Directives générales sur le traitement des renseignements personnels

La protection des renseignements personnels est l'un des buts premiers de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP). Les obligations de protection de la vie privée énoncées dans la partie III de cette loi concernent la protection de la vie privée dans le cadre des activités courantes d'établissements tels que l'Université d'Ottawa. La LAIPVP fixe les paramètres précis à respecter dans la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels.

Collecte

L'Université d'Ottawa ne peut recueillir des renseignements personnels « à moins d'y être autorisé expressément par une loi, ou à moins que ces renseignements servent à l'exécution de la loi ou soient nécessaires au bon exercice d'une activité autorisée par la loi. » (paragraphe 38(2) LAIPVP)

L'Université est tenue d'informer les personnes visées chaque fois qu'elle recueille des renseignements personnels les concernant.

Cet avis de collecte doit les renseigner sur les trois éléments suivants :

  • l'autorité légale permettant la collecte;
  • les fins principales auxquelles doivent servir les renseignements personnels;
  • le titre, adresse et numéro de téléphone d'affaires d'un membre du personnel de l'Université d'Ottawa apte à renseigner la personne au sujet de cette collecte.

Exemple d'avis de collecte de renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis dans ce formulaire le sont en vertu de la Loi de l'Université d'Ottawa, 1965,S.O., c.137; ils serviront à traiter vos demandes d'accès et de modification à vos renseignements personnels.

En tout temps, votre information personnelle sera protégée ainsi que l'exige la Loi sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.

Pour toutes questions concernant la collecte de ces renseignements, veuillez communiquer avec le Bureau de l'accès à l'information et la protection de la vie privée (BAIPVP).

Utilisation

Les renseignements personnels peuvent être utilisés au sein de l'Université dans les cas suivants :

  • la personne intéressée a autorisé l'usage particulier qui est fait des renseignements la concernant;
  • aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus ou recueillis, ou à des fins analogues;
  • des fins justifiant la divulgation des renseignements à l'établissement;
  • l'usage des renseignements personnels contenus dans les dossiers de ses anciens étudiants pour les besoins des activités de financement de l'établissement (voir l'article 41 de la LAIPVP pour connaître les restrictions).

Divulgation

À l'interne

Si l'Université a fourni un avis de collecte de renseignements, la divulgation à un employé ou un représentant de l'Université est autorisé dans les circonstances suivantes :

  • la divulgation est faite à un dirigeant, un employé, un expert-conseil ou agent de l'Université; et
  • qui a besoin des renseignements en question dans l'exercice de ses fonctions; et
  • la divulgation est nécessaire et appropriée dans l'exécution des fonctions de l'établissement.

À l'externe

Voici une liste partielle des circonstances dans lesquelles il est permis à l'Université de divulguer des renseignements personnels (prière de consulter l'article 42 de la LAIPVP pour la liste intégrale) :

  • La personne concernée a donné son consentement à la divulgation des renseignements la concernant;
  • Les fins sont celles pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou des fins analogues;
  • Les renseignements sont divulgués à un dirigeant, un employé, un expert-conseil ou un représentant de l'institution qui en a besoin dans l'exercice de ses fonctions et sont nécessaires et appropriés pour l'exécution des fonctions de l'établissement;
  • Afin de se conformer aux dispositions d'une loi de la Législature ou du Parlement, à un traité, un accord ou un arrangement pris en vertu d'une telle loi;
  • La divulgation est faite pour des raisons judiciaires;
  • La santé ou la sécurité d'une personne est en jeu;
  • La divulgation est faite au commissaire à l'information et à la protection de la vie privée;
  • Dans le cadre de ses activités de financement, dans le cas de renseignements personnels consignés dans ses documents sur ses anciens étudiants. (consulter l'article 42 de la LAIPVP pour connaître les restrictions applicables)

Définitions selon la LAIPVP

Renseignements personnels

Signifie renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié, plus particulièrement :

  • des renseignements concernant la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle, l'état matrimonial ou familial de celui-ci;
  • des renseignements concernant l'éducation, les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels de ce particulier ou des renseignements reliés à sa participation à une opération financière;
  • d'un numéro d'identification, d'un symbole ou d'un autre signe individuel qui lui est attribué;
  • de l'adresse, du numéro de téléphone, des empreintes digitales ou du groupe sanguin de ce particulier;
  • de ses opinions ou de ses points de vue personnels, sauf s'ils se rapportent à un autre particulier;
  • de la correspondance ayant explicitement ou implicitement un caractère personnel et confidentiel, adressé par le particulier à une institution, ainsi que des réponses à cette correspondance originale susceptibles d'en révéler le contenu;
  • des opinions et des points de vue d'une autre personne au sujet de ce particulier;
  • du nom du particulier, s'il figure parmi d'autres renseignements personnels qui le concernent, ou si sa divulgation risque de révéler d'autres renseignements personnels au sujet du particulier.  (paragraphe 2(1), LAIPVP)

Renseignements sur l'identité professionnelle

Les renseignements professionnels incluent le nom, le titre, les coordonnées et la désignation d'un particulier qui servent à l'identifier par rapport à ses activités commerciales ou à ses attributions professionnelles ou officielles.  (paragraphe 2(3), LAIPVP)

Les renseignements sur l'identité professionnelle ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.

Conservation

L'institution conserve les renseignements personnels dont elle s'est servie pendant un an au moins après leur utilisation, sauf si le particulier concerné par ces renseignements consent à leur suppression avant la fin du délai imparti. (R.R.O. 1990, Règl. 460, par. 5(1))

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