LAIPVP - CONSEILS PRATIQUES
DIRECTIVES POUR LA GESTION DES DOCUMENTS
Général
La Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F-31 (la “Loi”) est une loi provinciale entrée en vigueur le 1er janvier 1988. Le 10 juin 2006, les universités ontariennes ont été ajoutées à la liste des organismes publics à laquelle s’applique la Loi.La Loi a deux objets principaux :
- Assurer que les organismes publics sont plus accessibles et responsables en donnant accès au public le droit d’accès à l’information; et
- Protéger l’information personnelle afin d’être collectée, utilisée ou divulguée sans autorisation par un organisme public.
Qu’est-ce qui constitue un document?
Un document contient de l’information enregistrée sous différents formats, par exemple, un document papier, un document électronique, des notes manuscrites, un document audio phonique, un message téléphonique, un vidéo, une photo, etc.La Loi s’applique aux dossiers sous la garde ou contrôle de l’université. En réponse à une demande d’accès à l’information, certains documents doivent être accessibles, sujets à des exemptions limitées prescrites par la Loi.
Créer et maintenir un document en prévoyant l’accès
Il est important, lors de la création d’un document, de tenir compte que ce document pourra être divulgué sous la LAIPVP.Les conseils suivants peuvent s’appliquer à tous les types de documents et peuvent assurer la conformité lors de la divulgation et prévenir la divulgation non intentionnelle d’un document :
- Exclure l’information qui n’est pas nécessaire. Créer et maintenir seulement l’information requise pour accomplir la tâche.
- Éviter d’inclure plusieurs sujets dans un document.
- Éviter les « chaines » de courriel électronique; en autre, les réponses et les réacheminements.
- Soyez le plus objectif que possible avec vos points de vue, vos commentaires et vos opinions. Notez qu’une personne peut faire demande pour avoir accès à son information personnelle et l’information pourrait consister d’une opinion personnelle par rapport au demandeur.
- Faire attention au contenu de vos courriels électroniques. Assurez-vous d’utiliser l’information pertinente ainsi qu’un langage et style approprié de sorte que la divulgation du document ne porte pas atteinte à votre réputation.
- Réduire les listes de distributions à un minimum.
- Utiliser des rubriques brèves et informatives.
- Notez que ce n’est pas tous les documents dénotés confidentiels qui seront exclus de la divulgation sous la Loi. Afin que le document soit exclu, l’information confidentielle doit faire partie d’une catégorie d’exclusions spécifiques prévues dans la Loi, telle qu’une information personnelle et/ou de l’information sujette au privilège avocat client.