Accessibilité Excel pour MAC

Préalables

Tronc commun

  • La rédaction accessible
  • L’accessibilité lors de la conversion de Word à PDF
  • Vérifier l’accessibilité et corriger les fautes d’accessibilité en PDF

Liens externes à télécharger

Contenu

A.Créer un fichier Excel accessible
La rédaction accessible
  • L’accessibilité doit être prise en considération dès la rédaction de votre contenu. L’atelier La rédaction accessibleprésente les notions de base qui vous aideront à concevoir un message accessible.
Intégrer l'accessibilité
  • La plupart des étapes liées à la création d'un PDF accessible à partir d'un document Excel sont exécutées lors de la création du document Excel, et non pas lors de sa conversion en un document PDF.

Document properties

Propriétés d'un document (métadonnées)

Les métadonnées comprennent des informations sur le document comme :

  • le titre,
  • l’auteur,
  • l’objet,
  • les mots clés du document,
  • la langue du document.

Ces propriétés sont conservées lorsque le document est publié dans un autre format.

Ajouter des métadonnées
  1. Cliquez sur l'onglet Fichier (1), puis sur Propriétés (2).
  2. Sélectionnez l'onglet Résumé (3) et insérez un titre et toute autre propriété (4), puis cliquez sur OK (5).

Language

Définir la langue principale d'édition d'un document
  1. Sous l’onglet Outils (1), sélectionnez Langue (2).
  2. Dans la boîte de dialogue de Langue, sélectionnez la langue de votre document dans la liste déroulante (3) et choisissez une Langue (4).
  3. Cliquez sur OK (5).

Insérer un message d'aide pour le lecteur d'écran
  • Un message d'aide procure de l'information au lecteur d'écran dans la navigation du document.
  • Exemple : “Appuyez sur TAB pour vous déplacer vers les zones de saises. Appuyez sur HAUT ou BAS dans la colonne A pour parcourir le document.
  • Insérez un court message d'aide dans la cellule A1, changez la couleur pour correspondre à celle en arrière plan et choissisez réduire le texte pour l'ajuster. LE texte ne sera pas visible mais il pourra tout de même être lu par le lecteur d'écran.

    Inserting short text

Shrinking text to fit

Titles

Ajouter ou changer le nom d'une feuille de cacul
  1. Double-cliquez sur l'onglet correspondant à la feuille de calcul.
  2. Insérez un nouveau nom.

    Condition:

      – Pas plus de 31 caractères

      – Pas de caractères spéciaux (backslash and crochets, etc.)

      – Doit être descriptif 

Ajouter ou changer le nom d'un tableau
  • Placez les titres de tableauxdans la première colonne (1) pour que le lecteur d'écran puisse les trouver facilement.
  • Le titre peut utiliser plus d'une rangée et plus d'une cellule, mergées pour centrer le titre (2).
  • Le titre doit être descriptif avec un nom unique pour chaque tableau.
Fusionner des cellules

  1. Sélectionnez les cellules à merger (1)
  2. Cliquez sur l'onglet Accueil (2).
  3. Dans le groupe Alignement (3), sélectionnez Fusionner & Centrer (4).

Les cellules peuvent être fusionnées sous forme de titres, mais pas si elles contiennent des données du tableau.

Merging cells

Exemple d'un titre de tableau descriptif

Not a descriptive title

A descriptive title

“Project Plan” devrait être remplacé par “Office 2010 Accessibility Training Module Timeline, Summer 2012”

SmartArt

Insérer un graphique SmartArt
  1. Dans l’onglet Insérer (1).
  2. Cliquez sur Graphique SmartArt (2).
  3. Dans la boîte de dialogue Insérer un Graphique SmartArt, sélectionnez une disposition (3 & 4).
  4. Choisissez la forme voulue (5).
Éditer un graphique SmartArt
  1. Cliquez sur le graphique SmartArt que vous voulez modifier,
  2. Cliquez (1) sur le coté gauche en haut;
  3. Cliquez (2) pour ajouter ou effacer une forme;
  4. Cliquez (3) pour bouger une forme dans différente direction.

    Edit SmartArt graphic dialog box

Texte alternatif sur SmartArt
  1. Sélectionnez l’illustration qui doit être commentée.
  2. Faites un clic droit sur cette illustration.
  3. Choisissez la fonction Format de la forme (1).

Smartart graphic format shape tab

Dans la boîte de dialogue :

  1. Cliquer sur l’onglet Option de forme puis sous Taille et Propriété, sélectionnez l’onglet Texte de remplacement (2).
  2. Entrez votre titre dans la boîte Titre (3).
  3. Entrez votre description dans la boîte Description (4).
  4. Cliquez sur OK (5).

Smartart graphic alt text dialogue box

Images

Texte alternatif sur image

Dans la boîte de dialogue :

  1. Cliquer sur l’onglet Option de forme puis sous Taille et Propriété, sélectionnez l’onglet Texte de remplacement (2).
  2. Entrez votre titre dans la boîte Titre (3).
  3. Entrez votre description dans la boîte Description (4).
  4. Cliquez sur OK (5).

Smartart graphic alt text dialogue box

Texte alternatif dans les versions antérieures d'Excel

Le vérificateur de compatibilité affichera un message lorsque des éléments tels que des tableaux ou des tableaux croisés dynamiques ont un texte altérnatif parce ce dernier n'a pas été pris en charge par certaines versions antérieures d'Excel.
Cela n'entraîne pas une perte importante, mais vous voudrez peut-être supprimer tout texte altérnatif avant d'enregistrer votre classeur dans une version antérieure d'Excel.

Charts

Texte alternatif dans un diagramme
  1. Les diagrammes créés sous Excel n'ont pas d'espace dédié au texte altérnatif.
  2. Dans une des cellules du diagramme, insérez une desciption.
  3. Cachez la description en changeant la couleur du texte avec celle de l'arrière-plan. 

Adding alternate text to a chart

Tables

Créer ou insérer un tableau de données

Cliquez sur l'onglet Insérer (1), puis sur Tableau (2).

Insert table tab
Surlignez les cellules que vous désirez inclure dans votre tableau (3).

Cursor rectangleDans Créer un tableau (4), cliquez sur  on Insérer Tableau avec En-Têtes (5).

Insert table with headers
Préciser l'en-tête de rangées et de colonnes
  1. Cliquez n'importe où dans le tableau.
  2. Sous l'onglet Tableau (1), cochez En-tête Rangée et/ou Première Colonne (3) dans les Options de Tableau (2).

    Table options tab

Table options
En-tête de lonnes et de rangées (règles)
  1. Chaque tableau doit avoir une en-tête logique pour chaque colonne et chaque rangée.
  2. Ne laissez aucune en-tête vide.
    No blank column header
Éviter des colonnes et des rangées vides
  1. Évitez les colonnes et les rangées vides dans un tableau. 
  2. Réajustez les rangées et les colonnes afin de créer l'espace nécessaire pour la bonne lecture du tableau.
  3. Ne laissez pas la colonne A vide afin de simuler une marge.

Si vous avez plus de deux tableaux sur la même feuille de calcul...

  Laissez une rangée vide entre chaque tableau - vous pouvez ajuster la rangée vide pour créer un espace visuellement agréable.

Avoid blank columns and rows
Cellules de données vides
  1. Insérez “No data” dans les cellules que vous désirez laisser vides.
  2. Changez la couleur du texte pour qu'elle corresponde à celle de l'arrière-plan. 

    No data cell

    Text is hidden

Links

Insérer un lien hypertexte
  1. Tapez et sélectionnez le text représentant le lien (URL) (1).
  2. Faites un clique-droit sur votre sélection, puis choisissez Lien hypertexte (2).

    Insert hyperlink open pane
  3. Sélectionnez Page Web (3) pour la source du lien.
  4. Dans le champs Attacher à (4),insérez votre (URL).
  5. Cliquez OK (5).

Insert hyperlink window

Insérer un document joint
  1. Sélectionnez Document (3b) pour la source du lien.
  2. Cliquez sur Sélectionner (4b).

    Insert hyperlink window
  3. Dans la fenêtre Choisir un document à joindre, sélectionnez votre fichier dans la liste de gauche (5b), double-cliquez sur le nom du document dans la liste du milieu (7b).
  4. Il se peut que vous ayez besoin de faire dérouler la liste (6b).
  5. Cliquez sur Ouvrir (8b).

    Choose a file window
  6. Le fichier URL apparaît dans le champs Attacher à (9b).
  7. Cliquez sur OK (10b)

    Insert hyperlink window

Cleanup

Retirer les commentaires

Les lecteurs d'écran ne peuvent pas lire les commentaires. Vous pouvez les supprimer ou les mettre dans une cellule.

Pour supprimer un commentaire :

  1. Faites un clique-droit sur la cellule contenant le commentaire.
  2. Choisissez Supprimer le commentaire.

    Remove cell comments
Définir la zone à imprimer
  1. Surlignez la zone du tableau que vous voulez imprimer.
  2. Cliquez sur Fichier (1).
  3. Sélectionnez Zone à imprimer (2) puis Définir la zone à imprimer (3).

    Set print area tab
  4. Une ligne bleue pointillée va apparaître sur votre feuille de calcul.

    Bleu dot
Cacher les cellules inutilisées

Cacher les rangées ou colonnes sauve du temps pour les personnes faisant usage de lecteurs d'écran ou de la navigation automatique du clavier.

Hidden rows and columns
Cacher colonnes et rangées

Colonnes


  1. Laissez une colonne vide à la droite de vos données.
  2. Sélectionnez la première colonne que vous voulez rendre invisible.
  3. Tout en maintenant la touche Shift enfoncée, préssez puis relachez simultanément les touches Fn + flèche droite sur votre clavier.
  4. La touche Shift toujours enfoncée, pressez la flèche droite de votre clavier (cela sélectionne toutes les colonnes).

    Left click and let the cursor hovering there
  5. Avec le curseur de la souris, survolez la zone sélectionnée, faites un clique-droit puis choisissez Cacher (1).

    Hide column tab



Rangées


  1. Laissez une rangée vide au bas de vos données.
  2. Sélectionnez la première rangée que vous voulez rendre invisible.
  3. Tout en maintenant la touche Shift enfoncée, préssez puis relachez simultanément les touches Fn + flèche droite sur votre clavier.
  4. La touche Shift toujours enfoncée, pressez la flèche du bas de votre clavier.

    Left click and let the cursor hovering there
  5. Avec le curseur de la souris, survolez la zone sélectionnée, faites un clique-droit puis choisissez Cacher (1).

    Hide rows tab
Rendre des cellules visibles
  1. Sélectionnez la dernière colonne ou la dernière rangée visible.
  2. Placez le curseur de la souris exactement sur la double ligne verticale à droite de l'en-tête de la colonne (1), et survolez la jusqu'à ce que votre curseur se transforme en une double ligne avec des flêches (2).

    Double vertical line
    Double arrows
  3. Cliquez et faites glisser sur la droite jusqu'a faire apparaître la dernière colonne.
  4. Sélectionnez la dernière colonne, faites un clique-droit puis choisissez Afficher
Supprimer des feuilles de calcul inutilisées
  1. Faites un clique-droit sur l'onglet correspondant à la feuille de calcul inutilisée.
  2. Cliquez Supprimer (1) dans la boîte de dialogue. 

    Unused worksheet tab
Fin de la feuille de calcul

Tapez ''Fin de la feuille de calcul'' dans la rangée directement située sous la dernière rangée de votre tableau.

End of worksheet row
Vérifier l'orthographe
  • Excel ne vérifie pas l'orthographe automatiquement.
  • Excel vérifie l'orthographe feuille de calcul par feuille de calcul.
  1. Dans l'onglet Révision (1), cliquez sur Orthographe (2) dans le groupe Vérification.
  2. Suivez les indications.

Review tab

Navigating a table

Définir la région du titre
  1. Sélectionnez la cellule en haut à geuche de votre tableau (1).
  2. Sous Insérer (2), choisissez Nom (3) puis Définir (4).

    Define name tab
  3. Dans le champs Noms dans la feuille de calcul (5),insérez un nom unique pour un tableau précis dans votre feuille de calcul. 

    Define name window

Checklist

Liste de vérification
  • Utilisez suffisament de contraste
  • Faites des titres descriptifs
  • Assurez-vous que les colonnes et les rangées ont un titre
  • Ne laissez pas de cellules vides inutilement
  • Utilisez la méthode adaptée pour insérer des liens
  • Retires les commentaires
  • Définissez la zone à imprimer
  • Masquez les colonnes et les rangées en trop
  • Supprimez les feuilles de calcul inutilisées
  • Vérifiez l'orthographe
  • Indiquez les propriétés du document
  • Fournissez les indications pour la navigation clavier au début de votre document
  •  Gardes les titres du tableau dans la première colonne
  • Fournissez un text altérnatif pour les images et les graphiques
  • Évitez les colonnes et les rangées vides
  • Écrivez ''Fin de la feuille de calcul'' au bas de votre tableau
  • Définissez la région du titre 
B. L'accessibilité de votre document Excel
Vérifier l'accessibilité
  1. Cliquez sur Fichier (1) et puis sur l'onglet Information (2) pour sélectionner Vérifier la présence de problèmes (3).
  2. Dans la liste, sélectionnez Vérifier l'accessibilité (4). (Vous serez automatiquement renvoyés sur la page de votre document, avec la liste des erreurs sur la droite.

 

Vérificateur d'accessibilité
Résoudre les erreurs d'accessibilité
  1. Résolvez les erreur mentionnées sur la droite.
  2. Pour plus d'information sur le Vérificateur d'accessibilité avec MS Excel, lisez les Règles utilisées par le vérificateur d'accessibilité.
  3. Note :Le vérificateur d'accessibilité de MS Excel est incompatible avec MAC. Pour pouvoir l'utiliser, télechargez Parallels Desktop for Mac software 9. ( En anglais)

Résoudre les erreurs d'accessibilité
C. Configurer PDF Maker
Pourquoi sauver sous format PDF ?
  • Vous pouvez établlir des mesures de sécurité (mots de passe, modifications apportées au document restreintes).
  • Vous pouvez compresser un fichier volumineux (facilite le partage et le téléchargement).
  • L'apparance et le contenu du fichier original est concervé lorsqu'il est ouvert sur un autre ordinateur avec une application différente ou une version d'application différente.
Convertir un document en PDF
  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, sélectionnez Fichier (1).
  2. Sélectionnez le sous-menu Enregistrer et envoyer (2).
  3. Sélectionnez Créer un document PDF/XPS (3).
  4. Sélectionnez Créer PDF/XPS (4) (une autre boîte de dialogue s’ouvrira).
  5. Allez dans la liste Type (1).
  6. Sélectionnez PDF (*.pdf) (2).
  7. Dans le champ Nom du fichier (3), entrez ou sélectionnez un nom pour le document.
  8. Cliquez sur le bouton Options (4) pour préciser les options de conversion. 

Converting a document to PDF

Définir un document PDF:

  1. Vérifiez que l’option Balises de structure de document pour l'accessibilité (2) est sélectionnée.
  2. Cochez dans les options PDF la case Compatible ISO 19005‑1 (PDF/A) (4).
  3. Cliquez sur OK.

Defining a PDF document

Définir un document PDF:

Cliquez sur le bouton Publier.

Publishing a document in PDF
D. Outils et ressources

Pour en savoir plus sur la création accessible de documents Excel

Formation à l'accessibilité : Introduction
Comment créer une campagne accessible
Comment intéragir en prenant compte de l'accessibilité
Comment créer du contenu web accessible
Trouver un expert

Marie-Claude Gagnon, Coordonnatrice de la conformité à l’accessibilité Web

613-562-5800 poste 7452
Marie-Claude.Gagnon@uOttawa.ca

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