Meeting of Wednesday, June 22, 2022 at 4:00 p.m.

Wednesday, June 22, 2022
4:00 p.m. – 7:00 p.m.
Video Conference (Teams)

Agenda

OPEN SESSION

1. Approval of the Agenda

2. Welcome and Thanks

3. Declaration of Conflicts of Interests

CONSENT AGENDA

FOR APPROVAL

4. Minutes of the Meeting of 30 mai 2022

5. Business Arising from the Minutes

6. Report of the Committee on Governance and Nominating

7. Appointment of Two Members of the Support Staff to the Board of Governors

8. Appointment of One Member of Faculty to the Board of Governors

9. Audited Pension Plan Financial Statements for the Year Ending December 31, 2021
a) University of Ottawa Retirement Pension Plan
b) Association of Part-Time Professors of the University of Ottawa (APTPUO) Pension Plan

10. Pension Plan
a) 2021 Pension Plan Annual Report
b) Actuarial Valuation as at 1 January 2022


11. Annual Governance Reports of the Pension and Treasury Committees
a) Pension Fund Investment Committee
b) Pension Plan Committee
c) Finance and Treasury Committee

END OF THE CONSENT AGENDA

FOR APPROVAL

12.  Modifications to Policy 67b – Prevention of Sexual Violence
Annick Bergeron

13.  Modifications to Policy 36 – Procurement
Jennifer Doyle

FOR INFORMATION

14.  President’s Report
Jacques Frémont

15.  Research Performance Report
Sylvain Charbonneau

16.  Annual Report of Committees
a) Pension Fund Investment Committee
Richard Fortier
b) Finance and Treasury Committee
Stéphane Giguère
c) Pension Plan Committee
Norm Odjick

17.  Committee Report
a) Finance and Treasury Committee (Treasury Component)
Stéphane Giguère

Minutes

SESSION OUVERTE

de la cinquième réunion de l'année 2022 du

BUREAU DES GOUVERNEURS

La réunion a lieu le mercredi 22 juin 2022 à 16h00 en présentiel dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vidéoconférence (Teams).

PRÉSENCES

O. Abouzaher, J. Adams, P. Cyr, C. Dallaire, D. Desautels (gouverneur émérite), J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, F. Guimont, P. Hindo, D. Hume, A. Juneau, N.- C. Lazar, J. Lefebvre, H. Mohamud, D. Monaghan, D. Mujawamariya, P. Murphy, F.-E. Racicot, A. Steeves, H. Stern, J. Tchida, L. Tedesco, S. Tokmakjian

PERSONNES EXCUSÉES

A. Beraskow, J. Hendricks, A. Keller, N. Odjick, J. Pouliot, G. Wilson

PERSONNES RESSOURCES

A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya

Madame Jennifer Adams préside la réunion.

Elle rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion aux personnes qui participent à la rencontre sur Teams.

The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.

Il rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.

Comments and questions should be asked in the chat as far as possible.

La présidente rappelle également qu’une réception en l’honneur des membres sortants se tiendra immédiatement après la réunion.

1.   Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.

2.   Bienvenue et remerciements

La présidente remercie Jacynthe Pouliot, membre élue par le personnel de soutien, dont le mandat se termine le 30 juin 2022 pour ses contributions au Bureau des gouverneurs.

3.   Déclaration de conflits d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.

ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

4.   Procès-verbal de la réunion du 30 mai 2022

Document distribué préalablement à la réunion.

5.   Question découlant du procès-verbal

Aucune question n’est soulevée.

6.   Rapport du Comité de gouvernance

Document distribué préalablement à la réunion.

7.   Nomination de deux membres du personnel de soutien au Bureau des gouverneurs

Document distribué préalablement à la réunion.

8.   Nomination d’une membre du corps professoral au Bureau des gouverneurs

Document distribué préalablement à la réunion.

9.   États financiers vérifiés des régimes de retraite pour l’année se terminant le 31 décembre 2021

a)   Régime de retraite de l’Université d’Ottawa

b)  Régime de retraite de l’Association des professeurs à temps partiel de l’Université d’Ottawa (APTPUO)

Documents distribués préalablement à la réunion.

10.  Régime de retraite

a)   Revue annuelle 2021 sur le régime de retraite

b)  Évaluation actuarielle au 1er janvier 2022

Documents distribués préalablement à la réunion.

POUR INFORMATION

11. Rapport annuel sur la gouvernance des comités de pension et de trésorerie

a)   Comité de placement de la caisse de retraite

b)  Comité de pension

c)   Comité des finances et de trésorerie

Documents distribués préalablement à la réunion.

2022.15             Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées à savoir :

Point 4

2022.15 a         Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver le procès-verbal de la réunion du 30 mai 2022.(Unanimité)

Point 6

2022.15 b          Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la nomination de Nomi Claire Lazar au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d’un an, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2023. (Unanimité)

Le Comité de gouvernance et de nomination rappelle que les membres du personnel de soutien, du corps professoral et des étudiants se retirent lors des sessions à huis clos du Comité exécutif. Cette procédure est justifiée par l’apparence de conflits d’intérêts, possibles ou réels, lors de l’étude à huis clos de demandes portant sur les ressources humaines, notamment les augmentations salariales du personnel non syndiqué, les mandats de négociations pour le renouvellement de conventions collectives, l’approbation des conventions collectives, et des politiques reliées aux ressources humaines.

2022.15 c         Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la nomination de Paul Hindo au Comité des terrains et des bâtiments en qualité de membre du Bureau des gouverneurs pour un mandat d’un an et dix jours, du 20 juin 2022 au 30 juin 2023.
(Unanimité)

2022.15 d         Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le renouvellement du mandat d’Omar Abouzaher au Bureau des gouverneurs pour une période de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025.
(Unanimité)

2022.15 e         Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le renouvellement du mandat de Deanna Monaghan au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d’un an, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2023. (Unanimité)

2022.15 f          Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le renouvellement du mandat de Stéphane Giguère au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025, sous réserve du renouvellement du mandat de Monsieur Giguère au Bureau des gouverneurs par l’Université Saint-Paul.(Unanimité)

2022.15 g         Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le renouvellement du mandat de Deanna Monaghan au Comité de vérification, en qualité de membre et de présidente, pour un mandat d’un an, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2023.
(Unanimité)

2022.15 h         Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le renouvellement du mandat de Joanne Lefebvre au Comité de vérification pour un mandat d’un an, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2023.
(Unanimité)

2022.15 i          Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le renouvellement du mandat de Justine Hendricks au Comité de vérification pour un mandat de deux ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2024, sous réserve du renouvellement du mandat de Madame Hendricks au Bureau des gouverneurs par l’Université Saint-Paul.
(Unanimité)

2022.15 j          Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le renouvellement du mandat de Stéphane Giguère au Comité des finances et de trésorerie, en qualité de membre et de président, pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025, sous réserve du renouvellement du mandat de Monsieur Giguère au Bureau des gouverneurs par l’Université Saint-Paul.
(Unanimité)

2022.15 k         Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le renouvellement du mandat de Lucie Tedesco au Comité des finances et de trésorerie pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025, sous réserve du renouvellement du mandat de Madame Tedesco au Bureau des gouverneurs par l’Université Saint-Paul.
(Unanimité)

2022.15 l          Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le renouvellement du mandat d’Omar Abouzaher au Comité des finances et de trésorerie pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025.
(Unanimité)

2022.15 m        Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le renouvellement du mandat de Stéphane Giguère au Comité de gouvernance et de nomination pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025, sous réserve du renouvellement du mandat de Monsieur Giguère au Bureau des gouverneurs par l’Université Saint-Paul.(Unanimité)

2022.15 n         Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le renouvellement du mandat de Stéphane Giguère au Comité des terrains et des bâtiments pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025, sous réserve du renouvellement du mandat de Monsieur Giguère au Bureau des gouverneurs par l’Université Saint-Paul.(Unanimité)

Point 7

2022.15 o         Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver la nomination de Kafia Barkat au Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025.
(Unanimité)

2022.15 p         Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver la nomination de Marianne Saikaley au Bureau des gouverneurs pour un mandat de deux ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2024
(Unanimité)

Point 8

2022.15 q         Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver la nomination de Donatille Mujawamariya au Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025.
(Unanimité)

Point 9

2022.15 r          On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the December 31, 2021 audited Financial Statements of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
(Unanimous)

Point 10

2022.15 s         On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the 2021 Annual Report for the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
(Unanimous)

FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

12. Modifications au Règlement 67b – Prévention de la violence sexuelle

Le directeur du Bureau des droits de la personne se joint à la réunion.

Members were informed that Policy 67b – Prevention of Sexual Violence was last revised and approved by the Senate and the Board of Governors in October of 2019 where certain legally required modifications were included in the Policy. More substantive review with consultations were schedule to follow in 2020 but the Covid 19 pandemic delayed the process until 2022.

The proposed revisions include changes to keep up with best practices and the latest research on the topic of sexual violence prevention as well as modifications that are required by Ontario legislation for all post-secondary institutions.

Une discussion s’engage durant laquelle il est confirmé que la Bureau des droits de la personne présente un rapport annuel au Bureau des gouverneurs.

It was also confirmed, following a question about the list of people mentioned under section 6.11, that the document must be read as a whole and that all suggestions for change will be taken under considerations.

2022-16            Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver les modifications au Règlement 67b – Prévention de la violence sexuelle.
(Unanimité)

Le directeur du Bureau des droits de la personne quitte la réunion.

13. Modifications au Règlement 36 – Approvisionnement

La directrice et dirigeante principale de l’approvisionnement se joint à la réunion.

Members were informed that Policy 36 – Procurement was last updated in 2020 with the objective of optimizing internal processes, and to align it with the on-going administrative workflow redesign associated with the new Workday enterprise resource planning (ERP) system implementation.   Other changes include risk mitigation measures such as changes to the authority schedule including those for deviations from the Policy, authority to amend the policy, and vendor of record arrangements.

2022-17            On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the revised Policy 36 – Procurement
(Unanimous)

14. Rapport du recteur

Le recteur revient sur les points suivants :

·Quatorze cérémonies de collation des grades ont eu lieu entre les 6 et 10 juin, 10459 étudiants ont obtenu leur diplôme en dépit de la pandémie, 8942 étaient sur place y compris 3000 ayant obtenu leurs diplômes en 2020-2021.Huit doctorats honorifiques ont été remis durant les cérémonies.

 Deux nouvelles nominations : Angie Tinor en qualité de vice-rectrice associée, ressources humaines, et Michel Houle, en qualité de vice-recteur associé, ressources financières.

 Le recteur passe la parole à la provost pour une mise à jour sur les inscriptions.

·24% d’inscriptions supplémentaires en date du 24 mai, premier jour des inscriptions.

Augmentation de 4% au niveau global provincial dont 5% de canadiens anglophones et 4% de canadiens francophones.

 Au niveau international, on constate une hausse de 26% chez les étudiants anglophones et de 44% chez  les francophones; cette hausse est comparable avec celle enregistrée pour l’année 2021-2022.
 Pour les inscriptions d’étudiants en provenance des CEGEP on constate une hausse de 10% chez les étudiants anglophones et de 19% chez les étudiants francophones.
On constate par ailleurs une augmentation des inscriptions en maîtrise.

 Il est par ailleurs rappelé que le programme de bourses et aides financières de l’Université d’Ottawa est le plus généreux de toutes les universités canadiennes.

 Le recteur reprend la parole et rappelle que toutes les universités ontariennes, à l’exception de Guelph qui enregistre une augmentation globale de 51%, ont perdu des étudiants. La réputation de l’Université d’Ottawa et la qualité du travail des équipes ont fait la différence dans les inscriptions.

 Il rappelle également que le retard imputable au gouvernement fédéral dans la délivrance des visas rejailli sur les inscriptions des étudiants internationaux.

 Une discussion s’engage durant laquelle il est indiqué que les étudiants internationaux bénéficient à l’Université d’Ottawa de plusieurs aides financières, des bourses d’exonération entre autres, et d’un service d’accompagnement et de soutien dans leurs démarches administratives et d’immigration.

 Il est également précisé que la création du poste de vice-recteur/vice-rectrice, équité-diversité-inclusion, se justifie par le besoin d’avoir une personne dédiée à ce sujet, l’Université comptant plus de 40% des étudiants racisés.

 15. Rapport sur le rendement de la recherche

Les membres reçoivent le rapport du vice-recteur à la recherche et à l’innovation qui revient entre autres sur les axes stratégiques de recherche de l’Université, les revenus de recherche, les modifications des modes de financement et leur augmentation ainsi que les excellents classements de l’Université dans le domaine.

16. Rapport annuel des comités

a)   Comité de placement de la caisse de retraite

b)  Comité des finances et de trésorerie

c)   Comité de pension

Le président du Comité de placement de la caisse de retraite se joint à la réunion.

Le président du Comité de placement de la caisse de retraite, le président du Comité des finances et de trésorerie et, le président du Comité de pension présentent les responsabilités de leur comité, leur fonctionnement, les réalisations pour l’année écoulée et les objectifs pour l’année en cours.

Le président du Comité de placement de la caisse de retraite quitte la réunion.

17. Rapport de comité

a)   Comité des finances et de trésorerie (volet trésorerie)

The Chair presented a report of the meeting of the treasury component  held on 1 June 2022 during which members approved a commitment of $15 million CAD to Realstar Apartment Partnership 6, a commitment of $12 million USD to TA Realty XIII, as well as the annual committee governance report.

Members also received for discussion the Chief Investment Officer report, the public market investment report, the private market investment report as well as the strategic asset allocation.

The Chair of the Board congratulated members of the Finance and Treasury Committee for their involvement in the Committee, noting their exceptional level of expertise in the field.

La séance passe à huis clos (huis clos 1).

End of the live streaming.

CS/ab