Méthode administrative

GENRES DE SERVICES

1. La Section de reprographie assure à la communauté universitaire les services suivants, approuvés en vertu du règlement 82c :

• a) services de photocopie;
• b) études de rentabilité avant l'acquisition de tout matériel de photocopie et de reproduction;
• c) location de matériel reprographique et d'accessoires;
• d) achat de provisions pour photocopieuses;
• e) études de rentabilité quant aux frais d'impression et au choix d'un fournisseur.

DISPONIBILITÉ DES SERVICES

2. Tous les services énumérés ci-dessus s'obtiennent à la Section de reprographie. Les priorités à appliquer dans la prestation de services et dans l'allocation des ressources disponibles figurent à l'article 4 du Règlement 82.

3. Les services de photocopie s'obtiennent aux satellites de la Section de reprographie ou au moyen de photocopieuses payantes ou par cartes de débit situées sur le campus.

MODES DE COMMANDE

4. Pour obtenir des services de photocopie à petit tirage (jusqu'à 100 copies par original) de l'un des satellites, il faut employer un des deux formulaires de demande de reproduction SA06-RS35 et SA06-RS12 (annexes A et B respectivement.)

Pour obtenir des services de photocopie à grand tirage, il faut remplir la demande de reproduction et un bon de commande adressé au fournisseur selon le contrat négocié par le Service des approvisionnements.

Pour obtenir des services de photocomposition et de papeterie, il faut remplir le contrat d'achat et l'adresser au fournisseur selon le contrat négocié par le Service des approvisionnements.

Acheminer vos demandes à la coordonnatrice des contrats.

Pour obtenir des services d'imprimerie, il faut remplir le formulaire de demande de reproduction, présenter ou acheminer les demandes à la coordonnatrice des contrats. La coordonnatrice vous conseillera sur la marche à suivre.

5. La demande doit indiquer :

• a) le code du compte auquel les frais seront portés;
• b) la signature de la personne autorisée du département d'où émane la demande;
• c) le nombre de pièces originales;
• d) la quantité requise;
• e) si le travail doit être effectué sur papier blanc ou de couleur;
• f) la qualité du papier;
• g) la couleur de l'encre;
• h) s'il y a lieu de perforer;
• i) s'il y a lieu d'assembler;
• j) s'il y a lieu de brocher;
• k) s'il y a lieu de plier;
• l) toutes remarques spéciales au sujet du travail, ex. recto-verso, etc.

6. La Section de reprographie ou le fournisseur remplira la commande d'après les indications fournies et expédiera le travail à l'adresse indiquée.

7. Les formulaires de demande s'obtiennent en appelant 4-5041.

CARACTÈRE CONFIDENTIEL DU TRAVAIL

8. Le caractère confidentiel du travail exécuté est respecté dans les conditions suivantes :

i) cacheter l'enveloppe avec soin à l'aide de ruban gommé; la signature du demandeur doit figurer en diagonale sur le ruban afin qu'il soit possible de détecter s'il y a eu intervention;

ii) indiquer clairement le nom, l'adresse complète et le numéro de téléphone de la personne à contacter une fois le travail terminé;

iii) écrire Confidentiel sur l'enveloppe et sur la demande;

iv) indiquer le mode de livraison, c'est-à-dire si le travail doit être mis à la poste ou si on passera le prendre.

• a) le travail est apporté à la Section de reprographie par un messager spécial ou par la personne même;
• b) si le travail est envoyé par la poste, il faut prendre les mesures de précaution qui s'imposent, à savoir :
• c) le demandeur peut surveiller l'exécution du travail et en prendre livraison le jour même lorsque c'est possible;
• d) la Section de reprographie postera un travail confidentiel en se servant d'une enveloppe cachetée qui portera une étiquette Confidentiel indiquant le numéro de téléphone, l'adresse complète et le nom du destinataire.

EXCEPTION

9. Aucune exception à la présente méthode ne peut être faite sans l'approbation écrite du vice-recteur à l'Enseignement et à la recherche.

Révisée le 8 avril 1992

(Service d'audiovisuel et de reprographie)