FAQs

Qui peut faire appel à l’Ombudsman?

L’Ombudsman offre ses services à l’ensemble de la communauté universitaire, soit:

  • les étudiants, peu importe le cycle d’études;
  • les candidats à l’admission;
  • les diplômés et les anciens étudiants;
  • les professeurs et les chargés de cours;
  • les chercheurs affiliés;
  • le personnel administratif, les employés et le personnel de soutien.

Les demandes de services et les plaintes doivent être présentées par les personnes elles-mêmes et ne peuvent être soumises par des amis, des parents ou des tiers.

Qu’est-ce qu’un Ombudsman?
  • L’Ombudsman est un service impartial et indépendant de toute structure administrative universitaire ou étudiante existante.
  • Il agit de façon juste et impartiale, en toute confidentialité.
  • C’est un service gratuit et bilingue.
Quand doit-on faire appel à l’Ombudsman?
  • Quand on se sent lésé face à ses droits.
  • Quand on estime subir une situation injuste.
  • Quand on croit être victime d'une injustice.
  • Quand on cherche de l'information ou des conseils sur tout sujet relevant de la compétence de l'Ombudsman.
  • Quand on a besoin d’informations ou de conseils sur les recours existants.
  • Quand on veut porter plainte et que les recours normaux d’appels prévus aux règlements ont été épuisés.
Pour quels genres de questions peut-on habituellement faire appel à l'Ombudsman?
  • Encadrement pédagogique;
  • Application de règlements disciplinaires;
  • Problème financier (bourses, aide financières);
  • Problèmes de relations avec collègues ou patrons ( à l'exclusion des articles des conventions collectives);
  • Questions d'ordre académique;
  • Questions relatives à la règlementation des études (refus d'admission, exclusion d'un programme, reconnaissance des acquis);
  • Droits de la personne.
Que peut faire l’Ombudsman?
  • L’Ombudsman agit comme source d’information relativement aux politiques, procédures, règles et normes. C'est la meilleure adresse si vous ne savez pas quels sont vos recours, comment procéder ou à qui vous adresser pour obtenir de l’aide. Elle réfère les membres de la communauté aux services appropriés.
  • Elle aide à identifier et à évaluer des solutions de rechange pour gérer un conflit. L’Ombudsman écoute les parties en toute confidentialité et tente d’éclaircir la nature du problème. Elle peut faire des demandes d’information informelles pour compléter son analyse des faits. Elle agit au besoin en tant que facilitateur et médiateur et explore les options qui s’offrent au plaignant.
  • Une fois tous les recours épuisés, Elle a le droit d’examiner toute plainte. Elle a alors accès à tous les dossiers, documents, rapports et renseignements nécessaires à ses fonctions. Elle peut alors faire des recommandations par écrit aux personnes concernées.
  • Elle peut recommander des ajustements aux règlements et politiques et l’harmonisation et la simplification de procédures pour améliorer l’efficacité des systèmes. Ces recommandations sont la plupart du temps présentées aux autorités universitaires et à la communauté dans le rapport annuel de l’Ombudsman.
Quelles sont les limites d'intervention de l'Ombudsman?
  • L’Ombudsman ne peut examiner formellement une plainte avant que le demandeur ait épuisé les recours à sa disposition.
  • L’Ombudsman ne peut renverser des décisions prises par une instance administrative en conformité avec les règlements en place.
  • L’Ombudsman ne peut intervenir de quelque manière que ce soit dans des situations couvertes par une convention collective valide.
Quelles sont les mesures de la confidentialité?

Toute discussion tenue avec le Bureau de l’ombudsman, y compris le simple fait d’avoir contacté l’Ombudsman, sont considérés comme des informations confidentielles. Ni les instances supérieures de l’université, ni les associations étudiantes ne peuvent avoir accès à cette information et aux dossiers que maintient l’Ombudsman.

Toute divulgation doit faire l’objet de votre consentement par écrit.

Ceci dit, si une Cour de justice exige le contenu du dossier, l’Ombudsman est tenu de respecter la Loi. De même, si l’Ombudsman a de bonnes raisons de croire que la vie ou la sécurité d’une ou des personnes concernées sont en jeu, ou qu’un crime grave a été ou pourrait être commis, elle se doit, de par la Loi, de passer outre au serment de confidentialité et de fournir aux autorités compétentes les informations requises.

L'Ombudsman doit-elle rendre des comptes?

L'Ombudsman prépare et publie un rapport annuel qu'elle met à la disposition de toute la communauté universitaire sur son site web. En connaître plus sur le mandat de l'ombudsman.

Peut quelqu'un d’autre soumettre une plainte auprès de l’Ombudsman en mon nom?

Non. Les demandes de services et les plaintes doivent être présentées par les personnes elles-mêmes et ne peuvent être soumises par des amis, des parents ou des tiers.

Faut-il payer pour consulter l'ombudsman?

Non. Il n’y a aucun frais de consultation au Bureau de l’Ombudsman.

Comment nous sommes financés?

Le Bureau de l'ombudsman est financé par la FÉUO, l'Université d'Ottawa et la GSAÉD. Il est important de souligner que l’ombudsman et l’ombudsman adjoint ne sont pas employés par l'Université, ce qui permet à l'équipe de rester indépendant des structures administratives et gouvernementales de l’Université.

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