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  • Politique sur la protection des renseignements personnels sur la santé

LAIPVP FAQ (Cliquez sur la question pour voir la réponse)

• Les autres individus peuvent-ils avoir accès à mes renseignements personnels?

  
  

  Les renseignements personnels ne peuvent être divulgués à n'importe qui autre que l'individu, sauf, selon le cas : 

  • avec le consentement antérieurement écrit de l'individu, si ces renseignements devaient être accessibles par l’individu;
  • dans des circonstances contraignantes affectant la santé ou la sécurité d'un individu;
  • l'information personnelle est recueillie et conservée spécifiquement afin de créer un document disponible au public en général;
  • en vertu d’un acte de l’Ontario ou du Canada qui autorisent expressément la divulgation;
  • dans le but d’une recherche si des conditions spécifiques sont atteintes;
  • la divulgation est conforme à certaines conditions raisonnables sous lesquelles les informations personnelles ont été fournies, recueillies et obtenues; et
  • si la divulgation ne constitue pas une invasion injustifiée de la vie privée.

  
  
• Quelle est la différence entre une demande pour « renseignements généraux  » et une demande pour « renseignements personnels» ?

  
  

  Renseignements personnels traite des informations recueillis sur un individu identifiable tel que l'information concernant la race, l'ethnicité, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle ou le statut matrimonial ou familial de l'individu, l'information pertinent sur le niveau d’éducation ou de l'historique médicale, psychiatrique, psychologique, criminel ou d'emploi d’un individu ou l'information concernant les transactions financières dans lesquelles l'individu a été impliqué, tout numéro d’identification, symbole ou autre détail assigné à l'individu, l'adresse, le numéro de téléphone, empreintes digitales ou type de sang de l'individu, les opinions personnelles ou points de vue de l'individu sauf où l’information porte sur un autre individu, correspondance envoyée à un établissement par l'individu qui est implicitement ou explicitement d'une nature privée ou confidentielle, ainsi que les réponses à cette correspondance qui indiquerait le contenu de la correspondance originale, les opinions ou points de vue d’un autre individu au sujet de l'individu, ainsi que le nom de l'individu où il apparaît avec d'autres information personnels concernant l'individu où dans le cas où la divulgation du nom indiquerait d'autres informations personnels sur l'individu.

  La définition de renseignements personnels n’inclut pas le nom, le titre, les coordonnées et la désignation d’un particulier/employé par rapport à ses activités commerciales ou à ses attributions professionnelles ou officielles. Les renseignements personnels d’un particulier décédé depuis plus de trente ans ne sont plus protégés par la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

   

  Renseignements généraux traitent de toute autre information qui n'est pas considérée comme des renseignements personnels tel que définis ci-dessus

  
  
• Quelles sont les raisons pour lesquelles ma demande pour certaines informations pourrait être refusée?

  
  

  Selon la Loi sur l’accès à l’information et protection de la vie privée, un particulier a droit d’accès aux documents ou à une partie des documents dont l’Université a la garde ou le contrôle. Dans certains cas, les documents peuvent être exclus selon la Loi, entre autres des documents reliés aux relations de travail (s.65(6)), recherches et matériels didactiques (s.65(8.1). Il y a aussi des exemptions obligatoires et discrétionnaires pour d'autres types de documents qui pourraient s’appliquer et qui déterminent la divulgation des documents (tels que des renseignements sur des tierces parties (s.17), les intérêts économiques (s.18), le secret professionnel de l’avocat (s.19), la vie privée (S.21)).

  
  

• Comment puis-je réduire les coûts de ma demande?

  
  

  Il est possible de réduire les coûts d'une demande en étant très spécifique. Par exemple, il est possible de demander d'éliminer toute information envoyée ou reçue par vous-même.

  
  
• Comment calculez-vous les estimés de frais et les frais définitifs?

  
  

  Les frais sont calculés en vertu du Règlement 460, R.R.O. 1990 de la Loi sur l’accès à l’information et protection de la vie privée (voir le tableau ci-dessous)

   

  Droits payables pour l'accès aux renseignements personnels
  Frais d’une demande initial	5,00 $
  Photocopies et imprimés d'ordinateur	0,20 $ par la page
  Documents fournis sur CD-ROM	10,00 $ par CD-ROM
  Frais d'ordinateur : pour créer un programme d’ordinateur ou une autre méthode de préparation d’un document à partir de documents lisibles par machine, y compris les frais d’ordinateurs, que l’institution engage pour le repérage, la récupération, le traitement et la duplication du documents si ces frais sont précisés dans une facture que reçoit l’institution.	Coûts réels

   

   

  Droits payables pour l'accès aux renseignements généraux
  Frais d’une demande initial	5,00 $
  Effectuer une recherche manuelle des documents	7,50 $ par 15 min / par personne
  Pour préparer un document en vue de sa divulgation	7,50 $ par 15 min / par personne
  Photocopies et imprimés d'ordinateur	0,20 $ par la page
  Documents fournis sur CD-ROM	10,00 $ par CD-ROM
  Frais d'ordinateur : pour créer un programme d’ordinateur ou une autre méthode de préparation d’un document à partir de documents lisibles par machine, y compris les frais d’ordinateurs, que l’institution engage pour le repérage, la récupération, le traitement et la duplication du documents si ces frais sont précisés dans une facture que reçoit l’institution.	Coûts réels

  
  

• Puis-je obtenir une copie électronique des documents demandés?

  
  

  Oui, l'Université peut fournir une copie électronique des documents sur CD-ROM. Veuillez noter que des frais de 10,00 $ par CD-ROM seront exigés en vertu du Règlement de la Loi.

  
  

• À qui dois-je libeller mon chèque ?

  
  

  Les chèques pour la demande initiale devraient être libellés à l'Université d'Ottawa. Tous frais additionnels doivent être payés en comptant, par chèque certifié ou par mandat à l’Université d’Ottawa.

  
  

• Ma demande peut-elle être envoyée par télécopieur ou par courriel?

  
  

  Puisque la demande doit être accompagnée des frais de 5,00$ avant que l’Université procède avec la recherche, il est préférable que la demande soit envoyée par la poste, par courrier, ou présentée en personne.

  
  

• Comment détaillé doit être ma demande ?

  
  

  Veuillez être aussi spécifique que possible en décrivant l'information que vous recherchez. Le plus spécifique votre demande, permet l’Université d’y répondre plus rapidement et avec conformité. Par exemple, ajouter des détails tels que le/les départements où nous devons effectuer la recherche, les mots clés que vous suggérez approprié et la période de la demande (date). Veuillez noter que la date de fin d’une recherche terminera le jour où la demande est reçue.

  Si vous demandez votre propre information personnelle, veuillez vous assurer d’inclure : votre nom au complet; tous autres noms que vous avez précédemment employés et tout numéro d’identification, tel que votre numéro d’employé ou d'étudiant, ou tout autre numéro d'identification.

  
  
• Où puis-je trouver le formulaire de demande?

  
  

  Le formulaire est disponible au lient suivant: http://web5.uottawa.ca/admingov/fippa-form_print.html