Règlement 82d - Gestion des formulaires

Approuvé Comité d'administration 464.2

GESTION DES FORMULAIRES

INTRODUCTION

1. La gestion des formulaires a pour objet de centraliser le contrôle et la coordination de tous les formulaires indispensables à la conduite des affaires de l'Université, d'assurer un service efficace de conception des formulaires, d'éviter la prolifération des formulaires, de réduire les frais et d'améliorer l'efficacité administrative par la gestion centrale des formulaires.

2. Le présent règlement a pour but de décrire le programme de gestion des formulaires de l'Université et de préciser les mesures jugées nécessaires pour satisfaire les différents besoins des usagers en temps opportun et d'une manière efficace.

3. La gestion des formulaires englobe l'analyse, la conception, le contenu, le devis, l'approvisionnement, le classement et l'examen périodique de tous les formulaires utilisés par la communauté universitaire.

DÉFINITIONS

4. Dans le cadre de ce programme, un formulaire comprend tout document qui est imprimé ou produit d'une autre façon et qui comporte des cases destinées à recevoir divers renseignements.

5. Des imprimés sans cases à remplir peuvent être assimilés à des formulaires lorsqu'il est avantageux de les identifier et de les contrôler aux fins de consultation, d'impression, de stockage et/ou en vue de leur distribution et de leur usage avec des formulaires.

RESPONSABILITÉ

6. En ce qui concerne tous les formulaires dont a besoin l'Université, l'analyse, la conception, le devis, le classement et l'approvisionnement incombent à la Section gestion des formulaires.

7. En outre, la Section gestion des formulaires est chargée de :

  • a) s'assurer que chaque formulaire répond à un besoin fondamental dans le cadre d'une procédure d'exploitation approuvée;
  • b) préciser le mode de fabrication le plus économique;
  • c) gérer un système de réapprovisionnement susceptible de garantir la disponibilité des formulaires en quantités économiques et à des prix avantageux;
  • d) faire un examen des formulaires afin de découvrir ceux qui font double emploi ou sont périmés;
  • e) prendre les mesures nécessaires afin de s'assurer que les normes linguistiques et graphiques soient respectées;
  • f) s'assurer que le contenu de chaque formulaire soit conforme aux règlements de l'Université.

PRÉSENTATION DES DEMANDES

8. La faculté, l'école ou le service qui a besoin d'un nouveau formulaire ou qui veut faire réviser un formulaire existant doit présenter une demande à la Section gestion des formulaires. Toutes les demandes doivent être planifiées avec soin et arrêtées bien à l'avance. La demande doit comprendre un avant-projet du formulaire désiré et un exposé du procédé d'exploitation envisagé, indiquer la quantité d'exemplaires requise et préciser la date de livraison souhaitée.

9. Les demandes de conception et/ou de révision doivent être soumises à la Section gestion des formulaires trois ou cinq mois avant la date de livraison.

10. Les délais fixés visent à accorder une période suffisante pour faire l'analyse du contenu du formulaire, planifier sa conception, dessiner celui-ci et, au besoin, le redessiner, lancer les appels d'offres ou obtenir des prix, selon le cas, confier à une imprimerie le soin de composer le texte et préparer les épreuves, faire la lecture des épreuves, effectuer l'impression et la livraison. Les imprimeries exigent un délai d'au moins quatre à huit semaines entre l'adjudication du contrat d'impression et la livraison définitive des formulaires.

11. Toutes demandes d'impression ou de réimpression de formulaires doivent être soumises à la Section gestion des formulaires qui verra à les acheminer aux fournisseurs appropriés selon le cas.

12. Les demandes consolidées de formulaires dont l'impression doit être confiée à un fournisseur spécialisé dans les formulaires d'affaires sont mises en adjudication en janvier, mars, juin, septembre et novembre de chaque année. Le cycle d'approvisionnement ainsi établi a pour but de satisfaire le plus possible aux demandes des usagers, de réduire au minimum le coût du travail et d'éviter les demandes spéciales plus coûteuses et les livraisons en retard. La Section gestion des formulaires fera parvenir un avis aux usagers et à des intervalles appropriées avant chaque mise en adjudication.

CLASSEMENT DES FORMULAIRES

13. Un système normalisé de classement des formulaires a été mis au point en vue de permettre l'identification et l'inventaire de tous les formulaires qu'utilise l'Université. Dans le cadre de ce système, la Section gestion des formulaires attribue à chaque formulaire un code d'identification.

14. Un catalogue de tous les formulaires en stock est tenu à jour à la Section gestion des formulaires.

FRAIS

15. Rien n'est exigé pour les services d'analyse, de conception et de gestion de formulaires qu'assure la Section gestion des formulaires. Toutefois, les frais de photocomposition et d'impression sont imputés au budget d'exploitation de la faculté, de l'école ou du service en cause.

ÉLIMINATION DE FORMULAIRES

16. Le programme de gestion des formulaires présente une caractéristique importante, soit l'élimination des formulaires inutiles, désuets ou faisant double emploi. Ce travail est exécuté par la Section gestion des formulaires en consultation avec les usagers.

EXCEPTION

17. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du Comité d'administration.

Révisé le 6 juin 1990

(Service de l'informatique et des communications)

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