FAQ - WebReq (Achats)
Entrée de données de la réquisition:
- J’ai commencé plusieurs réquisitions mais je n’ai pas besoin de les compléter. Devrais-je les annuler?
- Je ne connais par le nom du fournisseur. Puis-je laisser ce champ sans information et transmettre la réquisition pour approbation?
- Si j’achète un item avec une quantité de 5, mais le fournisseur me le donne gratuitement, comment indiquer cette information?
- Si j’achète 5 items et 3 de ces items ont le même FOAP, je veux utiliser le crochet pour mettre la même clé comptable pour les items 1 à 3 et ensuite je retourne à l’item 1 et j’enlève le crochet. J’entre une clé comptable différente pour les items 4 et 5. Est-il possible de prendre ce raccourci pour les clés comptables pour sauver du temps?
- Lorsque j’imprime la réquisition en format PDF il manque des renseignements dans la description de mes items si je la compare à l’information à l’écran. Pourquoi?
- Dans la fenêtre « Requisition Status » (Historique de la réquisition), j’ai changé l’approbateur parce que je dois soumettre ma réquisition à un autre approbateur. Est-ce que l’approbateur qui avait initialement reçu la réquisition est informé de ce changement ?
- Comment tenir mon registre?
Processus d'achats:
- Lorsque j’achète un bien de < 5 000$ le fournisseur me demande un numéro de réquisition. Est-ce que je peux utiliser un numéro de réquisition de WebRequisition?
- J’achète dix (10) ordinateurs (un ensemble complet ou autre) Dell. Je voudrais fournir mon numéro de PO à la compagnie Dell. Comment faire?
- Est-ce que je pourrai faire des bons de commande du genre « Blanket Order »?
- (Bon de commande pour un achat d’un fournisseur américain) Pourquoi dois-je utiliser APGX si je ne paie pas la taxe pour les produits et services (TPS) à ce fournisseur américain?
Entrée de données de la réquisition:
J’ai commencé plusieurs réquisitions mais je n’ai pas besoin de les compléter. Devrais-je les annuler?
Non, vous ne devriez pas annuler les réquisitions qui ne seront pas complétées dans le système. La réquisition que vous aviez commencée peut servir pour un nouvel achat (vous pouvez modifier le fournisseur, les items que vous souhaitez acheter aujourd’hui, etc.).
Je ne connais par le nom du fournisseur. Puis-je laisser ce champ sans information et transmettre la réquisition pour approbation?
Oui, les Approvisionnements et services pourront ajouter cette information quand le fournisseur sera choisi, suite au processus d’appel d’offres.
Si j’achète un item avec une quantité de 5, mais le fournisseur me le donne gratuitement, comment indiquer cette information?
Vous devez inscrire l’item et indiquer une quantité de 5 fois le montant à 0.00 $.
(Le crochet au FOAP du premier item de la réquisition)
Raccourci dans l’entrée du FOAP : Si j’achète 5 items et 3 de ces items ont le même FOAP, je veux utiliser le crochet pour mettre la même clé comptable pour les items 1 à 3 et ensuite je retourne à l’item 1 et j’enlève le crochet. J’entre une clé comptable différente pour les items 4 et 5. Est-il possible de prendre ce raccourci pour les clés comptables pour sauver du temps?
Non, nous ne le vous recommandons pas car ceci pourrait créer des erreurs dans le système financier.
Lorsque j’imprime la réquisition en format PDF il manque des renseignements dans la description de mes items si je la compare à l’information à l’écran. Pourquoi?
Même si la description de l’item contient plusieurs renseignements, veuillez ne pas insérer de paragraphe. Ces renseignements sont envoyés au formulaire bon de commande de Banner.
Dans la fenêtre « Requisition Status » (Historique de la réquisition), j’ai changé l’approbateur parce que je dois soumettre ma réquisition à un autre approbateur. Est-ce que l’approbateur qui avait initialement reçu la réquisition est informé de ce changement ?
Non, vous devriez l’informer vous-même par courriel. Cependant, pour l’approbateur initial la réquisition n’apparaîtra plus dans sa liste à approuver.
Comment tenir mon registre?
Vous savez maintenant que le système WebReq produit le numéro de la réquisition et que par la suite le système Banner produit un numéro distinct pour le Bon de commande.
Nous vous suggérons de vous servir de la fonction « Requisition Status » (historique de vos réquisitions) pour exporter les données dans un fichier Excel à chaque jour, chaque semaine ou à tous les mois selon le nombre de réquisitions que vous entrez dans le système. Vous monterez un document maître qui contient les titres des colonnes et ajouterez une nouvelle colonne à la droite de votre document intitulée « Bons de commande ». Une fois les données exportées en Excel, vous copiez et collez l’information dans votre document maître. Par la suite lorsque vous recevez votre copie du bon de commande vous entrez son numéro dans la dernière colonne.
Processus d'achats:
Lorsque j’achète un bien de < 5 000$ le fournisseur me demande un numéro de réquisition. Est-ce que je peux utiliser un numéro de réquisition de WebRequisition?
Non, les réquisitions de WebRequisitioning sont pour les achats qui doivent être faits par bons de commande. Nous vous suggérons d’utiliser le registre comme l’ancien système financier (par exemple pour Approvisionnements nous utilisons 3601cd001). Vous pouvez utiliser le Formulaire de réquisition d’achats dans le Manuel des approvisionnements, section U. Plus tard au cours de l’année, lorsque la carte d’achats sera disponible à l’ensemble de la communauté universitaire, ces achats seront payés par « P-card ».
J’achète dix (10) ordinateurs (un ensemble complet ou autre) Dell. Je voudrais fournir mon numéro de PO à la compagnie Dell. Comment faire?
Pour obtenir le numéro de bon de commande vous devez compléter et faire approuver votre réquisition. Veuillez communiquer avec Louis D’Aoust, Approvisionneur principal, pour discuter de vos besoins.
Est-ce que je pourrai faire des bons de commande du genre « Blanket Order »?
Pour la majorité de nos achats, nous utiliserons un bon de type régulier « Regular Purchase Order ». Le bon « Blanket Order » de Banner n’engage pas les fonds et nous ne prévoyons pas l’utiliser. Nous communiquerons des renseignements additionnels sous peu pour adresser vos cas spéciaux.
Il y a un autre type de bon de commande, nommé le « Standing Order ». Il n’a pas de quantité et seulement un montant total. Le Standing sert à payer un fournisseur de service avec des paiements réguliers, pour une période déterminée. Aucune modification ne peut être apportée à ce bon de commande, donc aucun « Change Order ».
(Bon de commande pour un achat d’un fournisseur américain)
Pourquoi dois-je utiliser APGX si je ne paie pas la taxe pour les produits et services (TPS) à ce fournisseur américain.
Vous devez quand même engager assez d’argent pour couvrir la TPS même si nous payons cette TPS à Livingston, qui est le courtier en douanes qui va dédouaner l’article.