Politique sur la communication des notes et la remise des travaux évalués

Approuvée par le Sénat le 19 janvier 2015

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Note : Toute méthode de communication des notes et de remise des travaux évalués doit être conforme au Règlement 90 sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) de l'Ontario.

Toute exception à la présente politique devra être soumise pour approbation auprès du Directeur de la conformité, de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée.

Aux fins de la présente politique, on entend notamment par travaux évalués : des tests, des examens de mi-session, des travaux ou des projets. Les examens finaux évalués ne sont pas remis à leurs auteurs respectifs, mais ceux-ci peuvent demander à les consulter.

La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) de l'Ontario précise les dispositions quant à la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels. L'Université d'Ottawa y est assujettie et doit s'y conformer lors de la communication des notes et de la remise des travaux évalués d'étudiants.

L'Université doit veiller à ce qu'aucun étudiant ne puisse être identifié lors de la communication des notes (toutes les notes accordées durant une session, par suite de tests, d'examens de mi-session, de travaux, de projets, etc.) ou lors de la remise de travaux évalués, puisque révéler l'identité d'un étudiant dans ce cadre constitue une atteinte à la vie privée.

Pratiques à observer lors de la communication des notes :

  • Communiquer à chaque étudiant ses propres notes par les voies électroniques sécurisées de l'Université d'Ottawa. Il est interdit d'envoyer par courriel ou d'afficher sur le site Web d'un professeur une liste de notes.
  • S'assurer que chaque étudiant n'a accès qu'à ses propres notes.           

Pratiques à observer lors de la remise des travaux évalués :

  • Remettre les travaux évalués à leurs auteurs respectifs uniquement, à moins que ceux-ci aient consenti à les rendre accessibles à quelqu'un d'autre.
  • Toute remise de travaux en dehors des heures de cours doit se faire sous la supervision de professeurs, d'assistants d'enseignement ou de membres du personnel administratif.
  • Ne jamais laisser sans surveillance dans un lieu public des travaux évalués  d'étudiants.

Travaux évalués non réclamés

Les travaux évalués qui n'ont pas été réclamés sont conservés par l'Université pendant au moins un an après la date à laquelle la note finale pour le cours devient officielle, conformément au règlement scolaire 9.8 Destruction des examens et des travaux.

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