Exclusions et exceptions à la LAIPVP

La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) de l'Ontario stipule que chaque particulier a un droit d'accès aux documents dont l'Université a la garde et le contrôle. De plus, l'Université a l'obligation de divulguer toutes les parties communicables d'un document qui peuvent raisonnablement en être extraites, sans toutefois révéler les renseignements qui font l'objet d'une exception.

Exclusions

La LAIPVP ne s'applique pas à certains documents considérés comme étant exclus de sa portée. Voici une liste des exceptions les plus fréquemment appliquées à l'Université :

Relations de travail – articles 65(6) et (7)

  • Les instances en cours ou prévues devant un tribunal judiciaire ou administratif ou une autre entité.
  • Les négociations en cours ou prévues en ce qui a trait aux relations de travail ou à l'emploi d'une personne.
  • Les réunions, les consultations, les discussions ou les communications en ce qui a trait aux relations de travail ou à des questions en matière d'emploi, dans lesquelles l'institution a un intérêt.

Toutefois, la LAIPVP s'applique aux documents suivants :

  • un accord conclu avec un syndicat;
  • un accord qui met fin à une instance;
  • un accord conclu à la suite de négociations;
  • un compte de dépenses soumis par un employé.

Recherches et matériel pédagogique – articles 65(8.1), (9) et (10)

  • Documents concernant les recherches menées ou proposées par un employé d'un établissement d'enseignement ou une personne associée à ce dernier.
  • Documents liés au matériel pédagogique qui est recueilli, préparé ou maintenu par un employé d'un établissement d'enseignement ou par une personne associée à ce dernier en vue de son utilisation à l'établissement d'enseignement.

Toutefois, la présente loi s'applique aux éléments suivants :

  • L'objet des recherches et le montant du financement reçu à l'égard de celles-ci. 

Exceptions

Il existe deux types d'exceptions : obligatoire et discrétionnaire. Dans le cas des exceptions obligatoires, si le document ou une partie du document fait l'objet d'une exception, les renseignements protégés par cette exception ne peuvent être divulgués. Quant aux exceptions discrétionnaires, même si le document fait l'objet d'une exception, l'Université peut choisir de divulguer ce document ou non, à sa convenance. Voici une liste partielle des exceptions les plus fréquemment appliquées à l'Université :

Conseils et recommandations – article 13

  • Documents dont la divulgation aurait pour effet de révéler les conseils ou les recommandations émanant d'un fonctionnaire, ou toute autre personne employée par une institution ou d'un expert-conseil dont les services ont été retenus par cette institution.

Exceptions :

Documents factuels, enquête statistique, rapport d'un estimateur, étude d'impact environnemental, rapport d'essai, rapport sur la performance d'une institution, étude de faisabilité, rapport de recherche sur le terrain, proposition ou plan définitif en vue de la modification ou de l'établissement d'un programme, rapport d'un groupe de travail d'un comité interministériel, rapport d'un organe lié à une institution, motifs à l'appui d'une décision finale, ordre ou décision d'un cadre ou d'un employé.

Exécution de la Loi – article 14

  • Autorise une exemption s'il est raisonnable de s'attendre à ce que leur divulgation fasse obstacle à l'exécution de la Loi et à certaines autres activités.
  • Dispense certains types de documents relatifs à l'exécution de la Loi.

Renseignements de tiers – article 17(1)

Exception obligatoire

  • Un document qui révèle un secret industriel ou des renseignements d'ordre scientifique, technique, commercial ou financier ou encore qui a trait aux relations de travail.
  • Des renseignements dont le caractère confidentiel est implicite ou explicite.

S'il est raisonnable de s'attendre à ce que la divulgation ait pour effet, selon le cas :

  • de nuire gravement à la situation concurrentielle ou d'entraver gravement les négociations contractuelles ou autres négociations;
  • d'interrompre la communication de renseignements semblables à l'institution;
  • de causer des pertes ou des profits indus à toute personne;
  • de divulguer des renseignements fournis à un conciliateur, un médiateur, un agent des relations de travail ou une autre personne nommée pour régler un conflit de relations de travail.

Intérêts économiques et autres – article 18

  • Un document qui comporte des secrets industriels ou des renseignements d'ordre financier, commercial, scientifique ou technique qui sont la propriété de l'institution et qui ont une valeur pécuniaire actuelle ou éventuelle, ou s'il est raisonnable de s'attendre à ce que leur divulgation ait pour effet de nuire aux intérêts économiques de l'institution ou à sa situation concurrentielle.
  • Un document qui contient des positions, projets, lignes de conduite, normes ou instructions devant être observés dans le cadre de toute négociation, les projets relatifs à la direction du personnel ou à la gestion de l'institution qui n'ont pas encore été mis en application ou rendus publics, les projets, les politiques ou les entreprises proposées d'une institution, s'il est raisonnable de s'attendre à ce que leur divulgation ait pour effet d'entraîner une divulgation prématurée ou des pertes ou avantages financiers indus pour une personne.
  • Un document qui comporte des renseignements concernant des tests précis ou des méthodes ou techniques d'évaluation précises devant servir à des fins éducatives, s'il est raisonnable de s'attendre à ce que leur divulgation ait pour effet de nuire à l'utilisation ou aux résultats des tests ou des méthodes ou techniques d'évaluation.

Réunions à huis clos – article 18.1

  • Un document qui révèle l'essentiel des délibérations du corps dirigeant d'un établissement d'enseignement ou d'un comité de ce corps dirigeant lors d'une réunion si une loi autorise la tenue de cette réunion en l'absence du public et que l'objet de la réunion est un projet de règlement administratif, de résolution ou de loi, ou un litige ou un litige éventuel.

Secret professionnel de l'avocat – article 19

  • Un document qui est protégé par le secret professionnel de l'avocat.
  • Un document qui a été élaboré par l'avocat-conseil employé ou engagé par un établissement d'enseignement, ou pour le compte de cet avocat-conseil, qui l'utilise soit dans la communication de conseils juridiques, soit à l'occasion ou en prévision d'une instance.

Vie privée – article 21

Exception obligatoire

Les renseignements personnels ne doivent être divulgués qu'au particulier concerné par ceux-ci sauf :

  • à la demande écrite ou avec le consentement préalable du particulier concerné;
  • si le particulier concerné a lui-même le droit d'avoir accès à ces renseignements;
  • lors d'une situation d'urgence où il existe un risque immédiat pour la santé ou la sécurité d'un particulier;
  • si les renseignements personnels ont été recueillis et conservés dans le but précis de constituer un document accessible au grand public;
  • en vertu d'une loi de l'Ontario ou du Canada qui autorise expressément la divulgation;
  • à des fins de recherche si les conditions énoncées dans la présente loi sont réunies;
  • si la divulgation ne constitue pas une atteinte injustifiée à la vie privée.

Renseignements personnels – article 49

L'accès aux renseignements personnels d'un individu peut lui être refusé, selon le cas suivant :

  • Si une exception précise s'applique.
  • Si la divulgation constitue une atteinte injustifiée à la vie privée d'un autre particulier.
  • Si la divulgation révélait une source d'information confidentielle, suivant le cas :
    • les renseignements personnels sont constitués de documents d'appréciation ou d'avis divers;
    • les renseignements personnels ont été recueillis dans le seul but d'établir l'aptitude, l'admissibilité ou les qualités requises relativement à l'embauche ou à l'attribution de contrats et d'autres avantages gouvernementaux;
    • la source de l'institution a fourni des renseignements dans une situation où il était raisonnable de présumer que l'identité de cette source devait rester secrète;
    • la divulgation du document révèlerait l'identité de la source de renseignements.
    • S'il est raisonnable de s'attendre à ce que la divulgation ait pour effet de porter atteinte à la santé mentale ou physique du particulier.
    • S'il s'agit d'un dossier correctionnel.
    • S'il s'agit d'un dossier de recherche ou d'un dossier statistique.

* Remarque : Pour obtenir la liste complète des exceptions, consultez la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.

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