Approuvé Comité exécutif du Bureau des gouverneurs 67.23
PETITE CAISSE
RÈGLEMENT
1. Chaque faculté ou service a l'autorisation de garder une petite caisse en vue de faciliter le remboursement de certaines dépenses.
2. Les facultés ou services qui perçoivent des revenus peuvent aussi demander un fonds de caisse (différent d'une petite caisse) afin d’avoir en main les coupures nécessaires pour rendre la monnaie.
3. Pour obtenir une petite caisse ou un fonds de caisse, la direction administrative ou l’agent d’administration d'un service ou d'une faculté doit présenter au Service des finances une demande écrite, autorisée par le directeur ou le doyen responsable pour obtenir une petite caisse ou un fonds de caisse.
4. Le présent règlement s’applique seulement à la gestion des petites caisses. La gestion des fonds de caisse est couverte pas le Règlement 27, Contrôle de la facturation, des remises et des dépôts.
5. Le nombre et la gravité des vols sont souvent proportion des sommes contenues dans les petites caisses. On doit donc maintenir ces sommes au strict minimum.
6. La valeur de la petite caisse ne doit pas excéder le montant le moins élevé de ce qui suit :
- a) la somme nécessaire pour régler les petites factures au cours d'une période d'un mois, ou
- b) 1 500 $ ou
- c) jusqu’à 5 000 $, sur approbation du Service des finances.
7. La petite caisse doit servir uniquement à payer les dépenses jusqu'à 300 $ (plus taxes), compte tenu des restrictions énoncées à l'article 9. Dans les cas exceptionnels où il faut dépasser cette somme, comme pour le règlement des factures payables à la livraison, il faut inscrire tous les détails de la transaction sur la pièce justificative.
8. La petite caisse doit être gardée en lieu sûr dans un coffret fermé à clé et confiée à un seul gardien, qu'on tiendra personnellement responsable de ces fonds. Le gardien ne peut être une personne autorisée à approuver les dépenses imputées au budget.
RESTRICTIONS (voir aussi le point 7. ci-dessus)
9. Il est défendu d'utiliser la petite caisse pour :
a) verser une rémunération quelconque (traitement, salaires, honoraires, etc.)
b) encaisser des chèques;
c) consentir des prêts;
d) rembourser les dépenses de voyage spécifiées au Règlement 21;
e) payer des frais d'inscription associés à un voyage spécifié dans le Règlement 21;
f) rembourser des dépenses personnelles (contraventions, certificat médical, etc.)
g) acheter des boissons alcoolisées;
h) rembourser des dîners ou des fêtes de Noël, des réceptions, des fleurs, des cadeaux, etc.;
i) acheter café ou boissons gazeuses, sauf dans le cas d'une réunion officielle à laquelle participent des visiteurs.
10. Dans la mesure du possible, il faut acheter les provisions diverses des fournisseurs avec qui Approvisionnements et services a négocié un contrat.
RÉAPPROVISIONNEMENT
11. Il faut réapprovisionner la petite caisse au moins une fois par mois, surtout avant la fin des mois de mars et d'avril de chaque année.
12. Pour obtenir un remboursement, il faut suivre la «Procédure administrative de gestion de la petite caisse» sur le site web du Service des finances.
13. Il est absolument défendu de réapprovisionner la petite caisse au moyen de revenus provenant d'autres sources; il faut plutôt remettre ces fonds au Service des finances conformément au Règlement 27.
DÉBOURSÉS
14. Une pièce justificative doit accompagner tout déboursé. Veuillez vous référer à la «Procédure administrative de gestion de la petite caisse» pour plus d'information.
15. Les dépenses qui sont remboursées au moyen de la petite caisse doivent être soumises pour remboursement à l’intérieur de 30 jours. De vieilles pièces justificatives pourraient être refusées.
16. La personne responsable d'autoriser les dépenses au budget visé (ou sa ou son mandataire) doit approuver, par écrit, toute pièce justificative.
17. Le ou la bénéficiaire d'une subvention ou d'un contrat de recherche (ou sa ou son mandataire) doit approuver les paiements à imputer à sa subvention ou à son contrat de recherche.
18. Il est permis de faire une avance de fonds à un membre du personnel pour une dépense autorisée. Une pièce justificative approuvée comme il se doit, et faisant mention du but de l'avance, doit appuyer cette avance.
VÉRIFICATION
19. La petite caisse pourra faire l'objet de vérifications à l'improviste. Elle devra toujours contenir le solde exact en argent ou en pièces justificatives, ou les deux. Il est donc important d'équilibrer la petite caisse en tout temps.
AVERTISSEMENT
20. Toute personne qui ne respecte pas les directives établies s'expose à des sanctions disciplinaires, y compris la possibilité de renvoi.
INTERPRÉTATION
21. La direction du Service des finances est chargée de l'interprétation de ce règlement. Son application relève conjointement de la direction des facultés et services et de la direction du Service des finances.
22. Veuillez consulter la «Procédure administrative de gestion de la petite caisse» pour des renseignements additionnels.
EXCEPTION
23. Il ne peut y avoir aucune exception au présent règlement sans l'approbation écrite du vice-recteur aux ressources.
Révisé le 8 novembre 2006
(Service des finances)