Règlement 64 - Validation des réquisitions (en cours de révision)

Approuvé Comité exécutif du Sénat 68.99

VALIDATION DES RÉQUISITIONS (EN COURS DE RÉVISION)

BUT

1. Le présent règlement a trait a la validation des réquisitions de toutes sortes, y compris les demandes-bon de commande, les réquisitions de salaires, les demandes pour paiements divers et transferts de fonds, qui entrainent des déboursés au budget de fonctionnement.

RESPONSABILITÉS

(*) 2. Les doyens et les directeurs sont responsables de toutes les dépenses prévues à leurs budgets. Ils peuvent cependant déléguer certains de leurs pouvoirs en autorisant quelques membres de leur personnel a approuver des réquisitions et a se procurer des numéros de bons de commande en cas d'urgence, auprès du Service des approvisionnements.

(*) 3. Pour rendre opérante cette délégation de pouvoirs, les doyens et les directeurs doivent faire parvenir un exemplaire original de la signature et du parafe de chaque personne, y compris eux-mêmes, autorisée a approuver les réquisitions, a tous les services en cause, et particulièrement aux suivants:

Service des bâtiments et terrains
Service des budgets
Service des approvisionnements
Service des finances
Service du personnel
Librairie universitaire
Service de reprographie
Service de production audio-visuelle

4. Il faut aussi communiquer au Service des approvisionnements les noms des membres du personnel autorisés à demander des numéros de bons de commande en cas d'urgence.

5. Les facultés, les écoles et les services en cause doivent continuellement tenir à jour des listes des personnes autorisées à approuver les requisitions et à demander des numéros de bons de commande.

6. Les services qui reçoivent des réquisitions doivent pouvoir comparer à l'exemplaire original la signature et (ou) le parafe de l’administrateur qui donne l'approbation, avant de donner suite à la réquisitions.

7. Les réquisitions qui ne sont pas correctement approuvées seront annulées et retournées à la faculté, à l'école ou au service en cause.

NOUVELLE NOMINATION

8. Lorsqu'on accordera a une personne le pouvoir d'autoriser les demandes ou de faire la demande de numéros de commande, il faudra, dès l'approbation, porter à l'attention des personnes en cause le changement d'autorité et ce, tel que précisé ci-dessous :
a. nomination d'un nouveau doyen, directeur de department, d'école our de service: l'avis doit parvenir du Secrétaire de l'Université
b. nomination à l'intérieur d'une faculté, d'une école ou d'un service d'un nouvel agent délégué, par exemple un agent d'administration: l'avis doit parvenir du Service du personnel.

9. Il incombera au doyen ou au directeur de reviser et, au besoin, de modifier la delegation actuelle de pouvoir au sein de la faculté ou du service en cause

EXCEPTION

10. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du vice-recteur adjoint à l'administration.

Révisé le 26 mars 1981 (Remplace l'édition du 7 décembre 1979)

INDEX

Approbation des requisitions
Numéros de bons de commande - Utilisation d'urgence
Réquisitions - Approbation et validation
Validation des requisitions

(Cabinet du vice-recteur, administration)

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