Règlement 75 - Cartes d'achat


CARTES D'ACHAT


PORTÉE

1. Le règlement sur les cartes d'achat (le Règlement) énonce les modalités, conditions et lignes directrices régissant l’utilisation des cartes pour les petits achats décentralisés de biens et de services nécessaires au bon fonctionnement de l’Université. Les mécanismes d’applications de ces modalités, conditions et lignes directrices figurent dans le Guide des cartes d’achat qui fait partie intégrante du présent règlement.

2. Le présent règlement ne remplace pas le règlement 36 sur les approvisionnements en biens et services, ni aucun autre règlement de l’Université. Il faut le lire en conjonction les uns avec les autres.

OBJECTIFS

3. La carte d’achat se veut un autre mode de paiement pour des biens et des services, qui repose sur des pratiques exemplaires et qui renforce les contrôles internes des dépenses.

4. Les cartes d’achat sont fournies afin de faciliter le paiement de dépenses engagées uniquement pour les besoins de l'Université.

ADMISSIBILITÉ

5. Une carte d’achat peut être fournie seulement aux membres du personnel de l’Université qui ont la responsabilité de traiter des achats décentralisés pour leur secteur. Les cartes d’achat sont émises avec l’autorisation du doyen ou du directeur responsable.

DÉFINITIONS

6. Les définitions suivantes s’appliquent pour les fins du présent règlement.

  • a) « Université » - L’Université d’Ottawa.
  • b) « titulaire de carte » Membre du personnel de l’Université qui détient une carte d’achat en conformité avec le présent règlement.
  • c) « gestionnaire des cartes d’achat » - La personne qui administre le programme de cartes d’achat.
  • d) « achats exclus » désigne :

i. les services pour lesquels l’Université doit produire des formulaires pour l’impôt, par exemple un T4A pour des honoraires professionnels;
ii. les dépenses de voyage, sauf les inscriptions à des colloques, les frais de transport et les réservations d’hébergement qui sont payées par un budget d’exploitation;
iii. les achats restrictifs qui sont prévus dans tout autre règlement de l’Université.

  • e) « carte d’achat » - carte permettant de payer les achats effectués chez certains fournisseurs qui détiennent un code de catégorie de marchands conforme au Guide des cartes d'achat.
PRINCIPES GÉNÉRAUX
 
7. Il faut utiliser la carte d’achat chaque fois que c'est possible pour payer des biens et des services destinés à l'Université, à l'exception des achats exclus.

8. L’acquisition de biens et de services pour usage personnel est strictement interdite.

9. Le titulaire de la carte a la responsabilité de l'utiliser exclusivement en conformité avec les lignes directrices énoncées dans le présent règlement, ainsi qu’avec le règlement et les méthodes connexes de l’Université en matière d'approvisionnements et services. Tout manquement à ces obligations entraînera l’annulation de la carte d’achat.

10. La carte d’achat est émise au nom d’un seul et unique titulaire et il est interdit de la prêter à qui que ce soit. Seul le titulaire de la carte est autorisé à l’utiliser et il est responsable de tous les achats effectués avec celle-ci.

DEMANDE DE CARTE

11. Sur réception d’une demande de carte d’achat, le Service des finances l’analyse puis l’approuve ou la refuse en conformité avec les règlements et méthodes applicables. L’Université se réserve le droit d’annuler une carte d’achat n’importe quand.

12. Les demandes de changement doivent être présentées au gestionnaire des cartes d’achat, au Service des finances. Elles seront examinées tout comme s’il s’agissait d’une demande de carte initiale.

RESPONSABILITÉS

13. Le titulaire de la carte (ou la personne désignée) doit coder tous les achats dans le compte approprié du grand-livre général et en faire le rapprochement avec l'état mensuel des opérations avant le dernier jour de chaque mois. Le titulaire doit aussi s'assurer que chaque achat est appuyé par les pièces justificatives appropriées et qu'il est conforme aux exigences réglementaires de l'Université.

14. Le titulaire de carte a la responsabilité de veiller à l’utiliser selon les règlements, méthodes et autres pratiques comme le stipule l'article 9 ci-dessus.

15. La personne qui approuve l’état de compte mensuel du titulaire de carte a la responsabilité de s'assurer que les dépenses ont été engagées à des fins autorisées par l’Université, qu’elles sont correctement documentées et conformes au présent règlement.

16. Le gestionnaire des cartes d’achat est responsable de la gestion du programme de cartes d’achat.

LIMITES

17. Le règlement 36 fixe la valeur maximale des transactions pour les achats décentralisés.

18. Le plafond mensuel est déterminé d'après les besoins de la faculté ou du service. Les niveaux d’approbation sont décrits dans le Guide de la carte d’achat.

MÉTHODES

19. L’Université peut, par l'entremise de son Comité d'administration, mettre en place des méthodes associées à l'application du présent règlement.

CODES DE CATÉGORIE DE MARCHANDS (CCM)

20. Chaque carte est encodée selon les restrictions imposées par l’Université, par exemple les plafonds de dépenses et les codes de catégories de marchands (CCM) pertinents.

21. Le programme de cartes d'achat « bloque » l’usage de certains des codes de catégorie de marchands (CCM). Si la carte est présentée à l’un de ces fournisseurs, la transaction sera refusée.

APPLICATION

22. Si le titulaire de carte d’achat enfreint ce règlement ou les méthodes et pratiques connexes mentionnées à l’article 9, sa carte peut être annulée et il s'expose à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au renvoi, conformément aux règlements et conventions collectives en vigueur à l'Université.

23. L’Université teindra le titulaire de carte pleinement responsable de tous les achats non autorisés (non liés au travail) et de tous les frais qui y sont associés.

VÉRIFICATION

24. L’Université peut procéder à une vérification et à un contrôle de conformité des transactions effectuées avec la carte d’achat.

INTERPRÉTATION

25. L’interprétation du règlement relève du directeur ou de la directrice du Service des finances. L’application du règlement incombe aux administrateurs et administratrices des facultés et des services, conjointement avec le directeur ou la directrice du Service des finances.

26. Il faut interpréter le présent règlement en tenant compte des documents suivants qui en font partie intégrante :

  •  a) le Guide de la carte d’achat;
  •  b) l’entente avec le détenteur de carte d'achat
EXCEPTION

27. Il ne peut y avoir aucune exception au présent règlement sans le consentement écrit du Comité d’administration.

Publié le 17 décembre 2007

(Service des finances)

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