Règlement 34
Approuvé Comité d'administration 1606.2ACTIVITÉS DE MARKETING ET DE COMMUNICATIONS
BUT
1. Ce règlement a pour but d'assurer que l'Université d'Ottawa projette toujours une image de marque cohérente et uniforme, notamment sur le Web. Pour ce faire, les services et les facultés, y compris les instituts, les chaires et les centres, doivent aligner leurs activités de marketing et de communications sur la stratégie d'ensemble établie annuellement par le Service du marketing et des communications (SMC).
PRINCIPES
2. Les facultés et les services doivent confier la gestion des activités de marketing et de communications à une seule et même personne, à savoir l'agente ou l'agent du marketing et des communications (AMC), et désigner quelqu'un ayant les connaissances et l'autorité nécessaire pour la remplacer en son absence.
Lorsque les activités de marketing et de communications ne justifient pas un poste à temps plein, ces fonctions doivent néanmoins être confiées à une seule et même personne dans l'unité. Si la gestion de ces activités ne relève d'aucun poste en particulier, cette responsabilité sera assumée par la directrice ou le directeur administratif.
3. Les membres du personnel enseignant, administratif et de soutien qui ont besoin de services de marketing et de communications doivent d'abord consulter l'agent ou l'agente de marketing et de communications de son secteur. Elle ou il collabore avec le SMC et profite des outils de gestion de projets offerts sur le site Web du SMC (accès contrôlé).
4. L'AMC prépare et soumet au SMC un plan annuel de marketing et de communications. Le SMC identifie, dans ce plan, les activités qui s'inscrivent dans la stratégie d'ensemble de l'Université, puis les inclut dans le plan intégré annuel qu'il soumet au comité directeur du marketing et des communications.
5. L'AMC doit s'adresser au SMC pour obtenir les services de professionnels de la création et de la langue en vue de la réalisation des activités approuvées. Ces services comprennent la conception graphique, la rédaction, la révision, la correction d'épreuve et la traduction.
6. L'AMC doit s'adresser au SMC pour obtenir les services de professionnels de la communication en vue de la réalisation des activités approuvées. Ces services incluent les relations avec le public, la diffusion dans les médias, l'organisation et la gestion des événements médiatiques, la rédaction des communiqués et des avis aux médias, la familiarisation avec les médias, la gestion des communications en temps de crise et l'aide dans l'organisation, par l'Université, de grands événements.
7. Le SMC a un photographe attitré dont la tâche est de constituer et de conserver des archives photographiques des activités et des événements qui ont une valeur historique pour l'Université. Les membres de la communauté universitaire peuvent s'adresser directement à ce photographe pour obtenir ses services. Une fiche descriptive est créée pour chaque photo et les originaux sont conservés aux Archives de l'Université.
8. L'AMC doit s'adresser au SMC pour obtenir des conseils d'expert et pour s'assurer de la qualité tant de la présentation que de la langue dans toutes les activités externes de marketing et de communications, même celles que le SMC n'a pas retenues dans la stratégie d'ensemble annuelle.
9. Les services fournis par le personnel du SMC pour les projets approuvés sont gratuits. Par contre, le coût de diffusion des annonces, d'impression et les autres dépenses directes sont à la charge de la faculté ou du service.
10. Le SMC reconnaît qu'il est impossible de prévoir toutes les activités de marketing et de communications et de les détailler à l'avance dans le plan annuel. Lorsque les facultés ou les services peuvent profiter d'occasions inattendues pour mettre en valeur l'image de marque de l'Université, l'AMC doit consulter le SMC avant d'aller de l'avant. Le SMC évalue alors les diverses possibilités, afin de trouver la façon la plus avantageuse et efficace de tirer parti des occasions qui se présentent (annonces, commandites, publicité, activités commerciales, etc.).
Diffusion d'annonces
11. Cela nuit à notre image de marque quand, sans le savoir, plusieurs unités diffusent une annonce le même jour dans le même média, surtout si cela n'était pas prévu ou si chaque annonce est de conception différente. Pour éviter ce genre de situation, l'AMC doit consulter le SMC avant de faire les arrangements de parution d'une annonce. Pour remédier à pareille situation, les unités pourraient utiliser un même modèle, acheter de l'espace pour une seule annonce mais plus grande, modifier la date de parution des annonces ou encore choisir des publications distinctes ayant des lectorats semblables.
Commandite
12. Le SMC coordonne la recherche de commandites pour l'Université et élabore les règlements fixant les principes et les critères applicables aux commandites d'activités externes.
Activités publicitaires et commerciales
13. Les facultés et les services doivent consulter le SMC avant de signer des ententes autorisant des organismes externes à réaliser des activités publicitaires ou commerciales à l'Université ou dans ses publications (imprimées ou électroniques).
13.1 Le SMC élaborera les règlements applicables aux activités publicitaires et commerciales des organismes externes.
RESPONSABILITÉS
14. Le comité directeur du marketing et des communications détermine les orientations stratégiques du SMC et commente les plans détaillés mis au point par le SMC de concert avec le Réseau marketing et communications.
15. Le personnel des facultés et des services doit consulter son AMC avant d'entreprendre toute activité ayant une dimension de marketing ou de communications externes.
16. Le SMC siège à tout comité universitaire qui traite d'activités de marketing et de communications.
17. Le SMC préside le comité des normes graphiques.
18. Le SMC est un partenaire actif dans l'application des nouvelles politiques régissant l'orientation et la gestion du site Web de l'Université.
19. Les agents et agentes de marketing et de communications ont l'obligation de participer aux activités du Réseau marketing et communications, y compris d'assister aux réunions mensuelles. À cause de sa structure matricielle, le SMC participe à l'élaboration et à la révision de la description de tâche des agents et des agentes de marketing et de communications et peut formuler des commentaires dans l'évaluation de leur rendement.
DÉFINITIONS
20. Image de marque : perception que le grand public et nos partenaires ont de l'Université, grâce notamment à notre présence sur le Web.
21. Communications externes : diffusion d'information vers la communauté universitaire, ses partenaires et le monde en général.
22. Activités de marketing : actions visant à mettre en valeur l'image de l' Université au moyen de véhicules divers tels que l'imprimé, la radio, la télévision et la publicité dans les moyens de transport.
23. Publicité : diffusion d'un message créé et présenté dans le seul but de promouvoir un établissement ou son produit.
24. Commandite : soutien reçu ou apporté à l'égard d'un projet, d'un programme ou d'un événement et qui fait généralement l'objet d'une reconnaissance publique.
25. Activité commerciale : toute activité génératrice de recettes et toute activité de collecte de fonds organisée sur le campus par une entreprise ou un organisme externe.
EXCEPTION
26. Il ne peut y avoir aucune exception à ce règlement sans l'autorisation écrite du Comité d'administration.
Publié le 2 mai 2001
(Communications Directorate)