Règlement 9a - Congés : annuels, statutaires, divers

Approuvé Comité exécutif du Bureau des gouverneurs 67.23

CONGÉS : ANNUELS, STATUTAIRES, DIVERS

OBJECTIFS

1. L'Université vise à accorder à son personnel un programme de congés qui s'intègre au régime salarial, afin d'offrir un programme de rémunération globale concurrentiel.

2. Pour ce faire, l'Université entend élaborer et maintenir un programme de congés qui est conforme à la Loi sur les normes d'emploi de l'Ontario et qui offre un traitement équitable à son personnel régulier.

APPLICATION

3. Le présent règlement s'applique aux membres du personnel de soutien occupant des postes réguliers à l'Université d'Ottawa, qui sont rémunérés au moyen de fonds d'exploitation et qui ne sont pas régis par une convention collective.

4. Les membres du personnel à terme sont régis par les modalités de leur contrat d'emploi et du règlement 47. Au minimum, ils sont admissibles aux congés annuels prévus dans la Loi sur les normes d'emploi de l'Ontario.

DÉFINITIONS

5. Pour les fins du présent règlement, service continu veut dire la période durant laquelle un membre du personnel de soutien régulier est à l’emploi de l'Université d'Ottawa et reçoit son salaire régulier ou partiel de l'Université sans bris d'emploi, ainsi que le définit la Loi sur les normes d'emploi de l'Ontario.

6. La date d'ancienneté est la date reconnue comme étant le jour de début d’un emploi régulier à l'Université d'Ottawa selon la détermination du Service des ressources humaines au moment de l'embauche dans un poste régulier. Un membre du personnel de soutien régulier qui revient à l'Université moins de treize (13) semaines après l'avoir quittée verra sa date d'ancienneté originale reconnue, moins la période d'interruption de service. Pour toute autre période d'interruption de service, sa date d'ancienneté sera normalement la date du retour à l'emploi de l'Université. Pour tout congé non payé de plus de trois mois, la date d’ancienneté sera rajustée pour tenir compte de la durée de ce congé. La date anniversaire représente, dans une année quelconque, le jour du mois dans lequel l’ancienneté a commencé à s’accumuler.

7. Congé non payé désigne un congé autorisé pendant lequel un membre du personnel de soutien ne reçoit pas de salaire de l’Université.

8. Le conjoint ou la conjointe est la personne de même sexe ou du sexe opposé que vous avez épousée ou avec laquelle vous vivez depuis au moins un an une relation ressemblant au mariage, et que vous avez déclarée à l’Université comme conjoint ou conjointe.

FORMULAIRES ET RELEVÉS

9. Il incombe aux facultés, écoles et services de faire parvenir au Service des ressources humaines tous les formulaires de congé appropriés le plus rapidement possible, au moyen du système électronique de gestion des congés. Le Service des ressources humaines a la responsabilité de gérer les congés et de les consigner dans un relevé officiel des congés qui fait partie du dossier personnel de l'employé.

DURÉE

10. L’accumulation des congés annuels est déterminée selon le tableau A. Ce tableau tiennent compte de la classe salariale et de la période de service continu de l'employé définie au moyen de la date d'ancienneté. L’accumulation est mensuelle durant l’année, c'est-à-dire que la durée exprimée au tableau est divisée par 12 pour établir l’accumulation mensuelle. Lorsque des journées de congés annuels s’ajoutent en raison de l’ancienneté, l’accumulation mensuelle est modifiée pour y incorporer ces ajouts à compter de la date anniversaire. 

DROITS ACQUIS

11. Le principe des droits acquis pour les congés annuels sera respecté dans le cas de tous les membres du personnel de soutien régulier qui étaient à l'emploi de l'Université d'Ottawa avant l'adoption du programme actuel de congé annuel, en septembre 1975.

12. Dans le cas d'une rétrogradation, l'employé conservera le taux d'accumulation des congés annuels dont il bénéficiait avant la rétrogradation, mais toute augmentation ultérieure du taux d’accumulation se fera selon la classe salariale du nouveau poste.

13. Le personnel embauché avant le 1er mai 2002 dans un poste de classe 10 ne comportant pas de fonctions de supervision continuera à bénéficier d'un taux d’accumulation des congés lui accordant une quatrième semaine de congé après trois ans d'ancienneté. Le personnel embauché après cette date accumulera les congés tels que le présente le tableau A.
 
UTILISATION DES CONGÉS ANNUELS

14. Les congés annuels peuvent être utilisés au fur et à mesure qu'ils sont accumulés au cours de l'année, en autant que les dispositions de l'article 15 soient respectées.

15. Jusqu'à dix jours de congés annuels non accumulés peuvent être empruntés et utilisés, sauf pour les employés en période de probation.

16. La Loi sur les normes d'emploi de l'Ontario exige que chaque employé prenne au moins une période de deux semaines ou deux périodes d'une semaine de congés annuels par année, à moins que l'employé fasse une demande écrite au doyen, à la doyenne ou à la direction de son service et obtienne l’autorisation écrite de prendre des périodes plus courtes.

17. a) La Loi sur les normes d'emploi de l’Ontario donne à l'employeur le droit de déterminer la période au cours de laquelle la personne peut prendre ses congés annuels. Dans la mesure du possible, cette détermination doit tenir compte des désirs manifestés par les employés. 

b) Chaque faculté et service doit établir une procédure quant à l'organisation des congés annuels (dates limites pour choisir les périodes de congé; périodes où les congés annuels sont limités; nombre maximum de jours consécutifs; etc.). S’il y a conflit parmi le personnel d’une unité relativement aux périodes de congé annuel désirées et que les employés ne réussissent pas à s’entendre sur la priorité à accorder à l’un ou à l’autre, l’ancienneté à l’Université sera utilisée en dernier recours pour déterminer la priorité. On encourage donc les membres du personnel à s’entendre à l’amiable en cette matière. La faculté ou le service doit fournir copie de sa procédure sur les congés annuels au Service des ressources humaines.

18. Sauf s’il est en période de probation, un membre du personnel peut reporter jusqu'à dix (10) jours de congés annuels de plus que son allocation annuelle. Toute journée de congé annuel accumulée au dessus de ce nombre sera automatiquement perdue.

19. Par exception et pour motif valable, un doyen, une doyenne ou la direction d'un service peut autoriser une personne à reporter jusqu'à dix (10) jours de plus que les congés accumulés mentionnés à l'article 18 ci-dessus. Une copie de cette autorisation doit immédiatement être envoyée au Service des ressources humaines afin de confirmer les crédits de congés annuels.

JOURS FÉRIÉS RECONNUS À L’UNIVERSITÉ

20. Les membres du personnel de soutien qui occupent un poste régulier ont droit aux jours fériés suivants qui sont reconnus à l’Université, avec rémunération :
 
Jour de l'An
Vendredi Saint
Lundi de Pâques
Fête de la reine
Fête du Canada
Congé municipal
Fête du travail
Jour de l'Action de grâces
Jour de Noël
le 26 décembre

CONGÉ PAYÉ DE NOËL

21. Les membres du personnel de soutien régulier bénéficient d'un congé payé pendant la période commençant le 22 décembre à 17 h (ou à l'heure prévue à l'horaire de travail), et se terminant le 3 janvier à 8 h 45 (ou à l'heure régulière de début du travail). Si le 3 janvier est un samedi ou un dimanche, le retour au travail s'effectue à 8 h 45 le premier jour ouvrable suivant.

RÉMUNÉRATION
 
22. Aux termes de la Loi sur les normes d’emploi, un membre du personnel de soutien ayant droit aux jours fériés légiférés ci-après, à qui on demande de travailler ces jours-là, sera rémunéré en temps ou en salaire, selon les modalités du règlement 12, au taux et demi (1 ½) du taux horaire normal en plus de son salaire de base.

JOURS FÉRIÉS LÉGIFÉRÉS
 
23. 
 
Jour de l’An
Vendredi Saint
Fête de la reine
Fête du Canada
Fête du travail
Jour de l’Action de grâces
Jour de Noël
le 26 décembre
 
24. Le personnel à qui on demande de travailler un jour férié non légiféré mais reconnu à l’Université en sus de ceux listés à l’article 23, a le choix d’obtenir un congé payé de durée équivalente au temps travaillé ou d’être rémunéré au taux horaire normal en plus de son salaire de base, selon les modalités du règlement 12. Le mode de paiement devra être établi avant le congé, par les personnes autorisées de la faculté ou du service, de concert avec l’employé.

CONGÉ SPÉCIAL PAYÉ

25. Lorsqu’un employé en fera la demande, il se verra accorder un congé spécial payé pour les circonstances spéciales suivantes : son propre mariage, la naissance de son enfant, le décès d’un proche parent, son déménagement. La durée du congé est établie selon les modalités des articles ci-après. 

26. Un membre du personnel de soutien a droit à un congé payé de cinq (5) jours ouvrables en cas de mortalité dans sa famille proche. Le terme ‘famille proche’ se limite aux personnes suivantes : la mère, le père, la mère nourricière, le père nourricier, la sœur, le frère, le conjoint ou la conjointe et les enfants, la belle-mère et le beau-père du membre.

27. Un membre du personnel de soutien a droit à un congé payé d’un (1) jour ouvrable en cas de décès d’une personne ayant avec lui-même ou avec son conjoint ou sa conjointe, le lien de parenté suivant : belle-sœur, beau-frère, gendre, bru, grand-parent, oncle ou tante. Toutefois, si les funérailles ont lieu à plus de 320 kilomètres d’Ottawa (200 milles), un jour supplémentaire sera accordé afin de lui permettre d’y assister.

28. Un membre du personnel de soutien a droit à un congé payé de trois (3) jours ouvrables à l’occasion de son mariage.

29. Un membre du personnel de soutien a droit à un congé de paternité payé de deux (2) jours ouvrables lorsque sa conjointe accouchera.

30. Un membre du personnel de soutien a droit à un congé payé d’un (1) jour ouvrable pour son déménagement.

31. Un congé spécial payé peut être accordé jusqu’à un maximum annuel de trois (3) jours ouvrables à un employé par le doyen, la doyenne ou la direction d’un service pour tout autre événement jugé exceptionnel, sauf ceux mentionnés à l’article 24 pour lesquels une durée de congé prédéterminée est spécifiée aux article précédents.   

Parmi les événements jugés exceptionnels se trouvent certaines urgences ou obligations familiales telles que prodiguer des soins temporaires à un membre malade de sa famille, un rendez-vous d’une personne à charge de la famille chez le médecin ou le dentiste lorsque cette personne est incapable de s’y rendre de son propre chef, les rendez-vous avec les autorités scolaires. L’employé ou l’employée doit faire tout effort raisonnable pour réduire ce type d’absences au minimum. 

32. En plus du congé spécial payé décrit à l’article précédent, les membres du personnel peuvent aussi bénéficier d’un congé spécial non payé selon la Loi sur les normes d’emploi, pour l’un ou l’autre des motifs suivants :
  • a)   une maladie, une blessure ou une urgence médicale personnelle,
  • b)   le décès, la maladie, une blessure ou une urgence médicale d’un proche parent ou d’une personne à charge ou
  • c)   une affaire urgente qui concerne un proche parent ou une personne à charge.

Un maximum de dix (10) jours ouvrables par année peuvent être ainsi pris, chaque demi-journée étant considérée comme une journée ouvrable complète. Une preuve raisonnable des circonstances entourant ces congés sera fournie au superviseur.

33. Tout congé spécial payé exige l’autorisation écrite du doyen, de la doyenne ou de la direction du service.

34. Un congé spécial payé peut être accordé seulement s’il vise une ou des journées où l’Université est ouverte.

CONGÉ FAMILIAL POUR RAISON MÉDICALE
 
35. Tel que le prévoit la Loi sur les normes d’emploi de l’Ontario, un congé familial pour raison médicale d’au plus huit semaines civiles est accordé aux membres du personnel afin d’offrir des soins ou du soutien à un proche parent, si un praticien de la santé qualifié délivre un certificat attestant que ce particulier est gravement malade et que le risque de décès est important au cours d’une période de 26 semaines ou de la période plus courte qui est prescrite.  Ce congé n’est pas rémunéré par l’Université, mais il est possible de se prévaloir du programme d’assurance-emploi fédéral si on en remplit les conditions. 

CONGÉ NON PAYÉ

36. Le doyen, la doyenne ou la direction du service peut autoriser un congé non payé avec protection du poste pour une période maximale d’un (1) an. Si ce congé dépasse une année, il faut obtenir l’approbation du Comité d’administration. 

37. Pendant un congé non payé autorisé comprenant la protection du poste, l’employé conserve son poste même si un remplaçant est embauché.

38. L’approbation d’un congé non payé ne comprenant pas la protection du poste relève de la direction du Service des ressources humaines.

39. L’autorisation d’un congé non payé avec protection du poste sera à la discrétion du doyen, de la doyenne ou de la direction du service et prendra en considération les critères suivants :
  • a)   le motif du congé,
  • b)   la durée du congé,
  • c)   l’ancienneté de l’employé,
  • d)   la durée de service prévue après le retour au travail,
  • e)   les possibilités d’obtenir, à titre temporaire, un remplaçant compétent,
  • f)    le rendement.

Le Service des ressources humaines est à la disposition des doyens, doyennes et de la direction des services pour fins de consultation.

40. L’autorisation d’un congé non payé sans protection du poste sera à la discrétion du Service des ressources humaines et prendra en considération les critères suivants :

  • a)   le motif du congé,
  • b)   la durée du congé,
  • c)   l’ancienneté de l’employé,
  • d)   la durée de service prévue après le retour au travail,
  • e)   les possibilités d’obtenir, à titre temporaire, un remplaçant compétent,
  • f)    le rendement.
Un tel congé ne sera pas approuvé pour une période de plus d’un an et, pour des considérations spéciales seulement, pour une durée de deux ans au maximum.

41. Un congé non payé pour participation aux activités militaires et paramilitaires du gouvernement du Canada sera approuvé sur demande selon les modalités des ententes avec le gouvernement et les programmes en vigueur.

42. Le membre du personnel qui bénéficie d’un congé non payé avec protection du poste continue à participer aux avantages sociaux assurés, aux conditions suivantes : 
  • a)   Pendant les trois premiers mois du congé, le membre bénéficie de tous les avantages sociaux assurés auxquels son salaire lui donne droit normalement, selon la répartition usuelle des coûts.
  • b)   Le membre doit maintenir les avantages sociaux assurés obligatoires de l'Université durant les quatrième, cinquième et sixième mois du congé, à moins de démontrer qu'une autre source lui fournit une protection équivalente. Le membre doit en payer intégralement le coût (cotisations de l’employeur et de l’employé).
  • c)   Le membre peut continuer de participer aux programmes d’avantages sociaux assurés de l'Université après le sixième mois du congé non payé, à condition d'en aviser le Service des ressources humaines par écrit au moins trente jours avant le commencement du congé et de s'engager à en payer intégralement le coût (cotisations de l'employeur et de l'employé).
  • d)   Durant le congé, le membre peut continuer à participer au Régime de pension de l'Université à la condition de verser la cotisation de l'employeur et celle de l'employé. 

43. Le membre du personnel qui bénéficie d’un congé non payé sans protection du poste peut continuer à participer aux avantages sociaux assurés, aux conditions énumérées ci-dessous, mais il n’en a pas l’obligation. L’accès au programme d’exemption des droits de scolarité pour le personnel de soutien et pour les personnes à charge ne sera pas disponible durant ce type de congé. 

  • a)   Pendant les trois premiers mois du congé, le membre peut bénéficier de tous les avantages sociaux assurés auxquels son salaire lui donne droit normalement, selon la répartition usuelle des coûts.
  • b)   Le membre peut continuer de participer aux programmes d’avantages sociaux assurés de l'Université après le troisième mois du congé non payé, à condition d'en aviser le Service des ressources humaines par écrit au moins trente jours avant le commencement du congé et de s'engager à en payer intégralement le coût (cotisations de l'employeur et de l'employé).
  • c)   Durant le congé, le membre peut continuer à participer au Régime de pension de l'Université à la condition de verser la cotisation de l'employeur et celle de l'employé. 

44. Aucune retenue de progrès-dans-le-rang (PDR) ne sera effectuée pour les périodes de congé non payé de trois mois et moins. Dans le cas d’un congé non payé d’une durée de plus de trois mois, le PDR sera retenu au prorata de la période du congé. La totalité du PDR sera accordée à un membre du personnel en congé non payé lorsque les activités pendant ce congé sont reconnues comme étant de l’expérience ou des études pertinentes au poste occupé à l’Université. Dans de tels cas, la décision sera prise conjointement par la direction de la faculté ou du service et la direction du Service des ressources humaines. 

45. Durant un congé non payé de plus de 10 jours consécutifs ou non consécutifs durant une année, le membre n'accumule pas de congés annuels. 

46. L’employé déjà en congé non payé n’est pas admissible aux divers congés prévus dans le présent règlement.

CONGÉ POUR COMPARUTION

47. Un congé payé est accordé à tout membre du personnel qui est tenu de faire partie d’un jury ou de comparaître comme témoin devant un tribunal judiciaire ou devant tout organisme judiciaire ou statutaire au Canada qui a le pouvoir d’exiger la présence de témoins.

48. Le membre doit informer par écrit le doyen, la doyenne ou la direction de son service le plus tôt possible et justifier sa comparution par un document approprié.

49. Le membre tenu de faire partie d’un jury ou de comparaître comme témoin sera relevé de ses fonctions pour la période de temps nécessaire. 

50. La rémunération reçue durant le congé de comparution sera diminuée de toute somme payée par la cour pour la comparution.

51. Le congé de comparution ne s’applique pas aux membres qui purgent une peine.

PRÉSENCE AUX SERVICES RELIGIEUX OBLIGATOIRES

52. Une absence rémunérée sera accordée à tout membre du personnel afin de lui permettre d’assister à un service religieux obligatoire, en accord avec les principes d'adaptation sous le Code des droits de la personne, les situations problématiques devant être résolues en consultation avec le Service des ressources humaines.
 
INTERPRÉTATION

53. La direction du Service des ressources humaines est chargée de l’interprétation de ce règlement. Son application relève de la direction des facultés et services conjointement avec la direction du Service des ressources humaines.

EXCEPTION

54. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l’approbation écrite de la vice-recteure associée aux ressources humaines.
 
Révisé le 19 juillet 2006
 
(Ressources humaines)
 

TABLEAU A

TABLEAU DES CONGÉS ANNUELS SELON LA CLASSE SALARIALE ET L’ANCIENNETÉ

(postes réguliers)

ANCIENNETÉ

CONGÉS ANNUELS

A) Hors cadres

1 an


Taux d’accumulation de 1,83 j/m = 22 j/a

B) Personne occupant un poste de classe salariale 10* à 17

1 an

3 ans

*postes de classe 10 avec fonctions de supervision



Taux d’accumulation de 1,25 j/m = 15 j/a

Taux d’accumulation de 1,66 j/m = 20 j/a

C) Personne occupant un poste de classe salariale 1 à 10**

1 an

4 ans

5 ans

6 ans

7 ans

8 ans

** postes de classe 10 sans fonctions de supervision



Taux d’accumulation de 1,25 j/m = 15 j/a

Taux d’accumulation de 1,33 j/m = 16 j/a

Taux d’accumulation de 1,41 j/m = 17 j/a

Taux d’accumulation de 1,50 j/m = 18 j/a

Taux d’accumulation de 1,58 j/m = 19 j/a

Taux d’accumulation de 1,66 j/m = 20 j/a

D) Tout le personnel visé par B) et C)

14 ans

15 ans

16 ans

17 ans

18 ans

25 ans


Taux d’accumulation de 1,75 j/m = 21 j/a

Taux d’accumulation de 1,83 j/m = 22 j/a

Taux d’accumulation de 1,91 j/m = 23 j/a

Taux d’accumulation de 2,00 j/m = 24 j/a

Taux d’accumulation de 2,08 j/m = 25 j/a


Taux d’accumulation de 2,50 j/m = 30 j/a

E) Hors cadres visés par A) qui ne sont pas exclus de l’APUO

14 ans

15 ans

16 ans

17 ans

18 ans

25 ans



Taux d’accumulation de 1,91 j/m = 23 j/a

Taux d’accumulation de 2,00 j/m = 24 j/a

Taux d’accumulation de 2,08 j/m = 25 j/a

Taux d’accumulation de 2,16 j/m = 26 j/a

Taux d’accumulation de 2,25 j/m = 27 j/a


Taux d’accumulation de 2,50 j/m = 30 j/a

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