec ce type de budget ne peuvent pas utiliser les fonds alloués pour les salaires réguliers sans l’autorisation de l’administration centrale.

Restreint : Fonds centraux dont la gestion budgétaire peut avoir été décentralisée aux facultés et services. Ces enveloppes ne peuvent être utilisées à des fins autres que celles auxquelles elles ont été autorisées. On retrouve deux types de financement à l’intérieur de ce groupe, soit les dépenses incompressibles et les projets ou initiatives spécifiques.

Subventions ciblées : Budget provenant de subventions externes pour des projets ou programmes précis.

Autofinancé : Budget équilibré dans lequel les revenus financent les dépenses. Les services à revenus et les services auxiliaires sont assujettis aux règles budgétaires de ce groupe.

ALLOCATION BUDGÉTAIRE ET FINANCEMENT DES DÉPENSES

14. Pour les groupes budgétaires global, régulier et restreint, chaque faculté ou service reçoit en début d’année un objectif budgétaire déterminant l’enveloppe budgétaire qu’il ou elle peut répartir. Le budget de base de l’année précédente est le point de départ. Le budget de chaque faculté est rajusté pour tenir compte de la variation de sa clientèle étudiante et de ses coûts indirects de recherche. Les facultés et services reçoivent un rajustement pour certaines augmentations salariales. Les unités à budget global, régulier ou restreint n’ont pas à financer les avantages sociaux. Les autres rajustements doivent faire l’objet d’une demande budgétaire et être approuvés par le Comité d’administration.

15. Pour les groupes budgétaires subventions ciblées et autofinancé, le budget est établi en fonction des revenus, et toutes les dépenses liées aux salaires et aux avantages sociaux sont financées par l’unité.

16. Pour les services autofinancés, des frais généraux sont imputés de façon annuelle pour tenir compte de l’utilisation des services communs.

CYCLE BUDGÉTAIRE

17. Le budget de base de l’année courante devient le point de départ pour la préparation du budget de l’année suivante.

18. Le Service de planification financière, en collaboration avec Recherche institutionnelle et planification, formule des hypothèses budgétaires à l’égard de la croissance des effectifs scolaires, calcule la projection de revenus tirés des subventions et des droits de scolarité, et calcule la répartition facultaire selon une formule de financement approuvée.

19. Le Service de planification financière, en collaboration avec le Service des ressources humaines, formule des hypothèses budgétaires à l’égard des hausses salariales (augmentations économiques et avancement d’échelon ou progrès dans le rang) et des avantages sociaux et calcule la projection de la masse salariale.

20. Cet exercice sert à la préparation du budget préliminaire et d’une projection triennale qui sont présentés au Comité d’administration pour révision.

21. Le Comité d’administration met en œuvre des processus de consultation et d’optimisation pour atteindre l’équilibre budgétaire. Il peut recommander un budget déficitaire seulement s’il a reçu, au préalable, l’autorisation du Bureau des gouverneurs.

22. Par la suite, les objectifs budgétaires sont formulés par le Service de planification financière, et chaque faculté ou service inscrit dans le système financier la façon dont son budget est réparti. Le tout est compilé et validé par le Service de planification financière, qui prépare le livre du budget annuel.

23. Le budget est soumis aux différents paliers pour approbation.

24. Les mises à jour budgétaires, qui permettent de suivre l’évolution des revenus réels et des dépenses réelles par rapport au budget, sont présentées au Bureau des gouverneurs deux fois par année.

INTERPRÉTATION

25. Le vice-recteur associé aux ressources financières est chargé de l’application du présent règlement.

EXCEPTION

26. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l’approbation écrite du Comité d’administration.

Révisé le 29 octobre 2012

(Service de planification financière)

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