Directives pour la gestion des documents

Qu'est-ce qui constitue un document?

Un document contient de l'information enregistrée sous différents formats, par exemple, un document papier, un document électronique, des notes manuscrites, un document audio phonique, un message téléphonique, une vidéo, une photo, etc.

La Loi s'applique aux dossiers sous la garde ou le contrôle de l'université. En réponse à une demande d'accès à l'information, certains documents doivent être accessibles, sous réserve de certaines exemptions prescrites par la Loi.

Créer un document et le garder à jour en prévoyant l'accès

Il est important, lors de la création d'un document, de tenir compte que ce document pourra être divulgué en vertu de la LAIPVP.

Les conseils suivants peuvent s'appliquer à tous les types de documents et peuvent assurer la conformité lors de la divulgation et prévenir la divulgation non intentionnelle d'un document :

  • Exclure l'information qui n'est pas nécessaire. Fournir uniquement l'information nécessaire pour s'acquitter de la tâche.
  • Éviter d'inclure plusieurs sujets dans un document.
  • Éviter les « chaînes » de courriel; en autre, les réponses et les réacheminements.
  • Soyez le plus objectif que possible avec vos points de vue, vos commentaires et vos opinions. Notez qu'une personne peut demander d'avoir accès à son information personnelle et que cette information pourrait comprendre l'opinion d'une personne par rapport au demandeur.
  • Réduire les listes d'envoi au minimum.
  • Utiliser des rubriques brèves et informatives.
  • Il importe de noter que les documents dénotés confidentiels ne sont pas tous exclus de la divulgation prévue par la Loi. Afin que le document soit exclu, l'information confidentielle doit faire partie d'une catégorie d'exclusions spécifiques prévues dans la Loi, par exemple une information personnelle ou des renseignements protégés par le secret professionnel liant l'avocat et son client. Veuillez consulter notre liste des exclusions et exceptions utilisées le plus fréquemment.
  • Tous les renseignements personnels doivent être conservés pour une période minimale d'un an.

Pour de plus amples renseignements concernant la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, veuillez communiquer avec le Bureau de l'accès à l'information et protection de la vie privée (BAIPVP).

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