Règlement 60 - Accueil, réceptions, repas d'affaires et dépenses imputables aux comptes de l'Université

Approuvé Comité d'administration 24.6.71

ACCUEIL, RÉCEPTIONS, REPAS D'AFFAIRES ET DÉPENSES IMPUTABLES AUX COMPTES DE L'UNIVERSITÉ

INTRODUCTION

1. L’Université a pour principe d’offrir l’accueil quand cela lui est utile pour améliorer les relations publiques et communautaires, et pour reconnaître l’excellence de son personnel et de ses étudiants et étudiantes.
2. Le présent règlement s’applique à tous les membres de la communauté universitaire. Lorsque des dépenses sont engagées pour de l’accueil, des réceptions, des repas d’affaires ou d’autres activités du genre dans le cadre d’un déplacement pour le compte de l’Université, les dépenses de voyage dont le remboursement est demandé doivent être conformes au règlement 21.
3. De plus, les membres de la communauté universitaire sont tenus de respecter les règles particulières des organismes subventionnaires, le cas échéant.

OBJECTIF

4. Veiller à la gestion uniforme et économique de l’accueil à l’Université.

DÉFINITIONS

5.

   a. Accueil : Geste de cordialité consistant à offrir des rafraîchissements ou des repas aux invités de l’Université. Les « rafraîchissements » comprennent les boissons et les collations. Les boissons alcoolisées sont sujettes aux dispositions des organismes subventionnaires et aux critères de l’annexe A.

   b. Types d’accueil : L’accueil consiste normalement en un déjeuner, un dîner, un souper, une réception, des rafraîchissements, un service de boissons (avec ou sans nourriture), ou toute combinaison de ce qui précède.

   c. Accueil officiel : Marque de cordialité pouvant comprendre exceptionnellement des billets pour des activités culturelles ou sportives, ou encore des visites de la région de la capitale nationale ou d’autres endroits d’intérêt, ou encore le transport local dans le cadre de telles activités, la location de chambres ou des dépenses diverses comme des fleurs, ou toute combinaison de ce qui précède.

   d. Frais de représentation : Coût total de tous les types d’accueil offerts par l’Université dans le cadre d’une activité. Une activité peut comporter un seul repas ou, dans le cas d’une conférence par exemple, plusieurs formes d’accueil pendant un certain nombre de jours, comme le précise l’article 15 ci-après.

EMPLACEMENT DE L’ACTIVITÉ

6. L’accueil doit se faire dans les locaux de l’Université, dans la mesure du possible.

COÛTS
 
7. Il faut maintenir les frais de représentation au minimum tout en tenant compte des considérations suivantes :

   • le prestige ou le rang des invités;
   • le nombre de personnes présentes;
   • les circonstances.

8. L’annexe A (indemnité de repas pour l’accueil) établit le montant maximum par personne à utiliser dans la planification de toute activité d’accueil. Plus précisément, ce plafond par personne ne peut être dépassé que dans des cas exceptionnels et occasionnels, et avec l’approbation préalable du vice-recteur aux ressources, et cela quel que soit le type d’accueil.

CONTRÔLE FINANCIER

9. Les directeurs de service, les doyens, les vice-recteurs associés et les vice-recteurs sont tenus de soumettre à leur supérieur immédiat, pour examen, un rapport mensuel des dépenses d’accueil engagées durant la période, s’il en est (voir http://www.ressourcesfinancieres.uottawa.ca/formulaires/rapport-mensuel.php?stakeholder=employee). Le recteur soumet son rapport mensuel au président du Bureau des gouverneurs.

10. Les facultés, écoles et services doivent inclure dans leur budget annuel le montant estimatif global de dépenses prévues pour les réceptions et les repas d’affaires.

11. Toute demande visant une activité spéciale non prévue au budget doit mentionner le but, la nature et le montant approximatif des frais de représentation, et être présentée au supérieur immédiat pour approbation.

12. L’état des dépenses pour les réceptions et les rencontres d’affaires (voir http://www.ressourcesfinancieres.uottawa.ca/formulaires/reception-remboursement.php?stakeholder=employee) doit être rempli en entier pour que les dépenses soient remboursées.

RESTRICTIONS SUR LES DÉPENSES IMPUTABLES AUX COMPTES DE L’UNIVERSITÉ

13. Dépenses non admissibles

   • Toute dépense à caractère purement social
   • Toute dépense d’accueil qui ne sert pas expressément les intérêts de l’Université
   • Les activités de collecte de fonds à caractère politique

BÉNÉFICIAIRES DE L’ACCUEIL

14. Personnel de l’Université

Les limites suivantes s’appliquent à l’accueil destiné au personnel de l’Université :

   a. Quand il est question de boissons, de repas, de visites ou d’autres divertissements, l’accueil ne s’étend qu’aux membres du personnel qui agissent à titre d’hôtes pour les invités de l’Université d’Ottawa. Ce rôle appartient normalement au recteur, aux vice-recteurs, aux vice-recteurs associés, aux doyens et aux directeurs de service. Les autres employés qui agissent comme hôtes pour des invités doivent obtenir l’approbation de leur supérieur immédiat.

   b. Des boissons non alcoolisées peuvent être offertes aux membres du personnel devant travailler durant des pauses, généralement des pauses-café, si les doyens et les directeurs fournissent une justification. Cela devrait se limiter aux occasions de nature officielle où il est souhaitable que les participants restent en groupe pendant une pause. Il faut faire preuve de discernement et d’économie dans ce genre de décisions et s’assurer que ce type d’accueil ne s’étend pas aux rencontres de collègues proches travaillant ensemble sur une base régulière.

   c. Des rafraîchissements, des repas ou les deux peuvent être offerts au personnel participant à des séances de travail qui s’étendent durant les heures de repas ou au delà des heures normales de travail.

   d. L’accueil peut être offert au nom de l’Université lorsque du personnel participe à des réunions de planification de travail axées sur les programmes, à des réunions d’un comité technique consultatif ou à des conférences départementales, ou encore lorsque du personnel participe à des activités où les invités ne sont employés de l’Université, pourvu que le personnel ne soit pas plus nombreux qu’il ne le faut pour mener à bien les affaires de l’Université.

  e. Les dépenses liées aux réunions de planification ou d'affaires (retraites) organisées pour les employés des facultés et services à l'extérieur du campus de l'Université d'Ottawa doivent être pré-autorisées par le vice-recteur respectif.

   f. Le règlement 81 fixe les dépenses permises pour une réception de départ à la retraite d’un membre du personnel et pour reconnaître les longues années de service à l’Université.

Autres personnes et événements
 
15. L’accueil peut être offert au nom de l’Université dans les occasions suivantes :

   a. Discussions officielles avec des personnes qui ne sont pas à l'emploi de l’Université, y compris les entretiens avec des personnes pressenties pour des postes à l’Université, des membres d’autres universités, des représentants de l’industrie, des groupes d’intérêt public, ainsi que les colloques et les cérémonies spéciales telles que les inaugurations publiques.

   b. Visite au Canada, à titre de membres d’universités ou d’organisations nationales ou internationales, de personnes participant à des activités apparentées à celles de l’Université.

   c. Conférences officielles, organisées par l’Université, où d’autres universités et organismes externes sont représentés.

   d. Cérémonie d’hommage de l’Université à une personne éminente en reconnaissance de services exceptionnels rendus au Canada.

   e. Reconnaissance d’un service rendu sans rémunération par une personne qui n’est pas à l'emploi de l’Université.

   f. Cérémonie prestigieuse (première pelletée de terre, pose d’une pierre angulaire, inauguration ou cérémonie d’ouverture) à laquelle assistent des dignitaires et des invités.

   g. Événements spéciaux tels que les collations de grades, les convocations, les réceptions traditionnelles, y compris celle du Nouvel An présidée par le chancelier, et d’autres activités du genre approuvées par le recteur.

   h. Autres événements spéciaux contribuant à rehausser l’image publique de l’Université, avec l’approbation du vice-recteur aux relations universitaires.

   i. Déjeuners et repas d’affaires concernant les affaires de l’Université ou d’autres sujets d’intérêt particulier pour l’Université.

   j. Conférences, colloques, expositions et autres événements du genre, approuvés par les doyens et les directeurs de service concernés et conformes à leur mandat respectif.

VÉRIFICATION

16. Le Bureau de la vérification interne procèdera à des vérifications de conformité régulières. Tout manquement aux règlements établis est signalé dans un rapport. Les dépenses peuvent aussi faire l’objet de vérifications de conformité par des organismes et des vérificateurs externes.

EXCEPTIONS

17. Les frais de représentation qui font exception à ce règlement doivent recevoir l’approbation préalable du vice-recteur aux ressources, pour les événements internes, ou du vice-recteur aux relations universitaires, pour les événements de relations publiques.

Révisé le 28 mai 2007
 
(Cabinet du vice-recteur aux ressources)

ANNEXE A
 
Indemnités de repas à des fins d’accueil

Formes d’accueil Coût maximum par personne (y compris les rafraîchissements)

Déjeuner 2 fois l’indemnité de repas prévue dans le règlement 21
Dîner 3 fois l’indemnité de repas prévue dans le règlement 21
Souper 2 fois l’indemnité de repas prévue dans le règlement 21
Réception 2,5 fois l’indemnité de souper prévue dans le règlement 21
  Pour connaître les indemnités de repas en vigueur, consulter le règlement 21.
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