1. Nom

L'Association des Professeurs Retraités de l'Université d'Ottawa, sera dorénavant désignée: " L'Association. "

2. Membres

Toute personne qui au moment de la retraite était professeur à plein temps à l'Université d'Ottawa, et qui avait contribué au plan de pension, pourra après avoir payé la cotisation annuelle, devenir membre de l'Association. Les conjoints des membres décédés seront membres associés. (Ils sont exemptés de la cotisation annuelle.)

3. But

Le but de l'Association est de promouvoir les intérêts, le bien-être et les projets de ses membres, en plus d'entretenir des relations mutuellement profitables, avec l'Université dOttawa ainsi qu'avec le personnel de soutien retraité. L'Association a le pouvoir d'agir en tout ce qui sera nécessaire pour atteindre ces buts.

4. Bureau

Le bureau de l'Association sera situé dans la ville d'Ottawa.

5. Année fiscale

L'année fiscale de l'Association se terminera le 30 avril.

6. Cotisation

La cotisation annuelle sera établie annuellement par le Conseil d'Administration ( C.A. ) et devra être payée dans les 60 jours après réception de l'avis.

7. Convocations et réunions des membres

(a) Assemblée Générale annuelle : Une assemblée générale des membres de l'Association devra avoir lieu chaque année à la date prévue par le C.A., et jamais plus tard que 13 mois depuis la dernière Assemblée Générale. A cette réunion, le C.A. présentera son rapport annuel y compris le budjet, et il y aura des élections pour combler les postes vacants au C.A.

(b) Réunion spéciale : Le C.A. peut convoquer d'autres réunions si nécessaire. Il devra convoquer une réunion spéciale de l'Association dans les 14 jours après la réception d'une requête écrite et signée par au moins 25 membres. Cette réunion devra avoir lieu dans les 30 jours suivant la réception de cette requête.

(c) Avis de convocation : Pour la réunion annuelle ainsi que pour toute réunion spéciale, il sera envoyé aux membres, au moins 14 jours avant la dite réunion, un ordre du jour qui comprendra les sujets à discuter, ainsi que la date et le lieu de la réunion.

(d) Vote : Le vote se fait à main levée, à moins qu'une majorité de ceux présents demande un vote secret concernant un problème particulier. Les résolutions sont adoptées à la majorité des voix exprimées.

(e) Quorum : Le quorum requis pour une assemblée générale ou spéciale des membres de l’Association est de vingt-cinq membres en règle pour l’année durant laquelle a lieu l’assemblée. 

8. Conseil d'Administration (C.A.)

(a) Constitution du Conseil : Le Conseil d’administration sera composé du Président sortant et de dix membres élus par l'Assemblée Générale pour un mandat de trois ans,  en s’assurant qu’il n’y ait jamais plus de quatre membres dont le mandat espire la même année. Le Conseil d’administration peut nommer un membre de l'Association pour combler toute vacance qui pourrait survenir au sein du Conseil d’administration. 

L’élection des membres du conseil d’administration, pour combler les postes vacants chaque année, aura lieu selon la procédure qui suit :

i) Au moins soixante jours avant l’assemblée annuelle, le Conseil d’administration  élira trois personnes, dont au moins un membre du Conseil d’administration demeurant en fonction, pour rechercher des candidats(es) pour combler les postes devenant vacants, lors de l’assemblée annuelle ; ce Comité d’élection sera présidé par la personne désignée par le Conseil d’administration et, en plus de rechercher des candidats(es), il organisera l’élection et le président du Comité sera  d’office président de l’élection, lors de l’assemblée annuelle ;

ii) Tout(e) candidat(e) à un poste au Conseil d’administration devra être proposé(e) par une personne et appuyé(e) par une personne, membres en règle de l’APRUO, au moins dix jours avant l’assemblée annuelle, par la transmission du bulletin de candidature au président du Comité d’élection qui sera chargé d’assurer la régularité des candidatures et des élections ;

iii) Au moins huit jours avant l’assemblée annuelle, le président du Comité d’élection déclarera élues les personnes candidates si leur nombre ne dépasse pas le nombre de postes à combler et en avertira le Président de l’APRUO et les personnes élues ;

iv) Si le nombre de personnes candidates à un poste au Conseil d’administration dépasse le nombre de postes à combler, le président du Comité d’élection en avertira les personnes concernées et le Président de l’APRUO, au moins huit jours avant l’assemblée annuelle ; si les candidatures maintenues dépassent le nombre de postes à combler, le président du Comité d’élection décrétera des élections pour combler les postes requis et en avertira les personnes concernées et le Président de l’APRUO 

v) Lors de l’assemblée annuelle, au moment de procéder à l’élection des membres du Conseil d’administration, le Président de l’APRUO invitera le président du Comité d’élection à présider l’élection ; si les personnes candidates ont déjà été déclarées élues huit jours plus tôt, le président du Comité annoncera publiquement leur élection ; si des élections doivent avoir lieu, le président y procédera en suivant la procédure ci-après décrite :

(1) Le président procède à faire élire deux personnes pour agir comme scrutateurs ; ces scrutateurs distribuent les bulletins de votes contenant les noms de toutes les personnes candidates ; les bulletins sont remis à tous les  membres en règle de l’APRUO identifiés par les responsables désignés lors de l’entrée desdits membres ;

(2) Les scrutateurs procèdent à recueillir les bulletins de vote et s’assurent que le nombre de bulletins recueillis ne dépasse pas le nombre de bulletins distribués et procèdent ensuite au dépouillement du vote en présence et sous la responsabilité du président du Comité d’élection qui déclare les personnes élues dès que le résultat est disponible, mais le président et les scrutateurs ne dévoilent pas le nombre de votes recueillis par chacune des personnes candidates ;

(3) La personne qui recueille le moins de votes est éliminée et un second tour de scrutin est fait avec des bulletins d’une couleur différente et sur lesquels le président du Comité d’élection a pris soin de barrer le nom avec l’aide des scrutateurs ; le décompte est fait comme lors du premier tour et le président procède à autant de tours de scrutin que nécessaires pour en arriver à l’élection du nombre de candidats(es) requis(es) ;

vi) Après avoir déclaré les personnes élues, le président du Comité d’élection demande une résolution pour détruire les bulletins de vote et si la résolution est adoptée, il procède à cette destruction, d’une façon jugée valable, en présence d’au moins un des scrutateurs ;

vii) Le président du Comité d’élection félicite les personnes élues, remercie les personnes qui ont accepté de présenter leur candidature ainsi que les scrutateurs et invite le Président de l’APRUO à continuer l’assemblée annuelle.

(b) Exécutif du Conseil d’administration : Le Conseil d’administration doit élire, parmi ses  membres,  un(e) président(e), un(e) vice-président(e), un(e) secrétaire et un(e) trésorier(ère) ; le Président et le Secrétaire seront les officiers mandatés pour signer tous les documents, sauf pour les affaires bancaires où les officiers signataires seront le Président et le Trésorier ou une autre personne désignée par le Conseil d’administration. Le vice-président remplace le président en cas d’absence ou d’incapacité et, en l'occurrence, aide le président dans l'accomplissement de ses tâches. En cas de décès, de démission ou d’incapacité juridique d’un officier, le Conseil d’administration doit élire, parmi ses membres, un remplaçant de cet officier pour compléter son mandat.

(c) Quorum : Le quorum au C.A. sera de cinq membres.

(d) Fonctions et pouvoirs du C.A. : Le C.A. sera responsable de toutes les activités, projets et politiques de l'Association, de même que de ses finances. Le C. A. pourra établir un comité de nominations, ainsi que tout autre comité q'il juge nécessaire.

9. Représentation à l'extérieur

Le C.A. devra nommer des représentants au Comité des Affaires des Professeurs Retraités de l'A.P.U.O., au Comité du Plan de Pension de l'Université, et aux organisations qui s'occupent de questions pertinentes aux intérêts de l'Association, et auprès desquelles il a droit de représentation.

10. Modification des Statuts

Sur recommandation du C.A., les statuts de l'Association peuvent être amendés lors de l'Assemblée Générale ou d'une assemblée spéciale convoquée à cette fin. L'avis de convocation pour cette réunion devra être envoyé quatre semaines plus tôt. Une majorité des deux-tiers de ceux présents, ayant droit de vote à une telle réunion, est exigée pour un changement aux Statuts.