uoCampus : la simplicité est la solution

Nous avons conçu notre solution, uoCampus, de façon à réduire au minimum les personnalisations. Grâce à notre approche, nous pouvons conserver la vaste majorité des fonctions du système qui nous sont livrées pour tirer parti des pratiques exemplaires de l'industrie.

Avantages

Moins de personnalisation signifie des mises à niveau sans problème.

Certains systèmes sont parfois tellement personnalisés que leur entretien et leur mise à niveau aux nouvelles versions deviennent très difficiles, voire impossibles dans certains cas. Chaque mise à niveau suppose qu’il faut retourner dans le système et réinsérer tous les codes personnalisés qui avaient été saisis précédemment. C'est la raison pour laquelle de nombreuses universités continuent d'utiliser les anciennes versions de leur système d'information scolaire, car il serait trop difficile et dispendieux de le mettre à niveau. Nous avons évité cet écueil.

Meilleur accès à la vaste base de connaissances de la collectivité d’utilisateurs de Campus Solutions de PeopleSoft

Puisque uoCampus correspond davantage à la solution livrée, nous pouvons donc mieux tirer profit de la vaste base de connaissances de la collectivité d’utilisateurs de Campus Solutions de PeopleSoft (comme les forums d'utilisateurs). D’une part, nous aurons plus facilement accès à des experts en la matière qui ne travaillent pas à l'Université d'Ottawa et, d'autre part, un plus grand nombre d'employés à l'interne posséderont les connaissances requises pour comprendre l'outil et l’expliquer à leurs collègues. L'outil ne sera pas utilisé exclusivement par un petit nombre de personnes qui pourraient, à un moment ou à un autre, quitter l'Université et emporter avec elles leurs connaissances.

Puisque d'autres universités utilisent le même produit, nous pouvons parler d'une seule voix avec Oracle. 

Étant donné qu’uoCampus correspond à peu de choses près à la solution livrée, cela permet à tous les membres de la collectivité se servant de Campus Solutions de PeopleSoft d'utiliser le même langage. Par conséquent, nous utiliserons la même terminologie (par exemple trimestres, listes de vérification, étapes obligatoires) que la majorité des universités. Qui plus est, puisque nous sommes nombreux au sein de la collectivité à utiliser la solution livrée, cela renforce notre position au moment de proposer des améliorations à apporter au système ou de signaler ses lacunes. Par exemple, cela pourrait amener Oracle à concevoir des fonctions nouvelles ou améliorées pour toutes les universités.

Occasions d'examiner et d'améliorer nos processus et activités pour tirer parti des pratiques exemplaires des universités

La solution livrée d'Oracle a été conçue en fonction de l'expérience acquise dans le cadre de la mise en œuvre du système dans de nombreuses universités. Nous avons tiré parti des pratiques exemplaires pour améliorer nos propres processus et règlements. De plus, Oracle investit des sommes importantes dans Campus Solutions afin d’apporter régulièrement des améliorations et de fournir de nouvelles fonctions à ses clients. Modifier la solution livrée en y ajoutant des personnalisations limiterait notre capacité de profiter de ces nouvelles améliorations et fonctions.

Réduction du temps et des efforts à consacrer aux essais avant la mise en service et soutien allégé

Les fonctions livrées ont déjà été rigoureusement mises à l'essai par le fournisseur et d'autres clients. L'absence de configurations personnalisées complexes réduit la quantité d'efforts à déployer pendant les essais. La personnalisation crée un contexte inconnu qui fait en sorte que nous devons consacrer plus de temps aux essais avant la mise en service et au soutien par la suite, étant donné que chaque fois qu'une nouvelle mise à jour est installée, chaque personnalisation doit à nouveau faire l'objet de tests approfondis.

Soutien total du fournisseur

En limitant le nombre de personnalisations, nous nous assurons d’obtenir un soutien plus efficace de la part du fournisseur, Oracle. Nous évitons les situations dans lesquelles le fournisseur ne peut pas aider son client parce que le système été tellement modifié qu’il ne correspond plus à la solution originale. 

Notre approche

Voici une description du processus d’évaluation des besoins opérationnels. C’est grâce à ce processus que nous avons déterminé si nous utilisions la fonction livrée ou si nous personnalisions l’outil.

Arbre décisionel : Chaque besoin opérationnel a fait l'objet d'une évaluation approfondie pour décider soit d'utiliser les fonctions livrées, soit de personnaliser la solution. Chaque cas de personnalisation a été examiné et évalué par l'équipe de direction du project. Selon la nature des repercussions, les décisions on été prises par les paliers pertinent (gestion de projet, cadres supérieurs responsables et comité directeur).
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