Restructuration des études supérieures et postdoctorales (ESP)

Raison d'être du projet

À l’époque où l’Université comptait moins de 100 programmes d'études supérieures et 3 253 étudiants diplômés (données de septembre 2000), la centralisation des fonctions administratives et stratégiques aux études supérieures était logique. Aujourd’hui, nous comptons 6 438 étudiants, 368 stagiaires postdoctoraux et au-delà de 185 programmes d'études supérieures. Il va sans dire que les méthodes de gestion, qui étaient efficaces à l’époque, sont devenues désuètes dans un contexte d’agrandissement et de diversité. Le statu quo ne convient plus.

Dans son plan stratégique, l’Université s’est engagée à accroître le nombre d’étudiants aux cycles supérieurs et à améliorer leur expérience globale. Un groupe de travail a donc évalué le fonctionnement général de la FESP, et un comité directeur a proposé des modifications aux pratiques de gestion des études supérieures afin d’améliorer l’excellence du service et de favoriser une meilleure expérience étudiante.

En juin 2015, le Sénat a voté en faveur d’une transformation de la gestion des études supérieures afin de simplifier les processus décisionnels et transactionnels et d’accroître  la responsabilité des facultés, permettant de rapprocher la prise de décision de l’étudiant. Le Sénat a également appuyé la recommandation de mettre sur pied un bureau central des études supérieures et postdoctorales afin de conserver l’expertise de pointe et la visibilité nécessaires à l’interne comme à l’externe. Un mécanisme central d’assurance de la qualité des programmes regroupant à la fois les études de premier cycle et les études supérieures sera également créé. De plus, un groupe de travail sur l’expérience étudiante aux cycles supérieurs a été formé.

Dernières nouvelles

Chers membres du personnel,

Comme vous le savez, le nouveau Cabinet du vice-provost aux études supérieures et postdoctorales est maintenant en fonction depuis le 1er janvier 2017. Claire Turenne-Sjolander, anciennement doyenne par intérim de la Faculté des études supérieures et postdoctorales (FESP), assume présentement les fonctions de vice-provost aux études supérieures et postdoctorales par intérim, et ce, jusqu’au 30 juin 2017.

Il me tient à cœur de remercier tous les gens dévoués qui ont travaillé à la transition de la Faculté des études supérieures et postdoctorales, notamment les vice-doyens et administrateurs aux études supérieures des facultés, les employés des Ressources humaines ainsi que, tout particulièrement, le personnel de la FESP qui a su, malgré les contraintes et les incertitudes, maintenir les opérations de la Faculté avec talent et ardeur.

Je profite également de l’occasion pour vous annoncer la création d’un nouveau Bureau d’assurance de la qualité relevant de la vice-rectrice associée aux programmes et de sa nouvelle directrice. Le processus de sélection du directeur ou de la directrice est en cours. Le Bureau devra mener les processus institutionnels d’évaluation de la qualité des programmes, tant au premier cycle qu’aux cycles supérieurs.

Je vous remercie de votre précieuse collaboration qui nous a permis, jusqu’ici, de nous adapter collectivement à ces importants changements organisationnels tout en continuant d’offrir à notre population étudiante un service de haute qualité.

Je vous souhaite une excellente année 2017.

 

Le vice-recteur aux études,

Michel Laurier

Étapes du projet

Afin de mieux comprendre la restructuration de la gestion des études supérieures et postdoctorales (ESP) qui s’opère actuellement, nous vous proposons un résumé des consultations et décisions prises au cours des dernières années.

Actions et décisions prises au cours des dernières années

2013
  • La gestion des ESP est soumise à une évaluation d’assurance de la qualité. Il est recommandé qu’une révision de ses méthodes de gestion soit effectuée et qu’un bureau centralisé d’assurance de la qualité soit créé.
2014
  • Le Comité d’administration de l’Université forme un groupe de travail. Son but : évaluer le rôle et le fonctionnement général des études supérieures et proposer des façons d’en améliorer l’organisation.
  • En février 2014, une consultation auprès de la communauté universitaire a lieu; les étudiants, les diplômés, les employés administratifs et les professeurs sont invités à y participer.
  • En août 2014, à la suite de cette consultation, le groupe de travail soumet au vice-recteur aux études un rapport majoritaire ainsi qu’un rapport minoritaire proposant des changements importants.
  • Des rapports, cinq grandes recommandations sont ressorties :
    • Maintenir des standards d’excellence pour l’ensemble de l’Université;
    • Rapprocher les étudiants de leur faculté d’attache et améliorer leur formation;
    • Simplifier les processus décisionnels et transactionnels et éviter les dédoublements;
    • Permettre aux facultés d’assumer davantage de responsabilités aux cycles supérieurs;
    • Faire en sorte que les études supérieures à l’Université d’Ottawa répondent à la vision articulée dans Destination 2020 : « L’Université d’Ottawa offre une expérience universitaire sans pareille et, grâce à un enseignement et à des recherches de qualité exceptionnelle, joue un rôle crucial dans la définition du monde de demain. »
  • Après le dépôt des rapports, le vice-recteur aux études crée un comité directeur pour examiner ces recommandations, ainsi que la faisabilité de leur mise en œuvre.
2015
  • Hiver 2015 : le vice-recteur aux études rencontre la majorité des conseils de faculté, le Conseil de la GSAED, le Conseil de la FESP, le personnel de la FESP, le groupe des vice-doyens aux études supérieures et le groupe des doyens pour informer les parties et obtenir leur rétroaction, laquelle sera prise en compte par le comité directeur.
  • Le Comité directeur se rencontre pour évaluer les commentaires reçus et pour valider la faisabilité des recommandations, lesquelles seront soumises au Sénat pour approbation.
  • 8 juin : le vice-recteur aux études demande au Sénat une approbation de principe pour la mise en place d’une nouvelle structure, accompagnée d’un plan de transition. La structure proposée inclurait trois volets :
  1. La création d’un Bureau central des études supérieures, d’un comité stratégique et d’une assemblée générale
  2. La création d’un Bureau central d’assurance de la qualité des programmes
  3. La création d’un groupe de travail sur l’expérience étudiante aux cycles supérieurs
  • À la suite de l’approbation de principe du Sénat, voici les étapes entreprises :
    • Claire Turenne Sjolander est nommée doyenne intérimaire de la FESP pour une période de 18 mois, soit jusqu’au 31 décembre 2016.
    • Un comité sur l’expérience étudiante aux études supérieures, sous la responsabilité conjointe du vice-recteur associé, affaires étudiantes, et de la doyenne intérimaire de la FESP, est créé.
    • Le Comité d’appui à la restructuration des études supérieures est mis sur pied.
    • Des analyses et discussions sur la mise en œuvre du redéploiement des fonctions administratives et de la composition des futurs comités stratégiques ont lieu avec les parties prenantes, comme le Conseil de la FESP et le Comité opérationnel de la FESP.
2016

La restructuration de la gestion des études supérieures et postdoctorales entraîne un redéploiement des responsabilités opérationnelles vers les facultés et les services, ce qui a déjà été commencé au cours de l’année. De plus, de nombreuses analyses ont été effectuées afin d’évaluer les impacts de ce redéploiement et de l’arrivée d’uoCampus sur ces processus opérationnels.

À la suite de plusieurs consultations auprès des vice-doyens, des professeurs responsables de programmes, des administrateurs et des étudiants, la doyenne intérimaire et le vice-recteur aux études ont travaillé à l’élaboration d’un document proposant une nouvelle structure administrative pour la gestion des études supérieures et postdoctorales ainsi que pour la distribution des ressources.

Le 24 août 2016, le Comité d’administration a approuvé une nouvelle structure centrale pour la gestion des études supérieures et postdoctorales.

Le 6 septembre 2016, cette même demande a été approuvée au Comité exécutif du Sénat.

Le 19 septembre 2016, le Sénat a approuvé la mise sur pied de la nouvelle structure centrale des études supérieures et postdoctorales ainsi que sa gouvernance et la création du poste de vice-provost aux études supérieures et postdoctorales.

Les attributions des différents comités, notamment le Comité stratégique permanent des études supérieures et postdoctorales et le Comité des études supérieures qui seront des comités permanents du Sénat, seront soumises au Sénat dans les prochains mois.


Des décisions importantes sur la planification du transfert de responsabilités, le redéploiement des ressources humaines et le développement de la nouvelle structure seront à prendre dans un avenir rapproché. La doyenne intérimaire et le vice-recteur aux études ont travaillé à l'élaboration d'un document qui propose la nouvelle structure administrative pour la gestion des études supérieures et postdoctorales ainsi que la distribution de ressources. Ce plan a été élaboré suivant plusieurs consultations auprès des vice-doyens et administrateurs et a été soumis au Comité d’administration pour approbation.

La transformation finale est prévue pour le 31 décembre 2016. Le bureau central des études supérieures et postdoctorales devrait donc ouvrir ses portes le 1er janvier 2017.

Nous souhaitons que, comme nous, vous perceviez cette période de changement comme l'occasion d’améliorer la gestion des études supérieures et postdoctorales. Nous souhaitons favoriser une meilleure expérience étudiante, un rapprochement avec la mission Recherche de notre établissement et un meilleur alignement avec les objectifs stratégiques de l’Université approuvés dans le cadre de Destination 2020.

Ces changements imminents peuvent occasionner une période de questionnement ou d’inquiétude. Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de la transformation de la gestion des études supérieures et postdoctorales, nous vous invitons à communiquer avec nous à l’adresse courriel suivante : etudesup.transition@uOttawa.ca.

Comités et groupes impliqués

Plusieurs mécanismes de consultation et de communication ont été mis en place. Les entités suivantes sont consultées et/ou informées :

Conseil de la Faculté des études supérieures et postdoctorales (FESP)
  • Laura Aloisio, étudiante représentant les sciences
  • John Baenziger, Président de la Commission des sciences
  • Jean-Marc Barrette, Vice-recteur, Enseignement et recherche, Université St-Paul
  • Richard Barwell, Président de la Commission des humanités
  • Julie Beauchamp-Koutras, Vice-doyenne, programmes, École de gestion Telfer
  • Danielle Bennett, Registraire associée, Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Richard Blute, Vice-doyen aux études supérieures, Faculté des sciences
  • Lynne Bowker, Vice-doyenne, Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Aboubacar Dakuyo, étudiant représentant les humanités
  • Barbara Graves, Vice-doyenne aux études supérieures, Faculté d’éducation
  • Christopher Kinger, Postdoctorant, Faculté de médecine
  • Sylvie Lamoureux, Vice-doyenne aux études supérieures, Faculté des arts
  • Margaret Moriarty, Doyenne adjointe et secrétaire générale, Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Ioan Nistor, Vice-doyen aux études supérieures, Faculté de génie
  • Pierre Payeur, Doyen associé, Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Paul Robinson, Vice-doyen aux études supérieures, Faculté des sciences sociales
  • Alain Stintzi, Vice-doyen aux études supérieures, Faculté de médecine
  • Sophie Thériault, Vice-doyenne aux études supérieures, Faculté de droit
  • Claire Turenne Sjolander, Doyenne intérimaire, Faculté des études supérieures et postdoctorales
Sous-comité des vice-doyens aux études supérieures
  • Julie Beauchamp-Koutras, Vice-doyenne, programmes, École de gestion Telfer
  • Richard Blute, Vice-doyen aux études supérieures, Faculté des sciences
  • Lynne Bowker, Vice-doyenne, Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Barbara Graves, Vice-doyenne aux études supérieures, Faculté d’éducation
  • Sylvie Lamoureux, Vice-doyenne aux études supérieures, Faculté des arts
  • Ioan Nistor, Vice-doyen aux études supérieures, Faculté de génie
  • Pierre Payeur, Doyen associé, Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Paul Robinson, Vice-doyen aux études supérieures, Faculté des sciences sociales
  • Alain Stintzi, Vice-doyen aux études supérieures, Faculté de médecine
  • Sophie Thériault, Vice-doyenne aux études supérieures, Faculté de droit
  • Claire Turenne Sjolander, Doyenne intérimaire, Faculté des études supérieures et postdoctorales
Commissions des humanités et des sciences

Les directeurs et les directrices de programmes aux études supérieures.

Comité d’appui à la restructuration des études supérieures et postdoctorales (CARES)
  • Abdelkarim Amengay, étudiant au programme de doctorat en science politique
  • John Baenziger, Président de la Commission des sciences
  • Suzanne Bali-Courtemanche, Directrice, Gestion des talents, Service des ressources humaines
  • Richard Barwell, Président de la Commission des humanités
  • Danielle Bennett, Registraire associée, Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Lynne Bowker, Vice-doyenne, Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Frans De Bruyn, Vice-doyen aux études supérieures, Faculté des arts (en congé universitaire de janvier à juin 2016)
  • Stéphane Drouin, Administrateur des études supérieures, Faculté de génie
  • France Gagnon, étudiante au programme de doctorat en éducation
  • Jean-Philippe Gagnon, Conseiller principal, Gestion des talents, Service des ressources humaines
  • Daniel Melanson, Agent de bourses, Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Margaret Moriarty, Doyenne adjointe et secrétaire générale, Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Pierre Payeur, Doyen associé, Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Sophie St. Denis, Spécialiste, transition et gestion du changement, Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Alain Stintzi, Vice-doyen aux études supérieures, Faculté de médecine
  • Véronic Tardif, Gestionnaire, expérience étudiante, Cabinet du vice-recteur aux études
  • Claire Turenne Sjolander, Doyenne intérimaire, Faculté des études supérieures et postdoctorales
Association étudiante des diplômés (GSAÉD)

Membres du Comité exécutif de l’Association.

Comité d’expérience étudiante aux cycles supérieurs

Composé de 12 étudiants de facultés variées, ce comité est co-présidé par le vice-recteur associé aux affaires étudiantes et la doyenne intérimaire de la Faculté des études supérieures et postdoctorales.

Comité opérationnel de la FESP
  • Paulette Arsenault, Chef du secteur des bourses et subventions, Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Danielle Bennett, Registraire associée, Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Christine Bourbonnais-Hendly, Gestionnaire des services aux étudiants et facultés, Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Danielle Charette, Responsable des admissions et inscriptions aux études supérieures, École de gestion Telfer
  • Hélène Doré-Lavigne, Administratrice des études supérieures, Faculté des sciences sociales
  • Stéphane Drouin, Administrateur des études supérieures, Faculté de génie
  • Robert Duguay, Expert-conseil des systèmes d’information scolaire, Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Rachel Fontaine Azzi, Administratrice des études supérieures, Faculté des arts
  • Johanne Forgues, Chef de l’évaluation et des admissions, Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Linda Fulton, Administratrice des études supérieures, Faculté des sciences de la santé
  • Manon Gauvreau, Administratrice des études supérieures, Faculté des sciences
  • Johanne Larose, Administratrice des études supérieures, Faculté d’éducation
  • Louise Lemay, Chef, communication, marketing et recrutement (par intérim), Faculté des études supérieures et postdoctorales
  • Karen Littlejohn, Administratrice des études supérieures, Faculté de médecine
  • Vivianne Khayat, Registraire, Université St-Paul
  • Sochetra Nget, Doyenne adjointe, études supérieures, Faculté de droit, Section de droit civil
  • Karine Proulx, Directrice adjointe aux études supérieures, Institut de l’environnement
  • Sophie St. Denis, Spécialiste, transition et gestion du changement, Faculté des études supérieures et postdoctorales
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