Guide aux usagers des Services postaux

Guide aux usagers
des Services postaux

INDEX
I	Introduction
II	Heures d'ouverture
III	Personnel et responsabilités
IV	Frais d'affranchissement
V	Horaire
	1.	Courrier d'arrivée
		1.1	I.U.T.S., ramassage et livraison
	2.	Courrier de départ
		2.1	Postes Canada
		2.2	Compagnies de messagerie
VI	Livraison et ramassage sur le campus
VII	Courrier intra campus
	1.	Adresses : enveloppes intra campus
	2.	Enveloppes
		2.1	Format et robustesse
			(a) Format
			(b) Robustesse
			(c) Envois volumineux
VIII	Services de Postes Canada
	1.	Service
	2.	Adressage
	3.	Contenu
	4.	Enveloppes
		4.1	Dimensions et genres
		4.2	Format standard
		4.3	Format non standard et non codé
		4.4	Colis
	5.	Cachetage
	6.	Triage
	7.	Courrier aux États-Unis et à l'étranger
IX	Courrier à d'autres universités de l'Ontario
X	Courrier personnel
XI	Emballage
XII	Grève-Postes Canada
XIII	Ateliers d'information
	LISTE DES UNIVERSITÉS ET ORGANISMES PARTICIPANTS I.U.T.S.
	NUMÉROS DE TÉLÉPHONES

I	Introduction
			Nous avons élaboré le guide informatif qui suit pour vous aider à utiliser au meilleur escient les services postaux.
			Pour toute information complémentaire (tarifs postaux, réglementation, etc.), n'hésitez pas à communiquer avec le Service postal de l'Université (562-5800, poste 6568.
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II		Heures d'ouverture
			Septembre à mai inclusivement : 8 h à 12 h et 13 h à 16 h 30
			Juin à août inclusivement 8 h à 12 h et 13 h à 16 h
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III		Personnel et responsabilités
			Les services postaux sont fournis sur campus et à l'extérieur du campus par notre personnel spécialisé et par l'entremise de la Société canadienne des postes, du I.U.T.S (Inter University Transit System), et d'autres compagnies de messagerie, du lundi au vendredi inclusivement.
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IV		Frais d'affranchissement
			Les frais d'affranchissement sont imputés mensuellement aux facultés, écoles, services et départements concernés.
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V		Horaire
			L'horaire actuel du traitement du courrier est comme suit :
			1.	Courrier d'arrivée
				1.1	I.U.T.S. : 8 h - ramassage et livraison
			2.	Courrier de départ
				2.1	Postes Canada : 15 h - Poste ordinaire de première classe, lettres spéciales, courrier sous pli recommandé, colis
				2.2	Companies de messagerie : 15 h - à longueur d'année
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VI		Livraison et ramassage sur le campus
			Le courrier passe une fois par jour, le matin, à l'échelle du campus.
			Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez communiquer avec le Service postal. (562-5800, poste 6568)
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VII		Courrier intra campus
			Il s'agit du courrier destiné aux personnes ou aux départements du campus principal ou du campus des Sciences de la santé. Le courrier INTRA ne peut en aucun cas servir aux envois comme les chaînes de lettres ou les documents circulaires «non officiels». Il convient d'adresser ces envois comme suit :

			1.	Adresses
			Enveloppes intra campus : l'usage de ces enveloppes doit se limiter aux envois internes, c'est-à-dire qu'elles ne peuvent servir aux envois de Postes Canada ou du I.U.T.S. Lorsque vous réutilisez ces enveloppes, il faut bien effacer ou biffer le nom des destinataires antérieurs pour éviter tout malentendu. N'utilisez jamais les espaces entre deux anciennes adresses, mais plutôt la ligne qui suit la toute dernière adresse.
			2.	Enveloppes
				2.1	Format et robustesse : les dimensions et la robustesse de l'enveloppe sont déterminées par le genre d'envoi.
				a)	Format : les dimensions doivent permettre l'insertion facile du matériel. L'utilisation d'une enveloppe excessivement grande permet au matériel de se déplacer, créer un déséquilibre et, entraîner le risque de déchirure ou même de perte du contenu. L'enveloppe doit immobiliser en quelque sorte le contenu, et en faciliter énormément la manutention. Une enveloppe surchargée peut éclater si elle se heurte contre d'autre courrier. Cela peut détruire ou endommager le matériel en question.
				b)	Robustesse : la robustesse de l'enveloppe devrait correspondre au poids du contenu. Il faut éviter de surcharger les joints ou de les exposer à des articles tranchants, car toute surcharge peut à son tour faire éclater l'enveloppe et causer des ravages.
				c)	Envois volumineux : les envois volumineux sur campus doivent être triés et mis en paquets par le département, la faculté ou le service expéditeur.
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VIII		Services de Postes Canada
			1.	Services
				Voici les services offerts par Postes Canada aux unités se servant de l'affranchissement mécanique.
			a)	Lettres ordinaires
				b)	Poste - lettres - colis - États-Unis et international
				c)	Colis accélérés
				d)	Messageries prioritaires - il faut détenir un numéro de compte des Messageries prioritaires de l'Université d'Ottawa
				e)	Courrier sous pli recommandé
				f)	Xpresspost
			2.	Adressage
				Tout envoi doit comporter l'adresse de l'expéditeur et du destinataire. Veuillez vous servir de l'exemple ci-dessous comme guide. N'oubliez pas que le code postal doit toujours figurer en dernier lieu sur l'enveloppe et refléter l'adresse utilisée.
			N.B. Une adresse sans code postal entraîne une surcharge de 31¢* pour les lettres pesant moins de 50 g*

			Il ne faut pas abréger les adresses internationales; il importe d'épeler correctement le nom des villes, des provinces et des pays étrangers, et de s'assurer d'inclure le nom au complet du pays
			3.	Contenu
				a)	Tout courrier confié à Postes Canada doit être inséré dans une enveloppe ou emballé et être cacheté.
				b)	Il faut bien emballer le matériel, de sorte qu'il ne pose aucun risque au personnel du Service postal.
				c)	Des restrictions s'appliquent à l'envoi de certains articles à l'étranger.
				d)	Veuillez communiquer avec le Service postal (562-5800, poste 6568), pour savoir comment emballer le matériel fragile ou spécial.
			4.	Enveloppes
				4.1)	Dimensions et genres
					La taille de l'enveloppe doit convenir au contenu. Dans le système de Postes Canada, les enveloppes se divisent en trois catégories :
			1)		Format standard
			2)		Format non standard et non codé
			3)		Colis
				4.2)	Format standard
					Pour faciliter le traitement efficace et rapide des lettres, les enveloppes et les cartes à destination canadienne doivent respecter les restrictions de dimensions suivantes :
					Dimension maximum standard : 150 mm x 245 mm Dimension minimum standard : 90 mm x 140 mm
					L'épaisseur doit se limiter à 0,18 mm alors que le poids ne doit pas dépasser 50 g.
				4.3)	Format non standard et non codé
					270 mm x 380 mm
					L'épaisseur ne doit pas dépasser 20 mm et le poids 500 g.
				4.4)	Colis
					Le courrier national qui pèse plus de 500 g ou dont les dimensions ou l'épaisseur dépassent 270 mm X 380 mm et 20 mm respectivement est tarifé comme colis. Le poids maximum accepté est de 30 kilogrammes pour le Canada et les États-Unis et de 10 à 20 kilogrammes pour les pays étrangers.
			5.	Cachetage
				Les machines du Service postal ne peuvent cacheter que les enveloppes nos 8 et 10. Les rebords des enveloppes que vous désirez faire cacheter par le Service postal doivent se chevaucher.
			6.	Triage
				Les envois volumineux à l'extérieur du campus doivent être triés à l'avance par destination, c'est-à-dire Canada, États-Unis, étranger.
			7.	Courrier aux États-Unis et l'étranger
				La plupart des articles peuvent être postés aux pays étrangers. Cependant, certaines restrictions s'appliquent. Il importe donc de communiquer avec le Service postal (562-5800, poste 6568) pour déterminer la classification appropriée et obtenir la documentation nécessaire aux déclarations en douane.
				Voici les trois classifications de déclarations de douanes :
			a)		Moins de 500 grammes à l'extérieur du Canada - tarif pour colis - 43-074-076 (00-09)
			b)		Plus de 500 grammes - États-Unis et ses possessions - 43-074-234 (00-01)
			c)		Plus de 500 grammes - autres pays - C2CP3
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IX		Courrier à d'autres universités de l'Ontario
			Ce courrier est acheminé par voie du I.U.T.S. (Inter University Transit Service), sans affranchissage. La mention I.U.T.S. doit être bien imprimée ou estampillée sur chaque enveloppe ou colis, (des étiquettes sont disponibles au Service postal) et il importe d'utiliser une bande élastique pour séparer les envois multiples des autres envois. Pour accorder suffisamment de temps au traitement, il importe de livrer le courrier I.U.T.S. au Service postal de l'Université dès 15 h afin que l'on puisse le confier au I.U.T.S. le lendemain matin.
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X		Courrier personnel
			Il faut affranchir suffisamment le courrier personnel et il convient de le mettre en paquets séparés à l'aide d'une bande élastique. Le Service postal n'accepte pas le courrier contre remboursement et ne s'occupe pas du courrier sous pli recommandé des membres du personnel.
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XI		Emballage
			Il importe de bien cacheter ou empaqueter les envois avant de les mettre au courrier, le Service postal de L'Université d'Ottawa ne pouvant pas fournir à sa CLIENTÈLE le matériel servant à cette fin (ruban adhésif et papier d'emballage). (Note : Les agrafes blessent ceux et celles qui manipulent le courrier; donc les envois qui en contiendront vous seront retournés).
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XII		Grève - Postes Canada
			En cas de grève, une note de service sera envoyée, vous indiquant les mesures à prendre.
XIII		Ateliers d'information
			Des ateliers d'information répondant à vos besoins précis sont disponibles sur demande.
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