Accessibilité Word sur PC

Préalables

Tronc commun

  • La rédaction accessible
  • L’accessibilité lors de la conversion de Word à PDF
  • Vérifier l’accessibilité et corriger les fautes d’accessibilité en PDF

Liens externes à télécharger

Contenu

A. Créer votre document Word
La rédaction accessible

L’accessibilité doit être prise en considération dès la rédaction de votre contenu. L’atelier la rédaction accessible présente les notions de base pour vous aider à concevoir un message accessible.

Propriétés de document

Propriétés d'un document (métadonnées)

Les métadonnées comprennent des renseignements sur le document comme :

  • le titre
  • l’auteur
  • l’objet
  • les mots clés
  • la langue

Ces propriétés sont préservées lors de la publication du document dans un autre format.

Définir les métadonnées
  1. Cliquez sur l’onglet Fichier (1) et lectionnez Afficher toutes les propriétés (2).
  2. Remplissez les champs Titre et Balises.

     

    File info tab
Définir la langue principale d'édition d'un document
  1. Cliquez sur l’onglet Fichier (1) et sélectionnez Options (2).
  2. Cliquez sur l’option Langue (3).
  3. Dans la boîte de dialogue, sous Choisir les langues d’édition (4), sélectionnez la langue de votre document dans la liste déroulante et choisissez une langue d’édition (5).
  4. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

 

Defining the primary language of a document

 

Définir la langue pour une section du texte

Si la langue d’édition correspondante est activée, Word est à même de détecter automatiquement la langue pour une section du texte donnée.

Activer plusieurs langues d'édition
  1. Cliquez sur l’onglet Fichier (1) et lectionnez Options (2).
  2. Cliquez sur l’option Langue (3).
  3. Dans la boîte dialogue, sous Choisir les langues d’édition (4), sélectionnez les langues de votre document dans la liste déroulante et choisissez une langue d’édition par défaut (5).
  4. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

    Choisir la langue principale du document

Paragraphes

Formater un paragraphe
  1. Cliquez sur l’ongleAccueil (1).
  2. Choisissez Paragraphe (2).
  3. Ouvrez la boîte de dialogue (3).
    Paragraph formatting
  4. Déterminel’alignementla justificationlinterlignelespacemenentre les paragraphes.

     

Styles

Jeux de style rapides

Les jeux de style rapides permettent d’utiliser des gabarits à l’aide de raccourcis placés sur le ruban Word.

Ils aident à créer rapidement les styles suivants :

  • Titres et sous-titres (Titre 1, Titre 2, Titre 3…);
  • Paragraphes;
  • Blocs de citation;
  • Accentuation d’une partie du texte ou d’un mot.

    Barre jeux de style rapide
Activer les jeux de style rapides

Après avoir placé le curseur sur le paragraphe ou le texte souhaité…

  1. Cliquez sur l’onglet  Accueil (1).
  2. Choisissez  Style (2).
  3. Ouvrez la boîte de dialogue (3).
  4. Choisissez le style désiré (4).
  5. Vous pouvez aussi modifier les styles dans la boîte de dialogue dans l’option Modifier les styles (5).

    Barre d'acceuil word
Titres et sous-titres
  1. Pour ajouter un titre, lectionnez le bon style de Titre dans la boîte Style (1).
  2. Pour changer de style de titre, cliquez sur Modifier les styles (2).

    Barre d'acceuil word

Listes

Créer des listes à puces ou à numéros

Dans le Ruban Word, sous l’onglet Accueil :

  1. Allez dans le groupe Paragraphe.
  2. Choisissez l’icône Puces pour les listes sans ordre hiérarchique.
  3. Choisissez l’icône Numérotation pour les listes ordonnées.
  4. Utilisez la fonctionnalité de création automatique en cours de frappe en appuyant sur la touche RETOUR pour ajouter l'élément suivant à la liste.
  5. Terminez la liste en appuyant deux fois sur RETOUR ARRIÈRE pour supprimer la dernière puce ou le dernier numéro de la liste.

Créer des sous-listes

  1. Appuyez sur les touches RETOUR et TAB ou cliquez sur les icônes (A).
  2. Créez des styles de liste avec l’une des boîtes de dialogue (B), comme la boîte Définir un nouveau style de liste.
  3. La séquence MAJ + TAB permet de revenir au niveau supérieur.

Boîte de dialogue définir un nouveau style de liste

Notes

Notes de bas de page et notes de fin de document

Note de bas de page

  • Elles servent à insérer des commentaires détaillés.
  • Elles sont placées à la fin de chaque page.
  • Elles comportent deux parties liées : l’appel de note et le texte de la note correspondante.
  • Elles permettent de naviguer entre texte et note.
  • Elles sont préservées même après la conversion du document dans d’autres formats.
Notes de fin
  • Elles servent à citer des sources.
  • Elles sont placées à la fin du document.
  • Elles comportent deux parties liées : l’appel de note et le texte de la note correspondante.
  • Elles permettent de naviguer entre texte et note.
  • Elles sont préservées même après la conversion du document dans d’autres formats.

Étapes :

  1. Sélectionnez l’endroit où l'appel de note doit être inséré.
  2. Cliquez sur l'onglet Références (1) dans le groupe Notes de bas de page (2).
  3. Cliquez sur Insérer une note de bas de page ou Insérer une note de fin (3).

Modifier le format des notes

  1. Allez dans le bloc Notes de bas de page.
  2. Cliquez sur Lanceur de boîte de dialogue (A).
  3. Dans Format (B), cliquez sur le format souhaité.

Personnaliser vos notes

  1. Cliquez sur Symbole, à droite de Personnalisée.
  2. Choisissez un symbole.
  3. Cliquez sur Insérer.

    Étapes insérer notes

Graphiques et images

Insérer un graphique SmartArt
  1. Cliquez sur l’onglet Insertion (1).
  2. Allez dans le bloc Illustrations (2).
  3. Cliquez sur l’icône SmartArt (3).
  4. Dans la boîte de dialogue Choisir un graphique SmartArt, sélectionnez une disposition (4).
  5. Cliquez OK (5).

    Étapes pour insérer un grapique smartart
Éditer un graphique SmartArt
  1. Sélectionniez votre graphique SmartArt pour accéder à l’onglet Création (1).
  2. Allez dans la zone Créer un graphique (2).
  3. Sélectionnez Volet Texte (3).
  4. Entrez votre texte dans la boîte de dialogue Entrez votre texte ici (4).
  5. Pour ajouter une liste de puces, cliquez sur licône Ajouter une puce (5) située au-dessus de licône Volet Texte.

    Étapes pour éditer un graphique smartart
Texte alternatif sur SmartArt ou image
  1. lectionnez l'illustration qui doit être commentée.
  2. Faites un clic droit sur cette illustration.
  3. Choisissez la fonction Taille… ou Format de la forme automatique…(selon le type dillustration).

Dans la boîte de dialogue :

  1. lectionnez longlet Texte de remplacement.
  2. Écrivez votre titre dans la boîte Titre.
  3. Écrivez votre description dans la boîtDescription.
  4. Cliquez sur Fermer.

Évitez les images descriptives flottantes

Les images descriptives qui ne sont pas alignées sur votre texte sont difficiles à naviguer et sont parfois inaccessibles pour les usagers qui utilisent un outil de lecture assistée. Le réglage de lalignement autour de limage à Haut et bas ou Aligné sur le texte permet de mieux structurer votre document et den faciliter la lecture.

Changer l'alignement du texte autour d'une image
  1. Cliquez sur l'image pour accéder aux Outils Image.
  2. Sous l'onglet Format, dans le groupe Organiser, cliquez sur Renvoyer à la ligne automatiquement et sélectionnez Aligné sur le texte ou Haut et bas.

     

    Wrap text tab

     

     

Envoyer une image décorative en arrière plan

Option 1 :

  1. Sélectionnez l'objet et sous l'onglet Format cliquez sur Renvoyer à la ligne automatiquement dans la section Organiser.
  2. Choisissez n'importe quelle option dans la liste sauf Aligné sur le texte.
  3. Faites un clique-droit sur l'objet.
  4. Sélectionnez Mettre à l'arrière-plan puis de nouveau Mettre à l'arrière plan dans la liste qui s'affiche.

Option 2:

  1. Faites un clique-droit sur l'object concerné.
  2. Sélectionnez Renvoyer à la ligne automatiquement et choisissez n'importe quelle option dans la liste sauf Aligné sur le texte.
  3. Faites de nouveau un clique-droit sur l'objet et sélectionnez Mettre à l'arrière-plan puis de nouveau Mettre à l'arrière-plan dans la liste qui s'affiche.

     

     

 

Aligné sur le texte
  1. Cliquez sur Ficher (1).
  2. Sélectionnez Options (2).
  3. Dans la boîte de dialogue Options Word (3), allez dans Options Avancées (4).
  4. Dans la section Couper, copier et coller (5), allez à Insérer/coller des images en tant que : (6).
  5. Choisissez n'importe quelle option dans la liste sauf Aligné sur le texte (7).

Créer des sommaires et des légendes
  1. Sélectionnez l’illustration à laquelle une légende doit être associée.
  2. Sous l’onglet Références (1), dans le groupe Légendes, cliquez sur Insérer une légende (2).

  3. Dans la boîte de dialogue Légende, précisez le texte de la légende sous Légende.
  4. Vérifier si l’étiquette est de type Figure et que la position est Sous la sélection.
  5. Cliquez sur OK pour insérer la légende.

Formules

Écrire une formule mathématique
  1. Cliquez à lendroit la formule mathématique doit être insérée.
  2. Sous longlet Insertion (1), dans le groupe Symboles (2), cliquez sur le lanceur de la boîte de dialogue sous line Équation (3).
  3. Cliquez sur Insérer une nouvelle équation.

     

    Barre d'acceuil word
  4. Un nouveau ruban de rédaction de formules mathématiques apparaîtra.
  5. Entrez une équation dans lobjet nouvellement créé.
  6. Insérez une légende en suivant les mêmes étapes que celles de la section précédente à la différence près que létiquette est de type Équation.
Écrire une formule mathématique dans Word avec un PC

 

 

Tableaux

Créer un tableau de données
  1. Dans l’onglet Insertion (1) du bloc Tableaux (2), cliquez sur le Lanceur de la boîte de dialogue sous l’icône Tableau (3).
  2. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Insérer un tableau (ne pas utiliser la fonction Dessiner un tableau!) (4).
  3. Sélectionnez le nombre de lignes et de colonnes.
  4. Fournissez une description générale ou d’ensemble du tableau sous forme de légende.

Donner un titre aux lignes et aux colonnes d'un tableau
  • Il est impossible de créer des lignes d’en-tête ou de colonne dans Word.
  • Vous pouvez préciser la ou les lignes d’en-tête au moyen de l’option Répéter les lignes d’en-tête. Word répétera automatiquement les titres d’un tableau long sur chaque nouvelle page consécutive à un saut de page automatique seulement (il est donc important de ne pas utiliser la touche CTRL + RETOUR pour créer un effet de saut de page, mais d’utiliser plutôt le saut de page automatique).
Répéter les lignes d'en-tête d'un tableau
  1. Sélectionnez la ou les lignes de titre de votre tableau et l’onglet Outils de tableau (1) apparaîtra (cette sélection doit inclure la première ligne du tableau).
  2. Dans l’onglet Disposition (2), sous le groupe Données (3), cliquez sur Répéter les lignes d’en-tête (4).

Empêcher le fractionnement des lignes dans un tableau
  1. Cliquez sur votre tableau.
  2. Dans Outils de tableau (1), cliquez sur longlet Disposition (2).
  3. Dans le groupe Tableau, cliquez sur Propriétés (3) pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés du tableau (4).
  4. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez longlet Ligne (5).
  5. Désactivez la case à cocher Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages (6).
  6. Cliquez sur OK (7).

Configurer les marges d'une cellule
1.lectionnez la cellule de votre tableau.
2.Dans Outils de tableau (1), cliquez sur longlet Disposition (2).
  1. Dans le groupe Tableau (3), cliquez sur Propriétés (4) pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés du tableau (5).
  2. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez longlet Cellule (6).
  3. Cliquez sur le bouton Options… (7) et, dans la nouvelle boîte de dialogue Options des cellules (8), finissez les marges de vos cellules (9).
  4. Cliquez sur OK (10) pour valider et cliquez de nouveau sur OK pour sortir de la boîte de dialogue Propriétés.

Insérer une légende de tableau
  1. Cliquez sur le tableau pour lequel vous voulez insérer une légende.
  2. Sous l’onglet Références (1), dans le groupe Légendes, cliquez sur Insérer une légende (2).
  3. Dans la boîte de dialogue Légende (3), précisez le texte de la légende dans le champ Légende (4).
  4. Vérifiez si létiquette est de type Table (5) et si la position est Au-dessus de la sélection (6).

Navigation

Signets
  1. Sélectionnez le texte qui doit contenir le signet.
  2. Sous l’onglet Insertion (1), dans le groupe Liens (2), cliquez sur la fonction Signet (3), qui donne accès à la boîte de dialogue Signet (4).
  3. Entrez le nom du signet (5).
  4. Cliquez sur Ajouter (6).
  5. Les noms de signet ne peuvent pas comporter d’espace ni de tiret.

Insérer un lien hypertexte ou un document lié dans un document
  1. Entrez et surlignez le texte qui représentera le lien url.
  2. Cliquez sur longlet Insertion (2).
  3. Dans le groupe Liens (3), cliquez sur la fonction Lien hypertexte (4), qui vous donnera accès à la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte (5).
  4. Dans la section Lier à : (6) de la boîte de dialogue, choisissez la provenance de votre lien (Fichier ou page Web existante (7), Emplacement dans ce document (8) ou Adresse de messagerie (9).
  5. Entrez ladresse url dans la case Adresse (10) ou téléchargez votre document dans licône Rechercher les fichiers (11).
  6. Assurez-vous que rien n’est écrit dans la boîte texte Info-bulle…
  7. Cliquez sur OK (12).

Renvois
  1. Positionnez le curseur à l’endroit où le renvoi doit être inséré.
  2. Sous l’onglet Insertion (1), dans le groupe Liens (2), cliquez sur la fonction Renvoi (3).
  3. Dans la boîte de dialogue Renvoi (4), sélectionnez dans Catégorie un type de référence (5) et l’endroit où l’insérer dans Insérer un renvoi à (6).
  4. Cliquez sur le bouton Insérer (7).

Afficher la navigation du document
  1. Sous l’onglet Affichage (1), dans le groupe Afficher (2), cochez la case Volet de navigation (3).
  2. Une fois activé, le volet office s’ouvrira à gauche.

Créer une citation
  1. Cliquez à l’endroit la citation doit être insérée.
  2. Sous l’onglet Références (1), dans le groupe Citations et bibliographie (2), cliquez sur Insérer une citation (3).
  • Si la citation renvoie à une source qui n’est pas encore psente dans la liste de sources, suivez les étapes suivantes :
    1. Choisissez Ajouter une nouvelle source.
    2. Entrez les informations dans la boîte de dialogue Créer une source (4).

  • Si la citation renvoie à une source qui se trouve dans la liste de sources déjà actives Cliquez sur la source.
  • Pour pciser une information complémentaire comme le numéro de page vis-à-vis de la citation :
    1. Sélectionnez la citation, faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Modifier la citation.
    2. Pcisez le ou les numéros de page pour la citation visée et cliquez sur OK.
Insérer une table des matières
  1. Positionnez le curseur à l’endroit où la table des matières doit être insérée.
  2. Sous l’onglet Références, dans le groupe Table des matières, cliquez sur Table des matières, puis cliquez sur Insérer une table des matières.
  3. Choisissez une des Tables automatiques dans la liste pour créer une table des matières en fonction de vos titres.

Mettre à jour la table des matières :

  1. Sélectionnez une des entrées de la table des matières.
  2. Faites un clic droit.
  3. Choisissez Mettre à jour les champs.
  4. Dans la boîte de dialogue Mettre à jour la table des matières, sélectionnez Mettre à jour toute la table.

Insérer une bibliographie
  1. Positionnez le curseur à lemplacement la bibliographie doit être insérée, habituellement à la fin du document.
  2. Sous l’onglet Références (1), dans le groupe Citations et bibliographie (2), cliquez sur Bibliographie (3).
  3. Sélectionnez uformat prédéfini de bibliographie (4) pour insérer la bibliographie dans le document.
  4. Vos citations apparaîtront automatiquement.

Sauvergarder votre document Word
  • Important! Sauvegardez votre document Word en .docx pour vérifier votre document Word.

B. Vérifier and modifier l’accessibilité dans Microsoft Word
Vérifier l'accessibilité de votre document Word
  1. Sous l’onglet Fichier (1), lectionnez Vérifier la présence de problèmes (2) pour ouvrir la boîte de dialogue.
  2. Dans la boîte de dialogue, lectionnez Vérifier l’accessibilité (3). (Vous retournerez automatiquement à votre document et la liste d’erreurs apparaîtra à droite.)

Vérificateur d'accessibilité
  1. Corrigez les erreurs mentionnées à droite.
  2. Pour en savoir plus sur le vérificateur d'accessibilité MS Word ou sur la façon de corriger une erreur, consultez le document Règles utilisées par le vérificateur d'accessibilité.
    Vérificateur d'accessibilité dans Word avec un PC

     

     

C. Configuration du document Excel avec PDFMaker
  • Important! Sauvegardez votre document PPT en .pptx pour vérifier l’accessibilité de votre document PPT.

 

 

Save your PPT presentation in an accessible format
 

 

 

Pourquoi sauvegarder en format PDF (Portable Document Format)?

  • Mise en place de mesures de sécurité (mot de passe et modification de votre document).
  • Compression d’un fichier volumineux (facilite la transmission et le téléchargement).
  • Préservation de l’aspect et de la convivialité du fichier lors de son transfert sur un autre ordinateur avec des applications différentes.

 

Conversion du document en format PDF

 

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier (1). 
  2. Sélectionnez le sous-menu Enregistrer et envoyer (2).
  3. Sélectionnez Create PDF/XPS Document (3)

     

     

    Convert the presentation to PDF (1)
  4. Sélectionnez encore Create PDF/XPS (a dialog box will open) (4) 

     

     

    Convert the presentation to PDF (2)
  5. Allez dans la liste Type (1). 
  6. Sélectionnez PDF (*.pdf) (2).
  7. Dans la liste Nom du fichier, entrez ou sélectionnez un nom pour le document (3).
  8. Cliquez sur le bouton Options...pour préciser les options de conversion (4). 

 

Convert the presentation to PDF (3)

Définir un document PDF

  1. Assurez-vous que la case Balises de structure de document pour l’accessibilité est bien cochée (1).
  2. Cochez dans Options PDF la case Compatible ISO 19005-1 (PDF/A) (2).
  3. Cliquez sur OK (3).

 

 

Define the PDF document
 
 

 

Cliquez sur Publier.

 

Publish a document in PDF format
D. Outils et Ressources

Pour en savoir plus sur la création de documents Word accessibles

Contacts
Formation à l'accessibilité : Introduction
Comment créer une campagne accessible
Comment intéragir en prenant compte de l'accessibilité
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Marie-Claude Gagnon, Coordonnatrice de la conformité à l’accessibilité Web

613-562-5800 poste 7452
Marie-Claude.Gagnon@uOttawa.ca

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