Règlement 90 - Accès à l'information et la protection des renseignements personnels

Approuvé Bureau des gouverneurs 2012.2

ACCÈS À L'INFORMATION ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

OBJET

1.    Le présent règlement vise à confirmer l’engagement continu de l’Université d’Ottawa à respecter d’une part les principes d’accès à l’information, qu’il s’agisse de renseignements personnels ou de renseignements relatifs à l’établissement, et d’autre part les principes de protection de la vie privée, conformément à la législation relative à l’accès à l’information et à la protection de la vie privée.

INTERPRÉTATION

2.    L’Université d’Ottawa est assujettie à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (« LAIPVP ») de l’Ontario et à ses règlements. Le présent règlement n’a pas pour but de répéter les dispositions de la LAIPVP ou de toute autre loi ou règlement sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée pouvant s’appliquer à l’Université (« législation sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée applicable »). 

3.    Il importe de lire le présent règlement parallèlement à la Méthode de traitement des demandes de l’accès à l’information et des plaintes relatives à la protection de la vie privée.

4.    Dans certaines situations, les dispositions de conventions collectives peuvent également s’appliquer aux questions d’accès aux renseignements personnels et de protection de la vie privée. Dans le cas des dossiers scolaires, veuillez consulter le règlement 14a (Dossiers scolaires).

ACCÈS À L’INFORMATION

5.    L’Université publie régulièrement de grandes quantités d’information institutionnelle sur son site Web. Si l’information n’y est pas affichée, il est possible de présenter une demande de renseignements à la directrice, conformité, accès à l’information et à la vie privée, conformément à la Méthode 20-5 de l’Université sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

6.    L’Université s’engage à préserver et à protéger l’intégrité des renseignements personnels et confidentiels. Si une personne estime que ses droits en matière de vie privée ont été violés, elle peut présenter une plainte écrite à la directrice, conformité, accès à l’information et à la vie privée, qui, à son tour, examine la plainte conformément à la Méthode 20-5 de l’Université sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

RESPONSABILITÉS ET DÉLÉGATION DE POUVOIRS

7.    Le vice-recteur à la gouvernance est chargé des questions d’accès à l’information et de protection de la vie privée à l’Université.

8.   Aux fins de la LAIPVP, la « personne responsable » du respect des exigences de la Loi est le recteur de l’Université. Ce dernier délègue tous les pouvoirs et responsabilités liés au respect des exigences de la LAIPVP par l’Université au vice-recteur à la gouvernance et à la directrice, conformité, accès à l’information et à la vie privée. Cette délégation est conforme à la LAIPVP et ne limite aucunement l’autorité du recteur, en tant que « personne responsable » désignée, d’exercer les pouvoirs et responsabilités qui lui reviennent aux termes de la Loi.

AVIS DE COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

9.    Les renseignements personnels recueillis par l’Université le sont en vertu de la Loi sur l’Université d’Ottawa, 1965. Ils lui sont fournis par les étudiants*, les employés, les anciens, les donateurs ou d’autres personnes. Ces renseignements servent et sont conformes à l’administration des programmes et des activités de l’Université ainsi qu’à la prestation d’autres services et à l’exercice d’autres fonctions, par exemple :
•    recrutement, admission et inscription, programmes d’études et évaluations, remise des diplômes
•    évaluation des programmes d’études et d’autres programmes
•    assistance aux associations étudiantes et à l’Association des anciens de l’Université
•    aide financière et bourses
•    activités destinées aux anciens et activités de développement
•    planification et statistiques institutionnelles
•    production de rapports pour les organismes gouvernementaux et les organismes d’agrément professionnel
•    questions relatives à l’emploi
•    sécurité
•    promotion dans ses publications imprimées ou électroniques, ou sur Internet.

Toute personne ayant des questions au sujet de la collecte et de l’utilisation de ses renseignements personnels dans une situation particulière doit s’adresser à la faculté, au bureau ou au service administratif de l’Université responsable de leur collecte et de leur utilisation. Toute question de nature générale concernant la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements doit être adressée à la directrice, conformité, accès à l’information et à la vie privée, par courriel à baipvp@uOttawa.ca, par téléphone au 613-562-5800 ou par courrier à l’adresse : Université d'Ottawa, Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée, 550, rue Cumberland, Ottawa (Ontario)  K1N 6N5.

DIVULGATION

10.  L’Université a pour politique de ne pas divulguer de renseignements personnels à des personnes ou à des organismes tiers à moins :
a)   qu’il s’agisse de renseignements visés à la section « Avis de collecte de renseignements personnels », ci-dessus,
b)   que la personne concernée ait été informée au moment où les renseignements ont été recueillis,
c)   que la personne concernée ait donné son consentement,
d)   que l’Université y soit tenue par la loi ou autorisée en vertu de la législation sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée applicable.

INFORMATION RECUEILLIE À DES FINS PUBLIQUES

11.  L’Université considère les renseignements suivants comme de l’information recueillie et mise à jour en vue de créer un dossier accessible à tous et pouvant être publié en format imprimé ou électronique, ou sur Internet :
a)   le ou les diplômes remis par l’Université et la date d’obtention;
b)   le récipiendaire d’une bourse d’excellence ou de tout autre prix ou distinction décernés par l’Université ou une tierce partie.

CORRECTION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

12.  Toute personne a le droit de demander l’accès à ses renseignements personnels ainsi que la correction de ces renseignements. Les personnes qui souhaitent avoir accès à un document renfermant leurs renseignements personnels ou demander la correction de ces renseignements doivent d’abord communiquer avec la faculté, le bureau ou le service administratif susceptible de détenir l’information. La nature de la demande ou de la correction pourrait nécessiter une demande écrite auprès de la directrice, conformité, accès à l’information et à la vie privée de l’Université.

BANQUES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

13.  Comme l’exige la LAIPVP, l’Université possède un répertoire des banques de renseignements personnels indiquant tous les secteurs qui créent et mettent à jour des banques de renseignements personnels dans le cadre de leurs activités quotidiennes. Ce répertoire se trouve sur le site Web de l’Université.

CONSERVATION ET SUPPRESSION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

14.  Le calendrier de conservation des documents établi par les Archives de l’Université énonce les pratiques de l’Université en matière de conservation et de destruction de documents. Les renseignements personnels qu’utilise l’Université sont conservés au moins un an après leur utilisation à moins que la personne concernée consente à ce qu’ils soient supprimés avant. 

MISE EN OEUVRE 

15.  C’est le vice-recteur à la gouvernance qui est chargé d’établir et de revoir le présent règlement; celui-ci peut être modifié avec l’approbation du Comité d’administration.

* Pour alléger le texte, le masculin est employé pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.

Révisé le 24 janvier 2012

(Cabinet de la vice-rectrice à la gouvernance)

 
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