Règlement 21
Approuvé Bureau des gouverneurs 2011.36FRAIS DE VOYAGE
OBJECTIF
1. Le présent règlement, ainsi que la Méthode 16-11 établit les modalités, conditions et lignes directrices régissant le remboursement des frais de voyage pour le compte de l’Université ou en lien avec des fonds administrés par l’Université, quelle qu’en soit la source de financement : fonds d’exploitation de l’Université, subvention ou autre source administrée par l’Université.
Le règlement vise à :
a) Assurer l’approbation, au préalable, de tout voyage pour le compte de l’Université;
b) Fournir un ensemble de principes pour l’établissement des lignes directrices de la Méthode 16-11 concernant le remboursement des frais de voyage admissibles pour assurer l’utilisation efficace des ressources publiques;
c) Assurer la transparence, la responsabilité et la conformité aux règlements liés à la comptabilité et aux exigences de déclaration; et
d) Gérer tout voyage autorisé de manière cohérente et économique et selon des principes de transparence et d’équité.
PORTÉE ET APPLICATION
2. Ce règlement s’applique aux frais de voyage engagés par les employés, les demandeurs et les voyageurs approuvés (selon la définition indiquée dans ce document) pour le compte de l’Université ou en lien avec des fonds administrés par l’Université.
3. Ce règlement et la Méthode 16-11 n’ont pas préséance sur les dispositions liées aux frais de voyage applicables aux conventions collectives entre l’Université et les syndicats représentant les membres du personnel. Pour les membres de l’APUO, voir Annexe B à la fin de la Méthode 16-11.
4. Dans le cas où les règlements d’un organisme de financement relatifs à une demande de remboursement de frais admissible diffèrent du présent règlement, la règlementation la plus rigoureuse s’applique.
DÉFINITIONS
5. Dans le présent règlement, les définitions suivantes s’appliquent :
a) « Voyageur approuvé » désigne une personne qui n’est pas un employé selon la définition ci-dessous, mais qui est appelée à voyager pour le compte de l’Université.
b) « Approbateur autorisé » désigne une personne occupant une position d’autorité sur un employé ou un voyageur approuvé et qui a l’autorité d’approuver l’affectation de ressources universitaires.
c) « Demandeur » désigne un « employé » ou un « voyageur approuvé » qui demande un remboursement de frais de voyage.
d) « Dépense admissible » désigne les frais de voyage admissibles à un remboursement par l’Université selon ce règlement et en particulier selon les principes établis dans la Méthode 16-11.
e) « Employé » désigne une personne qui détient un poste régulier ou qui fait partie d’une convention collective à l’Université d’Ottawa ou qui a à son actif plus de douze mois de service continu financé par une subvention ou une autre source de fonds gérée par l’Université.
f) « Voyage » désigne un déplacement à l’extérieur d’Ottawa et Gatineau, et dont la définition plus particulière se trouve à l’Annexe A de la Méthode 16-11
g) « Université » désigne l’Université d’Ottawa.
h) « Pour le compte de l’Université » signifie des dépenses découlant des activités, services et fonctions liées à enseignement, la recherche et l’administration de l’Université,
PRINCIPES GÉNÉRAUX
6. Une dépense admissible doit :
a) servir à un voyage approuvé par l’approbateur autorisé pour le compte de l’Université;
b) être juste et équitable;
c) être suffisamment expliquée et documentée;
d) faire l’objet d’aucune demande de remboursement de la part d’une autre source ou être inadmissible à ce remboursement;
e) pouvoir résister à l’examen de vérificateurs et du public.
APPROBATIONS ET RESPONSABILITÉS
7. Il incombe à l’employé ou au voyageur approuvé d’obtenir l’approbation écrite de l’approbateur autorisé avant tout voyage.
8. Tout voyage d’un employé ou d’un voyageur approuvé dépend de la disponibilité des ressources financières affectées à cette fin et de l’approbation de l’approbateur autorisé. Il incombe à l’approbateur autorisé de s’assurer que les voyages et les demandes de remboursement sont conformes au présent règlement et à la Méthode 16-11.
9. Un approbateur autorisé ne peut approuver ses propres frais de voyage.
DEMANDE DE REMBOURSEMENT
10. L’Université n’est pas obligée de rembourser des frais de voyage non approuvés à l’avance. Les frais de voyage sont remboursés seulement dans la mesure où ils sont conformes aux principes généraux sur les dépenses admissibles établis dans ce règlement et à toute autre exigence établie dans la Méthode 16-11. Le cas échéant, en soumettant une demande de remboursement de frais de voyage, le demandeur doit divulguer toutes autres sources de remboursement possible.
11. Le demandeur et l’approbateur autorisé ont la responsabilité conjointe de s’assurer que toute demande de remboursement de frais de voyage est complète, exacte et soumise conformément à ce règlement et à la Méthode 16-11. La demande de remboursement de frais de voyage doit être approuvée et signée par l’approbateur approuvé, et soumise dans les délais prescrits par la Méthode 16-11 accompagnée des reçus originaux et autre documentation en appui aux frais de voyage.
12. Tous frais de voyage lié à un groupe ne peuvent faire l’objet d’une demande de remboursement que de la part de la personne détenant le niveau d’autorité le plus élevé. Les frais de voyage d’un approbateur autorisé ne peuvent faire l’objet d’une demande de remboursement par une personne relevant de cet approbateur autorisé.
13. Il incombe au demandeur de rembourser tout paiement en trop même si le demandeur quitte ou a quitté son emploi à l’Université ou même si la relation du demandeur avec l’Université est terminée ou se terminera sous peu.
14. La signature du chercheur principal doit figurer sur toute demande liée à des dépenses imputées à des subventions ou contrats de recherche comme l’exigent les agences de financement.
TENUE DE DOSSIERS
15. Aux fins d’une éventuelle vérification, l’Université doit maintenir une bonne tenue de dossiers pour le remboursement des dépenses admissibles. Ainsi, le demandeur, l’approbateur autorisé et toute personne dans les facultés ou services ayant des tâches liées à l’approbation des voyages et aux demandes de remboursement doivent conserver une bonne tenue des dossiers en lien avec les voyages.
VÉRIFICATION ET AJUSTEMENT
16. L’Université se réverse le droit de vérifier les réclamations de dépenses de voyage et les remboursements. L’approbation et le remboursement d’une dépense ne constituent pas son acceptation définitive. Tout remboursement peut faire l’objet de révision ou d’ajustement de la part du Service des finances, du Bureau de la vérification interne, d’agences ou de vérificateurs externes. La décision définitive liée à tout ajustement revient au vice-recteur aux ressources. Les demandeurs doivent rembourser tout montant refusé ou ajusté par la suite.
INTERPRÉTATION
17. Le vice-recteur associé aux ressources financières est chargé de l’interprétation de ce règlement. Son application relève de la direction des facultés et services, conjointement avec le vice-recteur associé aux ressources financières.
EXCEPTION
16. Il ne peut y avoir aucune exception au présent règlement sans l’autorisation préalable du vice-recteur aux ressources.
MODIFICATION
18. Aucune modification au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation du Comité Finances et de Trésorerie du Bureau des gouverneurs.
Révisé le 19 décembre 2011
(Service des ressources financières)