FAQ - Budget et contrôle des postes

Budget :

Contrôle des postes :

Questions générales sur les postes :

Questions concernant le personnel enseignants et soutien :

Questions concernant les augmentations et virements reliés aux postes :

Budget :

J’accède au module FAST Budget du système Fusion mais je ne vois pas le menu Fund Transfers. Pourquoi ?
Il vous manque le rôle correspondant.

Comment faire pour retrouver un virement au système ?
À partir de la barre de menu du module FAST Budget, cliquez sur Fund Transfers et choisissez Status Report.

Il est aussi possible de retrouver le virement à partir de Finance Reporting. Si vous ne connaissez pas le numéro du virement, vous pouvez le retrouver à partir d’une analyse descendante ou si vous connaissez le numéro du virement FTxxxxxx, vous pouvez le retrouver à partir du Document Lookup.

À partir du menu Fund Transfers, sous quel sous-menu puis-je retrouver un virement que j’ai commencé ?
Choisissez Open, In Progress et sélectionnez le virement que vous avez commencé.

J’ai un virement qui a été commencé par un utilisateur du Service de Planification financière que je dois compléter, comment le retrouver au système ?
À partir de la barre de menu du module FAST Budget, cliquez sur Fund Transfers et choisissez Open, For Completion/Local Approval et sélectionnez le virement à compléter.

J’essaie d’entrer un élément du FOAP et j’obtiens le message d’erreur « ORG is invalid » pourquoi ?
Est-ce un nouveau ORG? Si oui, il faut remplir le formulaire de demande de création d’une organisation et le faire parvenir au Service des finances, sinon assurez-vous que le code entré existe au système.

Comment pouvons-nous savoir les nouveaux numéros de comptes du système Banner ?
Veuillez vous référer à l’outil de référence qui fait la correspondance du plan comptable du système SMARTStream au nouveau plan comptable du système Banner à l’adresse suivante : https://web30.uottawa.ca/services/finance/ct/default_fr.aspx.

Les tables de concordance permettent de trouver les valeurs équivalentes entre les systèmes courants et le nouveau système. L’interrogation peut s’effectuer de SMARTStream à Banner et de Banner à SMARTStream.

Vous pouvez télécharger toutes les tables en format MS Excel.

Contrôle des postes :

Questions générales sur les postes :

Quel poste regroupé dois-je indiquer sur le formulaire de demande d’action personnel de soutien (SPAF) (ou autre formulaire de rémunération) ?
Les postes regroupés sont créés afin de permettre le paiement de salaire du personnel à terme et occasionnel. Un poste regroupé a été créé par unité organisationnelle et par classe de poste utilisée par cette unité organisationnelle. Si vous connaissez la classe de poste à utiliser, veuillez vérifier la liste de vos postes regroupés et choisir celle qui correspond à la classe de poste que vous désirez utiliser.

Comment dois-je m’y prendre pour faire créer un nouveau poste regroupé car il n’y a aucun poste à ma faculté/service qui correspond à la classe de poste que je dois utiliser?
À l’aide du formulaire - Création de poste regroupé" qui est disponible sur le site Web du Service des ressources humaines à l’adresse suivante tp://www.rh.uottawa.ca/fichiers/formulaires/controlpostes/pooledPosition.pdf .

Le formulaire doit être :

- approuvé par l’agent d’administration de la faculté/service
- assigné d’un numéro de formulaire par la faculté/service : les deux premiers chiffres de l’unité organisationnelle doivent suivre le PP (par exemple : École de gestion Telfer PP-11-1, PP-11-2, PP-11-3).
- envoyé par courriel ou par courrier au Superviseur Contrôle des postes du Service de planification financière.
- envoyé dans les plus brefs délais afin d’accélérer le processus de paye car chaque individu doit être associé à un poste afin d’être payé.

Pourquoi certains ETC (équivalent à temps complet) des postes réguliers sont-ils supérieurs ou inférieurs à 1 ?
La définition des ETC pour les postes réguliers est la suivante : nombre d’heures de travail du poste divisé par le nombre d’heures standard de la classe d’employé. Il arrive donc que dans certains cas, les heures du poste soient supérieures ou inférieurs aux heures standard de la classe d’employé.

Exemple 1 : (ETC inférieur à 1)

Un employé occupe un poste à 35 heures pas semaine (1820 heures pas année) mais fait des heures réduites de 30 heures par semaine.

Pour calculer le ETC du poste, on fait le calcul suivant :
Poste à 1820 heures / 1820 heures de la classe d’employé = 1.0 (donc le ETC du poste est de 1.0).

Pour calculer le ETC de la fonction, on fait le calcul suivant :
30 heures travaillées par semaine / 35 heures de travail par semaine pour la classe d’employé = 0.8571 (le ETC de la fonction est de 0.8571).

Exemple 2 : (ETC supérieur à 1)

Un employé obtient une 2e source pour une période de temps parce que ses heures de travail ont été augmentées à 40 heures par semaine. Le nombre d’heures standard de la classe d’employés est de 1820 heures par année. Une 2e job devra être créée pour la 2e source.

Pour calculer le ETC du poste, on fait le calcul suivant :

Poste à 1820 heures/ 1820 heures de la classe d’employé = 1.0 (donc le ETC du poste est de 1.0). La 2e source est payée à partir d’un poste regroupé, et il n’y a donc pas de ETC qui y est associé.

Pour calculer le ETC de la fonction, on fait le calcul suivant :

Job primaire : 35 heures travaillées par semaine / 35 heures par semaine de la classe d’employé = 1.0 (donc le ETC de la job primaire est de 1.0).

Job secondaire : 5 heures travaillées par semaine / 35 heures par semaine de la classe d’employé = 0.1429 (donc le ETC de la job secondaire est de 0.1429).

J’entre un poste de personnel enseignant dans FAST-HR et le système me dit qu’il n’y a pas de données, pourtant, je sais que ce poste existe?
Quelques changements ont été apportés à la numérotation des postes réguliers. Les postes académiques commencent maintenant avec un « 2 » au lieu d’un « 0 » et comportent encore 6 chiffres. Par exemple, le poste de professeur 000345 devient le poste 200345. Il suffit de placer un 2 au premier chiffre en remplacement du zéro.

Comment pouvons-nous savoir quelle classe d’emploi et quelle classe de poste du système ISI sont devenues dans le système Banner ?
Veuillez vous référer à l’outil de référence qui fait la correspondance des classes d’emplois et des numéros de postes du système actuel ISI au système Banner à l’adresse suivante: https://web30.uottawa.ca/services/finance/ct/default_fr.aspx.

Les tables de concordance permettent de trouver les valeurs équivalentes entre les systèmes courants et le nouveau système. L’interrogation peut s’effectuer d’ISI à Banner et de Banner à ISI.

Vous pouvez télécharger toutes les tables en format MS Excel.

Où sont les rangs dans les classes de poste?
Les rangs ne sont plus gardés dans les classes de poste. Ceux-ci sont accessibles via le module Faculty Admin, il n’est donc pas nécessaire de les garder au niveau de la classe de poste.

Pourquoi y-a-t-il une classe d’emploi dans FAST-HR?
La classe d’emploi dans FAST-HR réfère à la classe d’employé de la fonction et non à notre ancien numéro de la classe d’emploi du système ISI.

Pour les questions concernant le personnel enseignants et soutien :

Le salaire de l’individu est différent de la valeur du poste. Pourquoi?
Le salaire de l’individu peut être différent dans les cas suivants :
-l’employé a une charge réduite
-la période de probation de l’employé n’est pas terminé (PDR est retenu jusqu’à la fin de leur période de probation)
-divers congés i.e. congé d’invalidité, congé de maternité, congé sabbatique
-l’employé reçoit différentes sources de financement

Je n’ai pas reçu les fonds nécessaires suite à l’embauche d’un professeur ou d’un employé de soutien.
Possiblement le virement est incomplet et devra être complété par la Faculté ou le département concerné. Avec le nouveau système, le virement sera acheminé directement à la personne responsable.

Quel est le nouveau numéro de poste pour les bibliothécaires au 1er juin ?
Les numéros de postes des bibliothécaires, qui commençaient par un « 1 », commencent maintenant par un « 2 » et comportent encore 6 chiffres (2XXXXX).

Quel est le nouveau numéro des postes temporaires (300XXX) avec une classification 11100 (11013X) au 1er juin ?
Pour le personnel enseignant, les anciens postes de CEFFO ayant une classification 11013X (classe d’emploi) auront un nouveau numéro de poste débutant par 2XXXXX, comme les postes réguliers.

Quelle est la nouvelle classification pour les postes CRC ?
Les postes CRC (7003XX) ayant la classification 21013X (classe d’emploi) seront changés à 31500 (classe de poste) – tier I période de 7 ans et 31501 – tier II période de 5 ans.


Pour les questions concernant les augmentations et virements reliés aux postes :

Pourquoi ce poste n’a pas eu de PDR à la dernière augmentation ou a reçu un PDR réduit ?
Les membres du personnel qui ont atteint le plafond de leur classe salariale ne pourront pas bénéficier d’un ajustement de PDR.

Le PDR est réduit dans les cas suivants :

-la date d’embauche est moins d’un an au 1er mai (calculé proportionnellement au nombre de mois travaillés du 1er mai au 30 avril)
-le personnel ayant un horaire autre que celui des 35 heures par semaine (calculé en fonction du nombre réel d’heures travaillées par rapport à l’équivalence à temps complet (ETC) d’un poste de 1820 heures par année ayant un ETC de 1)
-congé d’invalidité (prorata de la période travaillée)
-atteint le maximum de l’échelle salariale

Pourquoi ce poste n’a pas eu d’augmentation à l’échelle ?
Les postes vacants n’ont aucun ajustement lors de l’augmentation.

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Dernières modifications : 2011.11.15